Narzędzia innych producentów do wykonania kopii zapasowej dla Microsoft 365

Wiele firm korzysta z usług SaaS w chmurze, takich jak Microsoft 365, aby zapewnić sobie nieprzerwaną wydajność, współpracę w czasie rzeczywistym oraz stały dostęp do danych. Jednak wraz ze wzrostem ilości danych natywne narzędzia Microsoftu przestają wystarczać do zapewnienia odpowiedniej ochrony danych przed błędami ludzkimi i cyberzagrożeniami. Co więcej, natywne funkcje nie są wystarczające, aby sprostać zaostrzającym się wymaganiom zgodności, co ma kluczowe znaczenie dla branż podlegających ścisłej regulacji.

W dokumencie Microsoftu Umowa o świadczenie usług zachęca się użytkowników do korzystania z narzędzi innych firm do tworzenia kopii zapasowych danych, ponieważ model wspólnej odpowiedzialności nakłada na użytkowników obowiązek ochrony swoich danych, w tym tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania i zarządzania dostępem. Microsoft nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych, nawet jeśli jest ona spowodowana niedostępnością usługi.

Czynniki te skłaniają firmy do poszukiwania bardziej kompleksowych rozwiązań innych firm do tworzenia kopii zapasowych dla Microsoft 365 i procesu odzyskiwania danych.

Microsoft 365 oferuje wbudowane funkcje zapewniające zgodność z przepisami, archiwizację, przechowywanie danych oraz ich bezpieczeństwo, jednak nie stanowią one rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych. Nie umożliwiają one odzyskiwania danych do konkretnego punktu w czasie, a okres odzyskiwania jest zazwyczaj ograniczony do 30–90 dni, chyba że dane są przechowywane ze względu na wymogi zgodności.

Jakby tych ograniczeń było mało, największą wadą wszystkich natywnych narzędzi Microsoftu, w tym nowego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych M365, jest to, że nie oddzielają one fizycznie danych podstawowych od kopii zapasowych. Przechowując wszystko w chmurze Microsoftu, narażasz ochronę swoich danych i stajesz się zależny od Microsoftu i jego usług.

Rozwiązania innych firm mogą integrować się z różnymi typami pamięci masowej, takimi jak urządzenia wymienne, chmury publiczne i prywatne, serwery NAS i inne, a także z różnymi narzędziami używanymi w organizacji, takimi jak oprogramowanie antywirusowe lub do monitorowania IT. Te możliwości integracji sprawiają, że narzędzia innych firm są bardziej elastyczne i skalowalne, co pozwala łatwo dostosować je do potrzeb biznesowych.

Rozwiązania innych firm oferują większą przejrzystość i bardziej rozbudowane funkcje ochrony danych niż natywne narzędzia Microsoftu. Masz szczegółową kontrolę nad kopiami zapasowymi, ich częstotliwością i lokalizacją. Dodatkowe możliwości obejmują więcej funkcji bezpieczeństwa, szczegółowe zarządzanie dostępem oraz rozbudowaną automatyzację.

Czy natywna kopia zapasowa Microsoft 365 jest wystarczająca?

W 2024 r. natywne narzędzie do tworzenia kopii zapasowych, Microsoft 365 Backup, stało się ogólnodostępne. Jednak zarówno dane podstawowe, jak i kopie zapasowe znajdują się w infrastrukturze Microsoftu. Jeśli Microsoft 365 zostanie naruszony, Twoje dane również będą zagrożone.

Kopia zapasowa Microsoft 365 nie jest zawarta w standardowej subskrypcji i należy ją zakupić jako dodatek. W przeciwieństwie do wielu narzędzi innych firm, które oferują wykonanie kopii zapasowej danych SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive i Teams, kopia zapasowa dla Microsoft 365 nie jest jeszcze dostępna dla Teams.

Lepsza ochrona danych bez uzależnienia od dostawcy

Jednym z najlepszych rozwiązań w zakresie tworzenia kopii zapasowej jest przechowywanie kopii w wielu oddzielnych lokalizacjach, aby zapewnić sobie bezpieczną kopię do przywrócenia w różnych sytuacjach awaryjnych. Twój główny serwer może ulec awarii lub możesz paść ofiarą cyberataku, a ostatnią rzeczą, jakiej byś chciał, jest utrata dostępu do kopii zapasowych lub ich uszkodzenie wraz z danymi głównymi.

Zazwyczaj najlepiej sprawdza się zasada tworzenia kopii zapasowych 3-2-1: należy posiadać co najmniej 3 kopie danych (dane produkcyjne i 2 kopie zapasowe), z których 2 są przechowywane na 2 różnych nośnikach, takich jak dysk lub chmura, a 1 kopia jest przechowywana zdalnie (poza siedzibą firmy, poza infrastrukturą Microsoftu). Można dodatkowo udoskonal swoją strategię poprzez uczynienie co najmniej jednej kopii zapasowej niezmienną lub przechowywanie kopii na odłączonym urządzeniu fizycznie odłączonym (kopie zapasowe w izolacji fizycznej).

Korzystając z oprogramowania do wykonywania kopii zapasowych innych firm, nie polegasz wyłącznie na Microsoft i jego usługach, co minimalizuje ryzyko uzależnienia od dostawcy i zwiększa odporność danych na różne zagrożenia, w tym oprogramowanie wymuszające okup.

Scentralizowane zarządzanie i wielodostępność

Większość firm wybiera jedno rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, które zaspokaja wszystkie ich potrzeby w zakresie ochrony danych na wielu platformach, w tym w Microsoft 365. Nowoczesne narzędzie innej firmy zazwyczaj oferuje scentralizowany pulpit nawigacyjny do działań związanych z ochroną danych i obsługuje mieszane oraz hybrydowe środowiska wirtualne, fizyczne i chmurowe. Monitorowanie i raportowanie stają się łatwiejsze dla administratorów, gdy wszystko jest dostępne z jednego pulpitu nawigacyjnego.

Niektóre narzędzia oferują również wdrażanie wielodostępne do zarządzania wielooddziałowymi biurami i działami w ramach dużej organizacji lub klientami, jeśli świadczysz usługi IT.

Szybsze odzyskiwanie przy bardziej rygorystycznych celach

Narzędzia innych firm zapewniają lepszą kontrolę nad celami punktu odzyskiwania, umożliwiając zwiększenie częstotliwości wykonywania kopii zapasowych i zminimalizowanie czasu odzyskiwania. Na przykład można poprawić cele punktu odzyskiwania kopii zapasowej, korzystając z w pełni konfigurowalnych schematów rotacji i bardziej rozbudowanych możliwości automatyzacji, w tym ochrony danych opartej na zasadach, sekwencji przepływu pracy i harmonogramowania.

Można skrócić czas odzyskiwania danych, korzystając z zaawansowanego wyszukiwania słów kluczowych w danych kopii zapasowej oraz elastycznych opcji odzyskiwania, które oprócz pełnego odzyskiwania konta obejmują niemal natychmiastowe odzyskiwanie obiektów aplikacji (wiadomości e-mail, załączników, czatów w Teams itp.) oraz plików do lokalizacji pierwotnej lub dowolnej innej wybranej lokalizacji.

Niektóre narzędzia oferują również orkestrację odzyskiwania awaryjnego Funkcje i możliwości automatyzacji, które usprawniają i zabezpieczają proces odzyskiwania danych, co ma bezpośredni wpływ na ciągłość działania firmy w przypadku awarii.

Zaawansowane zabezpieczenia i zgodność z przepisami

Ochrona danych to nie tylko wykonanie kopii zapasowej. Narzędzia innych firm często oferują dodatkowe funkcje bezpieczeństwa danych, takie jak kontrola dostępu na podstawie ról, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, szyfrowanie i ochrona przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Niektóre przepisy dotyczące prywatności danych, takie jak RODO, mogą wymagać od organizacji zapewnienia użytkownikom dostępu do ich danych lub przechowywania danych użytkowników w określonych lokalizacjach lub regionach, co jest niemożliwe do osiągnięcia przy użyciu natywnych narzędzi Microsoftu.

W ten sposób narzędzia innych firm mogą pomóc przedsiębiorstwom z branż podlegających ścisłej regulacji, takich jak finanse i opieka zdrowotna, w zapewnieniu zgodności z przepisami i ochronie przed stale ewoluującymi zagrożeniami.

Płynna migracja danych

Narzędzia innych firm umożliwiają łatwą migrację danych między platformami lub dzierżawcami Microsoft 365, minimalizując zakłócenia i ryzyko związane z bezpieczeństwem.

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do wykonania kopii zapasowej dla Microsoft 365, które różnią się pod względem funkcji, wydajności i kosztów, dostosowując się do różnych potrzeb biznesowych i budżetów. Oto kilka kluczowych czynników, które warto wziąć pod uwagę.

Kompleksowy zakres

Jeśli chcesz uprościć administrację ochroną danych, potrzebujesz kompleksowego rozwiązania do wykonania kopii zapasowej. Rozwiązanie powinno obejmować wszystkie obciążenia robocze i, oprócz aplikacji Microsoft 365, zapewniać wsparcie dla środowisk fizycznych, wirtualnych i chmurowych.

Łatwość obsługi

Wybierz rozwiązania z prostym, intuicyjnym interfejsem, po którym administratorzy mogą się łatwo poruszać. Rozważ rozwiązania z centralnym pulpitem nawigacyjnym, najlepiej opartym na sieci WWW, aby mieć do niego dostęp w dowolnym momencie. Łatwość obsługi gwarantuje, że administratorzy będą mieli wystarczająco dużo czasu na bardziej krytyczne zadania związane z ochroną danych, co prowadzi nas do następnego punktu.

Zautomatyzowane kopie zapasowe

Automatyzacja rutynowych zadań, takich jak planowanie kopii zapasowych i automatyczne zasady tworzenia kopii zapasowych, pomaga administratorom zaoszczędzić czas, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów ludzkich i przypadkowego usunięcia danych.

Elastyczne opcje przywracania

Szukaj rozwiązań z wieloma opcjami przywracania do określonego punktu w czasie, w tym przywracania konta i przywracania poszczególnych plików, wiadomości e-mail, kontaktów i innych obiektów aplikacji. Ta elastyczność pozwala szybciej przywrócić potrzebne dane bez konieczności przeprowadzania długotrwałego pełnego odzyskiwania całego konta.

Bezpieczeństwo danych

Solidne rozwiązanie do ochrony danych pozwala na szyfrowanie danych kopii zapasowych, kontrolowanie dostępu do danych, uniemożliwianie modyfikacji kopii zapasowych i nie tylko, aby zapewnić lepsze zabezpieczenie przed utratą i uszkodzeniem danych.

Wielodostępność i skalowalność

Jeśli jesteś dostawcą usług IT lub zarządzasz dużą organizacją, rozważ wdrażanie wielodostępne, aby uprościć zarządzanie klientami lub działami firmy. Funkcja wielodostępności pozwala na alokację dostępnych zasobów i centralne zarządzanie nimi, jednocześnie dając dzierżawcom prawo do administrowania własnymi działaniami w zakresie ochrony danych.

Kolejnym kluczowym czynnikiem jest łatwość integracji z narzędziami innych firm i różnymi platformami pamięci masowej.

Zanim zaczniesz szukać rozwiązania do tworzenia kopii zapasowej dla Microsoft 365, opracuj strategię ochrony danych, określając cele i środki bezpieczeństwa, które musisz wdrożyć. Strategia ta pomoże Ci lepiej zorientować się w różnych rozwiązaniach dostępnych na rynku.

Wybierając narzędzie do tworzenia kopii zapasowej innej firmy, skup się na czterech poniższych czynnikach.

Funkcja

Funkcja rozwiązania powinna w pełni odpowiadać potrzebom Twojej organizacji, ale nie powinna utrudniać administratorom zarządzania ochroną danych. Wybierz bogate w funkcje, a jednocześnie przyjazne dla użytkownika narzędzie z szerokim zakresem możliwości automatyzacji, aby uwolnić administratorów od rutynowych zadań związanych z zarządzaniem kopiami zapasowymi.

Należy również upewnić się, że funkcja rozwiązania jest wystarczająca do przestrzegania najlepszych rozwiązań w zakresie ochrony danych, takich jak zasada 3-2-1.

Reputacja i niezawodność

Sprawdź opinie rzeczywistych użytkowników, aby uzyskać obiektywną opinię na temat funkcjonalności i niezawodności narzędzia. Upewnij się, że wybierasz narzędzie, które jest dostępne na rynku już od jakiegoś czasu, a dostawca posiada wystarczające doświadczenie w dziedzinie ochrony danych.

Obsługa klienta

Najlepsze rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych Microsoft 365 oferują wsparcie całodobowe z wieloma kanałami kontaktu z inżynierami technicznymi, w tym czatem, rozmowami telefonicznymi i e-mailami.

Ceny

Rozwiązanie powinno oferować przejrzyste licencjonowanie i mieścić się w Twoim budżecie. Niektóre firmy preferują narzędzia oparte na subskrypcji, podczas gdy inne czerpią większe korzyści z licencji bezterminowych.

NAKIVO Backup & Replication to kompleksowe rozwiązanie do ochrony danych przeznaczone dla wszystkich rodzajów obciążeń, w tym aplikacji Microsoft 365. Rozwiązanie obsługuje różne typy pamięci masowej i umożliwia przechowywanie kopii zapasowych lokalnie, na udziałach plików SMB/NFS, na urządzeniach zewnętrznych oraz w chmurach publicznych lub prywatnych.

Oprócz solidnych funkcji tworzenia kopii zapasowych rozwiązanie oferuje również szeroki wachlarz funkcji zabezpieczeń, orkestrację odzyskiwania awaryjnego oraz funkcje ochrony przed oprogramowaniem wymuszającym okup, zapewniając niezawodną ochronę danych przed różnorodnymi zagrożeniami.