10 najlepszych rozwiązań zapewnienia bezpieczeństwa w usłudze Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 to jeden z najpopularniejszych pakietów biurowych wśród firm każdej wielkości i z różnych branż. Niestety ta popularność przyciąga również cyberprzestępców, którzy zazwyczaj atakują aplikacje pakietu Office. Według statystyk firmy Kaspersky za rok 2022, w okresie do października tego roku odnotowano ponad 70% odnotowanych ataków wykorzystanie luk w zabezpieczeniach pakietu Microsoft.
Organizacje korzystające z planu Microsoft 365 mogą wykorzystać funkcje zabezpieczeń Office 365 i wdrożyć szereg środków ochronnych w celu zabezpieczenia swoich danych. W tym poście omówiono 10 najlepszych rozwiązań pozwalających lepiej zabezpieczyć konto Microsoft Office 365 w Twojej organizacji. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować różne narzędzia Office 365 w celu przeciwdziałania zagrożeniom wewnętrznym i zewnętrznym.
1. Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), znane również jako weryfikacja dwuetapowa, zapewnia dodatkową warstwę zabezpieczeń, wymagając od użytkowników wprowadzenia kodu otrzymanego na telefon w celu zalogowania się do aplikacji Office 365. W usłudze Office 365 uwierzytelnianie wieloskładnikowe stanowi część nowoczesna platforma uwierzytelniająca zapewniającej bezpieczny dostęp do zasobów firmy Microsoft.
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) jest uważane za jeden z najprostszych, a jednocześnie najskuteczniejszych sposobów na poprawę bezpieczeństwa w całej organizacji. Hakerzy nie mogą uzyskać dostępu do konta, nawet jeśli znają nazwę użytkownika i hasło.
W przypadku nowych subskrypcji planu Microsoft 365 uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) powinno być włączone automatycznie. Można wybrać jedną z dwóch dostępnych metod weryfikacji:
- aplikacja Microsoft Authenticator : Pobierz aplikację Microsoft Authenticator na urządzenie mobilne za darmo i dodaj swoje konto. Za każdym razem, gdy użytkownicy logują się, otrzymują powiadomienie, na które powinni odpowiedzieć, aby uwierzytelnić proces logowania.
- Wiadomość SMS : Microsoft wysyła SMS-a zawierającego 6-cyfrowy kod weryfikacyjny, który użytkownicy muszą wprowadzić wraz z danymi logowania w celu zweryfikowania swojej tożsamości.
2. Przeszkol pracowników swojej organizacji
Błąd ludzki jest najczęstszą przyczyną naruszeń bezpieczeństwa danych w organizacji. Użytkownicy, którzy nie są zaznajomieni z najlepszymi rozwiązaniami w zakresie cyberbezpieczeństwa, dają się łatwo zwieść i otwierają fałszywe wiadomości e-mail, klikają linki phishingowe lub pobierają złośliwe załączniki.
Zdecydowanie zaleca się firmom stworzenie silnej kultury świadomości bezpieczeństwa poprzez informowanie pracowników o typowych zagrożeniach i słabych punktach. Aby to zrobić, należy podjąć następujące działania:
- Przeprowadź szkolenia uświadamiające : Poinformuj nowo zatrudnionych pracowników o szkodliwych konsekwencjach socjotechniki i ataków phishingowych. Użytkownicy powinni nauczyć się tworzyć silne hasła i zrozumieć różne aspekty bezpieczeństwa e-maila w Office 365.
- Informuj pracowników na bieżąco : Zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej wyrafinowane, dlatego należy nieustannie przypominać użytkownikom o zachowaniu czujności i zgłaszaniu podejrzanych działań. Najlepszym sposobem na to jest częste wysyłanie wiadomości e-mail dotyczących najlepszych rozwiązań w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz organizowanie regularnych szkoleń.
3. Zarządzaj kontami użytkowników i uprawnieniami
Jeśli chodzi o kontrolę uprawnień, konieczne jest przestrzeganie zasady minimalnych uprawnień. Oznacza to, że użytkownicy otrzymują dostęp wyłącznie do tych danych, które są im potrzebne do wykonania powierzonych zadań. Administratorzy mogą również korzystać z mechanizmu kontroli dostępu na podstawie ról (RBAC) w ramach usługi Office 365 oraz usługi skonfigurować synchronizację z usługą Azure Active Directory (AD) w celu zarządzania użytkownikami, przypisywania im określonych ról oraz przyznawania dostępu do wybranych aplikacji.
Należy pamiętać, że konta administratorów Microsoft 365 są głównym celem cyberprzestępców, ponieważ mają one podwyższone uprawnienia i mogą uzyskać dostęp do cennych danych, narażając w ten sposób na ryzyko cały zespół dzierżaw Office 365. Administratorzy powinni korzystać ze swoich kont tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a do wykonywania rutynowych zadań niezwiązanych z administracją logować się na oddzielne konto.
4. Skonfiguruj program Microsoft Defender dla usługi Office 365
Program Microsoft Defender zapewnia zaawansowane technologie, które chronią organizację przed różnymi zagrożeniami wynikającymi z aplikacji do współpracy, wiadomości e-mail i linków. Wszystkie subskrypcje usługi Microsoft 365 zawierają wstępnie skonfigurowane zasady zabezpieczeń usługi Office 365, które wykorzystują zalecane ustawienia w celu ochrony użytkowników i obciążeń w danym środowisku.
Można również ręcznie skonfigurować ważne funkcje programu Microsoft Defender, takie jak:
- Ochrona przed phishingiem : Zmodyfikuj domyślną zasadę ochrony przed phishingiem w programie Microsoft Defender dla Office 365 lub utwórz nową, aby uniemożliwić cyberprzestępcom pozyskiwanie poufnych informacji za pomocą schematów phishingowych. Wbudowana funkcja sztucznej inteligencji tworzy bazę danych opartą na rutynowych działaniach komunikacyjnych użytkownika, aby poprawić wykrywanie złośliwych treści i chronić adresy e-mail oraz domeny organizacji przed podszywaniem się i spoofingiem.
- Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem : Microsoft Defender wykorzystuje wielowarstwową ochronę do automatycznego wykrywania różnych rodzajów przychodzącego lub wychodzącego złośliwego oprogramowania, takiego jak oprogramowanie szpiegujące i wirusy. Co ważniejsze, funkcja ta zapewnia niezawodne ochrona przed oprogramowaniem wymuszającym okup i reaguje w czasie rzeczywistym w przypadku wykrycia zagrożenia.
- Bezpieczne załączniki : Narzędzie Bezpieczne załączniki zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa, sprawdzając pliki, które zostały już przeskanowane przez funkcję ochrony przed złośliwym oprogramowaniem. Dokumenty wysyłane za pośrednictwem e-maila lub za pośrednictwem innych aplikacji do współpracy (OneDrive, Teams i SharePoint) są sprawdzane, zanim dotrą do miejsca przeznaczenia, co zmniejsza ryzyko infekcji oprogramowaniem wymuszającym okup.
- Bezpieczne linki : Możesz zwiększyć ochronę poczty elektronicznej w usłudze Office 365, konfigurując funkcję Bezpieczne linki w celu włączenia weryfikacji w momencie kliknięcia dla wszystkich adresów URL wysyłanych w wiadomościach e-mail.
5. Korzystaj z funkcji ochrony danych w Microsoft Purview
Zapewnienie optymalnego zarządzania danymi stanowi kluczowy element zabezpieczenia planu Microsoft 365 w Twojej organizacji. Centrum ochrony danych w Purview gwarantuje bezpieczeństwo i zgodność z przepisami w Office 365, udostępniając liczne narzędzia umożliwiające wykrywanie, klasyfikowanie i ochronę danych w trakcie przesyłania lub przechowywanych, w tym:
- Azure Information Protection : Oznaczaj i klasyfikuj dane wrażliwe, aby móc automatycznie stosować niezbędne środki ochrony i zapewnić, że dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy.
- Zapobieganie utracie danych (DLP): Po włączeniu zasad DLP ograniczasz utratę danych poprzez blokowanie danych sklasyfikowanych i zapobieganie celowemu lub przypadkowemu ujawnieniu informacji wrażliwych.
- Szyfrowanie danych : Microsoft zapewnia szyfrowanie dwukluczem, co oznacza, że Twoje dane są chronione przed nieuprawnionymi użytkownikami. Tylko Twoja organizacja może przeprowadzić odszyfrowywanie danych, ponieważ posiada oba klucze szyfrujące.
- Zarządzanie prawami do informacji (IRM): Możesz zapobiec udostępnianiu informacji z list i bibliotek SharePoint użytkownikom zewnętrznym, stosując blokadę. Zgodnie z określonymi zasadami tylko upoważnione osoby mogą przeglądać i korzystać z tych plików.
6. Wyłącz automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail
W przypadku naruszenia bezpieczeństwa planu Microsoft 365 osoby atakujące mogą uzyskać dostęp do wszystkich aplikacji, w tym do środowiska Exchange Online. Umożliwi im to usuwanie wiadomości, modyfikowanie reguł poczty elektronicznej oraz automatyczne przekazywanie wszystkich wiadomości e-mail na adres zewnętrzny.
Na szczęście można temu zapobiec, wyłączając funkcję automatycznego przekazywania w centrum administracyjnym Microsoft 365. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, wykonaj poniższe czynności:
- Przejdź do centrum administracyjnego Microsoft 365 i wybierz Exchange > przepływ poczty .
- W zakładce reguły kliknij + a następnie wybierz utwórz nową regułę .
- Wybierz Więcej opcji w oknie podręcznym i wypełnij sekcję Nazwa .
- Otwórz zastosuj tę regułę, jeśli menu rozwijane, a następnie wybierz nadawca > jest zewnętrzny/wewnętrzny .
- Wybierz Wewnątrz organizacji i kliknij OK .
- Wybierz dodaj warunek i otwórz menu rozwijane, a następnie wybierz Właściwości wiadomości > obejmują typ wiadomości .
- Otwórz wybierz typ wiadomości i wybierz Automatyczne przekazywanie następnie Kliknij OK .
- Otwórz stronę Wykonaj następujące czynności z menu rozwijanego wybierz Zablokuj wiadomość , a następnie odrzucaj wiadomość i dołącz wyjaśnienie .
- Wpisz treść wiadomości w polu określ powód odrzucenia i kliknij OK . Ta wiadomość z wyjaśnieniem pojawi się przy próbie automatycznego przekazania.
- Kliknij Zapisz na dole strony.
Jeśli wszystko inne zawiedzie, pamiętaj, że w większości przypadków wiesz, jak odzyskiwanie usuniętych wiadomości e-mail w usłudze Office 365 postąpić.
7. Chroń wszystkie urządzenia
Wszystkie urządzenia, nawet te osobiste używane do celów służbowych, takie jak smartfony i tablety, stanowią potencjalną furtkę dla cyberprzestępców do infiltracji Twojej organizacji. Zaleca się ich odpowiednią konfigurację, aby zapewnić im odpowiednią ochronę.
Microsoft oferuje pakiet „Basic Mobility and Security” umożliwiające zarządzanie i zabezpieczanie urządzeń mobilnych użytkowników. Administratorzy mogą egzekwować zasady bezpieczeństwa, ustawiać uprawnienia dostępu, a nawet w razie potrzeby wyczyścić całą pamięć urządzenia.
8. Monitoruj i kontroluj swoje zasady bezpieczeństwa
Zagrożenia nieustannie ewoluują, dlatego ważne jest regularne przeglądanie i aktualizowanie zasad bezpieczeństwa, aby dostosować je do potrzeb organizacji. Należy również włączyć funkcje audytu i raportowania, aby śledzić aktywność użytkowników w środowisku.
Ponadto zaleca się aktywowanie powiadomień, aby jak najszybciej identyfikować i eliminować zagrożenia. Zabezpieczenia Microsoft 365 pozwalają tworzyć zasady alertów, które informują o potencjalnych lukach w zabezpieczeniach i nagłych zmianach w systemach. Możesz śledzić i zarządzać alertami wywołanymi przez działania związane z zapobieganiem utracie danych, przepływem poczty, uprawnieniami, zarządzaniem zagrożeniami lub zarządzaniem informacjami.
9. Sprawdź swój wynik Microsoft Secure Score
Wskaźnik bezpieczeństwa Microsoft (MSS) zapewnia kompleksowy wgląd w stan bezpieczeństwa Twojej organizacji. Możesz używać tego pulpitu nawigacyjnego do monitorowania wskaźników dotyczących stanu bezpieczeństwa Twojego środowiska oraz sprawdzania sugerowanych działań, które możesz wykonać, aby poprawić ten wynik i zapewnić bezpieczeństwo danych w chmurze Twojej organizacji.
MSS oferuje pomiary w czasie rzeczywistym, które zmieniają się w przypadku aktywacji lub dezaktywacji ustawień zabezpieczeń Office 365 lub instalacji rozwiązań do ochrony danych innych firm. Narzędzie stale ocenia stan i odpowiednio dostosowuje zalecenia.
Wynik poniżej 30% oznacza, że środowisko jest bardzo podatne na zagrożenia. W takim przypadku należy podjąć natychmiastowe działania i zastosować najlepsze rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa, aby osiągnąć lub przekroczyć zalecany próg 80%. Wynik 100% jest możliwy do osiągnięcia, gdy usługa Microsoft 365 Defender działa z pełną wydajnością w połączeniu z rozwiązaniem zabezpieczającym innej firmy.
10. Wdrażanie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych innej firmy
Nawet pomimo wszystkich funkcji zabezpieczeń dostępnych w planach Microsoft 365 nadal możesz być narażony na ryzyko. Nowe, niewykrywalne złośliwe ataki mogą nadal przenikać do środowiska Microsoft 365 i zagrażać Twojej organizacji. Aby uniknąć strat finansowych i utraty reputacji podczas próby odzyskania danych po ataku, wdroż rozwiązanie do wykonania kopii zapasowej innej firmy, takie jak NAKIVO Backup & Replication, które oferuje szybką kopię zapasową dla Microsoft 365.
Zgodnie z modelem wspólnej odpowiedzialności firmy Microsoft organizacja korzystająca z aplikacji do generowania i przechowywania danych w Office 365 ponosi wyłączną odpowiedzialność za bezpieczeństwo swoich danych. Musisz wdrożyć niezbędne mechanizmy bezpieczeństwa, a także strategię tworzenia kopii zapasowych przy użyciu rozwiązania innej firmy, aby zapewnić odzyskanie danych bez względu na okoliczności. Rozwiązanie NAKIVO zapewnia funkcje szybkiego tworzenia kopii zapasowych danych Microsoft Office 365 oraz natychmiastowe odzyskiwanie dowolnego elementu tam, gdzie jest to potrzebne.
