Microsoft 365 備份策略基礎

Microsoft 365 備份策略是一項全面的計畫,旨在預防或減輕因網路攻擊、硬體或軟體故障、其他中斷及災難所導致的 Microsoft 365 資料損毀與遺失。此策略可確保您的資料備份複製隨時可用,以便快速還原,從而將停機時間及對業務運作的干擾降至最低。

每個組織的備份策略皆具獨特性,且會受到產業類別、公司規模、可用資源、風險暴露程度以及營運韌性需求等因素的影響。一套精心制定的策略通常包含風險分析、IT 資產管理、備份目標、方法與程序、資料保留方案、儲存管理、事件應變計畫以及測試。

資料安全

A 完善的備份策略 顯著提升貴組織在不斷演變的網路威脅環境中生存的能力。

與普遍認知相反,微軟無須對貴組織或客戶因微軟服務中斷或故障而可能面臨的資料保護或資料遺失負責。微軟甚至 建議進行備份 備份您所有的 Microsoft 365 資料,以防資料遺失。

註: Microsoft 365 的原生工具並未提供確保資料安全與快速還原所需的必要功能性。這些工具通常操作複雜、需要手動管理,且勒索軟體防護不足。因此,多數組織會選擇採用第三方軟體,例如 NAKIVO Backup for Microsoft 365。

業務連續性

即使僅一小時的意外停電,也可能讓工業企業蒙受損失 $125,000,更不用說聲譽風險了。在 Microsoft 365 中實施適當的備份與還原政策,可確保快速且無縫的還原,讓您在發生災難或系統故障時,能立即恢復業務運作。

合規

《一般資料保護規範》(GDPR)、《健康保險流通與責任法案》(HIPAA)、《網路安全指令 2》(NIS2)及《數位權利與責任法案》(DORA)等法規均要求具備高度的營運韌性,若未遵守相關規定,可能面臨高達數百萬美元的罰款。即使貴組織不受這些法規約束,您仍可能需要保留資料以應對法律訴訟及電子取證請求。

註: 雖然 Microsoft 365 具備 eDiscovery 和訴訟保留等資料保留工具,但這些工具通常需要大量手動操作,進而導致人為錯誤和資料遺失。

沒有放諸四海皆準的解決方案;每個組織都必須制定符合自身特定需求的備份策略。不過,以下是需要考量的最關鍵要點。

1. 評估潛在風險

從 風險評估 並進行業務影響分析,以了解貴組織的弱點與潛在風險。這些可能包括惡意活動、人為錯誤、系統中斷及故障。一套全面的 Office 365 資料保護政策應闡明各種情境,以因應各類風險。

2. 確定範圍

請清點您的資產,並評估其對業務的重要性。請記錄所有用於儲存資料的 Microsoft 365 應用程式與服務,並為其設定優先順序(例如,可將其分類為關鍵、任務關鍵、重要、對效能重要等)。

通常,Microsoft 365 備份原則中應包含的應用程式和資料如下:

• Exchange Online 信箱、email、附件、行事曆和聯絡人
• OneDrive for Business 檔案、文件(包含版本歷史紀錄)、媒體
• SharePoint Online 網站、資料庫與清單
• Microsoft Teams 對話、媒體檔案、頻道、筆記

3. 設定還原目標

確定 還原目標 針對每項資產,依據資料的重要性及更新頻率:

• 還原點目標 – 您可能損失的資料最大量。資料越關鍵且動態,您為其設定的 RPO 就必須越低。
• 還原時間目標 – 貴組織所能承受的最長停機時間。對於關鍵性的 Microsoft 365 應用程式與服務,RTO 值以秒為單位;至於非關鍵性的應用程式與服務,則可能從數小時到數天不等。

優先級與還原目標決定了備份的頻率及其供還原使用的可用性。例如,將信箱內容儲存於脫離網路的磁帶上,雖可保護資料免受網路攻擊,但在需要時卻難以在數秒內完成資料還原。這便引出了策略的下一項要點。

4. 備份儲存空間的多元化

儲存分層可協助您達成目標,同時優化儲存容量與管理。Office 365 安全最佳實踐之一,就是讓您的策略與 3-2-1 法則 以最大化資料韌性。根據此原則,您需要至少擁有 3 份資料副本,分別儲存於兩個異地位置及一個雲位置,以確保您隨時都有備份複製可供還原。您還可透過新增至少一份不可變副本及一份 空間隔離備份 複製以獲得更可靠的勒索軟體防護,抵禦勒索軟體。

不同的儲存類型也會影響還原所需的時間。如前所述,您可以備份已刪除的 Microsoft 365 使用者資料,並將其儲存於可拆卸裝置等異地儲存裝置中。然而,這種情況下的還原時間可能會比從本地儲存裝置還原更長。另一方面,本地儲存裝置雖然能確保更快的還原速度,但安全性可能不如離線儲存裝置。您應根據可用的儲存類型、預算限制、資料優先級以及還原目標來做出決策。

註: 對於 Microsoft 365 備份儲存而言,一個不錯的替代方案是採用 Microsoft 365 基礎架構以外的另一雲端服務。然而,並非所有解決方案都允許將 Microsoft 365 備份直接儲存至雲端,或是儲存至 NAS 和去重裝置等異地裝置。 NAKIVO Backup & Replication 支援多種 Microsoft 365 儲存目的地。

5. 設定備份排程與保留期限

企業可能需要每天甚至更頻繁地備份關鍵資料,這會迅速耗盡儲存空間。因此,一套完善的 Microsoft 365 備份與還原政策應包含各項應用程式的備份排程,以及還原點輪替機制,藉此在不遺失重要資料的前提下,有效優化儲存空間。

最常用的輪替方案之一是 祖父-父親-兒子 (GFS). 此多層級方案整合了多種備份類型,以提升資料的韌性:

• A 完整備份 間隔最長(一個月或更久)才進行。
• A 差異備份或增量備份 以更頻繁的間隔進行(例如每週一次)
• 一 增量備份 盡可能頻繁地執行(每日,必要時甚至每小時一次)

要管理數百或數千名 Microsoft 365 使用者及其使用的各式各樣應用程式所產生的備份,很快就會讓系統管理員應接不暇,這也引出了下一點。

6. 自動化備份任務

人為錯誤是 常見的資料遺失原因,而實施備份自動化協定有助於將此類情況的發生降至最低。這些協定可能包含自動化備份流程、排程、備份完成後警示、資料保護政策、內建保留設定等。

註: 原生的 Microsoft 365 工具不僅操作複雜,自動化功能也相當有限,導致管理員必須投入更多人工處理。因此,選擇一款能減輕管理員例行工作負擔並降低人為錯誤的第三方備份解決方案至關重要。

7. 制定事件應變計畫

根據復原目標,為不同的 Microsoft 365 應用程式設定復原優先順序。詳細制定復原流程,確保管理員在各種事件情境下,能精確掌握應復原哪些資料、如何復原、何時復原以及在何處復原。備份解決方案應支援多種復原類型,包括完整帳戶復原,以及針對檔案和應用程式物件(例如電子郵件、附件、Teams 頻道、SharePoint Online 網站等)的特定時間點細粒度復原。

8. 考慮加強安全性

備份策略不應僅著眼於備份本身,而應建立一套全面性的資料保護架構。這包括用於存取管理、加密、即時威脅監控等的安全協定。

9. 檢視策略成效

無論您的策略有多麼先進,都必須定期檢視、測試及更新相關程序與規範,以確保能有效應對不斷演變的數位風險。

歐盟近期頒布的《網路安全指令二》(NIS2)及《數據保護法》(DORA)等法規,已針對安全事件與資料遺失引入管理層問責機制。這意味著業務連續性(包括備份策略)不再僅是資訊科技部門的職責。與管理層的協作至關重要,以確保備份策略能符合所有業務單位的需求。此外,管理層的參與有助於提升員工對威脅的認知,並改善整個組織的網路安全衛生。

NAKIVO Backup & Replication 這是一套強大的資料保護解決方案,能將您所有的資料保護需求整合於單一平台。除了虛擬、雲端及實體工作負載外,此解決方案亦支援 Microsoft 365 應用程式與服務,以及雲端對雲端的備份。該解決方案具備廣泛的功能性,包括自動化災難還原能力,使其成為任何複雜度備份策略的理想選擇。