Partage du calendrier et des contacts au niveau du compte pour Office 365
Utilisateurs de Microsoft 365 Les utilisateurs d’Outlook savent à quel point les contacts et le Calendrier sont importants. Dans Office 365, vous pouvez partager un Calendrier avec d’autres utilisateurs et exporter des contacts Office 365. Le partage de Calendrier Office 365 est utile lorsque vous souhaitez inviter d’autres utilisateurs à un événement, par exemple une réunion. L’exportation des contacts Outlook dans Office 365 peut vous aider à restaurer une liste de contacts lorsque vous souhaitez migrer d’un client de messagerie à un autre ou si vous souhaitez migrer vers un compte d’un autre service de messagerie, par exemple Gmail. Si vous utilisez Outlook comme application de bureau, en cas de panne du système, vous pouvez utiliser le fichier exporté pour restaurer vos contacts. Cet article de blog explique le partage du calendrier Microsoft Office 365 et comment exporter les contacts Office 365.
Partage du calendrier Office 365
Voyons étape par étape comment partager un calendrier Office 365 dans Outlook Online.
Connectez-vous à Office 365 dans un navigateur Web à l’aide de votre compte Office 365.
https://login.microsoftonline.com
Sélectionnez Calendrier dans la liste des applications Office 365.
Votre page Outlook avec les calendriers s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur Web. Dans le volet gauche de la fenêtre, sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager. Cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom du calendrier et, dans le menu contextuel, cliquer sur Partage et autorisations .
Dans la fenêtre contextuelle, définissez les options de partage et d’autorisation. Vous devez contrôler la manière dont les autres peuvent utiliser le calendrier partagé. Sélectionnez l’adresse e-mail d’un utilisateur ou d’un groupe avec lequel vous souhaitez partager votre calendrier. Cliquez sur le bouton Partager . Dans le menu déroulant, sélectionnez les options pour les utilisateurs au sein de votre organisation. Les options d’autorisation disponibles sont les suivantes :
- Peut afficher quand je suis occupé
- Peut afficher les titres et les emplacements
- Peut afficher tous les détails
- Peut modifier
- Non partagé
Une fois que les comptes d’utilisateurs ou de groupes nécessaires sont sélectionnés, définissez les autorisations nécessaires. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Peut afficher tous les détails pour les utilisateurs sélectionnés. Les personnes de mon organisation peuvent voir quand je suis occupé .
Après avoir partagé un calendrier, Office 365 Outlook devrait envoyer des notifications aux utilisateurs sélectionnés avec lesquels le calendrier est partagé. Si vous souhaitez partager le calendrier Office 365 avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation, vous ne pouvez pas leur accorder de droits de modification. Notez que les utilisateurs qui n’utilisent pas Office 365 ou Outlook (par exemple, les utilisateurs qui utilisent Gmail dans un navigateur Web) ne peuvent pas accéder à un calendrier partagé au format Microsoft sans applications tierces, car le format du calendrier est différent pour les services de messagerie non Microsoft. Ces utilisateurs recevront un e-mail contenant un lien vers un calendrier partagé.
Comment publier un calendrier Office 365
Microsoft Office 365 vous permet de publier votre calendrier pour des utilisateurs extérieurs à votre organisation ou pour des utilisateurs au sein de votre organisation sans leur permettre de modifier les données. Lorsque le calendrier Office 365 est publié, les utilisateurs qui ont accès au calendrier publié peuvent uniquement afficher le calendrier et ne peuvent pas le modifier.
Configuration côté administrateur
Pour configurer, l’administrateur de votre organisation doit tout d’abord activer le partage du calendrier Office 365 dans les paramètres généraux du centre d’administration Microsoft 365. Connectez-vous au centre d’administration Office 365 en tant qu’administrateur par le lien :
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/
Dans le volet de navigation, cliquez sur Paramètres > Paramètres de l’organisation . Cliquez ensuite sur Services sur la page Paramètres de l’organisation et cliquez sur Calendrier .
Autorisez les utilisateurs de Microsoft 365 de votre organisation à partager leurs calendriers avec des personnes extérieures à votre organisation. Autorisez toute personne à accéder aux calendriers à l’aide d’une adresse e-mail. Cochez les cases appropriées comme indiqué sur la capture d’écran ci-dessous. Cliquez sur Enregistrer les modifications .
Accédez au centre d’administration Exchange pour gérer les paramètres supplémentaires en cliquant sur le lien approprié.
Dans les paramètres de partage d’une organisation dans le centre d’administration Exchange, vous pouvez configurer les politiques de partage de l’organisation et les politiques de partage individuelles.
Les utilisateurs de votre organisation peuvent désormais partager leurs calendriers Office 365.
Configuration côté utilisateur
Les étapes de configuration ci-dessous peuvent être effectuées par un utilisateur standard. Vous pouvez configurer le partage et la publication du calendrier Office 365 en ouvrant Office 365 Outlook Online par votre compte utilisateur Office 365. Cliquez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit de l’interface Web Outlook Online. Cliquez ensuite sur Afficher tous les paramètres Outlook .
Dans la fenêtre qui s’ouvre, accédez à Calendrier > Calendriers partagés . Pour partager un calendrier, cliquez sur Sélectionnez un calendrier dans le menu déroulant de la section Partager un calendrier et sélectionnez le nom du calendrier que vous souhaitez partager.
Une fenêtre avec les options de partage et d’autorisations s’ouvre. Sélectionnez les comptes d’utilisateurs ou de groupes nécessaires. Sélectionnez les autorisations pour les utilisateurs au sein de votre organisation et en dehors de celle-ci. Cliquez sur le bouton Partager .
Pour publier un calendrier dans la section Publier un calendrier des Options Calendriers partagés , sélectionnez un calendrier dans le menu déroulant, sélectionnez les autorisations pour le calendrier publié dans le deuxième menu déroulant (par exemple, Peut afficher tous les détails ) et cliquez sur Publier .
Warten quelques secondes jusqu’à ce que le calendrier soit publié. Une fois l’opération terminée, vous pouvez voir les liens (URL publiques) permettant aux utilisateurs externes d’accéder au calendrier publié. Les utilisateurs peuvent désormais afficher le calendrier ou s’y abonner. Un calendrier publié peut être affiché par tout utilisateur disposant d’un lien vers ce calendrier.
Comment exporter les contacts Office 365
Une fois connecté à Office 365 par l’interface web, accédez à la page contenant les applications Microsoft 365. Cliquez sur l’icône Personnes pour ouvrir une page Web contenant les contacts Office 365 de votre compte.
Une page contenant vos contacts Office 365 Outlook s’ouvre. Sélectionnez vos contacts et, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Gérer > Exporter les contacts .
Dans la fenêtre Exporter les contacts , sélectionnez Tous les contacts et cliquez sur Exporter . Les contacts sont exportés vers un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) qui peut être affiché dans Excel et importé vers des clients de messagerie ou des services de messagerie Web.
Enregistrez le fichier contacts.csv à l’emplacement de votre choix.
Conclusion
L’utilisation du calendrier et des contacts Microsoft Office 365 rend le processus de travail plus pratique et plus agile. Vous pouvez planifier des événements, les ajouter au calendrier, inviter des membres de l’équipe et partager un calendrier avec d’autres utilisateurs. L’exportation des contacts vous permet de partager vos contacts et de migrer d’un client de messagerie ou d’un service de messagerie à un autre. Les contacts Outlook exportés peuvent également servir de sauvegarde en cas de panne de votre ordinateur ou de votre compte de messagerie. Vous pouvez ainsi restaurer vos contacts et continuer à communiquer. Malgré le haut niveau de fiabilité des services Microsoft, la protection des données Microsoft Office 365 relève de votre responsabilité. Il est donc recommandé d’utiliser des solutions de sauvegarde cloud Office 365 fiables afin de bénéficier du plus haut niveau de protection et d’éviter toute perte de données due à une erreur humaine ou à un logiciel malveillant.
