Kosten für Microsoft 365-Backups: Vollständiger Leitfaden
Gemäß dem Microsoft 365 Shared Responsibility Model sind die Benutzer für die Sicherheit ihrer Daten verantwortlich; Microsoft ist nur für die Verfügbarkeit seiner Infrastruktur und Anwendungen verantwortlich. Als Microsoft 365-Benutzer müssen Sie wirksame Maßnahmen zur Datensicherheit implementieren, einschließlich Sicherung und Wiederherstellung. Wie viel kostet das Sichern von Office 365? Die Preise für Microsoft 365-Sicherungen können unter anderem je nach der gewählten Lösung und der Größe der Infrastruktur variieren. Dieser Blogbeitrag beschreibt die wichtigsten Faktoren, die die Preise für Office 365-Backups beeinflussen, und enthält wichtige Empfehlungen zur Minimierung der Gesamtkosten beim Schutz von Microsoft 365-Daten. 
Aufschlüsselung der Kosten für Microsoft 365-Backups
Die vollständige Aufschlüsselung der Preise für O365-Backups unten kann Ihnen helfen, die Gesamtkosten für die erforderliche Lösung und die erforderlichen Tools zu berechnen. Zu den wichtigsten Faktoren, die die Gesamtkosten beeinflussen, gehören:
- Kosten für die Lizenzierung und das Abonnement
- Einrichtungs- und Implementierungskosten
- Preise für den Speicher
- Gebühren für die Datenwiederherstellung
Im Folgenden gehen wir detailliert auf die einzelnen Faktoren ein.
Lizenz- und Abonnementgebühren
Lizenz- und Abonnementgebühren können einen erheblichen Teil der Gesamtkosten für Microsoft 365-Backups ausmachen. Der Lizenzpreis kann von folgenden Faktoren abhängen:
- Das Preismodell des Anbieters
- Die Anzahl der zu schützenden Microsoft 365-Konten
- Die Struktur des Abonnements
- Das Volumen, das gesichert werden soll (und Wiederherstellen)
Vergewissern Sie sich, dass Sie die Faktoren verstehen, die zu den endgültigen Kosten für das Microsoft 365-Backup in Ihrem Unternehmen beitragen. Anschließend können Sie Ihre Anforderungen an die Datensicherheit mit den Funktionen und Zahlungsbedingungen des Anbieters abgleichen. Beispielsweise sind die Kosten stabil und pauschal, wenn sie auf der Grundlage der Anzahl der Microsoft 365-Mandanten berechnet werden. Die Anzahl der Benutzer innerhalb Ihrer Office 365-Mandanten und die zu sichernde Datenmenge haben keinen Einfluss auf die Höhe der Lizenzrechnung. Dies kann sowohl für KMUs als auch für Unternehmen von Vorteil sein. Alternativ erhöht das nutzungsabhängige Preismodell, das auf der verbrauchten Speicherkapazität basiert, die Gesamtkosten, wenn die zu schützenden Datenmengen wachsen. So können Sie die Kosten für das Microsoft 365-Backup flexibel verwalten, indem Sie bei Bedarf zusätzlichen Speicherplatz hinzukaufen. Dies sind die wichtigsten Lizenzierungsoptionen, die Sie in Betracht ziehen können. Sie müssen das Budget Ihrer Organisation festlegen, Ihre Verwendungsfälle überprüfen und die am besten geeignete Option auswählen. Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind die Anzahl der Benutzer, das gesamte zu sichernde Datenvolumen und die Vertragsdauer zwischen Ihrer Organisation und dem Anbieter. Die Kosten können mit der Anzahl der Teammitglieder und Datenbestände steigen. Es wird empfohlen, die Fälligkeitstermine Ihrer Lizenzen zu überwachen und die Verlängerungsrichtlinien gründlich mit dem Anbieter zu besprechen, um unerwartete Erhöhungen der Microsoft 365-Sicherungskosten zu vermeiden.
Einrichtungs- und Implementierungskosten
Der anfängliche Einrichtungsprozess für eine Microsoft 365-Sicherungslösung eines Drittanbieters kann ebenfalls Ressourcen verbrauchen und die Gesamtkosten erhöhen. Obwohl es sich in der Regel um einmalige Zahlungen handelt, können die Komplexität und die Besonderheiten Ihrer IT-Infrastruktur einen erheblichen Unterschied ausmachen. Die Integration einer Umgebung mit 20 bis 30 Benutzerkonten und mehreren Terabyte an Cloud-Daten ist relativ kostengünstig. Im Gegensatz dazu muss ein Unternehmen mit zwei oder mehr IT-Standorten oder Abteilungen mit einer Hybrid-Cloud für die Zusammenarbeit möglicherweise mehr in die Installation und Einrichtung einer Backup-Lösung investieren. Wenn ein Unternehmen über veraltete Infrastrukturkomponenten oder große Datenmengen verfügt, die gesichert werden müssen, können anfängliche Backup-Prozesse oder Datenmigrationen zu zusätzlichen Kosten führen. Die Fragmentierung der Daten über Maschinen, Plattformen und Abteilungen hinweg erschwert zudem die Workflows zum Backup und belastet die Produktionshardware und -netzwerke zusätzlich. In komplexen Fällen kann die Integration einer Backup-Lösung zu einer vorübergehenden Verringerung der Servicequalität oder zu Ausfallzeiten führen. Außerdem kann eine verzweigte und komplizierte Infrastruktur zusätzliche Beratungen oder IT-Dienstleistungen erfordern. Möglicherweise benötigen Sie einen Fachmann, der die Installation, Einrichtung und Integration der Microsoft 365-Backup-Lösung plant und durchführt. Dieser gründliche Prozess ist für Unternehmen notwendig, um trotz zusätzlicher Vorabzahlungen einen zuverlässigen Datenschutz und eine zuverlässige Wiederherstellbarkeit der Backups an allen Standorten zu gewährleisten. Einige Anbieter können Ihnen helfen, die Gesamtkosten für Microsoft 365-Backups zu senken, indem sie eine kostenlose Installation und eine anfängliche Einrichtung der Datensicherheit anbieten. Solche Lösungen beinhalten in der Regel Servicegebühren im Abonnement oder in der Permanenten Lizenzierung. Backup-Lösungen mit einfachen und unkomplizierten Einrichtungsprozessen helfen Unternehmen, Kosten zu senken und den Betriebsaufwand zu minimieren.
Preise für Speicherebenen
Ein weiterer Faktor, der sich auf die Kosten für Microsoft 365-Backups auswirkt, ist Tiering. Anbieter bieten in der Regel drei Hauptebenen an:
- Hot Storage. In dieser Ebene sollten Sie die kritischen Daten behalten, die regelmäßig für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. Hot Storage ist die teuerste, aber auch die schnellste Methode für den Zugriff auf und die Wiederherstellung von Daten.
- Cold Storage. Diese Ebene ist für Daten vorgesehen, die Sie gelegentlich benötigen. Die Preise für Cold Storage sind in der Regel ausgewogen, ebenso wie die Zugriffs- und Wiederherstellungszeiten.
- Archivspeicher. Daten, die Sie behalten müssen, auf die Sie aber nicht zugreifen müssen, werden in die Archivstufe verschoben. Dieser Speicher hat die niedrigsten Gebühren, aber auch die langsamsten Zeiten für die Wiederherstellung.
Der Schlüssel liegt darin, Ihre Anforderungen an den Datenzugriff zu kennen und die Daten an den geeigneten Speicher zu senden. Kostengünstige Archiv-Repositorys eignen sich beispielsweise vor allem für Daten, die Sie nicht verwenden, aber aus regulatorischen Gründen aufbewahren müssen. Möglicherweise müssen Sie einige Backups für den täglichen Zugriff in einem Hot-Speicher ablegen, auch wenn die höhere Speicherebene zu einem höheren Preis verfügbar ist. Neben der Ablage Ihrer Daten in der geeigneten Speicherebene hängt der Gesamtpreis für Microsoft Office 365-Cloud-Backups von der Datenverwaltung und der Kapazitätsplanung ab. Wenn Sie zu wenig Speicher mieten, kann dies zu unerwarteten Neuberechnungen und zusätzlichen Budgetbelastungen führen. Zu viel Speicher führt zu unnötigen Mehrkosten. Regelmäßige Speicherplatzbewertungen können Ihnen helfen, solche finanziellen Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Schließlich bieten einige Anbieter möglicherweise kein Tiering und schnelle Wiederherstellungszeiten für Microsoft 365-Datenobjekte an. Dies verbessert in der Regel die allgemeine Datenverfügbarkeit, während der Speicherpreis erschwinglich bleibt. Unternehmen können dann ihre Ausgaben mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang bringen, um zusätzliche Effizienz zu erzielen.
Gebühren für die Datenwiederherstellung
In der Regel verlangen Backup-Anbieter keine hohen Gebühren für Backup-Uploads. Dies kann sich jedoch ändern, wenn Sie große Datensätze wiederherstellen müssen, insbesondere aus dem Archivspeicher. Möglicherweise müssen Sie die Gebühren für die Wiederherstellung genau prüfen, da deren Gesamtbetrag von der Komplexität Ihrer Anforderungen an die Wiederherstellung abhängt. Anbieter können folgende Gebühren berechnen:
- Datenvolumen: Je mehr Daten wiederhergestellt werden müssen, desto höher können die Gebühren für die Wiederherstellung ausfallen. Dies kann bei der gleichzeitigen Wiederherstellung vieler Datenobjekte oder vollständiger Microsoft 365-Postfächer von entscheidender Bedeutung sein.
- Wiederherstellungsgeschwindigkeit: Anbieter können reguläre Optionen für die Wiederherstellung mit moderaten Geschwindigkeiten bei der Datenwiederherstellung anbieten. Wenn Ihre Wiederherstellung dringend ist, kann der Anbieter zusätzliche Zahlungen für die vorrangige Bearbeitung des Workflows verlangen.
Weitere Faktoren, die die Kosten für das Backup für Microsoft 365 beeinflussen
Unternehmen können interne Anforderungen und Erwartungen haben, die ebenfalls die Gesamtkosten für Daten-Backups beeinflussen.
Anforderungen an die Datenaufbewahrung
Die Preise für das Backup für Microsoft 365 hängen von den Richtlinien des Unternehmens zur Datenaufbewahrung ab, insbesondere bei der Langzeitspeicherung. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann bedeuten, dass Sie Daten über Jahre hinweg speichern müssen. Beispielsweise müssen Unternehmen in einigen Ländern gemäß bestimmten Gesetzen Beschäftigungsunterlagen sieben Jahre lang aufbewahren. Die Speicherung von Daten über längere Zeiträume bringt aufgrund der Speicherplanung bestimmte Kostenaspekte mit sich. Obwohl Archivspeicher am günstigsten ist, können die Kosten aufgrund der langfristigen Aufbewahrung dennoch steigen.
Sicherheit und Compliance
Compliance- und Sicherheitsfunktionen sind bei der Bewertung von Lösungen für Datensicherheit unerlässlich, können jedoch die Kosten für Backups für Microsoft 365 erhöhen. Beispielsweise erhöht die Implementierung der Sicherung, die verschlüsselt, wie sie von den weltweiten Anforderungen an die Daten-Compliance gefordert wird, in der Regel den Ressourcenverbrauch und damit indirekt die Systemkosten. Funktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) führen zu Kostensteigerungen und erhöhten Betriebskosten. Wenn Ihr Unternehmen die HIPAA- oder DSGVO-Standards erfüllen muss, sind möglicherweise Investitionen in spezielle Lösungen für die Sicherheit erforderlich.
Wartung und Support
Die Wartungs- und Supportkosten für Backups für Microsoft 365 variieren je nach dem von Ihrem Unternehmen benötigten Support-Level und der erforderlichen Reaktionszeit. Im Wesentlichen bieten Anbieter zwei Supportmodelle an:
- Basis-Support – verfügbar während der Geschäftsstunden, kostengünstiger und mit geringerer Reaktionszeit.
- Premium-Support – rund um die Uhr verfügbar, teurer, aber Sie erhalten nahezu sofortige Hilfe.
Die Gebühren für Sicherheitspatches und Software-Updates sind ein weiterer zu berücksichtigender Faktor. Anbieter können diese in die Gesamtkosten für Permanente Lizenzen oder Abonnementlizenzen einbeziehen oder separate Zahlungen für Expertenberatungen und manuelle Updates verlangen. In einigen Fällen können Schulungs- oder Trainingsmaterialien, die Ihren internen Spezialisten helfen, die Lösung zu beherrschen, mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
Tipps zur Minimierung der Kosten für Microsoft 365-Backups
Die Preise für Microsoft Office 365-Backups können je nach den Anforderungen des Anbieters, den benötigten Funktionen, der gewünschten Datenverfügbarkeit und dem gewünschten Wiederherstellungsgrad sowie weiteren Faktoren erheblich variieren. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Kosten für Microsoft 365-Backups optimieren können. Berücksichtigen Sie die folgenden Empfehlungen in Ihrer Strategie zum Backup, um die Gesamtbetriebskosten des Systems zu senken und Ihre Datensicherheit kosteneffizienter zu gestalten.
Datenaufbewahrung anpassen
Wenn Sie Daten speichern, ohne sie zu verwalten, zahlen Sie in der Regel zu viel. Beispielsweise können Sie einen teuren Hot-Tier-Speicher verwenden, um Daten zu speichern, auf die Sie nicht häufig zugreifen müssen. Andererseits neigen Unternehmen dazu, Archivdaten ohne konkreten Zweck aufzubewahren, was die Kosten für Archivspeicher erhöht. Erwägen Sie die Implementierung benutzerdefinierter und anpassbarer Richtlinien für die Aufbewahrung von Backups, um Kosten zu senken. Richten Sie eine automatische Datenlöschung ein, um die Speicherplatzverwaltung zu verbessern und überhöhte Kosten für unnötige Volumes zu vermeiden. Schließlich sollten Sie die gesetzlichen Anforderungen verstehen und dann entsprechende Strategien zur Datenaufbewahrung konfigurieren, anstatt einfach alles in Archive zu verschieben.
Skalierung vorhersagen und planen
Um die Kosten für Backups für Microsoft 365 weiter zu senken, sollten Sie sich über Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen an den Speicher im Klaren sein. Behalten Sie die Wachstumstrends Ihres Unternehmens im Auge, um einen unerwarteten Anstieg der Kosten für Backups zu vermeiden. Dazu gehören auch die Erweiterung des Teams, technologische Veränderungen und externe Partnerschaften. Die Preisstruktur Ihrer Backup-Lösung und die Anforderungen an die Netzwerkbandbreite sind zwei weitere Punkte, die es zu berücksichtigen gilt. Die Lizenzierungsrichtlinien und Abonnements des Anbieters sollten flexibel skalierbar sein, damit die Speicherkapazitäten bei Bedarf an das Wachstum Ihres Datenvolumens angepasst werden können. Eine gründliche Berechnung der Netzwerkbandbreite und ein ordnungsgemäßes Verkehrsmanagement tragen dazu bei, Engpässe und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Backup-Anbieter konsultieren
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Lösung entscheiden oder nach Möglichkeiten suchen, Ihre aktuellen Microsoft 365-Backup-Kosten zu senken, sollten Sie sich umfassend über die Preismodelle des Anbieters informieren. Sie können direkte Angebotsanfragen senden oder, wenn möglich, Preisrechner verwenden. Das Ziel besteht darin, Informationen zu sammeln, die Preisstruktur zu analysieren und potenzielle Einsparungen und Verhandlungspunkte zu finden. Darüber hinaus können Sie nach spezifischen Rabatten fragen, beispielsweise für langfristige Serviceverträge oder große Datenmengen. Darüber hinaus können Sie durch die Wahl von All-in-One-Lösungen zum Sichern Ihrer Microsoft 365-Dienste das Lieferkettenmanagement vereinfachen und eine reibungslose Softwareintegration gewährleisten.
Native Microsoft 365-Funktionen nutzen
Microsoft 365 verfügt über native Features und Funktionen, die in einigen Verwendungsfällen hilfreich sein können. Beispielsweise können Sie mit Microsoft Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren, um den kurzfristigen Speicher ohne zusätzliche Tools zu organisieren. Mithilfe der mehrstufigen Papierkorb-Funktionalität und der Unterstützung für Versionsverwaltung können Sie gelöschte Elemente und bestimmte Versionen von Dateien schnell wiederherstellen. Die Versionsverwaltung und der Papierkorb können bei der laufenden Datenverwaltung und Zusammenarbeit sehr nützlich sein, ersetzen jedoch keine Datensicherung. Diese nativen Funktionen können zusätzlich zu Litigation Hold für die grundlegende Datenverwaltung und -aufbewahrung eingesetzt werden, bieten jedoch keinen Schutz und keine Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts.
Reduzierung der Microsoft 365-Sicherungskosten mit NAKIVO
NAKIVO Backup & Replication sind umfassende Sicherungslösungen für Microsoft 365-Daten. Sie können Daten in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business und SharePoint Online über eine einzige Schnittstelle schützen. Dies hilft Ihnen, das Management zu optimieren und die Lieferkette zu vereinfachen, wodurch die Gesamtkosten für die Microsoft 365-Sicherung reduziert werden.Mit NAKIVO Backup & Replication können Sie Microsoft 365-Daten auf einem lokalen Speicher oder direkt in einer Cloud Ihrer Wahl (Amazon S3, Backblaze B2, Microsoft Azure Blob oder generischer S3-kompatibler Speicher) sichern. Amazon EC2, SMB/NFS-Dateifreigaben und Deduplizierungs-Geräte werden ebenfalls unterstützt. Auf diese Weise können Sie die 3-2-1-Backup-Regel implementieren und die Speicheranbieter entsprechend Ihren Richtlinien und Anforderungen diversifizieren. Die Lösung umfasst Funktionen, die den Schutz vor Ransomware verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Sie können die Unveränderbarkeit für lokale und Cloud-Backups aktivieren und die Sicherung verschlüsseln. NAKIVO Backup & Replication ermöglicht die flexible Wiederherstellung ganzer Konten oder bestimmter Datenobjekte. Zu Compliance-Zwecken können Sie die erweiterte Suchfunktion verwenden, um unter anderem E-Mail-Nachrichten, Kalenderereignisse oder Kontakte zu finden und diese dann an ihrem ursprünglichen oder einem benutzerdefinierten Standort wiederherzustellen. Sie können NAKIVO Backup & Replication mit einer pro Benutzer berechneten Abonnementlizenz verwenden. Je länger das Abonnement läuft, desto günstiger wird Ihr endgültiger Preis für Microsoft 365-Backups. Die Lizenz wird jährlich in Rechnung gestellt und im Voraus bezahlt, was die Budgetplanung vereinfacht und unerwartete Verlängerungskosten vermeidet. Support rund um die Uhr ist inbegriffen.
Fazit
Die Preise für Backups für Microsoft 365 hängen von zahlreichen Faktoren ab, darunter der Lizenzpreis des Anbieters und die Gebühren für Einrichtung, Speicher und Wiederherstellung. Um die Gesamtkosten für das Backup von Microsoft 365 zu senken, können Sie Aufbewahrungsrichtlinien anpassen, die Skalierung Ihrer Infrastruktur sorgfältig planen und die verfügbaren nativen M365-Funktionen nutzen. NAKIVO Backup & Replication bietet kostengünstige Datensicherung und -wiederherstellung für Microsoft 365 für KMUs und Unternehmen. Sie können die kostenlose Testversion installieren und die Lösung 15 Tage lang ohne Einschränkungen in Ihrer Umgebung testen. 
