適用於 Microsoft 365 的第三方備份工具

許多企業仰賴 Microsoft 365 等基於雲端的 SaaS 服務,以確保工作效率不中斷、即時協作以及隨時存取資料。然而,隨著資料量不斷增長,微軟原生工具已無法充分保障資料免受人為錯誤和網路威脅的侵害。此外,原生功能性亦不足以符合日益嚴格的合規需求,而這對受高度監管的產業而言至關重要。

微軟的 服務協議 建議使用者使用第三方工具進行資料備份,因為根據"責任分擔模式",使用者須自行負責保護其資料,包括備份、還原及存取管理。即使資料遺失是因服務無法使用所致,微軟亦不承擔任何責任。

這些因素促使企業尋求更全面的第三方解決方案,以滿足 Microsoft 365 的備份與還原需求。

Microsoft 365 具備符合法規、歸檔、資料保留及資料安全等原生特點,但這些特點並不能構成完整的備份解決方案。它們無法提供特定時間點的還原功能,且還原期間通常僅限於 30 至 90 天,除非您是為了符合法規要求而保留資料。

若這些限制還不夠,所有微軟原生工具(包括新的 M365 備份解決方案)最重大的缺點在於,它們並未在物理層面上將主資料與備份資料分開儲存。由於將所有資料都存放在微軟雲中,這不僅會削弱您的資料保護能力,更會使您對微軟及其服務產生依賴。

第三方解決方案可與各種儲存類型整合,例如可拆卸裝置、公有雲與私有雲、NAS 等,以及貴組織中使用的各類工具,例如防毒軟體或 IT 監控軟體。這些整合功能使第三方工具更具靈活性與可擴展性,讓您能輕鬆進行客製化,以符合您的業務需求。

相較於微軟原生工具,第三方解決方案能提供更高的透明度與更全面的数据保護功能性。您可對備份作業、備份頻率及位置進行細緻的控制。其他特點還包括更完善的安全防護、細粒度的存取管理,以及廣泛的自動化功能性。

Microsoft 365 的內建備份功能是否足夠？

2024 年,原生備份工具"Microsoft 365 Backup"正式推出。然而,您的主要資料與備份資料皆存放於 Microsoft 的基礎架構中。若 Microsoft 365 遭到入侵,您的資料也將受到波及。

Microsoft 365 備份功能未包含在您的標準訂閱中,需另行購買作為附加功能。與許多提供 SharePoint Online、Exchange Online、OneDrive 及 Teams 資料備份功能的第三方工具不同,M365 備份目前尚不支援 Teams。

強化資料保護,同時避免供應商鎖定

備份的最佳實踐之一,是將備份複製儲存於多個獨立位置,以確保在各種災難情境下,您都能擁有安全的備份進行還原。您的主伺服器可能發生故障,或您可能遭受網路攻擊,而您最不希望看到的情況,就是備份與主資料一同變得無法存取或遭到損毀。

通常,3-2-1 備份法則效果最佳:至少保留 3 份資料副本(生產資料及 2 份備份複製),其中 2 份儲存於 2 種不同的儲存媒體(例如磁碟或雲),而 1 份則儲存於異地(Microsoft 基礎架構之外)。您可以進一步 完善您的策略 透過將至少一份備份複製設為不可變更,或將複製儲存於已斷開連接的離線裝置上(空間隔離備份)。

透過第三方備份軟體,您無需完全依賴微軟及其服務,不僅能降低供應商鎖定風險,更能提升資料面對各類威脅(包括勒索軟體)的韌性。

集中式管理與多租戶架構

大多數企業傾向選擇單一的備份解決方案,以滿足其跨多平台(包括 Microsoft 365)的所有資料保護需求。現代化的第三方工具通常提供用於管理資料保護作業的集中式控制台,並支援混合式環境,涵蓋虛擬、實體及雲端環境。當所有功能皆可透過單一控制台存取時,管理員進行監控與報表生成便更加輕鬆。

某些工具還提供多租戶部署功能,以便管理大型組織內的多個分支機構和部門,或如果您提供 IT 服務,則可用於管理多個客戶。

設定更嚴格的目標,加速還原

第三方工具能讓您更有效地掌控還原目標,藉此提高備份頻率並將還原時間縮至最短。例如,您可以透過完全可自訂的輪替方案,以及更全面的自動化功能(包括基於政策的資料保護、工作流程序列和排程),來提升備份還原點目標。

您可以透過在備份資料中進行進階關鍵字搜尋,以及運用靈活的還原選項來縮短還原時間。這些選項除了包含完整的帳戶還原外,還支援近乎即時還原,可將應用程式物件(如email、附件、Teams 聊天記錄等)及檔案還原至原始位置或您指定的任何其他位置。

某些工具還提供災難還原編排特點與自動化特點,藉此簡化並確保還原流程的安全性,這將直接影響您在災難發生時的業務連續性。

進階安全性與合規性

資料保護不僅僅是備份。第三方工具通常提供額外的資料安全特點,例如基於角色的存取控制、多重因素驗證、加密以及防勒索軟體防護。某些資料隱私法規(例如《一般資料保護規範》GDPR)可能會要求組織讓使用者存取其資料,或將使用者資料儲存於特定位置或地區,而這點是無法透過 Microsoft 原生工具實現的。

藉此,第三方工具能協助金融與醫療保健等高度受監管產業的企業確保符合法規要求,並在面對不斷演變的威脅時維持系統安全。

順暢的資料遷移

透過第三方工具,您可以輕鬆地在不同平台或 Microsoft 365 租戶之間遷移資料,從而將中斷和安全風險降至最低。

如今,市面上有眾多針對 Microsoft 365 的第三方備份工具,其功能性、效能與成本各不相同,可滿足不同的企業需求與預算。以下是幾項值得考量的關鍵因素。

全面保障

若您希望簡化資料保護的管理工作,您需要一套全能的備份解決方案。該解決方案應涵蓋您所有的作業負載,並在支援 Microsoft 365 應用程式的同時,亦能支援實體、虛擬及雲端環境。

易用性

請選擇具備簡單、直覺介面的解決方案,讓管理員能輕鬆操作。建議考慮配備集中式控制台的解決方案,最好是基於網頁的版本,以便您隨時都能存取。易用性能確保您的管理員有足夠時間處理更關鍵的資料保護任務,這也引出了下一點。

自動備份

例行任務的自動化,例如備份排程和自動化備份政策,不僅能協助管理員節省時間,同時也能降低人為錯誤及誤刪資料的風險。

靈活的還原選項

請尋找具備多種點對點還原選項的解決方案,包括帳戶還原,以及針對個別檔案、email、聯絡人及其他應用程式物件的細粒度還原。這種靈活性讓您能夠更快地還原所需資料,而無需執行耗時的完整帳戶還原。

資料安全

一套強大的資料保護解決方案,可讓您對備份資料進行加密、控制資料存取權限、使備份資料不可變更,以及執行更多功能,以確保更能有效防範資料遺失與損毀。

多租戶與可擴展性

如果您是 IT 服務供應商或管理大型組織,建議考慮採用多租戶部署模式,以簡化客戶或公司部門的管理流程。多租戶功能性讓您能夠分配可用資源並進行集中管理,同時賦予各租戶自主管理其資料保護活動的權限。

另一個關鍵因素是能否輕鬆與第三方工具及各種儲存平台整合。

在尋找 Microsoft 365 備份解決方案之前,請先規劃您的資料保護策略,並明確您需要達成的目標及需實施的安全措施。這項策略將有助於您更有效地篩選市面上各種解決方案。

選擇第三方備份工具時,請著重考量以下四個因素。

功能性

該解決方案的功能性應完全符合貴組織的需求,但同時不應增加管理員在資料保護方面的管理難度。請選擇一款功能豐富且易於使用的工具,並具備廣泛的自動化特點,以讓管理員從例行性的備份管理任務中解脫出來。

您還應確保該解決方案的功能性足以遵循最佳資料保護實踐,例如"3-2-1 法則"。

聲譽與可靠性

請查閱真實使用者的評價,以獲得關於該工具功能性和可靠性的客觀意見。請務必選擇已在市場上推出一段時間的工具,並確認供應商在資料保護領域具備足夠的專業知識。

客戶支援

最佳的 Microsoft 365 備份解決方案提供全年無休的技術支援,並透過多種管道讓您聯繫技術工程師,包括線上聊天、電話和email。

定價

該解決方案應具備透明的授權機制,並符合您的預算。有些企業偏好訂閱制工具,而另一些企業則更適合採用永久授權。

NAKIVO Backup & Replication 這是一套適用於所有工作負載(包括 Microsoft 365 應用程式)的全面性資料保護解決方案。此解決方案支援多種儲存類型,讓您能夠將備份儲存於本地端、SMB/NFS 檔案分享、獨立裝置,以及公有或私有雲端中。

除了強大的備份功能外,此解決方案還提供多種安全特點、災難還原編排以及防勒索軟體功能,以確保在面對各種威脅時,能提供可靠的数据保護。