10 najlepszych rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 to jeden z najpopularniejszych pakietów biurowych wśród firm każdej wielkości i z różnych branż. Niestety ta popularność przyciąga również cyberprzestępców, którzy zazwyczaj atakują aplikacje pakietu Office. Według statystyk firmy Kaspersky za rok 2022, w okresie do października 2022 r. ponad 70% odnotowanych ataków wykorzystano luki w zabezpieczeniach pakietu Microsoft.
Organizacje posiadające abonament Microsoft 365 mogą korzystać z funkcji zabezpieczeń pakietu Office 365 oraz wdrożyć szereg środków ochronnych w celu zabezpieczenia swoich danych. W tym poście omówiono 10 najlepszych rozwiązań pozwalających lepiej zabezpieczyć konto Microsoft Office 365 w Twojej organizacji. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować różne narzędzia pakietu Office 365 w celu przeciwdziałania zagrożeniom wewnętrznym i zewnętrznym.
1. Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), znane również jako weryfikacja dwuetapowa, zapewnia dodatkową warstwę zabezpieczeń, wymagając od użytkowników wprowadzenia kodu otrzymanego na telefonie w celu zalogowania się do aplikacji Office 365. W usłudze Office 365 uwierzytelnianie wieloskładnikowe stanowi część nowoczesna platforma uwierzytelniania zapewniającej bezpieczny dostęp do zasobów firmy Microsoft.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) jest uważane za jeden z najprostszych, a jednocześnie najskuteczniejszych sposobów poprawy bezpieczeństwa w całej organizacji. Hakerzy nie mogą uzyskać dostępu do konta, nawet jeśli znają nazwę użytkownika i hasło.
W przypadku nowych subskrypcji planu Microsoft 365 uwierzytelnianie wieloskładnikowe powinno być włączone automatycznie. Można wybrać jedną z dwóch dostępnych metod weryfikacji:
- aplikacja Microsoft Authenticator : Pobierz bezpłatnie aplikację Microsoft Authenticator na urządzenie mobilne i dodaj swoje konto. Za każdym razem, gdy użytkownicy logują się, otrzymują powiadomienie, na które powinni odpowiedzieć, aby uwierzytelnić proces logowania.
- Wiadomość SMS : Microsoft wysyła wiadomość SMS zawierającą 6-cyfrowy kod weryfikacyjny, który użytkownicy muszą wprowadzić wraz z danymi logowania w celu potwierdzenia swojej tożsamości.
2. Przeszkol pracowników swojej organizacji
Błąd ludzki jest najczęstszą przyczyną naruszeń bezpieczeństwa danych w organizacji. Użytkownicy, którzy nie znają się dobrze na najlepszych rozwiązaniach w zakresie cyberbezpieczeństwa, dają się łatwo nakłonić do otwierania fałszywych e-maili, klikania linków phishingowych lub pobierania złośliwych załączników.
Zdecydowanie zaleca się firmom budowanie silnej kultury świadomości bezpieczeństwa poprzez regularne informowanie pracowników o typowych zagrożeniach i słabych punktach. W tym celu należy wdrożyć następujące środki:
- Przeprowadzaj szkolenia uświadamiające : Edukuj nowo zatrudnionych pracowników na temat szkodliwych konsekwencji ataków socjotechnicznych i phishingowych. Użytkownicy powinni nauczyć się tworzyć silne hasła oraz zrozumieć różne aspekty bezpieczeństwa e-maila w Office 365.
- Na bieżąco informuj pracowników : Cyberzagrożenia stają się coraz bardziej wyrafinowane, dlatego należy nieustannie przypominać użytkownikom o zachowaniu czujności i zgłaszaniu podejrzanych działań. Najlepszym sposobem na to jest częste wysyłanie wiadomości e-mail dotyczących najlepszych rozwiązań w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz organizowanie regularnych szkoleń.
3. Zarządzaj kontami użytkowników i uprawnieniami
Jeśli chodzi o kontrolę uprawnień, konieczne jest przestrzeganie zasady minimalnych uprawnień. Oznacza to, że użytkownicy otrzymują dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonania swoich zadań. Administratorzy mogą również korzystać z mechanizmu kontroli dostępu na podstawie ról (RBAC) w ramach usługi Office 365 oraz usługi skonfigurować synchronizację z usługą Azure Active Directory (AD) w celu zarządzania użytkownikami, przypisywania konkretnych ról oraz przyznawania dostępu do określonych aplikacji.
Należy pamiętać, że konta administratorów usługi Microsoft 365 są głównym celem cyberprzestępców, ponieważ posiadają one podwyższone uprawnienia i umożliwiają dostęp do cennych danych, co naraża cały dzierżawca usługi Office 365 na ryzyko. Administratorzy powinni korzystać ze swoich kont tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a do wykonywania rutynowych zadań niezwiązanych z administracją logować się na oddzielne konto.
4. Skonfiguruj program Microsoft Defender dla Office 365
Program Microsoft Defender zapewnia zaawansowane technologie, które chronią organizację przed różnymi zagrożeniami wynikającymi z aplikacji do współpracy, wiadomości e-mail i linków. Wszystkie subskrypcje Microsoft 365 zawierają wstępnie skonfigurowane zasady bezpieczeństwa Office 365, które wykorzystują zalecane ustawienia w celu ochrony użytkowników i zasobów w danym środowisku.
Można również ręcznie skonfigurować ważne funkcje programu Microsoft Defender, takie jak:
- Ochrona przed phishingiem : Zmodyfikuj domyślną zasadę ochrony przed phishingiem w programie Microsoft Defender dla Office 365 lub utwórz nową, aby uniemożliwić cyberprzestępcom pozyskiwanie poufnych informacji za pomocą ataków phishingowych. Wbudowana funkcja sztucznej inteligencji tworzy bazę danych opartą na rutynowej komunikacji użytkownika, aby poprawić wykrywanie złośliwych treści oraz chronić adresy e-mail i domeny organizacji przed podszywaniem się i fałszowaniem tożsamości.
- Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem : Microsoft Defender wykorzystuje wielowarstwową ochronę do automatycznego wykrywania różnych rodzajów przychodzącego lub wychodzącego złośliwego oprogramowania, takiego jak oprogramowanie szpiegujące i wirusy. Co ważniejsze, funkcja ta zapewnia niezawodne ochronę przed oprogramowaniem ransomware i reaguje w czasie rzeczywistym w przypadku wykrycia zagrożenia.
- Bezpieczne załączniki : Narzędzie „Bezpieczne załączniki” zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa poprzez sprawdzanie plików, które zostały już przeskanowane przez funkcję ochrony przed złośliwym oprogramowaniem. Dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem innych aplikacji do współpracy (OneDrive, Teams i SharePoint) są sprawdzane, zanim dotrą do miejsca przeznaczenia, co zmniejsza ryzyko infekcji oprogramowaniem wymuszającym okup.
- Bezpieczne linki : Możesz zwiększyć ochronę poczty elektronicznej w usłudze Office 365, konfigurując funkcję „Bezpieczne linki” w celu włączenia weryfikacji w momencie kliknięcia dla wszystkich adresów URL wysyłanych w wiadomościach e-mail.
5. Korzystanie z Microsoft Purview Information Protection
Zapewnienie optymalnego zarządzania danymi jest niezbędnym elementem zabezpieczania planu Microsoft 365 w Twojej organizacji. Centrum Purview Information Protection zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami w usłudze Office 365, udostępniając liczne narzędzia umożliwiające wykrywanie, klasyfikowanie i ochronę danych przesyłanych lub przechowywanych, w tym:
- Azure Information Protection : Etykietuj i klasyfikuj poufne dane, aby można było automatycznie zastosować niezbędne środki ochrony i zapewnić dostęp do nich wyłącznie autoryzowanym użytkownikom.
- Zapobieganie utracie danych (DLP): Po włączeniu zasad DLP ograniczasz ryzyko utraty danych, blokując sklasyfikowane dane oraz zapobiegając celowemu lub przypadkowemu ujawnieniu poufnych informacji.
- Szyfrowanie danych : Firma Microsoft zapewnia szyfrowanie z dwoma kluczami, co oznacza, że dane są chronione przed nieautoryzowanymi użytkownikami. Tylko Twoja organizacja może odszyfrować dane, ponieważ posiada oba klucze szyfrowania.
- Zarządzanie prawami do informacji (IRM): Możesz zapobiec udostępnianiu informacji z list i bibliotek programu SharePoint użytkownikom zewnętrznym, stosując blokadę. Zgodnie z określonymi przez Ciebie zasadami tylko upoważnione osoby mogą wyświetlać te pliki i korzystać z nich.
6. Wyłącz automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail
Jeśli Twój plan Microsoft 365 zostanie naruszony, atakujący mogą uzyskać dostęp do wszystkich Twoich aplikacji, w tym do środowiska Exchange Online. Umożliwia im to usuwanie wiadomości, modyfikowanie reguł poczty e-mail i automatyczne przekazywanie wszystkich Twoich wiadomości e-mail na adres zewnętrzny.
Na szczęście możesz zapobiec temu problemowi, wyłączając funkcję automatycznego przekazywania w centrum administracyjnym Microsoft 365. Wykonaj poniższe czynności, aby dowiedzieć się, jak to zrobić:
- Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft 365 i wybierz Exchange > przepływ poczty .
- Na karcie reguły kliknij +, a następnie wybierz utwórz nową regułę .
- Wybierz Więcej opcji w wyskakującym oknie i wypełnij pole Nazwa .
- Otwórz listę rozwijaną zastosuj tę regułę, jeśli , a następnie wybierz nadawca > jest zewnętrzny/wewnętrzny .
- Wybierz Wewnątrz organizacji i kliknij OK .
- Wybierz dodaj warunek , otwórz listę rozwijaną, a następnie wybierz Właściwości wiadomości > obejmują typ wiadomości.
- Otwórz wybierz typ wiadomości i wybierz Automatyczne przekazywanie, a następnie. kliknij OK .
- Otwórz listę rozwijaną Wykonaj następujące czynności , wybierz Zablokuj wiadomość , a następnie odrzuć wiadomość i podaj wyjaśnienie .
- Wpisz treść wiadomości w polu Określ przyczynę odrzucenia i kliknij OK . Ta wiadomość z wyjaśnieniem jest wyświetlana podczas próby automatycznego przekazywania dalej.
- Kliknij Zapisz u dołu strony.
Jeśli wszystko inne zawiedzie, pamiętaj, że w większości przypadków wiesz, jak odzyskiwanie usuniętych wiadomości e-mail w usłudze Office 365.
7. Chroń wszystkie urządzenia
Wszystkie urządzenia, nawet prywatne, używane do pracy, takie jak smartfony i tablety, mogą stać się dla cyberprzestępców bramą do infiltracji Twojej organizacji. Zalecamy ich prawidłowe skonfigurowanie, aby zapewnić im odpowiednią ochronę.
Firma Microsoft oferuje pakiet „Basic Mobility and Security”, umożliwiając zarządzanie urządzeniami mobilnymi użytkowników i ich zabezpieczanie. Administratorzy mogą egzekwować zasady zabezpieczeń, ustawiać uprawnienia dostępu, a w razie potrzeby nawet wymazać całą pamięć urządzenia.
8. Monitoruj zasady zabezpieczeń i przeprowadzaj ich audyt
Zagrożenia nieustannie ewoluują, dlatego ważne jest regularne sprawdzanie i aktualizowanie zasad zabezpieczeń, aby dostosować je do potrzeb organizacji. Należy również włączyć inspekcję i raportowanie, aby śledzić aktywność użytkowników w swoim środowisku.
Ponadto zalecamy włączenie powiadomień, aby jak najszybciej identyfikować zagrożenia i reagować na nie. Zabezpieczenia Microsoft 365 umożliwiają tworzenie zasad alertów, które informują o potencjalnych lukach w zabezpieczeniach i nagłych zmianach w systemach. Można śledzić alerty wyzwalane przez działania związane z zapobieganiem utracie danych, przepływem poczty, uprawnieniami, zarządzaniem zagrożeniami lub nadzorem nad informacjami oraz zarządzać nimi.
9. Sprawdź wskaźnik Microsoft Secure Score
Wskaźnik bezpieczeństwa Microsoft (MSS) zapewnia kompleksowy wgląd w stan zabezpieczeń organizacji. Możesz używać tego pulpitu nawigacyjnego do monitorowania wskaźników dotyczących poziomu zabezpieczeń środowiska oraz sprawdzania sugerowanych działań, które możesz wykonać, aby poprawić ten wynik i chronić dane organizacji przechowywane w chmurze.
MSS udostępnia pomiary w czasie rzeczywistym, które zmieniają się po włączeniu lub wyłączeniu ustawień zabezpieczeń Office 365 albo zainstalowaniu rozwiązań innych firm do ochrony danych. Narzędzie stale ocenia stan zabezpieczeń i odpowiednio przedstawia zalecenia.
Wynik poniżej 30% oznacza, że Twoje środowisko jest bardzo podatne na zagrożenia. W takim przypadku należy podjąć natychmiastowe działania i zastosować najlepsze rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa, aby osiągnąć lub przekroczyć zalecany próg 80%. Wynik 100% jest możliwy do osiągnięcia, gdy usługa Microsoft 365 Defender działa z pełną wydajnością w połączeniu z rozwiązaniem zabezpieczającym innej firmy.
10. Wdrażanie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych innej firmy
Nawet pomimo wszystkich funkcji zabezpieczeń dostępnych w planach Microsoft 365 nadal możesz być narażony na ryzyko. Nowe, niewykrywalne złośliwe ataki mogą nadal przenikać do środowiska Microsoft 365 i zagrażać Twojej organizacji. Aby uniknąć zarówno strat finansowych, jak i utraty reputacji podczas próby odzyskania danych po ataku, wdroż rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych innej firmy, takie jak NAKIVO Backup & Replication, które oferuje szybkie tworzenie kopii przyrostowych dla aplikacji Microsoft 365.
Zgodnie z modelem współodpowiedzialności firmy Microsoft organizacja korzystająca z aplikacji do generowania i przechowywania danych w Office 365 ponosi wyłączną odpowiedzialność za bezpieczeństwo swoich danych. Musisz wdrożyć niezbędne mechanizmy bezpieczeństwa, a także strategię tworzenia kopii zapasowych z wykorzystaniem rozwiązania innej firmy, aby zapewnić odzyskanie danych bez względu na okoliczności. Rozwiązanie NAKIVO zapewnia funkcję szybkiego tworzenia kopii zapasowych danych Microsoft Office 365 oraz natychmiastowe odzyskiwanie dowolnych elementów tam, gdzie są potrzebne.
