Tổng quan chi tiết về các gói Office 365 dành cho doanh nghiệp
Office 365 là gì? Dưới tên gọi Office 365, Microsoft đã gói gọn một bộ sưu tập các ứng dụng và dịch vụ nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp những công cụ giúp nâng cao hiệu suất và tổ chức quy trình làm việc. Được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), các tính năng của Office 365 không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo an ninh và tuân thủ các quy định.
Lưu ý rằng các gói Office 365 dành cho doanh nghiệp không nên nhầm lẫn với các bộ Microsoft 365. Mặc dù các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp cung cấp các tính năng và công nghệ bảo mật tiên tiến hơn, nhưng chúng cũng có giá cao hơn và phù hợp hơn với các tổ chức có trên 300 người dùng.
Microsoft Office bao gồm những gì? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tổng quan đầy đủ về tất cả các ứng dụng có trong các gói Office 365 và tìm hiểu cách tận dụng lợi ích từ việc sử dụng chúng.
Các gói Office 365
Microsoft cung cấp nhiều gói dịch vụ đa dạng phục vụ các mục đích khác nhau. Có ba gói dành riêng cho lĩnh vực giáo dục: Office 365 A1, Office 365 A3 và Office 365 A5. Tuy nhiên, trong bài viết blog này, tôi sẽ trình bày sự khác biệt giữa các gói dành cho doanh nghiệp và các tính năng của tất cả các ứng dụng Microsoft 365 đi kèm.
Đối với các tùy chọn dành cho doanh nghiệp, có bốn gói để lựa chọn:
- Office 365 E1 bao gồm bộ dịch vụ cơ bản như email, lưu trữ, hợp tác và quản lý công việc. Các ứng dụng Office trên máy tính để bàn không được bao gồm.
- Office 365 E3 là sự kết hợp giữa các tính năng của Office 365 E1 và các ứng dụng Office trên máy tính để bàn, đi kèm với các dịch vụ tuân thủ và bảo mật phiên bản doanh nghiệp.
- Office 365 E5 bao gồm tất cả các thành phần của Office 365 E3, đồng thời mang lại giá trị gia tăng nhờ các tính năng phân tích nâng cao, bảo mật và chức năng thoại, chẳng hạn như Hệ thống Điện thoại và Hội nghị Âm thanh.
- Office 365 F3 dành cho nhân viên tuyến đầu. Phiên bản này cung cấp các ứng dụng Office trên web và di động kết hợp với các công cụ gửi email và cộng tác. Tuy nhiên, Office 365 F3 không bao gồm nhiều tính năng quản lý, bảo vệ và bảo mật.
Tổng quan về các ứng dụng Office 365
Office 365 bao gồm các danh mục và ứng dụng dưới đây. Trong phần này, tôi sẽ cung cấp tổng quan về các ứng dụng chính.
- Các ứng dụng Office. Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Access (chỉ dành cho PC)
- Email và lịch. Outlook, Exchange Online, Microsoft Bookings, Office Delve
- Họp và cuộc gọi. Teams
- Mạng xã hội và intranet. SharePoint Online, Yammer
- Tệp và nội dung. Microsoft OneDrive for Work, Microsoft Stream, Microsoft Sway
- Quản lý công việc. Power Apps for Microsoft 365, Power Automate for Microsoft 365, Power Virtual Agents for Teams, Microsoft Forms, Microsoft Planner, Microsoft To Do
- Phân tích nâng cao. MyAnalytics, Power BI Pro
- Quản lý thiết bị và ứng dụng . Microsoft Graph API, Hỗ trợ Chính sách Nhóm, Kích hoạt máy tính dùng chung
- Bảo vệ khỏi các mối đe dọa. Microsoft Defender cho Office 365
- Bảo vệ thông tin. Azure Information Protection, Office 365 Cloud App Security
- Tuân thủ nâng cao. eDiscovery, Lưu trữ và Giữ hộp thư, Tuân thủ nâng cao của Office 365
Ứng dụng Office
Các ứng dụng Office có lẽ không cần giới thiệu nhiều vì chúng là một trong những công cụ kinh doanh được sử dụng rộng rãi nhất. Với Office 365, bạn có Word để tạo và chỉnh sửa tài liệu, Excel để tổ chức các phép tính và dữ liệu, PowerPoint để thiết kế bản trình bày, OneNote để sắp xếp ghi chú và Access để tạo các ứng dụng kinh doanh.
Có sẵn cho: E3, E5 (E1 và F3 chỉ bao gồm các phiên bản web và di động của Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote.)
Outlook
Outlook tập hợp email và lịch của bạn vào một nơi duy nhất. Ứng dụng này cung cấp giao diện trực quan để kết nối và theo dõi các sự kiện và cuộc hẹn đồng thời quản lý và sắp xếp email của bạn.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Exchange Online
Exchange Online là một lựa chọn khác cho email và lịch làm việc của doanh nghiệp. Nhìn chung, nó tiên tiến hơn so với Outlook. Bảng điều khiển Exchange Online có đầy đủ các công cụ cần thiết để quản lý email của tổ chức. Ngoài ra, Exchange Online cho phép bạn gửi các tin nhắn có dung lượng lớn hơn và cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao hơn, chẳng hạn như lọc email và tuân thủ quy định.
Có sẵn cho: E1 (50 GB), E3 (100 GB), E5 (100 GB), F3
Microsoft Bookings
Bookings giúp bạn tổ chức và quản lý các cuộc hẹn. Bạn có thể tùy chỉnh chi tiết sự kiện, chỉ định nhà cung cấp dịch vụ và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Microsoft Bookings được tích hợp với lịch của bạn để giúp bạn tìm các khung giờ trống và tránh đặt lịch trùng lặp.
Có sẵn cho: E3, E5, F3
Office Delve
Delve là công cụ giúp đơn giản hóa việc tổ chức và trình bày tài liệu. Bạn có thể kết nối với nhóm của mình, xem toàn bộ nội dung liên quan đến một chủ đề cụ thể và tìm kiếm các liên kết cũng như tài liệu. Đây là công cụ mạnh mẽ để tổ chức tệp tin bằng cách nhóm chúng vào các bảng, giúp bạn tìm kiếm tài liệu hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Có sẵn cho: E1, E3, E5
Teams
Teams là một ứng dụng cộng tác kết hợp các tính năng trò chuyện, gọi điện, họp video và chia sẻ tệp. Nền tảng này tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác và sự tham gia của nhóm, cho phép bạn bắt đầu hội nghị video chỉ bằng một cú nhấp chuột, quản lý tệp theo thời gian thực và chia sẻ ý kiến qua tin nhắn hoặc thư thoại. Áp dụng cho: E1, E3, E5, F3
SharePoint Online
SharePoint là một ứng dụng mạng nội bộ giúp thúc đẩy giao tiếp và hợp tác trong toàn tổ chức. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu, quản lý tài nguyên, nhanh chóng tìm kiếm tệp tin và lan tỏa kiến thức chung để nâng cao tinh thần làm việc nhóm và năng suất.
Có sẵn cho: E1 (Gói 1), E3 (Gói 2), E5 (Gói 2), F3 (Người dùng không thể là quản trị viên. Không có trang cá nhân.)
Yammer
Yammer là mạng xã hội dành cho tổ chức của bạn. Ứng dụng này cung cấp cách thức tổ chức sự kiện trực tiếp, kết nối trong toàn tổ chức và chia sẻ thông tin. Bạn có thể tổ chức các khóa đào tạo và cuộc họp công ty với tối đa 20.000 người tham dự và tương tác với đội ngũ thông qua video bằng ứng dụng web và di động. Để đo lường tác động và hiểu rõ hoạt động, hãy sử dụng các công cụ phân tích trong Trung tâm Quản trị Office.
Hỗ trợ cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft OneDrive for Business
OneDrive cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn bộ Microsoft 365. Bạn có thể chia sẻ tệp từ các ứng dụng khác, tải lên tài nguyên, đồng bộ hóa thư viện và cộng tác trên bất kỳ thiết bị nào. Quản trị viên có thể quản lý các chính sách bảo mật để bảo vệ và khôi phục tệp. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Microsoft không cung cấp tính năng sao lưu toàn diện tích hợp sẵn, và việc sử dụng OneDrive thay cho các bản sao lưu thực sự không phải là cách đáng tin cậy để bảo vệ dữ liệu của bạn. Để có thể khôi phục dữ liệu tại một thời điểm cụ thể từ bản sao lưu, hãy thử dịch vụ ” Phiên bản miễn phí ” của NAKIVO Backup & Replication.
Dịch vụ này có sẵn cho các gói: E1 (1 TB), E3 (1-5+ TB), E5 (1-5+ TB), F3 (2 GB mỗi người dùng)
Microsoft Stream
Microsoft Stream là ứng dụng đa năng giúp tập hợp tất cả video từ khắp tổ chức của bạn. Phát trực tiếp các sự kiện cho tối đa 10.000 người tham dự, chia sẻ bản ghi cuộc họp nhóm và phân phối video đào tạo để cải thiện môi trường làm việc và mở rộng cơ sở kiến thức doanh nghiệp.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Sway
Sway là công cụ để tạo bài thuyết trình, tài liệu, bản tin và các tài liệu trực quan khác. Ban đầu, nó có thể trông giống PowerPoint, nhưng có một số điểm khác biệt. Sway trực quan hơn và tiết kiệm công sức hơn nhờ trình tạo nội dung kéo và thả cùng các bố cục có thể tùy chỉnh. PowerPoint có thể hữu ích hơn cho các bài thuyết trình chứa nhiều dữ liệu, trong khi Sway mang lại trải nghiệm trực quan và đa phương tiện. Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Power Apps và Power Automate cho Microsoft 365
Các ứng dụng này là những công cụ “low-code” giúp giải quyết các thách thức trong kinh doanh của bạn. Power Automate giúp đơn giản hóa các tác vụ của bạn bằng cách tự động hóa quy trình làm việc và kết nối các quy trình vận hành. Đồng thời, Power Apps cho phép bạn phát triển các ứng dụng để sử dụng trên nhiều thiết bị.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Forms
Forms là ứng dụng thu thập mọi loại phản hồi thông qua các cuộc thăm dò, bài kiểm tra và khảo sát chỉ mất vài phút để tạo. Bạn có thể trực quan hóa và phân tích dữ liệu nhanh chóng bằng biểu đồ thời gian thực và báo cáo tự động, có thể xuất sang Excel. Microsoft Forms giúp bạn theo dõi phản hồi của khách hàng và mức độ hài lòng của nhân viên – những yếu tố quan trọng cho sự phát triển kinh doanh.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Planner
Planner là ứng dụng trực quan giúp tổ chức công việc nhóm và quản lý nhiệm vụ. Bạn có thể tạo bảng trực quan bằng nhãn, danh sách kiểm tra và tệp tin để nâng cao năng suất và sự hợp tác của nhóm.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft To Do
Microsoft To Do là công cụ lập kế hoạch hàng ngày thông minh cho phép quản lý nhiệm vụ trên nhiều nền tảng. Kết nối với đồng nghiệp, chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn và đặt lời nhắc để luôn đi đúng hướng. Sử dụng các đề xuất được cá nhân hóa để cập nhật các nhiệm vụ hàng tuần/hàng ngày và duy trì sự tổ chức bằng cả ứng dụng trên máy tính để bàn và thiết bị di động.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
MyAnalytics
MyAnalytics giúp bạn khám phá và cải thiện thói quen làm việc của mình. Dựa trên email, cuộc gọi, cuộc họp và tin nhắn, AI phân tích mức độ tập trung của bạn để tăng năng suất và cải thiện sức khỏe tổng thể. Tất cả dữ liệu chỉ dành riêng cho bạn, vì mục đích của nó là tìm ra thói quen làm việc cá nhân phù hợp với nhu cầu và thói quen của bạn.
Có sẵn cho: E1, E3, E5
Power BI
Power BI là phần mềm phân tích cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết mạnh mẽ và phân tích sâu sắc về các nguồn dữ liệu của bạn, chẳng hạn như hệ thống CRM, Google Analytics, Excel, Microsoft Exchange và các nguồn khác. Bạn có thể trực quan hóa dữ liệu phức tạp một cách dễ dàng bằng các báo cáo tương tác và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh. Có sẵn cho: E5
Microsoft Defender cho Office 365
Dịch vụ này là giải pháp của Microsoft nhằm bảo vệ chống lại phần mềm độc hại, bao gồm các cuộc tấn công lừa đảo, xâm nhập email và ransomware. Microsoft Defender cho Office 365 cung cấp hỗ trợ trong suốt chu kỳ tấn công:
- Phòng ngừa. Hệ thống lọc và các tính năng tích hợp khác giúp tổ chức của bạn không phải tiếp xúc với phần lớn phần mềm độc hại.
- Phát hiện. Các cơ chế AI giúp phát hiện phần mềm độc hại ngay từ giai đoạn đầu của cuộc tấn công để giảm thiểu thiệt hại và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
- Điều tra và truy vết. Các tính năng này đảm bảo Microsoft Defender theo dõi và điều tra mối đe dọa để ngăn chặn nó lây lan trong hệ thống.
- Phản ứng và khắc phục. Tự động hóa giúp bạn chuẩn bị để phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước các mối đe dọa.
- Nâng cao nhận thức và đào tạo. Các ứng dụng giúp nâng cao nhận thức và hỗ trợ quá trình đào tạo.
- Tình trạng bảo mật. Tuân thủ các mẫu và khuyến nghị để tăng cường bảo mật.
Có sẵn cho: E5
Bảo mật ứng dụng đám mây Office 365
Microsoft Cloud App Security (MCAS) giúp xác định và chống lại các mối đe dọa mạng trên tất cả các dịch vụ đám mây. Tích hợp bản địa cho phép bạn quản lý và kiểm soát tài nguyên của mình đồng thời tuân thủ các quy định về tuân thủ.
Có sẵn cho: E5
Kết luận
Hầu như mọi doanh nghiệp đều có thể tìm thấy một lựa chọn phù hợp nhờ vào sự đa dạng của các gói Microsoft 365 và Office 365. Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, hãy xem xét các tác vụ hàng ngày, đánh giá các ưu tiên và đặt mục tiêu cho quy trình làm việc của tổ chức. Một số tính năng hoặc ứng dụng của Microsoft Office 365 trong các gói cao cấp và đắt tiền hơn có thể là thừa thãi đối với trường hợp cụ thể của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên xem xét mọi giá trị gia tăng thông qua lăng kính của ngành và đội ngũ của mình.
Việc sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 là cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc của công ty, thúc đẩy sự hợp tác và nâng cao năng suất. Để tiếp tục tận dụng tối đa các lợi ích của Microsoft 365, hãy đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng nhất của bạn được bảo vệ an toàn. Sử dụng NAKIVO Backup & Replication để bảo vệ dữ liệu Exchange Online, OneDrive for Business và SharePoint Online khỏi mất mát do ransomware và xóa nhầm. Giải pháp này cho phép bạn sao lưu dễ dàng và khôi phục dữ liệu gần như ngay lập tức.
