Office 365 的帳戶層級行事曆與聯絡人共用功能
Microsoft Office 365 使用者 使用 Outlook 的使用者都知道聯絡人與行事曆有多麼重要。在 Office 365 中,您可以與其他使用者共用行事曆,並匯出 Office 365 聯絡人。當您想邀請其他使用者參加活動(例如會議)時,Office 365 行事曆共用功能便十分實用。 在 Office 365 中匯出 Outlook 聯絡人,可協助您在從一個郵件客戶端遷移至另一個,或遷移至其他郵件服務(例如 Gmail)的帳戶時,還原聯絡人清單。若您將 Outlook 作為桌面應用程式使用,當系統發生當機時,即可利用匯出的檔案來還原聯絡人。這篇部落格文章將說明 Microsoft Office 365 的行事曆共享功能,以及如何匯出 Office 365 聯絡人。
Office 365 日曆共用
讓我們逐步了解如何在 Outlook Online 中分享 Office 365 行事曆。
請使用您的 Office 365 帳戶,透過網頁瀏覽器登入 Office 365。
https://login.microsoftonline.com
選擇 Calendar 在 Office 365 應用程式清單中。
您的 Outlook 頁面(包含行事曆)將在網頁瀏覽器的全新分頁中開啟。在視窗的左側窗格中,選取您要分享的行事曆。點擊 Share 在右上角。或者,您可以右鍵點擊日曆名稱,然後在快顯功能表中點擊 Sharing and permissions.
在彈出視窗中,設定分享與權限選項。您必須控制他人如何使用該共享行事曆。選擇您要與之分享行事曆的使用者或群組的email地址。點擊 Share 按鈕。在下拉式選單中,選擇您組織內使用者的相關選項。可用的權限選項包括:
- 當我忙碌時仍可查看
- 可查看標題和位置
- 可查看所有詳細資訊
- 可以編輯版本
- 未分享
選取所需的使用者或群組帳戶後,請設定所需的權限。在此範例中,我們已選取 可查看所有詳細資訊 針對已選用的使用者。我組織中的成員 當我忙碌時,對方可以看到.
分享日曆後,Office 365 Outlook 應會向被分享日曆的指定使用者發送通知。 若您想與組織外的使用者分享 Office 365 日曆,則無法授予其編輯權限。請注意,未使用 Office 365 或 Outlook 的使用者(例如在網頁瀏覽器中使用 Gmail 的使用者),若無第三方應用程式輔助,將無法存取 Microsoft 格式的共享日曆,因為非 Microsoft 電子郵件服務的日曆格式有所不同。這些使用者將收到一封附有共享日曆連結的電子郵件。
如何發佈 Office 365 行事曆
Microsoft Office 365 允許您將行事曆發佈給組織外的使用者,或發佈給組織內的使用者,但不允許他們編輯資料。當 Office 365 行事曆發佈後,具有存取權限的使用者僅能檢視該行事曆,而無法編輯已發佈的行事曆。
Configuration on the Administrator’s side
要進行設定,首先,您的組織管理員必須在 Microsoft 365 管理中心的"全域設定"中啟用 Office 365 日曆共用功能。請使用以下連結以管理員身分登入 Office 365 管理中心:
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/
在導覽窗格中按一下 Settings > Org settings. 然後按下 Services 關於 組織設定 頁面並點擊 Calendar.
允許貴組織的 Office 365 使用者將其行事曆分享給組織外部的人員。允許任何人透過 email 邀請存取行事曆。請如以下螢幕截圖所示,勾選相應的核取方塊。按下 Save Changes.
前往 Exchange 管理中心以管理其他設定 請點擊相應的連結。
在 Exchange 管理中心中設定組織的共用設定時,您可以設定組織共用原則及個別共用原則。
現在,貴組織的用戶可以分享他們的 Office 365 行事曆。
Configuration on the user’s side
以下設定步驟可由一般使用者執行。您可以使用您的 Office 365 使用者帳戶開啟 Office 365 Outlook Online,來設定 Office 365 行事曆的共用與發佈功能。請按一下 Settings Outlook Online 網頁介面右上角的圖示。接著按一下 View all Outlook settings.
在彈出的視窗中,前往 Calendar > Shared calendars. 若要分享日曆,請點擊 Select a calendar 在的下拉式選單中 分享日曆 在該區段中,選擇您要分享的行事曆名稱。
系統將開啟一個包含"分享"與"權限"選項的視窗。請選取所需的使用者或群組帳戶。為組織內外的使用者設定權限。點擊 Share 按鈕。
要在 發佈行事曆 的 共用日曆 選項中,從下拉式選單中選擇一個行事曆,然後在第二個下拉式選單中為已發佈的行事曆設定權限(例如, Can view all details) 並點擊 Publish.
請等待數秒鐘,直到日曆發布完成。操作完成後,您將看到供外部使用者存取已發布日曆的連結(公開網址)。現在,使用者可以檢視該日曆或訂閱該日曆。任何持有該日曆連結的使用者皆可檢視已發布的日曆。
如何匯出 Office 365 聯絡人
透過網頁介面登入 Office 365 後,請前往 Microsoft Office 365 應用程式頁面。點擊 People 點擊此圖示,即可開啟包含您帳戶 Office 365 聯絡人的網頁。
系統將開啟一個顯示您 Office 365 Outlook 聯絡人的頁面。選取您的聯絡人,然後在右上角點擊 Manage > Export contacts.
在 匯出聯絡人 視窗,選取 All contacts 然後點擊 Export. 聯絡人會匯出為 CSV(逗號分隔值)檔案,該檔案可在 Excel 中檢視,並匯入至電子郵件客戶端或電子郵件網路服務。
儲存 contacts.csv 將檔案儲存至自訂位置。
結論
使用 Microsoft Office 365 的行事曆和聯絡人功能,能讓工作流程更加便利且靈活。您可以安排活動、將其新增至行事曆、邀請團隊成員,並與使用者共享行事曆。匯出聯絡人可讓您分享聯絡資訊,或從一個電子郵件客戶端或電子郵件服務遷移至另一個。匯出的 Outlook 聯絡人亦可作為備份,以防您的電腦(含電子郵件客戶端)發生故障,或電子郵件帳戶無法使用。如此一來,您便能還原聯絡人並繼續進行通訊。
儘管 Microsoft 服務具備高度可靠性,但 Microsoft Office 365 資料的保護仍屬您的責任。因此,建議您採用可靠的 Office 365 雲端備份解決方案,以提供最高等級的保護,並避免因人為錯誤或惡意軟體導致的資料遺失。
