Tổng quan chi tiết về các gói Office 365 dành cho doanh nghiệp
Office 365 là gì? Dưới tên gọi Office 365, Microsoft đã gói gọn một bộ sưu tập các ứng dụng và dịch vụ nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp những công cụ giúp nâng cao hiệu suất và tổ chức quy trình làm việc. Được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), các tính năng của Office 365 không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo an ninh và tuân thủ các quy định.
Lưu ý rằng các gói Office 365 dành cho doanh nghiệp không nên nhầm lẫn với các bộ Microsoft 365. Mặc dù các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp cung cấp các tính năng và công nghệ bảo mật tiên tiến hơn, nhưng chúng cũng có giá cao hơn và phù hợp hơn với các tổ chức có trên 300 người dùng.
Microsoft Office bao gồm những gì? Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy tổng quan đầy đủ về tất cả các ứng dụng có trong các gói Office 365 và tìm hiểu cách tận dụng lợi ích từ việc sử dụng chúng.
Các gói Office 365
Microsoft cung cấp một loạt các gói cho nhiều mục đích khác nhau. Có ba gói hướng tới giáo dục: Office 365 A1, Office 365 A3, và Office 365 A5. Tuy nhiên, trong bài viết blog này, tôi trình bày sự khác biệt giữa các gói doanh nghiệp khác nhau và chức năng của tất cả các ứng dụng Microsoft 365 đã bao gồm.
Đối với các tùy chọn doanh nghiệp, có bốn gói để lựa chọn:
- Office 365 E1 bao gồm một bộ dịch vụ cơ bản như email, lưu trữ, cộng tác và quản lý công việc. Các ứng dụng văn phòng máy tính không được bao gồm.
- Office 365 E3 là sự kết hợp giữa các tính năng của Office 365 E1 và các ứng dụng văn phòng máy tính kết hợp với phiên bản doanh nghiệp của dịch vụ tuân thủ và bảo mật.
- Office 365 E5 bao gồm tất cả các thành phần của Office 365 E3, thêm vào giá trị với các dịch vụ phân tích nâng cao, bảo mật và khả năng thoại, chẳng hạn như Hệ thống Điện thoại và Hội nghị Âm thanh.
- Office 365 F3 dành cho các nhân viên tuyến đầu. Phiên bản này cung cấp các ứng dụng web và di động của Office kết hợp với các công cụ email và cộng tác. Tuy nhiên, Office 365 F3 không bao gồm nhiều tính năng quản lý, bảo vệ và bảo mật.
Tổng quan về Ứng dụng Office 365
Office 365 bao gồm các danh mục và ứng dụng dưới đây. Trong phần này, tôi cung cấp một tổng quan về các ứng dụng chính.
- Ứng dụng Office. Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Access (chỉ dành cho PC)
- Email và lịch. Outlook, Exchange Online, Microsoft Bookings, Office Delve
- Cuộc họp và thoại. Teams
- Mạng xã hội và nội bộ. SharePoint Online, Yammer
- Tập tin và nội dung. Microsoft OneDrive cho công việc, Microsoft Stream, Microsoft Sway
- Quản lý công việc. Power Apps cho Microsoft 365, Power Automate cho Microsoft 365, Power Virtual Agents cho Teams, Microsoft Forms, Microsoft Planner, Microsoft To Do
- Phân tích nâng cao. MyAnalytics, Power BI Pro
- Quản lý thiết bị và ứng dụng . Microsoft Graph API, Hỗ trợ Chính sách Nhóm, Kích hoạt máy tính dùng chung
- Bảo vệ mối đe dọa. Microsoft Defender cho Office 365
- Bảo vệ thông tin. Azure Information Protection, Bảo mật Ứng dụng Đám mây Office 365
- Tuân thủ nâng cao. eDiscovery, Lưu trữ và Giữ Hộp Thư, Tuân Thủ Nâng Cao Office 365
Ứng dụng Office
Ứng dụng Office có lẽ không cần giới thiệu nhiều vì chúng là một trong những công cụ kinh doanh được sử dụng rộng rãi nhất. Với Office 365, bạn nhận được Word để tạo và chỉnh sửa tài liệu, Excel để cấu trúc phép tính và dữ liệu, PowerPoint để thiết kế bài thuyết trình, OneNote để tổ chức ghi chú, và Access để tạo ứng dụng kinh doanh.
Có sẵn cho: E3, E5 (E1 và F3 chỉ bao gồm phiên bản web và di động của Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote.)
Outlook
Outlook đưa email và lịch vào một nơi. Ứng dụng này cung cấp một giao diện trực quan để kết nối và theo dõi sự kiện và cuộc hẹn trong khi quản lý và tổ chức email của bạn.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Exchange Online
Exchange Online là một sự lựa chọn khác cho email và lịch công việc của bạn. Nói chung, nó tiên tiến hơn so với Outlook. Bảng điều khiển Exchange Online có tất cả các công cụ cần thiết để quản lý email của tổ chức bạn. Ngoài ra, Exchange Online cho phép bạn gửi tin nhắn lớn hơn và tiến xa hơn về mặt bảo mật, như lọc email và tuân thủ.
Có sẵn cho: E1 (50 GB), E3 (100 GB), E5 (100 GB), F3
Microsoft Bookings
Bookings giúp bạn tổ chức và quản lý các cuộc hẹn. Bạn có thể tùy chỉnh chi tiết sự kiện, và chỉ định nhà cung cấp dịch vụ và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Microsoft Bookings được tích hợp với lịch của bạn để giúp bạn tìm các khoảng thời gian trống và tránh đặt lịch trùng lặp.
Có sẵn cho: E3, E5, F3
Office Delve
Delve là một công cụ đơn giản hóa việc tổ chức và miêu tả tài liệu. Bạn có thể kết nối với đội của mình, xem tất cả nội dung liên quan đến một chủ đề cụ thể, và tìm kết nối và tài liệu. Nó là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức các tệp tin bằng cách nhóm chúng vào các bảng, có thể giúp bạn tìm kiếm tài liệu hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Có sẵn cho: E1, E3, E5
Teams
Teams là một ứng dụng cộng tác nơi mà trò chuyện, cuộc gọi, các cuộc họp video và chia sẻ tệp đều hoà lại với nhau. Nền tảng này tạo điều kiện cho sự cộng tác và gắn kết trong nhóm, cho phép bạn bắt đầu các cuộc hội nghị video chỉ bằng một cú nhấp chuột, quản lý tệp tin theo thời gian thực và chia sẻ suy nghĩ thông qua tin nhắn hoặc hộp thư thoại. Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
SharePoint Trực tuyến
SharePoint là ứng dụng mạng nội bộ giúp trao đổi thông tin và hợp tác trong toàn tổ chức. Bạn có thể chia sẻ dữ liệu, quản lý tài nguyên, nhanh chóng tìm tệp tin và lan truyền tri thức tập thể để thúc đẩy làm việc nhóm và năng suất.
Có sẵn cho: E1 (Kế hoạch 1), E3 (Kế hoạch 2), E5 (Kế hoạch 2), F3 (Người dùng không thể là quản trị viên. Không có trang cá nhân.)
Yammer
Yammer là mạng xã hội cho tổ chức của bạn. Ứng dụng này cung cấp cách để tổ chức sự kiện trực tiếp, kết nối toàn tổ chức và chia sẻ thông tin. Bạn có thể tổ chức đào tạo và các cuộc họp công ty với tối đa 20,000 người tham dự và thu hút nhóm của bạn bằng video qua web và các ứng dụng di động. Để đánh giá tác động và hiểu hoạt động, sử dụng phân tích trong trung tâm quản trị Office của bạn.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft OneDrive for Business
OneDrive cho phép bạn kết nối dữ liệu của mình trên toàn bộ Microsoft 365. Bạn có thể chia sẻ tệp tin từ các ứng dụng khác, tải lên tài nguyên, đồng bộ hóa thư viện và hợp tác trên bất kỳ thiết bị nào. Quản trị viên có thể quản lý chính sách an ninh để bảo vệ và khôi phục tệp tin. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng Microsoft không cung cấp tính năng sao lưu toàn diện tích hợp, và sử dụng OneDrive thay vì bản sao lưu thực tế không phải là cách đáng tin để bảo vệ dữ liệu của bạn. Để có thể thực hiện phục hồi dữ liệu từng điểm thời gian từ sao lưu, hãy thử Phiên bản miễn phí của NAKIVO Backup & Replication.
Có sẵn cho: E1 (1 TB), E3 (1-5+ TB), E5 (1-5+ TB), F3 (2 GB mỗi người dùng)
Microsoft Stream
Microsoft Stream là ứng dụng đa chức năng tập hợp tất cả video của bạn trong tổ chức. Tổ chức sự kiện trực tiếp cho tối đa 10,000 người tham dự, chia sẻ bản ghi gặp mặt nhóm và lan truyền các video đào tạo để cải thiện môi trường làm việc và mở rộng cơ sở tri thức công ty.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Sway
Sway là công cụ tạo các bài thuyết trình, tài liệu, bản tin và các tài liệu trực quan khác. Ban đầu có thể trông nó hơi giống PowerPoint, nhưng nó có một số khác biệt. Sway trực quan hơn và dễ sử dụng hơn với trình tạo kéo-thả và bố cục có thể tự tùy chỉnh. PowerPoint có thể hữu ích hơn cho các bài thuyết trình có nhiều dữ liệu, trong khi Sway cung cấp trải nghiệm trực quan và đa phương tiện. Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Power Apps và Power Automate cho Microsoft 365
Những ứng dụng này là công cụ mã thấp giúp giải quyết các thách thức kinh doanh của bạn. Power Automate đơn giản hóa các công việc của bạn bằng cách tự động hóa quá trình làm việc và kết nối các quy trình hoạt động. Đồng thời, Power Apps cho phép bạn phát triển các ứng dụng để sử dụng trên nhiều thiết bị.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Forms
Forms là một ứng dụng để thu thập mọi loại phản hồi bằng cách sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến, bài kiểm tra và khảo sát mà chỉ mất vài phút để tạo. Bạn có thể trực quan hóa và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng với các biểu đồ thời gian thực và báo cáo tự động, có thể xuất ra Excel. Microsoft Forms có thể giúp bạn theo dõi phản hồi của khách hàng và mức độ hài lòng của nhân viên, điều này rất quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft Planner
Planner là một ứng dụng trực quan giúp tổ chức công việc nhóm và quản lý nhiệm vụ. Bạn có thể tạo các bảng trực quan bằng cách sử dụng nhãn, danh sách kiểm tra và tệp để nâng cao năng suất và sự hợp tác của nhóm.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
Microsoft To Do
Microsoft To Do là một trình lập kế hoạch hàng ngày thông minh cho phép quản lý các công việc trên nhiều nền tảng. Kết nối với các đồng nghiệp của bạn, chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn và đặt nhắc nhở để duy trì tiến độ. Sử dụng các gợi ý cá nhân hóa để cập nhật các nhiệm vụ hàng tuần/hàng ngày của bạn và duy trì tổ chức sử dụng cả ứng dụng trên máy tính để bàn và di động.
Có sẵn cho: E1, E3, E5, F3
MyAnalytics
MyAnalytics cho phép bạn phát hiện và cải thiện các mẫu làm việc của mình. Dựa trên email, cuộc gọi, cuộc họp và trò chuyện, AI phân tích mức độ tập trung của bạn để tăng cường năng suất và cải thiện sức khỏe tổng thể. Tất cả dữ liệu chỉ có sẵn cho bạn, vì nó nhằm tìm ra thói quen làm việc cá nhân phù hợp với nhu cầu và thói quen của bạn.
Có sẵn cho: E1, E3, E5
Power BI
Power BI là phần mềm phân tích cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết mạnh mẽ và sâu sắc từ các nguồn dữ liệu của bạn, chẳng hạn như hệ thống CRM, Google Analytics, Excel, Microsoft Exchange, và các nguồn khác. Bạn có thể dễ dàng trực quan hóa dữ liệu phức tạp với các báo cáo tương tác và bảng điều khiển tùy chỉnh. Sẵn có cho: E5
Microsoft Defender cho Office 365
Dịch vụ này là phản hồi của Microsoft đối với bảo vệ phần mềm độc hại, bao gồm các cuộc tấn công lừa đảo, xâm nhập email và ransomware. Microsoft Defender cho Office 365 cung cấp hỗ trợ trong suốt vòng đời của một cuộc tấn công:
- Ngăn chặn. Ngăn chặn thông qua ngăn chặn và các tính năng tích hợp giúp tổ chức của bạn thậm chí không thấy phần lớn phần mềm độc hại.
- Phát hiện. Cơ chế AI giúp phát hiện phần mềm độc hại trong giai đoạn đầu của một cuộc tấn công để giảm thiểu tổn hại và tránh rò rỉ dữ liệu.
- Điều tra và săn đuổi. Những cơ chế này đảm bảo rằng Microsoft Defender theo dõi và điều tra mối đe dọa để ngăn nó lan sang hệ thống.
- Phản hồi và khắc phục. Tự động hóa giúp bạn chuẩn bị cho phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước mối đe dọa.
- Nhận thức và đào tạo. Các ứng dụng kích thích nhận thức và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đào tạo.
- Tư thế an toàn. Thực hiện theo các mẫu và khuyến nghị để tăng cường bảo mật.
Sẵn có cho: E5
Office 365 Cloud App Security
Bảo mật ứng dụng đám mây của Microsoft (MCAS) giúp xác định và chiến đấu với các mối đe dọa không gian mạng trên tất cả các dịch vụ đám mây. Tích hợp gốc cho phép bạn quản lý và kiểm soát tài nguyên của bạn trong khi tuân thủ các quy định pháp lý.
Sẵn có cho: E5
Kết luận
Hầu hết mọi doanh nghiệp có thể tìm ra lựa chọn phù hợp với phạm vi của các kế hoạch Microsoft 365 và Office 365. Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, hãy cân nhắc các nhiệm vụ hàng ngày của bạn, đánh giá các ưu tiên của bạn và đặt ra các mục tiêu cho quy trình làm việc của tổ chức của bạn. Một số tính năng hoặc ứng dụng của Microsoft Office 365 trong các kế hoạch nâng cao và đắt tiền hơn có thể là dư thừa cho trường hợp cụ thể của bạn. Đó là lý do tại sao cần nhìn vào mọi giá trị gia tăng thông qua lăng kính của ngành nghề và đội nhóm của bạn.
Sử dụng các ứng dụng của Microsoft 365 là cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc của công ty bạn, thúc đẩy hợp tác và nâng cao năng suất. Để tiếp tục tận dụng các lợi ích đa dạng của Microsoft 365, hãy đảm bảo dữ liệu quan trọng nhất của bạn được an toàn. Sử dụng NAKIVO Backup & Replication để bảo vệ dữ liệu Exchange Online, OneDrive cho Doanh nghiệp và SharePoint Online khỏi mất dữ liệu liên quan đến ransomware và xóa nhầm. Giải pháp này cho phép bạn sao lưu dễ dàng và khôi phục các Mục gần như ngay lập tức.
