Exchange Online a Microsoft Office 365. Co najlepiej sprawdza się w przypadku hostingu e-maila dla firm?
E-mail stanowi kluczowe narzędzie komunikacyjne dla każdej firmy. W pewnym momencie każda firma staje przed wyborem między usługą e-mailową oferowaną przez zewnętrznego dostawcę a własnym rozwiązaniem. Jeśli Twoja firma nadal korzysta z klienta e-mailowego na miejscu, prawdopodobnie rozważałeś już przejście na hosting w chmurze. Przed migracją z serwerów na miejscu do chmury należy jednak wziąć pod uwagę wiele kwestii związanych z hostingiem e-mailowym dla firm. A jeśli zdecydujesz się na migrację, czy powinieneś wybrać samodzielne rozwiązanie e-mailowe, czy też pakiet obejmujący wiele potrzeb w Twoim środowisku?
W tym artykule omówimy kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas przechodzenia z serwera na miejscu na Exchange Online lub kompletny pakiet Microsoft 365. Ponadto znajdziesz tu przejrzysty opis i porównanie tych dwóch opcji. Po przeczytaniu tego wpisu na blogu będziesz dysponować wiedzą niezbędną do wyboru rozwiązania najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojej firmy.
Exchange Online a Microsoft Office 365
Porównanie usług Exchange Online i Microsoft Office 365 może budzić pewne wątpliwości, ponieważ funkcja tych dwóch produktów jest zupełnie inna.
Microsoft Office 365 to pakiet aplikacji firmy Microsoft działających w chmurze w modelu „oprogramowanie jako usługa” (SaaS), który obejmuje między innymi programy Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel oraz Outlook. Pakiet obejmuje również aplikacje serwerowe, takie jak SharePoint i Exchange. Czym jednak dokładnie jest Exchange Online?
Exchange Online to oparta na chmurze usługa poczty elektronicznej firmy Microsoft, która zapewnia dostęp do wiadomości e-mail, kontaktów, Kalendarzy i zadań. Exchange Online, wchodzący w skład pakietu Microsoft Office 365, jest raczej zbiorem narzędzi niż pojedynczym produktem. Exchange Online zazwyczaj nie konkuruje z pakietem Microsoft 365, a raczej go uzupełnia.
Użytkownicy mogą nabyć jeden produkt bez drugiego. Na przykład można wykupić plany Microsoft Exchange Online bez konieczności nabywania pełnego pakietu Microsoft Office 365. Jednocześnie niektóre plany nie obejmują Exchange Online, jak na przykład Microsoft 365 Apps. Zawsze istnieje możliwość przejścia na Microsoft 365, nawet jeśli użytkownik początkowo wybierze wyłącznie Exchange Online.
Przed porównaniem Exchange Online i Microsoft 365 należy bezwzględnie uniknąć pomylenia Exchange Online z Exchange Server oraz Microsoft 365 z Office 365. Jasne zrozumienie wszystkich pojęć ułatwia określenie, które rozwiązanie najlepiej zaspokoi potrzeby Twojej firmy.
Exchange Online a Exchange Server
Ze względu na podobieństwa te dwa produkty są często mylone, mimo że Exchange Online i Exchange Server znacznie się od siebie różnią. Główne różnice to:
- Serwer. Podczas gdy Microsoft Exchange Online jest w całości oparty na chmurze, Exchange Server jest hostowany na dedykowanych serwerach wirtualnych lub fizycznych.
- Licencjonowanie. Microsoft Exchange Server wymaga licencji serwerowych i klienckich, natomiast w przypadku Microsoft Exchange Online płaci się miesięczną opłatę za każdego użytkownika.
- Skalowalność. Microsoft Exchange Online, jako rozwiązanie oparte na chmurze, można bez trudu skalować w górę i w dół, podczas gdy w przypadku serwera Exchange jest to bardziej skomplikowane.
Microsoft 365 a Office 365
W kwietniu 2020 r. nastąpiła zmiana w oznaczaniu marką Microsoft, a Office 365 stał się Microsoft 365. Firma Microsoft wyjaśniła tę decyzję jako okazję do lepszego odzwierciedlenia korzyści i funkcji oferowanych w planach subskrypcyjnych. Zasadniczo zmieniła się jedynie funkcja oznaczania marką, podczas gdy cena pakietu i jego funkcjonalność pozostały bez zmian.
Microsoft Office 365 a Exchange Online. Jak dokonać wyboru
Wybór samodzielnego rozwiązania dla e-maila lub wielofunkcyjnego pakietu zależy od potrzeb Twojej firmy. Istnieje jednak kilka aspektów, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Wielkość firmy
Zazwyczaj małe firmy mają prostą strukturę. Dlatego wiele z nich może bez problemu funkcjonować, korzystając wyłącznie z Exchange Online. Oczywiście zależy to od konkretnego przypadku, a potrzeby każdej firmy są inne. Jednak małe przedsiębiorstwa często nie potrzebują zaawansowanych funkcji oferowanych przez Microsoft 365. Jednocześnie, jeśli firma zatrudnia wielu pracowników lub ma skomplikowaną strukturę, Microsoft 365 może idealnie sprawdzić się w usprawnieniu przebiegu pracy.
Współpraca
Wybór zależy od tego, na ile Twoje środowisko opiera się na współpracy. Nawet jeśli Twoja firma jest mała, ale opiera się na pracy zespołowej, warto rozważyć wybór jednego z planów Microsoft 365. W ten sposób zyskasz dostęp do różnych narzędzi komunikacji biznesowej (Microsoft Teams, Skype for Business itp.), które uproszczą przepływ pracy i zwiększą efektywność współpracy.
Rodzaj działalności
Przy wyborze należy wziąć pod uwagę charakter Twojej firmy. Na przykład, jeśli Twoja firma ma wymagania dotyczące systemu zarządzania danymi, rozwiązania do przechowywania danych oraz komunikacji między pracownikami, warto rozważyć jeden z planów Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive i Microsoft Teams to tylko kilka aplikacji, które mogą okazać się przydatne w Twojej firmie. Jeśli jednak potrzeby Twojej firmy ograniczają się do korespondencji e-mailowej, możesz po prostu wybrać sam Exchange Online.
Koszt
Oczywiście cena jest kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze dowolnego rozwiązania dla firmy. W tym przypadku koszt zależy od wybranego planu. Na przykład cena usługi Exchange Online waha się od 4 do 8 dolarów miesięcznie na użytkownika, natomiast cena pakietu Microsoft 365 zaczyna się od 5 dolarów miesięcznie na użytkownika, sięga 20 dolarów miesięcznie na użytkownika w przypadku pakietów biznesowych i dochodzi do 57 dolarów miesięcznie na użytkownika w przypadku planu Enterprise. Najtańsze plany różnią się zaledwie o jednego dolara, zapewniając oprócz Exchange Online również dostęp do Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint Online.
Migracja poczty e-mail do Microsoft 365 i Exchange Online
Jeśli zdecydujesz się na przejście z Exchange Online na Microsoft 365, nie spowoduje to radykalnej zmiany Twojego środowiska pracy. Microsoft 365 poszerzy możliwości współpracy i komunikacji oraz wprowadzi dodatkowe funkcje usprawniające przebieg pracy. Chociaż wdrożenie tych aktualizacji może wymagać pewnego nakładu czasu i zasobów, proces ten nie stanowi przełomowej zmiany.
Jeśli jednak planujesz przejście z usług na miejscu na rozwiązania w chmurze, należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Czy rozwiązanie jest niezawodne? Jak należy zrestrukturyzować pracę? A co z przepisami obowiązującymi w Twojej branży, takimi jak zasady przechowywania danych i szyfrowania? To tylko kilka pytań, które należy rozważyć przy podejmowaniu decyzji.
Jeśli zdecydujesz się przejść na Microsoft 365 lub Exchange Online, pamiętaj, że wykonanie kopii zapasowej pakietu Microsoft Office to najlepszy sposób na ochronę danych, a jednocześnie oszczędność czasu i zasobów w przypadku utraty danych. Przed migracją do Exchange Online lub jednego z planów Microsoft 365 należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów dotyczących hostingu e-maila firmowego. Przede wszystkim określ swoje obecne rozwiązanie e-mailowe, aby zrozumieć, jakie opcje migracji są dostępne. Aby uniknąć trudności i dodatkowych kosztów, sprawdź, czy wszyscy użytkownicy sieci korzystają z pakietu Office 2010 lub nowszego. Inne potencjalne problemy to:
- Dostęp do rekordów systemu nazw domenowych (DNS). Zmiana rekordów DNS zajmuje zazwyczaj mniej niż godzinę, jeśli wszystko przebiega bez problemów. Brak dostępu do rekordów DNS może jednak stanowić problem, powodując znaczne opóźnienia. Podczas przechodzenia na Microsoft 365 potrzebny jest dostęp do DNS w celu potwierdzenia własności domeny oraz przekierowania wiadomości e-mail do nowych skrzynek pocztowych. W przeciwnym razie wszystkie wiadomości e-mail będą wysyłane na stary serwer.
- Rozwiązania i urządzenia do przekazywania wiadomości e-mail. Przed migracją należy koniecznie wziąć pod uwagę urządzenia sieciowe, takie jak drukarki i skanery. Mogą pojawić się powiadomienia o awariach, a zeskanowane dokumenty nie będą prawidłowo wysyłane pocztą elektroniczną. Aby uniknąć tych problemów, należy przeprowadzić pełną inwentaryzację urządzeń i usług powiązanych z serwerem poczty elektronicznej. Podczas migracji należy upewnić się, że wszystko jest podłączone do nowego serwera w chmurze.
- Zgodność haseł. Pamiętaj o wdrożeniu rygorystycznych zasad dotyczących haseł oraz włączeniu uwierzytelniania wieloskładnikowego. Może to stanowić problem dla użytkowników niekorzystających z chmury. Chociaż lokalny serwer e-mailowy nie jest całkowicie odporny na zagrożenia cyberbezpieczeństwa, jest on bezpieczniejszy niż serwer e-mailowy oparty na chmurze. Zaletą jest to, że usługa Microsoft 365 wymaga stosowania złożonych haseł. Ponadto każdy użytkownik sieci musi zmieniać hasło co 90 dni, co utrudnia nieautoryzowany dostęp.
- Utrata pliku autouzupełniania i podpisów. Po migracji do nowej skrzynki pocztowej może zaistnieć konieczność ponownego podłączenia plików osobistej przestrzeni dyskowej (PST). Ponadto mogą zniknąć pliki podpisów i autouzupełniania. Przed migracją należy rozważyć, czy utrata dotychczasowych ustawień stanowi problem. Oczywiście dane te również można przenieść, ale wymaga to dodatkowej pracy. Aby uniknąć niespodzianek, należy uwzględnić ten aspekt w planie migracji.
- Udostępnianie kalendarza. Jeśli firma intensywnie korzysta z funkcji kalendarza, należy ją również uwzględnić w planie migracji. Uprawnienia do udostępniania kalendarza mogą nie zostać automatycznie przeniesione do Microsoft 365. Dlatego przed migracją należy zmapować uprawnienia do udostępniania kalendarza i wykonać ich kopię zapasową.
- Ochrona antywirusowa, antyspamowa, czarne i białe listy. Zastanów się, czy po migracji chcesz nadal korzystać z dotychczasowego oprogramowania antywirusowego lub bramy antyspamowej. Microsoft 365 oferuje rozwiązania zabezpieczające, które zapewniają bezpieczeństwo e-maila, więc możesz zdecydować się na wbudowaną ochronę. Kolejną kwestią do rozważenia są białe i czarne listy. Jeśli planujesz przenieść listy utworzone samodzielnie, zastanów się, w jaki sposób to zrobisz, i uwzględnij ten punkt w planie.
- Nowe funkcje bezpieczeństwa. Migracja do Microsoft 365 to doskonała okazja do przeprowadzenia audytu i aktualizacji planu bezpieczeństwa. Niektóre funkcje bezpieczeństwa poczty e-mail, które warto rozważyć, to zapobieganie utracie danych, szyfrowanie wiadomości e-mail, archiwizacja itp. Wszystkie pakiety Microsoft 365 zawierają funkcje bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Różnią się one jednak między sobą, dlatego wybór należy dokonać w oparciu o standardy bezpieczeństwa obowiązujące w danej branży.
Wniosek
Microsoft 365 zwiększa potencjał technologiczny Exchange Online dzięki szeregowi przydatnych funkcji, które upraszczają współpracę i poprawiają dostępność. Należy jednak zawsze pamiętać, że podczas korzystania z Exchange Online w chmurze przechowywane są wyłącznie wiadomości e-mail, Kalendarze i kontakty. W przypadku Microsoft 365 całe środowisko technologiczne opiera się na chmurze. Wybór sprowadza się więc do jednego pytania: Jakie są Twoje wymagania biznesowe w zakresie współpracy, wydajności, komunikacji, dostępności oraz – co najważniejsze – bezpieczeństwa i ochrony?
Aby chronić swoje dane, powinieneś dysponować kompleksową strategią wykonania kopii zapasowej i odzyskiwania danych, a także rozwiązaniem umożliwiającym jej wdrożenie. Wypróbuj bezpłatną edycję NAKIVO Backup & Replication, aby zabezpieczyć swoje dane z Microsoft 365 i zapewnić możliwość natychmiastowego odzyskiwania.
