Grupy Office 365 a listy dystrybucyjne: szczegółowe porównanie
Listy dystrybucyjne i grupy Office 365 to przydatne funkcje, z których chętnie korzystają użytkownicy pakietu Microsoft Office 365. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Office 365, ten wpis na blogu, w którym porównujemy listy dystrybucyjne i grupy Office 365, jest właśnie dla Ciebie.
Czym jest lista dystrybucyjna?
Lista dystrybucyjna to zbiór adresów e-mail, który pozwala wysyłać wiadomości do wielu odbiorców bez konieczności ręcznego wpisywania każdego adresu. Nazwa listy dystrybucyjnej wygląda jak zwykły adres e-mail. Można na przykład utworzyć listę o nazwie developers@domain.com. Lista ta może zawierać wiele adresów e-mail programistów (developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.comitp.).
Jeśli chcesz powiadomić wszystkich programistów o zmianach w nowej wersji aplikacji, ręczne wpisywanie adresów e-mail każdego z nich byłoby czasochłonne i uciążliwe. Zamiast tego możesz wpisać nazwę listy dystrybucyjnej (developers@domain.com) jako adres docelowy, a wiadomość e-mail zostanie wysłana do wszystkich programistów z listy. Lista dystrybucyjna jest czasami nazywana grupą kontaktów, grupą dystrybucyjną lub grupą Outlooka.
Czym jest grupa Office 365?
Grupy Office 365 to specjalna usługa międzyaplikacyjna, która służy do współpracy z innymi użytkownikami w zespole oraz edycji dokumentów zgodnie z zasadami zdefiniowanymi na poziomie zespołu lub projektu. Konfiguracja tej funkcji jest przechowywana w Azure Active Directory – nie należy jednak mylić grup Active Directory z grupami Office 365. Po utworzeniu grupy w Office 365 i dodaniu do niej członków, dodanym użytkownikom automatycznie przyznawane są uprawnienia do edycji udostępnionych danych. Grupy są również powiązane z adresami e-mail użytkowników.
Grupa Office 365 pozwala ominąć ograniczenie liczby odbiorców w jednej wiadomości podczas wysyłania e-maili do wielu osób. Grupy Office 365 to funkcja, a nie oddzielny produkt, taki jak Office 365 Access czy Office 365 Visio.
Zarządzanie grupami Office 365 i listami dystrybucyjnymi
Ludzie często pytają: „Jak zarządzać listą dystrybucyjną w Office 365?”. Użytkownicy mogą zarządzać grupami w Office 365, jeśli są właścicielami tych grup. Możliwe jest zezwolenie użytkownikom z zewnątrz na wysyłanie wiadomości e-mail na listę dystrybucyjną i do jej członków.
Listy dystrybucyjne można przekształcić w grupy Office 365. Najpierw należy sprawdzić, czy listę dystrybucyjną można przekształcić za pomocą polecenia cmdlet PowerShell:
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
Jeśli wszystko jest w porządku, należy przekształcić listę dystrybucyjną Office 365 w grupę Office 365 za pomocą polecenia cmdlet:
Upgrade-DistributionGroup
Tworzenie
Jak utworzyć grupę w Office 365? Grupy Office 365 mogą być tworzone ręcznie przez administratorów i użytkowników końcowych. Ponadto grupy mogą być tworzone automatycznie przez powiązane aplikacje firmy Microsoft, takie jak SharePoint Online, Teams, Planner i Yammer. Kto może tworzyć grupy w usłudze Office 365? Administratorzy mogą tworzyć grupy w Centrum administracyjnym Exchange, Centrum administracyjnym Office 365 oraz w środowisku PowerShell, które oferuje zaawansowane funkcje. Użytkownicy końcowi korzystający z różnych wersji programu Outlook mogą tworzyć grupy, przechodząc do strony Home > New Group i dodając członków grupy. Jeśli dodasz użytkowników spoza organizacji do listy dystrybucyjnej (książki adresowej) organizacji, ci użytkownicy zewnętrzni nie mogą być członkami grupy Office 365.
Lista dystrybucyjna programu Outlook może zostać utworzona w programie MS Office Outlook przez użytkowników końcowych w ustawieniach Książki adresowej jako nowa grupa kontaktów. Dostęp do tych ustawień można uzyskać w zakładce People programu Outlook. W razie potrzeby do listy dystrybucyjnej można dodawać nowych członków. Po utworzeniu listy dystrybucyjnej w programie Outlook można ją znaleźć w folderze Kontakty programu Outlook. Listę dystrybucyjną Office 365 można dodać w sekcji People w portalu. Jeśli w globalnej liście adresowej nie ma żadnych kontaktów, można je dodawać na bieżąco.
Usuwanie
Grupy Office 365 i listy dystrybucyjne programu Outlook można usunąć za pomocą narzędzi używanych do ich tworzenia.
Listy dystrybucyjne można usunąć w PowerShell. Na przykład pustą listę dystrybucyjną można znaleźć za pomocą polecenia:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
Znalezione listy dystrybucyjne można usunąć:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
Przywracanie po usunięciu
List dystrybucyjnych nie można przywrócić po usunięciu.
Grupy Office 365 można przywrócić w ciągu 30 dni od usunięcia w Centrum administracyjnym Microsoft 365.
Polecenia cmdlet programu PowerShell
Polecenia cmdlet służące do zarządzania listami dystrybucyjnymi i grupami Microsoft różnią się od siebie, ale w większości przypadków wykorzystują podobne atrybuty.
Polecenie cmdlet dla list dystrybucyjnych:
Set-DistributionGroup
Polecenie cmdlet dla grup Office 365:
Set-UnifiedGroup
Jeśli spróbujesz użyć polecenia cmdlet przeznaczonego dla listy dystrybucyjnej z atrybutami używanymi dla grup, w większości przypadków polecenie zadziała. Przeczytaj również, jak Połącz się z usługą Exchange Online w programie PowerShell.
Wspólna skrzynka pocztowa i Kalendarz
Grupy Office 365 obsługują Kalendarz, który można wykorzystać do planowania spotkań i innych wydarzeń grupowych. Wspólny Kalendarz pozwala członkom grupy uniknąć proszenia działu IT o skonfigurowanie oddzielnej skrzynki pocztowej lub witryny SharePoint dla Kalendarza. Użytkownicy mogą w tym celu korzystać z folderów publicznych dostępnych z programu Outlook. W przypadku korzystania ze skrzynki wspólnej wszystkie wiadomości e-mail są nie tylko rozsyłane do skrzynek pocztowych członków grupy, ale także przechowywane w dedykowanej skrzynce wspólnej grupy. Wiadomości są przechowywane w postaci wątków, a nowi członkowie grupy mają wgląd w wcześniej wysłane wątki. Nowi członkowie grup mogą wybrać poziom zaangażowania w zależności od preferowanych typów wiadomości. Praca ze skrzynkami wspólnymi może nie być łatwa bez tradycyjnego klienta pocztowego Outlook.
Listy dystrybucyjne nie obsługują skrzynek wspólnych ani Kalendarza. Nowi członkowie list dystrybucyjnych nie mogą przeglądać wcześniejszych wiadomości e-mail, które zostały wysłane lub odebrane przed dołączeniem użytkowników do listy.
Dodatkowe opcje udostępniania
Dodatkowe opcje udostępniania wymienione w tej sekcji są dostępne tylko dla grup Office 365, a nie dla list dystrybucyjnych. Pamięć masowa OneDrive może być wykorzystywana przez grupy do przechowywania plików i danych Kalendarza. Członkowie grupy mogą zapisywać swoje dane w udostępnionym magazynie-chmurze w OneDrive. SharePoint Online to kolejne narzędzie do udostępniania plików i współpracy, wspierane przez grupy w Office 365. Notatnik OneNote służy do wspólnego tworzenia i edytowania notatek (tekstu).
Przypadki użycia
Zarówno grupy Office 365, jak i listy dystrybucyjne mogą służyć do wysyłania wiadomości e-mail. Z listy dystrybucyjnej należy korzystać, jeśli potrzebne jest wyłącznie wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli potrzebne są dodatkowe funkcje współpracy, należy korzystać z grup.
Należy pamiętać, że podczas tworzenia zespołu w Microsoft Teams, który jest wspólną platformą do współpracy, spotkań, czatów i notatek, Office 365 automatycznie tworzy grupę Office 365. Grupy mogą być używane niezależnie, ale jednocześnie stanowią funkcjonalną część Microsoft Teams.
Wnioski
Office 365 obsługuje tysiące kont dla organizacji, a grupy stanowią wygodny sposób zarządzania kontami użytkowników, które mają pewne wspólne cechy. Ta funkcja jest przeprojektowaną implementacją list dystrybucyjnych, z której można korzystać zamiast list dystrybucyjnych i która zapewnia więcej funkcji do współpracy użytkowników w porównaniu z listami dystrybucyjnymi. Jednak listy dystrybucyjne nadal mogą być używane w Office 365, gdy potrzebujesz po prostu wysłać e-maile do wielu użytkowników. W razie potrzeby możesz ulepszyć listy dystrybucyjne, migrując do grup. Nie zapomnij wykonać kopii zapasowej Microsoft Office 365 w swojej organizacji.
