SharePoint vs. SharePoint Online: un confronto completo
SharePoint è una piattaforma di condivisione e collaborazione di documenti sviluppata da Microsoft. La prima versione di SharePoint è stata rilasciata nel 2001 come versione on-premise. Successivamente, nel 2011, Microsoft ha rilasciato SharePoint Online e Microsoft Office 365. Dopo il rilascio, SharePoint Online non ha riscosso particolare successo, ma grazie a una vivace campagna promozionale da parte di Microsoft, ha guadagnato popolarità tra gli utenti e oggi è ampiamente utilizzato.
Qual è quindi la versione attuale di SharePoint e qual è la differenza tra SharePoint Online e SharePoint 2016? Quale versione è più adatta alla vostra organizzazione: SharePoint on-premise o SharePoint Online? Questo post del blog spiega entrambe le versioni di SharePoint per rispondere alle vostre domande e aiutarvi a fare la scelta giusta.
Versioni di SharePoint
SharePoint on-premise è anche chiamato SharePoint interno. SharePoint Server è installato su server fisici nel vostro ufficio o data center.
Di seguito è riportato l’elenco delle versioni attuali e precedenti di SharePoint Server:
- SharePoint 2001 (supporto terminato)
- SharePoint 2003 (supporto terminato)
- SharePoint 2007 (supporto terminato nell’ottobre 2017)
- SharePoint 2010 (supporto terminato nell’ottobre 2020)
- SharePoint 2013 (il supporto terminerà nel 2023)
- SharePoint 2016 (il supporto terminerà nel luglio 2026)
- SharePoint 2019
Come potete vedere, ogni versione on-premise di SharePoint è supportata per circa 10 anni. Durante il periodo di supporto ufficiale, vengono forniti aggiornamenti di sicurezza e patch. È possibile continuare a utilizzare SharePoint Server anche dopo la scadenza del periodo di supporto, ma non si riceveranno più nuove patch.
A partire da SharePoint 2016, è supportato un modello di implementazione ibrido. È possibile utilizzare contemporaneamente sia SharePoint on-premise che SharePoint Online e sincronizzarli. È anche possibile implementare SharePoint in Azure, la piattaforma di cloud computing di Microsoft.
SharePoint Online è una versione cloud di SharePoint Server che supporta il multi-tenancy. Il primo fa parte di Office 365, che è stato recentemente rinominato Microsoft 365. Tuttavia, le versioni e i numeri di build non sono menzionati nel nome del prodotto, a differenza di SharePoint Server e Microsoft Office on-premise. SharePoint Online fa parte della suite di app e servizi Office 365.
Esempi di versioni di Office 365:
- 8 gennaio 2020, versione 1912 (build 12325.20288)
- 30 gennaio 2020, Versione 2001 (Build 12430.20184)
- 10 marzo 2020, Versione 2002 (Build 12527.20278)
- 9 settembre 2020, Versione 2008 (Build 13127.20408)
- 8 ottobre 2020, Versione 2009 (Build 13231.20368)
Quindi, come funziona SharePoint? Per scoprirne di più, leggi il nostro post introduttivo in cui confrontiamo SharePoint Online con SharePoint Server 2019.
Infrastruttura e hosting
Per l’implementazione di SharePoint Server 2019 sono necessari server fisici. Per eseguire SharePoint Server viene utilizzata una topologia di farm. Un’architettura basata su farm richiede una farm, ovvero un insieme di server che ospitano SharePoint Server. Le dimensioni della farm dipendono dal numero di utenti attivi, dalla quantità di dati archiviati, dal carico medio e dalla frequenza delle richieste. La rete aziendale viene utilizzata per eseguire una versione on-premise di SharePoint, ad esempio SharePoint Server 2019. Il team di supporto IT e gli amministratori di sistema della vostra azienda saranno responsabili della manutenzione di questi server fisici.
Se desiderate utilizzare SharePoint Online, non sarà necessario installare nulla. Quando si utilizza SharePoint Online, il software viene eseguito nel cloud nei data center di Microsoft. L’unica cosa necessaria per utilizzare SharePoint Online è un piano di abbonamento a pagamento e una connessione Internet.
Installazione
Come accennato in precedenza, non è necessario installare SharePoint se la vostra azienda utilizza SharePoint Online in Microsoft Office 365. Se si desidera installare SharePoint 2019, sarà necessario installare e configurare Microsoft SQL Server.
L’elenco dei requisiti per l’implementazione di SharePoint 2019 è piuttosto lungo. Diamo un’occhiata ai requisiti principali:
- CPU a 8 core a 64 bit, 16 GB di RAM, 80 GB per l’unità di sistema e storage aggiuntivo per i dati (per MS SQL Server)
- CPU a 4 core a 64 bit, 24 GB di RAM, 80 GB per l’unità di sistema e 100 GB sulla seconda unità (SharePoint Server)
- Windows Server 2016 o Windows Server 2019 Standard o Datacenter con Desktop Experience
- Requisiti software MS SQL Server: MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 o versione più recente che supporti il livello di compatibilità database 130
- Microsoft .NET Framework versione 4.7.2
- Server web IIS
- Server Active Directory nella rete
È possibile effettuare l’implementazione di SharePoint su un unico server (farm a server singolo) e successivamente aggiungere altri server alla farm.
Aggiornamenti e nuove funzioni di SharePoint
Quando si utilizza SharePoint 2019, l’amministratore di sistema deve eseguire la manutenzione e installare le patch di sicurezza e gli aggiornamenti. L’amministratore di sistema ha il controllo completo su SharePoint, sulle app correlate e sull’Infrastruttura.
D’altra parte, con SharePoint Online, tutti gli aggiornamenti software e le patch di sicurezza vengono installati automaticamente poco dopo il loro rilascio da parte di Microsoft. La velocità di applicazione degli aggiornamenti software al tuo account Microsoft Office 365 dipende dai canali di aggiornamento scelti per il tuo piano di abbonamento a Office 365. Il vantaggio degli aggiornamenti automatici in SharePoint Online è che i problemi di sicurezza vengono risolti il più rapidamente possibile. Lo svantaggio degli aggiornamenti automatici è che, se un aggiornamento presenta dei bug, può causare problemi e un funzionamento instabile di SharePoint e delle app correlate. Periodicamente, Microsoft migliora i propri servizi e app online e rilascia nuove funzioni di SharePoint Online.
Integrazione
SharePoint Server 2019 offre l’integrazione con Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate e Power BI. Power Apps e Power Automate devono essere configurati tramite un gateway dati per connettere i dati nel cloud con quelli on-premise. È prevista l’integrazione con IIS 7 (Internet Information Services) e le moderne API IIS. L’integrazione con Office 365 è stata migliorata in SharePoint 2019 rispetto alle versioni precedenti di SharePoint Server.
SharePoint Online, d’altra parte, è completamente integrato con le applicazioni Microsoft Office 365 come Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote e altre. L’integrazione con le applicazioni Office 365, Office 365 Groups, OneDrive e Microsoft Teams è eccellente. È supportata anche l’integrazione con Power BI. Inoltre, è possibile utilizzare le API di Office 365 per sviluppare applicazioni personalizzate.
Limitazioni di SharePoint Online
È necessario essere consapevoli delle limitazioni di SharePoint Online. Alcune di esse sono elencate di seguito:
- Lo spazio di storage per alcuni piani di abbonamento è limitato
- Limite di 5000 elementi in una libreria SharePoint
- Limite di 400 caratteri per gli URL
- Limite di 300.000 elementi durante la sincronizzazione dei dati con il client di sincronizzazione OneDrive
- Limite di conservazione di 93 giorni per i dati eliminati nel Cestino di SharePoint Online
- La dimensione massima dei file in una raccolta di documenti è di 100 GB e di 250 MB per i file allegati agli elementi dell’elenco
- Limite di 2 milioni di utenti per sito
Se un’azienda decide di annullare un piano di abbonamento a pagamento a SharePoint, ha 90 giorni di tempo per trasferire i dati archiviati in SharePoint Online in un’altra ubicazione.
Sicurezza delle versioni di SharePoint
SharePoint Online offre un elevato livello di sicurezza; Microsoft installa aggiornamenti e patch non appena sono disponibili. Inoltre, gli utenti Microsoft 365 possono utilizzare l’autenticazione a più fattori per proteggere i propri account. Tuttavia, alcune organizzazioni non si fidano dei servizi cloud e preferiscono archiviare i propri dati sui propri server fisici in loco.
Quando si utilizza SharePoint Server, tutte le misure di sicurezza vengono applicate dal team IT e dagli amministratori di sistema dell’azienda. Essi devono installare manualmente le patch di sicurezza su SharePoint Server, MS SQL Server e Windows Server o supervisionare gli aggiornamenti automatici. Inoltre, devono configurare i firewall sui router della rete, installare software antivirus sui singoli computer e implementare altre impostazioni di configurazione in base ai criteri di sicurezza dell’azienda. Alcune aziende preferiscono avere il pieno controllo sui server che archiviano i loro dati e preferiscono effettuare l’implementazione di SharePoint on-premise.
Licenze e costi
Microsoft richiede l’acquisto di licenze per SharePoint. Diamo un’occhiata alle differenze di licenza tra le versioni di SharePoint.
SharePoint Server. È obbligatoria una licenza per ogni SharePoint Server on-premise. Inoltre, è obbligatoria una licenza di accesso client (modello server/CAL). Ogni utente o dispositivo deve disporre di una CAL per accedere legalmente ai servizi in esecuzione in SharePoint Server. Le CAL sono specifiche per versione: è possibile utilizzare le CAL per SharePoint 2016 per accedere a SharePoint 2016 o SharePoint 2013, ma non a SharePoint 2019. Oltre a ciò, le CAL sono suddivise in CAL per dispositivo e CAL per utente.
Di seguito è riportato l’elenco delle licenze che è possibile acquistare per accedere a SharePoint Server 2019:
- Licenza SharePoint Server (5.000 $ per server o VM)
- CAL SharePoint Standard (180 $ per licenza) per le funzioni principali di SharePoint
- CAL SharePoint Enterprise (90 $ per licenza) per un server SharePoint completamente funzionale con tutte le soluzioni e funzionalità aziendali
Le CAL non sono obbligatorie per gli utenti esterni che accedono a contenuti pubblici. In questo caso, gli utenti esterni sono autorizzati dalla licenza SharePoint Server 2019. La mobilità delle licenze consente di riassegnare una licenza SharePoint Server da un computer a un altro e di eseguire SharePoint su VM. È possibile acquistare le licenze per SharePoint Server una sola volta e utilizzare SharePoint per tutto il tempo desiderato, anche dopo la fine del supporto.
SharePoint Online è concesso in licenza su base per utente. È necessario acquistare un piano di abbonamento a Microsoft Office 365 che supporti SharePoint Online con il numero necessario di licenze utente. L’abbonamento a SharePoint Online prevede pagamenti mensili. È possibile pagare in anticipo un abbonamento annuale a SharePoint Online e Microsoft 365.
Microsoft offre diversi piani di abbonamento per SharePoint Online:
- SharePoint Online Plan 1 (5 $ al mese per utente); include SharePoint, OneDrive (1 TB), Lists
- Piano SharePoint Online 2 (10 $ al mese per utente); include SharePoint, OneDrive (storage illimitato), Elenchi
- Microsoft Office 365 E3 (20 $ al mese per utente); include SharePoint, OneDrive, Elenchi e il set completo di app/funzioni di Office 365.
SharePoint Online Plan 1 è disponibile in Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium e Business Essentials. SharePoint Online Plan 2 è incluso in Office 365 Enterprise E3 ed E5. Dopo aver acquistato le licenze per il piano di abbonamento selezionato, è possibile creare utenti, assegnare licenze agli utenti e riassegnare una licenza da un utente a un altro.
Il prezzo di SharePoint Online può essere inferiore nel breve termine, soprattutto per le piccole aziende. Il supporto per SharePoint Server 2019 richiede l’acquisto di hardware, licenze SharePoint, licenze Windows Server e licenze MS SQL Server. Tuttavia, a lungo termine, soprattutto per le grandi aziende, l’utilizzo di SharePoint on-premise può essere una soluzione più conveniente e offrire maggiori vantaggi.
Interfaccia utente
Sia SharePoint Online che SharePoint Server 2019 forniscono un’interfaccia web unificata per gli utenti. Le versioni di SharePoint precedenti a SharePoint 2019 hanno un’interfaccia web classica che è comoda per la maggior parte degli utenti. Nel 2019, Microsoft ha introdotto un’interfaccia web moderna per Office 365 e SharePoint Online, che viene utilizzata anche per i dispositivi mobili. Anche SharePoint 2019 (la versione on-premise) ha l’interfaccia utente moderna. Nel complesso, non c’è alcuna differenza significativa tra l’interfaccia web di SharePoint Online e quella di SharePoint on-premise. Fortunatamente, le opzioni Torna alla versione classica di SharePoint sono disponibili in SharePoint 2019. Per ora, questa opzione è disponibile anche in SharePoint Online, ma potrebbe essere rimossa nei futuri aggiornamenti.
Strumenti di amministrazione
L’amministrazione centrale di SharePoint per SharePoint 2019 è il luogo in cui gli amministratori di sistema possono gestire siti, utenti, contenuti e tutte le altre opzioni. Il sito Amministrazione centrale di SharePoint viene eseguito in SharePoint Server. L’Amministrazione centrale di SharePoint 2019 è installata sul primo server di una farm. Non è fornita di default su tutti i server SharePoint della farm.
Con SharePoint Online, il centro di amministrazione di SharePoint viene utilizzato per gestirlo e configurarlo tramite un’interfaccia web. Il centro di amministrazione di SharePoint è integrato con il centro di amministrazione di Office 365. Gli amministratori globali in Office 365 dispongono delle autorizzazioni di amministratore di SharePoint e possono assegnare il ruolo di amministratore di SharePoint agli utenti di Office 365. Per ulteriori informazioni sul centro di amministrazione di Office 365 e sull’amministrazione centrale di SharePoint, consultare i post del nostro blog.
PowerShell viene utilizzato per gestire SharePoint 2019 tramite l’interfaccia della riga di comando. Può essere utile per eseguire attività ripetitive o attività che possono essere automatizzate. Esistono cmdlet PowerShell anche per la gestione di SharePoint Online. Tuttavia, SharePoint Server offre un supporto migliore per PowerShell.
Migrazione
È possibile eseguire la migrazione da SharePoint 2016 a SharePoint 2019 o da SharePoint 2016 e SharePoint 2019 a SharePoint Online. I file di origine non vengono eliminati quando si migrano i dati da SharePoint on-premise a SharePoint Online. La migrazione può essere eseguita solo verso versioni più recenti di SharePoint. Microsoft fornisce strumenti di migrazione SharePoint speciali per questo scopo.
Gli strumenti di migrazione per eseguire migrazioni da SharePoint Server a SharePoint Online sono disponibili nel centro di amministrazione di SharePoint nella pagina Migrazione. Migration Manager, SharePoint Migration Tool (versioni GUI e PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox e SharePoint Assessment Tool sono strumenti Microsoft che è possibile utilizzare per diversi scenari di migrazione di SharePoint.
Backup dei dati di SharePoint
SharePoint Online e SharePoint Server offrono funzioni di controllo delle versioni che consentono agli utenti di ripristinare le versioni precedenti dei documenti in caso di modifiche indesiderate. Il Cestino è il luogo in cui vengono archiviati i documenti e gli altri file eliminati dopo essere stati eliminati dalle librerie e dai siti di SharePoint. È possibile ripristinare gli elementi eliminati dal Cestino entro 93 giorni. È anche possibile ripristinare un sito SharePoint eliminato utilizzando una funzionalità integrata durante il periodo di conservazione.
Quando si utilizza SharePoint on-premise, è necessario:
- Utilizzare RAID 1 o RAID 10 per la ridondanza dei dati al fine di proteggere i dati in caso di guasto del disco
- Eseguire i backup di MS SQL Server
- Eseguire i backup delle applicazioni web
Quando si esegue un backup della farm, è necessario eseguire il backup di tutti i contenuti e dei dati di configurazione. Non esiste uno scheduler integrato per eseguire i backup di SharePoint 2019. È necessario creare e configurare script di backup, ad esempio in PowerShell, e utilizzare Windows Scheduler. È possibile eseguire il backup di una raccolta di siti in SharePoint Server utilizzando SharePoint Central Administration con un’interfaccia utente grafica (GUI). Esistono diversi requisiti per un backup corretto di SharePoint Server.
Se si utilizza SharePoint Online, Microsoft si occupa della ridondanza dei dati utilizzando i propri server e data center. Il cloud Microsoft utilizza un modello distribuito e i suoi server sono collegati tra loro in data center con diverse ubicazioni situati in diversi paesi. Questo approccio consente a Microsoft di fornire alta disponibilità e affidabilità per i servizi Microsoft (99,9%).
SharePoint offre buone opzioni di ripristino native, ma a volte questa funzionalità potrebbe non essere sufficiente per il ripristino dei dati. Ecco perché è consigliabile utilizzare software di terze parti per eseguire il backup dei dati SharePoint sia per SharePoint Online che per SharePoint Server.
È possibile utilizzare NAKIVO Backup & Replication & Replication per eseguire il backup di SharePoint Online e altri dati di Microsoft Office 365, come Exchange Online e OneDrive for Business, nonché SharePoint Server in esecuzione su VM e server fisici, macchine che eseguono MS SQL Server e controller di dominio Active Directory. In questo modo, è possibile ripristinare ciò che serve indipendentemente dal tipo di guasto e anche se è stato eliminato più di 93 giorni fa.
Conclusione
Scegliere l’implementazione SharePoint giusta può essere una sfida per molte organizzazioni. SharePoint Online è pronto per l’uso dopo l’acquisto della licenza in abbonamento, senza la necessità di effettuare l’implementazione e l’amministrazione di server fisici. SharePoint Server on-premise, d’altra parte, consente di avere il pieno controllo sui server e sui dati, ma l’installazione e la configurazione sono obbligatorie e richiedono maggiori competenze. È possibile acquistare le licenze una sola volta e utilizzare SharePoint Server per tutto il tempo desiderato. Entrambe le versioni di SharePoint offrono un’interfaccia web moderna. Sebbene Microsoft Office 365, incluso SharePoint Online, stia diventando sempre più popolare di anno in anno, molte aziende continuano a optare per SharePoint Server. La scelta finale dipende dalle esigenze e dai requisiti aziendali.
