Thêm Teams vào Outlook: Hướng dẫn thực hiện

Việc tích hợp Microsoft Outlook 365 và Microsoft Teams rất hữu ích vì nó cho phép giao tiếp liền mạch, lên lịch các cuộc họp trên Teams một cách hiệu quả, tham gia cuộc họp dễ dàng, truy cập các cuộc trò chuyện trên Teams ngay trong Outlook và nhận thông báo tổng hợp, từ đó nâng cao năng suất và khả năng hợp tác. Hãy khai thác hết tiềm năng của những công cụ đa năng này và trải nghiệm một mức độ hiệu quả hoàn toàn mới bằng cách làm theo hướng dẫn của chúng tôi.

Sao lưu dữ liệu Microsoft 365

Sử dụng giải pháp NAKIVO để sao lưu dữ liệu Microsoft 365 trên Exchange Online, Teams, OneDrive và SharePoint Online, nhằm đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liên tục và không có thời gian ngừng hoạt động.

KHÁM PHÁ GIẢI PHÁP

Các điều kiện tiên quyết

Bạn cần đáp ứng một số yêu cầu để thêm Microsoft Teams vào Outlook:

• Nếu bạn đang sử dụng các ứng dụng Office được cài đặt trên máy tính chứ không phải qua giao diện web, hãy đảm bảo rằng cả Microsoft Teams và Outlook đều đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Các ứng dụng này phải được cài đặt và hoạt động bình thường trước khi bạn tiến hành tích hợp chúng.
• Nếu các ứng dụng đã được cài đặt trên máy tính, hãy kiểm tra xem bạn có các phiên bản tương thích của Microsoft Teams và Outlook hay không. Các yêu cầu cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng, nhưng nói chung, bạn nên cài đặt các phiên bản mới nhất để đảm bảo khả năng tương thích tối ưu và truy cập các tính năng mới nhất.
• Một đăng ký Microsoft 365 hợp lệ (trước đây là Office 365) để có được sự tích hợp và các tính năng toàn diện nhất. Giấy phép Microsoft 365 cho phép bạn truy cập các bản cập nhật, tính năng và khả năng mới nhất cho cả Teams và Outlook. Bạn phải sử dụng một trong các Các gói dịch vụ Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp để tích hợp Teams với Outlook, ví dụ: E3 hoặc E5.
• Đảm bảo bạn có tài khoản người dùng Microsoft 365 hợp lệ được liên kết với các dịch vụ Microsoft Teams và Outlook của tổ chức bạn. Bạn cần đăng nhập vào cả hai ứng dụng bằng thông tin đăng nhập của mình để truy cập và kích hoạt các tính năng tích hợp.

Thêm Teams vào Outlook 365 dưới dạng ứng dụng đã cài đặt

Cài đặt bộ ứng dụng Microsoft Office trên máy tính là cách thuận tiện để sử dụng các công cụ và tính năng của Office. Bạn có thể Cài đặt Microsoft Office 365 các ứng dụng hoặc Microsoft Office 2021, 2019 hoặc 2016 để thêm MS Teams vào Outlook. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện điều này với Outlook được cài đặt trên máy tính Windows:

1. Đảm bảo rằng ứng dụng Microsoft Teams cho Microsoft Office 365 đã được cài đặt trên máy tính Windows của bạn cùng với Microsoft Outlook và bạn đáp ứng các điều kiện tiên quyết nêu trên. Bạn có thể Tải xuống và cài đặt Microsoft Teams nếu thành phần này chưa được cài đặt.
2. Mở Microsoft Teams và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
3. Mở ứng dụng Outlook 365 và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
4. Nhấp vào biểu tượng Calendar trong Outlook để mở lịch.

   

5. Nhấp vào New Meeting. Trong menu hiện ra, nhấp chuột phải vào Teams Meeting và chọn Add to Quick Access Toolbar để hiển thị nút New Teams Meeting trên thanh công cụ trong Outlook.

   

6. Nhấp vào nút New Teams Meeting trên thanh công cụ (trong tab Home) hoặc nhấp vào New Meeting > Teams Meeting.

   

7. Nhập các thông số cần thiết cho cuộc họp nhóm mới để lên lịch:
   • Tiêu đề
   • Người dùng bắt buộc
   • Thời gian bắt đầu cuộc họp
   • Thời gian kết thúc cuộc họp
   • Vị trí
8. Nhấp vào Send khi sẵn sàng gửi lời mời họp có nhúng liên kết Teams đến những người dùng đã chọn.

   

Tham gia cuộc họp Teams trong Outlook:

1. Mở lời mời họp trong Outlook.
2. Nhấp vào liên kết Join Microsoft Teams Meeting trong lời mời.
3. Nếu đã cài đặt ứng dụng Teams trên máy tính, ứng dụng sẽ tự động mở và đưa bạn đến cuộc họp.
4. Nếu chưa cài đặt ứng dụng Teams, bạn có thể tham gia cuộc họp bằng phiên bản Teams trên trình duyệt web.

Tiện ích bổ trợ Teams cho Outlook trong Microsoft Office 2019

Quy trình tích hợp Teams với Outlook khi bạn đã cài đặt Microsoft Office 2021, 2019 hoặc 2016 trên máy tính Windows gần như giống với quy trình tích hợp Teams với Outlook dành cho Office 365 đã cài đặt.

Điểm khác biệt chính là bạn cần cài đặt và kích hoạt tiện ích bổ trợ Teams cho Outlook khi sử dụng Outlook trong bộ Microsoft Office đã cài đặt. Tiện ích bổ trợ này còn được gọi là trình cắm Teams cho Outlook hoặc tiện ích mở rộng Teams.

Để cài đặt và kích hoạt tiện ích bổ trợ Microsoft Teams trong Outlook cho Microsoft Office 2019, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Đảm bảo Microsoft Teams đã được cài đặt trên máy tính. Khi bạn cài đặt Microsoft Teams, tiện ích bổ trợ Teams cho Outlook thường được tự động thêm vào danh sách tiện ích bổ trợ trong Outlook.
2. Mở ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính.
3. Đi tới menu File hoặc nhấp vào nút Office (trong các phiên bản Office cũ hơn). Chọn Options từ menu.
4. Trong cửa sổ Tùy chọn , chọn Add-ins từ thanh bên.
5. Tìm menu thả xuống Manage và chọn COM Add-ins. Nhấp vào nút Go.

   

6. Kích hoạt tiện ích bổ trợ Microsoft Teams. Trong cửa sổ Tiện ích bổ trợ COM , chọn hộp kiểm Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office. Nếu tiện ích bổ trợ không có trong danh sách, bạn có thể cần cài đặt tiện ích này trước.

Hãy dùng thử NAKIVO Backup & Replication cho Microsoft 365

Bắt đầu dùng thử miễn phí trong 15 ngày để sao lưu Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online và Microsoft Teams, kèm theo các tùy chọn khôi phục chi tiết và lưu trữ không thể thay đổi.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Cách khắc phục sự cố thiếu phần bổ trợ Teams trong Outlook

Nếu phần bổ trợ Teams trong Outlook không có trong danh sách phần bổ trợ hoặc bạn đã xóa phần bổ trợ này trước đó, bạn có thể cần thiết lập phần bổ trợ Teams theo cách thủ công.

Để cài đặt phần bổ trợ Teams theo cách thủ công, hãy làm theo quy trình sau:

1. Trong phần Phần bổ trợ của cửa sổ Tùy chọn Outlook , chọn Manage COM Add-Ins trong danh sách thả xuống rồi nhấp vào nút Go.
2. Trong cửa sổ Phần bổ trợ COM mở ra, nhấp vào nút Add.
3. Duyệt đến vị trí cài đặt Microsoft Teams (thông thường, Teams được cài đặt tại C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin ).
4. Chọn Microsoft.Teams.AddinLoader.dll rồi nhấp vào OK để thêm phần bổ trợ Teams cho Outlook vào danh sách.
5. Chọn hộp kiểm Microsoft Teams Meeting Add-in for Microsoft Office rồi nhấp vào OK.
6. Khởi động lại Outlook để các thay đổi có hiệu lực.
7. Xác minh tích hợp Microsoft Teams. Sau khi Outlook khởi động lại, bạn sẽ thấy các tính năng tích hợp Microsoft Teams khả dụng. Hãy tìm các tùy chọn để lên lịch cuộc họp Teams, tham gia cuộc họp Teams hoặc truy cập trực tiếp vào các cuộc trò chuyện Teams từ Outlook.

Note: Các bước trên dựa trên quy trình chung để bật phần bổ trợ trong Outlook dành cho Microsoft Office. Các bước cụ thể có thể hơi khác nhau tùy theo phiên bản Outlook có trong Microsoft Office 2019. Nếu gặp khó khăn hoặc không thấy phần bổ trợ, bạn nên tham khảo tài liệu chính thức hoặc tài nguyên hỗ trợ do Microsoft cung cấp cho Microsoft Office 2019, 2016 hoặc 2021.

Cách kết nối Teams với Outlook 365 trên web

Nếu sử dụng các ứng dụng Bộ ứng dụng Office 365 trên web, việc cấu hình tích hợp Teams với Outlook sẽ đơn giản hơn. Đó là vì Teams được tích hợp sẵn với Outlook trong các dịch vụ web Microsoft 365 dành cho những gói đăng ký được hỗ trợ. Trong hầu hết trường hợp, bạn không cần kết nối MS Teams với Outlook theo cách thủ công khi sử dụng Outlook 365 trên web.

Để tạo cuộc họp Teams:

1. Hãy đảm bảo quản trị viên Microsoft 365 của tổ chức đã cấp giấy phép phù hợp cho tài khoản của bạn.
2. Đăng nhập vào Microsoft 365 bằng cách truy cập liên kết https://login.microsoftonline.com và nhập thông tin xác thực của tài khoản Microsoft 365.
3. Mở Outlook Online cho Office 365. Nhấp vào biểu tượng Apps ở góc trên bên trái trang chủ Microsoft 365 trong tài khoản của bạn, rồi nhấp vào Outlook.
4. Sau khi ứng dụng web Outlook mở ra, hãy nhấp vào biểu tượng Calendar ở bảng điều khiển bên trái.

   

5. Nhấp vào New event trong Lịch Outlook để tạo cuộc họp nhóm mới.

   

6. Nhập các thông tin cần thiết cho cuộc họp, chẳng hạn như tên cuộc họp, người được mời và thời gian họp, tương tự như khi chúng ta tạo cuộc họp Teams mới trong ứng dụng Outlook 365 đã cài đặt trên Windows. Bạn có thể dùng Trợ lý Lập lịch để chọn thời gian mà mọi người được mời đều sẵn sàng, tránh trùng lịch với các cuộc họp khác (bạn có thể thêm lịch Teams vào Outlook để tiện hơn).
7. Bật công tắc Teams meeting để tích hợp Teams với Outlook cho sự kiện này.
8. Nhấp vào Send để lên lịch cuộc họp và gửi lời mời cho những người dùng đã chọn.

   

Cách khắc phục sự cố Outlook và Teams không kết nối được

Nếu Outlook và Teams không kết nối được với nhau, bạn sẽ gặp sự cố khi thêm cuộc họp nhóm trong Outlook. Hãy thử các thao tác sau để khắc phục sự cố.

Đăng ký Teams làm ứng dụng trò chuyện cho các ứng dụng Office 365

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng Office 365 được cài đặt trên máy tính Windows, hãy đảm bảo Microsoft Teams được đăng ký làm ứng dụng trò chuyện cho Office 365.

1. Mở ứng dụng Microsoft Teams được cài đặt trên máy tính có cài đặt các ứng dụng Office 365 khác.
2. Nhấp vào … (biểu tượng có ba dấu chấm) để mở menu Tùy chọn, rồi nhấp vào Settings.

   

3. Chọn hộp kiểm Register Teams as the chat app for Office (requires restarting Office applications).

   

4. Khởi động lại Microsoft Teams 365 và Outlook dành cho các ứng dụng Office 365 được cài đặt trên máy tính của bạn.

Kiểm tra các chính sách của Teams

Sự cố có thể xảy ra nếu có chính sách chặn việc tích hợp Teams và Outlook. Trong trường hợp này, hãy thử các bước sau:

1. Truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365.
2. Truy cập Teams & groups > Policies.
3. Đảm bảo không có chính sách hạn chế nào ngăn việc tích hợp Microsoft Teams với Outlook.

   

   • Kiểm tra chính sách nâng cấp Teams với các cài đặt cùng tồn tại và nâng cấp để bật tính năng lên lịch cuộc họp trong Teams.
   • Kiểm tra chính sách cuộc họp Teams với các cài đặt chính sách cuộc họp để cho phép cài đặt phần bổ trợ Teams cho Outlook.

Các đề xuất khác

Bạn có thể thử các thao tác sau nếu vẫn gặp sự cố kết nối:

• Kiểm tra gói đăng ký Microsoft 365 của bạn và đảm bảo gói đăng ký này hỗ trợ sử dụng Microsoft Teams và Outlook tích hợp với nhau.
• Kiểm tra xem các ứng dụng Microsoft Office được cài đặt trên máy tính của bạn đã được đăng ký/kích hoạt chưa.
• Đảm bảo các ứng dụng Outlook và Teams đã được cập nhật. Cập nhật Microsoft Office ứng dụng nếu cần.
• Đăng xuất rồi đăng nhập lại vào các ứng dụng Microsoft Teams và Outlook.
• Thử gỡ cài đặt rồi cài đặt lại Teams và Outlook trên máy tính. Cài đặt Teams với tư cách quản trị viên vì các phần bổ trợ COM cho Outlook cần quyền quản trị để cài đặt và ghi giá trị vào sổ đăng ký Windows. Sau khi cài đặt, chạy Teams với tư cách người dùng thông thường.
• Kiểm tra xem phần bổ trợ Microsoft Teams cho Outlook có nằm trong danh sách Phần bổ trợ ứng dụng đang hoạt động, nhưng không nằm trong danh sách Phần bổ trợ ứng dụng không hoạt động hoặc Phần bổ trợ ứng dụng bị vô hiệu hóa trong phần cài đặt phần bổ trợ của Microsoft Outlook 2016, 2019 hoặc 2021 được cài đặt trên máy tính của bạn hay không. Nếu phần bổ trợ Teams cho Outlook nằm trong danh sách Phần bổ trợ ứng dụng không hoạt động hoặc Phần bổ trợ ứng dụng bị vô hiệu hóa, hãy chuyển phần bổ trợ này sang danh sách Phần bổ trợ ứng dụng đang hoạt động.
• Cập nhật Universal C Runtime nếu bạn sử dụng Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c

Kết luận

Các dịch vụ email của Microsoft 365 như Exchange và Outlook là những dịch vụ email đáng tin cậy và hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Để duy trì hiệu suất cao của tổ chức khi sử dụng email, đừng quên bảo vệ dữ liệu và sao lưu dữ liệu email. NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện hỗ trợ sao lưu Microsoft 365, bao gồm sao lưu Exchange, OneDrive, SharePoint và Teams.

Dùng thử NAKIVO Backup & Replication

Đăng ký dùng thử miễn phí để khám phá toàn bộ các tính năng bảo vệ dữ liệu của giải pháp này. Dùng thử miễn phí trong 15 ngày. Không có bất kỳ giới hạn nào về tính năng hay dung lượng. Không cần thẻ tín dụng.

Dùng thử miễn phí