Podstawy strategii tworzenia kopii zapasowych w usłudze Microsoft 365

Strategia wykonywania kopii zapasowej w usłudze Microsoft 365 to kompleksowy plan mający na celu zapobieganie lub minimalizowanie uszkodzeń i utraty danych w usłudze Microsoft 365 spowodowanych cyberatakami, awariami sprzętu lub oprogramowania, innymi przerwami w działaniu oraz katastrofami. Strategia ta zapewnia, że kopia zapasowa danych jest łatwo dostępna w celu szybkiego odzyskiwania, co minimalizuje przestoje i zakłócenia w działalności biznesowej.

Strategia tworzenia kopii zapasowych każdej organizacji jest unikalna i zależy od takich czynników, jak branża, wielkość firmy, dostępne zasoby, narażenie na ryzyko oraz wymagania dotyczące odporności operacyjnej. Dobrze opracowana strategia zazwyczaj obejmuje analizę ryzyka, zarządzanie zasobami IT, cele, metody i procedury tworzenia kopii zapasowych, schematy przechowywania, zarządzanie pamięcią masową, plany reagowania na incydenty oraz testowanie.

Bezpieczeństwo danych

A solidna strategia tworzenia kopii zapasowych znacznie zwiększa zdolność Twojej organizacji do przetrwania w nieustannie zmieniającym się środowisku cyberzagrożeń.

Wbrew powszechnemu przekonaniu firma Microsoft nie ponosi odpowiedzialności za ochronę danych ani za straty, jakie Twoja organizacja lub klienci mogą ponieść w wyniku awarii lub zakłóceń w działaniu usług Microsoft. Microsoft nawet zaleca wykonanie kopii zapasowej wszystkich danych z Microsoft 365, aby uniknąć ich utraty.

UWAGA: Natywne narzędzia Microsoft 365 nie zapewniają funkcji niezbędnej do zagwarantowania bezpieczeństwa danych i szybkiego odzyskiwania. Narzędzia te są często skomplikowane, wymagają ręcznej administracji i oferują niewystarczającą ochronę przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Dlatego większość organizacji wybiera oprogramowanie innych firm, takie jak NAKIVO Kopia zapasowa dla Microsoft 365.

Ciągłość działania

Nawet godzina nieplanowanej przerwy w działaniu może kosztować przedsiębiorstwa przemysłowe 125 000 dolarów, nie wspominając już o ryzyku utraty reputacji. Wdrożenie odpowiednich zasad tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania danych w Microsoft 365 zapewnia szybkie i płynne odzyskiwanie danych, umożliwiając natychmiastowe wznowienie działalności w przypadku katastrofy lub awarii systemu.

Zgodność z przepisami

Przepisy takie jak RODO, HIPAA, NIS2 i DORA wymagają wysokiej odporności operacyjnej, a ich nieprzestrzeganie może skutkować karami sięgającymi milionów. Nawet jeśli Twoja organizacja nie podlega tym przepisom, może zaistnieć konieczność przechowywania danych na potrzeby spraw sądowych i wniosków o e-discovery.

UWAGA : Chociaż Microsoft 365 oferuje narzędzia do przechowywania danych, takie jak eDiscovery i archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym, często wymagają one dużego nakładu pracy ręcznej, co prowadzi do błędów ludzkich i utraty danych.

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania; każda organizacja musi opracować strategię wykonania kopii zapasowej dostosowaną do swoich konkretnych potrzeb. Oto jednak najważniejsze aspekty, które należy wziąć pod uwagę.

1. Ocena potencjalnych zagrożeń

Zacznij od ocena ryzyka oraz analizy wpływu na działalność, aby poznać słabe punkty organizacji i potencjalne zagrożenia. Mogą one obejmować złośliwe działania, błędy ludzkie, przerwy w dostawie prądu i awarie. Kompleksowe zasady ochrony danych Office 365 powinny uwzględniać różne scenariusze, aby zająć się różnymi rodzajami ryzyka.

2. Określ zakres

Zidentyfikuj swoje zasoby i określ ich znaczenie dla firmy. Udokumentuj wszystkie aplikacje i usługi Microsoft 365, w których przechowujesz dane, i nadaj im priorytety (na przykład możesz sklasyfikować je jako krytyczne, kluczowe dla misji, ważne, ważne dla wydajności itp.).

Zazwyczaj aplikacje i dane, które należy uwzględnić w zasadach tworzenia kopii zapasowej dla Microsoft 365, to:

• Exchange Online skrzynki pocztowe, wiadomości e-mail, załączniki, kalendarze i kontakty
• OneDrive dla Firm pliki, dokumenty wraz z historią wersji, multimedia
• SharePoint Online witryny, biblioteki i listy
• Microsoft Teams rozmowy, pliki multimedialne, kanały, notatki

3. Ustal cele odzyskiwania

Określ cele w zakresie odzyskiwania danych dla każdego zasobu w oparciu o krytyczność danych i częstotliwość aktualizacji:

• Cel punktu odzyskiwania – maksymalna ilość danych, którą możesz utracić. Im bardziej krytyczne i dynamiczne są dane, tym niższy RPO musisz dla nich ustawić.
• Cele związane z czasem odzyskiwania – maksymalny czas przestoju, jaki Twoja organizacja może tolerować. W przypadku krytycznych aplikacji i usług Microsoft 365 wartość RTO wyrażana jest w sekundach, natomiast w przypadku aplikacji i usług niekrytycznych może wynosić od kilku godzin do kilku dni.

Priorytety i cele odzyskiwania determinują częstotliwość tworzenia kopii zapasowych oraz ich dostępność w celu odzyskiwania. Na przykład przechowywanie zawartości skrzynek pocztowych na taśmach odłączonych od sieci może chronić dane przed cyberatakami, ale raczej nie pomoże w odzyskaniu danych w ciągu kilku sekund, gdy zajdzie taka potrzeba. To prowadzi nas do kolejnego aspektu strategii.

4. Zróżnicuj magazyn kopii zapasowych

Obsługa warstw pomaga dostosować się do celów, jednocześnie optymalizując pojemność magazynu i zarządzanie nim. Jednym z najlepszych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa Office 365 jest dostosowanie strategii do zasada 3-2-1 w celu maksymalizacji odporności danych. Zgodnie z tą zasadą należy przechowywać co najmniej trzy kopie danych zdalnie w dwóch lokalizacjach oraz jednej w chmurze, co gwarantuje, że zawsze dysponujesz kopią zapasową umożliwiającą odzyskanie danych. Strategię tę można jeszcze bardziej ulepszyć, dodając co najmniej jedną kopię niezmienną oraz jedną kopię typu „ kopia zapasowa fizycznie odłączona od sieci ”, co zapewni bardziej niezawodną ochronę przed oprogramowaniem wymuszającym okup.

Różne typy pamięci masowej również wpływają na czas odzyskiwania danych. Jak wspomnieliśmy wcześniej, można wykonać kopię zapasową danych usuniętych użytkowników Microsoft 365 i przechowywać ją zdalnie na urządzeniach przenośnych. Jednak odzyskiwanie danych w tym przypadku może trwać dłużej niż odzyskiwanie z pamięci lokalnej. Z drugiej strony pamięć lokalna, choć zapewnia szybsze odzyskiwanie, może być mniej bezpieczna niż urządzenie pamięci masowej offline. Decyzję należy podjąć w oparciu o dostępne typy pamięci masowej, ograniczenia budżetowe, priorytet danych oraz cele związane z czasem odzyskiwania.

UWAGA : Dobrą alternatywą dla pamięci masowej kopii zapasowej dla Microsoft 365 jest inna chmura poza infrastrukturą Microsoft 365. Jednak nie wszystkie rozwiązania umożliwiają bezpośrednie tworzenie kopii zapasowych Microsoft 365 w chmurze lub zdalnie na urządzeniach, takich jak urządzenia NAS i urządzenia deduplikacyjne. NAKIVO Backup & Replication oferuje wsparcie dla szerokiego zakresu lokalizacji przechowywania danych dla Microsoft 365.

5. Skonfiguruj harmonogramy tworzenia kopii zapasowych i okresy przechowywania

Organizacje mogą potrzebować wykonać kopie zapasowe krytycznych danych codziennie lub nawet częściej, co szybko zużywa miejsce na dysku. Z tego powodu dobra polityka tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych w Microsoft 365 powinna obejmować harmonogramy tworzenia kopii zapasowych dla różnych aplikacji oraz schematy rotacji punktów odzyskiwania, aby zoptymalizować przestrzeń dyskową bez utraty ważnych danych.

Jednym z najczęściej stosowanych schematów rotacji jest Dziadek–ojciec–syn (GFS). Ten wielopoziomowy schemat obejmuje różne typy kopii zapasowych w celu zwiększenia odporności danych:

• Pełna kopia zapasowa wykonywana w najdłuższych odstępach czasu (miesiąc lub dłużej).
• A kopia różnicowa lub przyrostowa wykonywana w krótszych odstępach czasu (na przykład co tydzień)
• An kopia przyrostowa wykonywana tak często, jak to możliwe (codziennie, a w razie potrzeby nawet co godzinę)

Zarządzanie kopiami zapasowymi dla setek lub tysięcy użytkowników Microsoft 365 oraz różnorodnych aplikacji, z których korzystają, może szybko przerosnąć możliwości administratorów, co prowadzi nas do następnego punktu.

6. Zautomatyzuj zadania wykonywania kopii zapasowej

Błędy ludzkie są częsta przyczyna utraty danych, a wdrożenie protokołów automatyzacji wykonywania kopii zapasowej może pomóc zminimalizować ich występowanie. Protokoły mogą obejmować zautomatyzowane sekwencje tworzenia kopii zapasowej, harmonogramy, powiadomienia po zakończeniu tworzenia kopii zapasowej, zasady ochrony danych, wbudowane ustawienia przechowywania danych i wiele innych.

UWAGA : Natywne narzędzia Microsoft 365 są nie tylko skomplikowane, ale oferują również ograniczone możliwości automatyzacji, co skutkuje większym nakładem pracy ręcznej dla administratorów. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych innej firmy, które może odciążyć administratorów od rutynowych zadań i ograniczyć liczbę błędów ludzkich.

7. Stwórz plan reagowania na incydenty

Ustal priorytety odzyskiwania dla różnych aplikacji Microsoft 365 w oparciu o cele odzyskiwania. Szczegółowo opisz protokoły odzyskiwania, aby administratorzy dokładnie wiedzieli, co, jak, kiedy i gdzie odzyskać dane w różnych scenariuszach incydentów. Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych powinno obsługiwać wiele typów odzyskiwania, w tym pełne odzyskiwanie konta oraz odzyskiwanie plików i obiektów aplikacji (takich jak e-maile, załączniki, kanały Teams, witryny SharePoint Online i inne) z określonym momentem w czasie.

8. Rozważ ulepszenia bezpieczeństwa

Strategia wykonywania kopii zapasowej nie powinna skupiać się wyłącznie na wykonywaniu kopii zapasowych, ale powinna ustanawiać kompleksowe ramy ochrony danych. Obejmuje to protokoły bezpieczeństwa dotyczące zarządzania dostępem, szyfrowania, monitorowania zagrożeń w czasie rzeczywistym i nie tylko.

9. Sprawdź skuteczność strategii

Niezależnie od tego, jak zaawansowana jest Twoja strategia, regularne przeglądy, testy i aktualizacje procedur oraz protokołów są niezbędne, aby zapewnić skuteczność w obliczu ewoluujących zagrożeń cyfrowych.

Najnowsze akty prawne UE, takie jak NIS2 i DORA, wprowadzają odpowiedzialność kierownictwa za incydenty i utratę danych. Oznacza to, że ciągłość działania, w tym strategia wykonywania kopii zapasowych, nie jest już wyłącznie sprawą działu IT. Współpraca z kierownictwem jest niezbędna, aby zapewnić zgodność strategii wykonywania kopii zapasowych z potrzebami wszystkich jednostek biznesowych. Ponadto zaangażowanie kierownictwa może pomóc w podniesieniu świadomości personelu na temat zagrożeń i poprawie cyberhigieny w całej organizacji.

NAKIVO Backup & Replication to niezawodne rozwiązanie do ochrony danych, które pozwala zebrać wszystkie funkcje związane z ochroną danych w jednym miejscu. Oprócz obciążeń wirtualnych, chmurowych i fizycznych rozwiązanie obsługuje aplikacje i usługi Microsoft 365, a także tworzenie kopii zapasowych między chmurami. Szeroki zakres funkcjonalności rozwiązania, w tym funkcje automatycznego odzyskiwania awaryjnego, sprawiają, że jest to idealny wybór do realizacji strategii tworzenia kopii zapasowych o dowolnym stopniu złożoności.