Thêm nhóm vào Outlook: Hướng dẫn chi tiết

Việc tích hợp Microsoft Outlook 365 và Microsoft Teams mang lại nhiều lợi ích vì nó giúp giao tiếp diễn ra trơn tru, lên lịch cuộc họp Teams hiệu quả, tham gia cuộc họp dễ dàng, truy cập các cuộc trò chuyện trên Teams ngay trong Outlook và nhận thông báo tổng hợp, từ đó nâng cao năng suất và khả năng hợp tác. Hãy khai thác hết tiềm năng của những công cụ đa năng này và trải nghiệm mức độ hiệu quả hoàn toàn mới bằng cách làm theo hướng dẫn của chúng tôi.

Sao lưu dữ liệu Microsoft 365

Sử dụng giải pháp NAKIVO để sao lưu dữ liệu Microsoft 365 trên Exchange Online, Teams, OneDrive và SharePoint Online, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liên tục và không có thời gian ngừng hoạt động.

KHÁM PHÁ GIẢI PHÁP

Yêu cầu tiên quyết

Bạn cần đáp ứng một số yêu cầu để thêm Microsoft Teams vào Outlook:

• Nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng Office được cài đặt trên máy tính chứ không phải qua giao diện web, hãy đảm bảo rằng cả Microsoft Teams và Outlook đều đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Các ứng dụng này phải được cài đặt và hoạt động bình thường trước khi tiến hành tích hợp.
• Nếu các ứng dụng đã được cài đặt trên máy tính, hãy kiểm tra xem bạn có các phiên bản tương thích của Microsoft Teams và Outlook hay không. Các yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng, nhưng thường được khuyến nghị cài đặt các phiên bản mới nhất để đảm bảo tương thích tối ưu và truy cập vào các tính năng mới nhất.
• Một gói đăng ký Microsoft 365 hợp lệ (trước đây là Office 365) để có tích hợp và tính năng toàn diện nhất. Giấy phép Microsoft 365 cung cấp quyền truy cập vào các bản cập nhật, tính năng và khả năng mới nhất cho cả Teams và Outlook. Bạn phải sử dụng một trong các Các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp để tích hợp Teams với Outlook, ví dụ: E3 hay E5.
• Đảm bảo bạn có tài khoản người dùng Microsoft 365 hợp lệ được liên kết với các dịch vụ Microsoft Teams và Outlook của tổ chức bạn. Bạn cần đăng nhập vào cả hai ứng dụng bằng thông tin đăng nhập của mình để truy cập và kích hoạt các tính năng tích hợp.

Thêm Teams vào Outlook 365 dưới dạng ứng dụng đã cài đặt

Cài đặt bộ ứng dụng Microsoft Office trên máy tính là cách thuận tiện để sử dụng các công cụ và tính năng của Office. Bạn có thể Cài đặt Microsoft Office 365 các ứng dụng hoặc Microsoft Office 2021, 2019 hoặc 2016 để thêm MS Teams vào Outlook. Hãy giải thích cách thực hiện điều này với Outlook được cài đặt trên máy tính Windows:

1. Đảm bảo rằng ứng dụng Microsoft Teams cho Microsoft Office 365 đã được cài đặt trên máy tính Windows của bạn cùng với Microsoft Outlook và bạn đáp ứng các yêu cầu tiên quyết ở trên. Bạn có thể Tải xuống và cài đặt Microsoft Teams nếu thành phần này chưa được cài đặt.
2. Mở Microsoft Teams và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
3. Mở ứng dụng Outlook 365 và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
4. Nhấp vào biểu tượng Calendar trong Outlook để mở lịch.

   

5. Nhấp vào New Meeting. Trong menu hiện ra, nhấp chuột phải vào Teams Meeting và nhấp vào Add to Quick Access Toolbar để hiển thị nút New Teams Meeting trên thanh công cụ trong Outlook.

   

6. Nhấp vào nút New Teams Meeting trên thanh công cụ (trong tab Home ) hoặc nhấp vào New Meeting > Teams Meeting.

   

7. Nhập các thông số cần thiết cho cuộc họp nhóm mới để lên lịch:
   • Tiêu đề
   • Người dùng được mời
   • Thời gian bắt đầu cuộc họp
   • Thời gian kết thúc cuộc họp
   • Địa điểm
8. Nhấp vào Send khi sẵn sàng gửi lời mời tham gia cuộc họp kèm theo liên kết Teams đến những người dùng đã chọn.

   

Tham gia cuộc họp Teams trong Outlook:

1. Mở lời mời tham gia cuộc họp trong Outlook.
2. Nhấp vào liên kết Join Microsoft Teams Meeting trong lời mời.
3. Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Teams trên máy tính, ứng dụng sẽ tự động mở và đưa bạn vào cuộc họp.
4. Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng Teams, bạn có thể tham gia cuộc họp bằng phiên bản Teams trên trình duyệt web.

Tiện ích bổ sung Teams cho Outlook trong Microsoft Office 2019

Quy trình tích hợp Teams với Outlook khi bạn cài đặt Microsoft Office 2021, 2019 hoặc 2016 trên máy tính Windows gần như giống với quy trình tích hợp Teams với Outlook cho Office 365.

Sự khác biệt chính là bạn cần cài đặt và kích hoạt tiện ích bổ sung Teams cho Outlook khi sử dụng Outlook như một phần của bộ Microsoft Office đã cài đặt. Tiện ích bổ sung này còn được gọi là plugin Teams cho Outlook hoặc tiện ích mở rộng Teams.

Để cài đặt và kích hoạt tiện ích bổ sung Microsoft Teams trong Outlook cho Microsoft Office 2019, bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo rằng Microsoft Teams đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Khi cài đặt Microsoft Teams, tiện ích bổ sung Teams cho Outlook thường được thêm vào danh sách các tiện ích bổ sung trong Outlook một cách tự động.
2. Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.
3. Chuyển đến menu File hoặc nhấp vào nút Office (trong các phiên bản Office cũ hơn). Chọn Options từ menu.
4. Trong cửa sổ Options , chọn Add-ins từ thanh bên.
5. Tìm menu thả xuống Manage và chọn COM Add-ins. Nhấp vào nút Go .

   

6. Bật tiện ích bổ sung Microsoft Teams. Trong cửa sổ COM Add-ins , chọn hộp kiểm Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office . Nếu tiện ích bổ sung không có trong danh sách, bạn có thể cần cài đặt nó trước.

Cách khắc phục sự cố khi tiện ích bổ sung Outlook Teams bị thiếu

Nếu tiện ích bổ sung Outlook Teams bị thiếu trong danh sách tiện ích bổ sung hoặc nếu bạn đã xóa nó trước đó, bạn có thể cần phải thiết lập tiện ích bổ sung Teams theo cách thủ công.

Để cài đặt tiện ích bổ sung Teams theo cách thủ công, hãy xem xét quy trình làm việc sau:

1. Trong phần Tiện ích bổ sung của cửa sổ Tùy chọn Outlook , hãy chọn Manage COM Add-Ins trong danh sách thả xuống và nhấp vào nút Go .
2. Trong cửa sổ Tiện ích bổ sung COM vừa mở ra, hãy nhấp vào nút Add .
3. Truy cập vào vị trí cài đặt Microsoft Teams (thường thì Teams nằm trong thư mục C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin ).
4. Chọn Microsoft.Teams.AddinLoader.dll và nhấp vào OK để thêm tiện ích bổ sung Teams cho Outlook vào danh sách.
5. Chọn hộp kiểm Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office và nhấp vào OK.
6. Khởi động lại Outlook để các thay đổi có hiệu lực.
7. Xác minh tích hợp Microsoft Teams. Sau khi Outlook khởi động lại, bạn sẽ thấy các tính năng tích hợp Microsoft Teams có sẵn. Tìm các tùy chọn để lên lịch cuộc họp Teams, tham gia cuộc họp Teams hoặc truy cập các cuộc trò chuyện Teams trực tiếp từ Outlook.

Note: Các bước trên dựa trên quy trình chung để kích hoạt tiện ích bổ sung trong Outlook cho Microsoft Office. Các bước cụ thể có thể khác nhau một chút tùy thuộc vào phiên bản Outlook cụ thể được bao gồm trong Microsoft Office 2019. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào hoặc tiện ích bổ sung không hiển thị, bạn nên tham khảo tài liệu chính thức hoặc các tài nguyên hỗ trợ do Microsoft cung cấp cho Microsoft Office 2019, 2016 hoặc 2021.

Cách kết nối Teams với Outlook 365 cho Web

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng web Bộ ứng dụng Office 365 , thì việc cấu hình tích hợp Teams với Outlook sẽ đơn giản hơn. Điều này là do Teams được tích hợp sẵn với Outlook cho các dịch vụ web Microsoft 365 đối với các gói đăng ký được hỗ trợ. Trong hầu hết các trường hợp khi sử dụng Outlook 365 trên web, bạn không cần phải kết nối MS Teams với Outlook theo cách thủ công.

Để tạo cuộc họp Teams:

1. Đảm bảo rằng giấy phép phù hợp đã được quản trị viên Microsoft 365 của tổ chức bạn gán cho tài khoản của bạn.
2. Đăng nhập vào Microsoft 365 bằng cách truy cập liên kết https://login.microsoftonline.com và nhập thông tin đăng nhập của tài khoản Microsoft 365 của bạn.
3. Mở Outlook Online cho Office 365. Nhấp vào biểu tượng Apps ở góc trên bên trái trang chủ Microsoft 365 của tài khoản và chọn Outlook.
4. Sau khi ứng dụng web Outlook được mở, nhấp vào biểu tượng Calendar trong thanh bên trái.

   

5. Nhấp vào New event trong Lịch Outlook để tạo cuộc họp Teams mới.

   

6. Nhập các thông tin cần thiết cho cuộc họp, chẳng hạn như tên cuộc họp, người được mời và thời gian họp, tương tự như khi chúng ta tạo một cuộc họp Teams mới trong ứng dụng Outlook 365 đã cài đặt trên Windows. Bạn có thể sử dụng Trợ lý Lên lịch để chọn thời gian mà tất cả người được mời đều rảnh rỗi, nhằm tránh trùng lặp với các cuộc họp khác (bạn có thể thêm lịch Teams vào Outlook để thuận tiện hơn).
7. Bật công tắc ” Teams meeting ” để tích hợp Teams với Outlook cho sự kiện này.
8. Nhấp vào ” Send ” để lên lịch cuộc họp và gửi lời mời đến các người dùng đã chọn.

   

Cách khắc phục sự cố Outlook và Teams không kết nối

Nếu Outlook và Teams không kết nối với nhau, sẽ xảy ra sự cố khi bạn thêm cuộc họp Teams trong Outlook. Hãy thử các thao tác sau để giải quyết vấn đề.

Đăng ký Teams làm ứng dụng trò chuyện cho các ứng dụng Office 365

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng Office 365 được cài đặt trên máy tính Windows, hãy đảm bảo rằng Microsoft Teams đã được đăng ký làm ứng dụng trò chuyện cho Office 365.

1. Mở ứng dụng Microsoft Teams được cài đặt trên máy tính của bạn, nơi các ứng dụng Office 365 khác cũng được cài đặt.
2. Nhấp vào … (biểu tượng có ba chấm) để mở menu Tùy chọn và nhấp vào Settings.

   

3. Chọn hộp kiểm Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications).

   

4. Khởi động lại các ứng dụng Microsoft Teams 365 và Outlook cho Office 365 đã cài đặt trên máy tính của bạn.

Kiểm tra các chính sách Teams

Có thể xảy ra sự cố nếu có các chính sách chặn tích hợp Teams và Outlook. Thử các bước sau trong trường hợp này:

1. Truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365.
2. Truy cập Teams & groups > Policies.
3. Đảm bảo không có chính sách hạn chế nào ngăn cản tích hợp Microsoft Teams với Outlook.

   

   • Kiểm tra Chính sách Cập nhật Teams với cài đặt đồng tồn tại và cập nhật để cho phép lên lịch cuộc họp trong Teams.
   • Kiểm tra Chính sách Cuộc họp Teams với cài đặt chính sách cuộc họp để cho phép cài đặt tiện ích bổ sung Teams cho Outlook.

Các đề xuất khác

Bạn có thể thử các hành động sau nếu vẫn gặp vấn đề kết nối:

• Kiểm tra gói đăng ký Microsoft 365 của bạn và đảm bảo rằng gói đăng ký này hỗ trợ việc sử dụng Microsoft Teams và Outlook với tính năng tích hợp.
• Kiểm tra xem các ứng dụng Microsoft Office đã cài đặt trên máy tính của bạn có được đăng ký/kích hoạt hay chưa.
• Đảm bảo các ứng dụng Outlook và Teams đã được cập nhật. Cập nhật Microsoft Office các ứng dụng nếu cần.
• Đăng xuất và đăng nhập lại vào các ứng dụng Microsoft Teams và Outlook.
• Thử gỡ cài đặt và cài đặt lại Teams và Outlook trên máy tính. Cài đặt Teams với tư cách quản trị viên vì các tiện ích bổ sung COM cho Outlook yêu cầu quyền quản trị để cài đặt và ghi giá trị vào sổ đăng ký Windows. Sau khi cài đặt, chạy Teams với tư cách người dùng thông thường.
• Kiểm tra xem tiện ích bổ sung Microsoft Teams cho Outlook có nằm trong danh sách Tiện ích bổ sung ứng dụng đang hoạt động hay không, nhưng không nằm trong danh sách Tiện ích bổ sung ứng dụng không hoạt động hoặc Tiện ích bổ sung ứng dụng bị vô hiệu hóa trong cài đặt Tiện ích bổ sung của Microsoft Outlook 2016, 2019 hoặc 2021 được cài đặt trên máy tính của bạn. Nếu tiện ích Teams cho Outlook nằm trong danh sách “Tiện ích ứng dụng không hoạt động” hoặc “Tiện ích ứng dụng bị vô hiệu hóa”, hãy di chuyển tiện ích này sang danh sách “Tiện ích ứng dụng đang hoạt động”.
• Cập nhật Universal C Runtime nếu bạn sử dụng Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c

Kết luận

Các dịch vụ email Microsoft 365 như Exchange và Outlook là các dịch vụ email đáng tin cậy và hiệu quả cho doanh nghiệp. Để duy trì hiệu quả cao của tổ chức khi sử dụng email, đừng quên bảo vệ dữ liệu và sao lưu dữ liệu email. NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện hỗ trợ sao lưu Microsoft 365, bao gồm sao lưu Exchange, OneDrive, SharePoint và Teams.

Hãy thử NAKIVO Backup & Replication

Đăng ký dùng thử miễn phí để khám phá toàn bộ các tính năng bảo vệ dữ liệu của giải pháp. Dùng thử miễn phí trong 15 ngày. Không có bất kỳ giới hạn nào về tính năng hay dung lượng. Không cần thẻ tín dụng.

Dùng thử miễn phí