Udostępnianie kalendarza i kontaktów na poziomie konta w usłudze Office 365
Użytkownicy pakietu Microsoft Office 365 Każdy, kto korzysta z programu Outlook, wie, jak ważne są kontakty i Kalendarz. W usłudze Office 365 można udostępniać Kalendarz innym użytkownikom oraz eksportować kontakty z Office 365. Udostępnianie Kalendarza w Office 365 jest przydatne, gdy chcesz zaprosić innych użytkowników na wydarzenie, na przykład spotkanie. Eksportowanie kontaktów z programu Outlook w usłudze Office 365 może pomóc w przywróceniu listy kontaktów w przypadku migracji z jednego klienta poczty do innego lub migracji na konto w innej usłudze pocztowej, na przykład Gmail. Jeśli korzystasz z programu Outlook jako aplikacji komputerowej, w przypadku awarii systemu możesz użyć wyeksportowanego pliku do przywrócenia kontaktów. W tym wpisie na blogu wyjaśniono, na czym polega udostępnianie kalendarza w usłudze Microsoft Office 365 oraz jak eksportować kontakty z usługi Office 365.
Udostępnianie kalendarza w usłudze Office 365
Przyjrzyjmy się krok po kroku, jak udostępnić kalendarz Office 365 w aplikacji Outlook Online.
Zaloguj się do usługi Office 365 w przeglądarce internetowej, korzystając ze swojego konta Office 365.
https://login.microsoftonline.com
Wybierz Calendar z listy aplikacji Office 365.
Strona programu Outlook z kalendarzami otworzy się w nowej karcie przeglądarki internetowej. W lewym panelu okna wybierz kalendarz, który chcesz udostępnić. Kliknij Share w prawym górnym rogu. Alternatywnie kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę kalendarza i w menu kontekstowym kliknij Sharing and permissions.
W wyskakującym oknie ustaw opcje udostępniania i uprawnień. Musisz kontrolować, w jaki sposób inni mogą korzystać z udostępnionego kalendarza. Wybierz adres e-mail użytkownika lub grupy, którym chcesz udostępnić swój kalendarz. Kliknij przycisk Share . W menu rozwijanym wybierz opcje dla użytkowników w Twojej organizacji. Dostępne opcje uprawnień to:
- Może wyświetlać, kiedy jestem zajęty
- Może wyświetlać tytuły i lokalizacje
- Może wyświetlać wszystkie szczegóły
- Może edytować
- Nie udostępniono
Po wybraniu potrzebnych kont użytkowników lub grup zdefiniuj wymagane uprawnienia. W tym przykładzie wybraliśmy Może wyświetlać wszystkie szczegóły dla wybranych użytkowników. Osoby w mojej organizacji mogą wyświetlać, kiedy jestem zajęty .
Po udostępnieniu Kalendarza program Outlook w usłudze Office 365 powinien wysłać powiadomienia do wybranych użytkowników, którym Kalendarz został udostępniony. Jeśli chcesz udostępnić kalendarz Office 365 użytkownikom spoza organizacji, nie możesz przyznać im uprawnień do edycji. Należy pamiętać, że użytkownicy, którzy nie korzystają z Office 365 lub Outlooka (na przykład użytkownicy korzystający z Gmaila w przeglądarce internetowej), nie mogą uzyskać dostępu do udostępnionego kalendarza w formacie Microsoft bez aplikacji innych firm, ponieważ format kalendarza jest inny dla usług poczty elektronicznej innych niż Microsoft. Użytkownicy ci otrzymają wiadomość e-mail z linkiem do udostępnionego kalendarza.
Jak opublikować kalendarz Office 365
Microsoft Office 365 umożliwia opublikowanie kalendarza dla użytkowników spoza organizacji lub dla użytkowników wewnątrz organizacji bez zezwalania im na edycję danych. Po opublikowaniu kalendarza Office 365 użytkownicy, którzy mają do niego dostęp, mogą go tylko przeglądać, a nie edytować.
Configuration on the Administrator’s side
Aby to skonfigurować, administrator organizacji musi najpierw włączyć udostępnianie kalendarza Office 365 w ustawieniach globalnych centrum administracyjnego Microsoft 365. Zaloguj się do centrum administracyjnego Office 365 jako administrator, korzystając z linku:
https://admin.microsoft.com/AdminPortal/
W panelu nawigacyjnym kliknij Settings > Org settings. Następnie kliknij Services na stronie Ustawienia organizacji i kliknij Calendar.
Zezwól użytkownikom Office 365 w Twojej organizacji na udostępnianie swoich kalendarzy osobom spoza organizacji. Zezwól wszystkim na dostęp do kalendarzy za pomocą zaproszenia e-mailowego. Zaznacz odpowiednie pola wyboru, tak jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Kliknij Save Changes.
Przejdź do centrum administracyjnego Exchange, aby zarządzać dodatkowymi ustawieniami klikając odpowiedni link.
W ustawieniach udostępniania dla organizacji w centrum administracyjnym Exchange można skonfigurować zasady udostępniania dla organizacji oraz indywidualne zasady udostępniania.
Teraz użytkownicy Twojej organizacji mogą udostępniać swoje kalendarze Office 365.
Configuration on the user’s side
Poniższe kroki konfiguracji może wykonać zwykły użytkownik. Możesz skonfigurować udostępnianie i publikowanie kalendarza Office 365, otwierając Office 365 Outlook Online przy użyciu swojego konta użytkownika Office 365. Kliknij ikonę Settings w prawym górnym rogu interfejsu internetowego Outlook Online. Następnie kliknij View all Outlook settings.
W oknie, które się otworzy, przejdź do Calendar > Shared calendars. Aby udostępnić Kalendarz, kliknij Select a calendar w menu rozwijanym sekcji Udostępnij Kalendarz i wybierz nazwę Kalendarza, który chcesz udostępnić.
Otworzy się okno z opcjami udostępniania i uprawnień. Wybierz potrzebne konta użytkowników lub grup. Wybierz uprawnienia dla użytkowników wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Kliknij przycisk Share .
Aby opublikować kalendarz w sekcji Opublikuj kalendarz w opcjach Kalendarze współdzielone , wybierz kalendarz z menu rozwijanego, wybierz uprawnienia dla opublikowanego kalendarza w drugim menu rozwijanym (na przykład Can view all details) i kliknij Publish.
Poczekaj kilka sekund, aż kalendarz zostanie opublikowany. Po zakończeniu operacji zobaczysz linki (publiczne adresy URL) umożliwiające dostęp do opublikowanego kalendarza dla użytkowników zewnętrznych. Teraz użytkownicy mogą przeglądać Kalendarz lub subskrybować go. Opublikowany Kalendarz może przeglądać każdy użytkownik, który posiada link do Kalendarza.
Jak wyeksportować kontakty z Office 365
Po zalogowaniu się do Office 365 za pomocą interfejsu internetowego przejdź do strony z aplikacjami Microsoft Office 365. Kliknij ikonę People , aby otworzyć stronę internetową z kontaktami Office 365 dla Twojego konta. 
Otworzy się strona z kontaktami z programu Outlook w usłudze Office 365. Wybierz kontakty, a następnie w prawym górnym rogu kliknij Manage > Export contacts.
W oknie Eksportuj kontakty wybierz All contacts i kliknij Export. Kontakty zostaną wyeksportowane do pliku CSV (wartości rozdzielone przecinkami), który można wyświetlić w programie Excel oraz zaimportować do klientów poczty e-mail lub internetowych usług pocztowych.
Zapisz plik contacts.csv w wybranej lokalizacji.
Wnioski
Korzystanie z kalendarza i kontaktów w usłudze Microsoft Office 365 sprawia, że proces pracy staje się wygodniejszy i bardziej elastyczny. Możesz planować wydarzenia, dodawać je do kalendarza, zapraszać członków zespołu i udostępniać kalendarz innym użytkownikom. Eksportowanie kontaktów pozwala na ich udostępnianie oraz migrację z jednego klienta e-maila lub serwisu e-mailowego do innego. Wyeksportowane kontakty z programu Outlook mogą również służyć jako kopia zapasowa na wypadek awarii komputera z klientem poczty lub niedostępności konta e-mail. W ten sposób można przywrócić kontakty i kontynuować komunikację.
Pomimo wysokiego poziomu niezawodności usług Microsoft, ochrona danych w Microsoft Office 365 leży w gestii użytkownika. Dlatego zaleca się korzystanie z niezawodnych rozwiązań do wykonywania kopii zapasowych w chmurze Office 365, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony i uniknąć utraty danych spowodowanej błędem ludzkim lub złośliwym oprogramowaniem.
