Aggiungere Teams a Outlook: una guida pratica
L’integrazione di Microsoft Outlook 365 e Microsoft Teams è utile perché consente una comunicazione fluida, la pianificazione efficiente delle riunioni di Teams, la facile partecipazione alle riunioni, l’accesso alle conversazioni di Teams all’interno di Outlook e notifiche consolidate, migliorando la produttività e la collaborazione. Sfrutta tutto il potenziale di questi strumenti versatili e prova un livello di efficienza completamente nuovo seguendo la nostra guida.
Prerequisiti
Per aggiungere Microsoft Teams a Outlook è necessario soddisfare alcuni requisiti:
- Se utilizzi le applicazioni Office installate sul tuo computer ma non nell’interfaccia web, assicurati di avere sia Microsoft Teams che Outlook installati sul tuo computer. Queste applicazioni devono essere installate e funzionare correttamente prima di tentare di integrarle.
- Se le applicazioni sono installate sul tuo computer, verifica di avere versioni compatibili di Microsoft Teams e Outlook. I prerequisiti specifici possono variare in base alla versione in tuo possesso, ma in genere si consiglia di installare le versioni più aggiornate per una compatibilità ottimale e l’accesso alle funzioni più recenti.
- Un abbonamento Microsoft 365 valido (precedentemente Office 365) per l’integrazione e le funzioni più complete. Una licenza Microsoft 365 fornisce l’accesso agli ultimi aggiornamenti, alle funzioni e alle capacità sia per Teams che per Outlook. È necessario utilizzare uno dei piani aziendali Microsoft 365 per integrare Teams con Outlook, ad esempio E3 o E5.
- Assicurarsi di disporre di un account utente valido per Microsoft 365 collegato ai servizi Microsoft Teams e Outlook della propria organizzazione. È necessario accedere a entrambe le applicazioni utilizzando le credenziali dell’account per accedere e abilitare le funzioni di integrazione.
Aggiunta di Teams a Outlook 365 come applicazione installata
Installare la suite di applicazioni Microsoft Office sul tuo computer è un modo pratico per usare gli strumenti e le funzioni di Office. Puoi installare Microsoft Office 365 o Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 per aggiungere MS Teams a Outlook. Spieghiamo come farlo con Outlook installato su un computer Windows:
- Assicurati che l’app Microsoft Teams per Microsoft Office 365 sia installata sul tuo computer Windows insieme a Microsoft Outlook e che tu soddisfi i prerequisiti sopra indicati. Puoi scaricare e installare Microsoft Teams se questo componente non è ancora stato installato.
- Apri Microsoft Teams e accedi al tuo account Microsoft 365.
- Apri l’app Outlook 365 e accedi al tuo account Microsoft 365.
- Fai clic sull’icona Calendario in Outlook per aprire il calendario.
- Fare clic su Nuova riunione. Nel menu che si apre, fare clic con il pulsante destro del mouse su Riunione Teams e fare clic su Aggiungi alla barra di accesso rapido per visualizzare il pulsante Nuova riunione Teams nel pannello della barra multifunzione in Outlook.
- Fare clic sul pulsante Nuova riunione Teams nella barra multifunzione (nella scheda Home ) oppure fare clic su Nuova riunione > Riunione Teams.
- Inserisci i parametri obbligatori per una nuova riunione del team per pianificarla:
- Titolo
- Utenti obbligatori
- Ora di inizio della riunione
- Ora di fine della riunione
- Ubicazione
- Clicca su Invia quando sei pronto per inviare l’invito alla riunione con il link Teams incorporato agli utenti selezionati.
Partecipa a una riunione Teams in Outlook:
- Apri l’invito alla riunione in Outlook.
- Fare clic sul link Partecipare alla riunione di Microsoft Teams all’interno dell’invito.
- Se hai installato l’app desktop Teams, questa si aprirà automaticamente e ti porterà alla riunione.
- Se non hai installato l’app Teams, puoi partecipare alla riunione utilizzando la versione web browser di Teams.
Componente aggiuntivo Teams per Outlook in Microsoft Office 2019
Il flusso di lavoro per l’integrazione di Teams con Outlook quando si dispone di Microsoft Office 2021, 2019 o 2016 installato sul computer Windows è quasi lo stesso dell’integrazione di Teams con Outlook per Office 365 installato.
La differenza principale è che è necessario installare e abilitare un componente aggiuntivo di Teams per Outlook quando si utilizza Outlook come parte della suite Microsoft Office installata. Questo componente aggiuntivo è noto anche come plugin di Teams per Outlook o estensione di Teams.
Per installare e abilitare il componente aggiuntivo di Microsoft Teams in Outlook per Microsoft Office 2019, è possibile seguire questi passaggi:
- Assicurarsi che Microsoft Teams sia installato sul computer. Quando si installa Microsoft Teams, il componente aggiuntivo Teams per Outlook viene solitamente aggiunto automaticamente all’elenco dei componenti aggiuntivi in Outlook.
- Apri l’applicazione Microsoft Outlook sul tuo computer.
- Vai al menu File o fai clic sul pulsante Office (nelle versioni precedenti di Office). Scegli Opzioni dal menu.
- Nella finestra Opzioni , seleziona Componenti aggiuntivi da barra laterale.
- Cerca il menu a discesa Gestisci e seleziona COM Add-ins. Fai clic sul pulsante Go .
- Abilita il componente aggiuntivo Microsoft Teams. Nella finestra Componenti aggiuntivi COM , seleziona la casella di controllo Componente aggiuntivo Microsoft Teams Meeting per Microsoft Office . Se il componente aggiuntivo non è elencato, potrebbe essere necessario installarlo prima.
Come risolvere un problema quando il componente aggiuntivo Outlook Teams non è presente
Se il componente aggiuntivo Outlook Teams non è presente nell’elenco dei componenti aggiuntivi o se lo hai eliminato in precedenza, potrebbe essere necessario configurare manualmente il componente aggiuntivo Teams.
Per installare manualmente il componente aggiuntivo Teams, considera il seguente flusso di lavoro:
- Nella sezione Add-ins sezione della Opzioni Outlook finestra, selezionare Gestione COM Add-Ins nell’elenco a discesa e fare clic sul pulsante Vai al pulsante .
- Nella finestra COM Add-Ins che si apre, fai clic sul pulsante Add .
- Sfoglia l’ubicazione in cui è installato Microsoft Teams (di solito, Teams si trova in C:Program Files (x86)MicrosoftTeamsMeeting Addin).
- Seleziona Microsoft.Teams.AddinLoader.dll e fai clic su OK per aggiungere il componente aggiuntivo Teams per Outlook all’elenco.
- Selezionare la casella di controllo Componente aggiuntivo Microsoft Teams Meeting per Microsoft Office e fare clic su OK.
- Riavviare Outlook affinché le modifiche abbiano effetto.
- Verifica l’integrazione di Microsoft Teams. Una volta riavviato Outlook, dovrebbero essere disponibili le funzioni di integrazione di Microsoft Teams. Cercare le opzioni per pianificare riunioni Teams, partecipare a riunioni Teams o accedere alle conversazioni Teams direttamente da Outlook.
Nota: I passaggi sopra indicati si basano sulla procedura generale per abilitare i componenti aggiuntivi in Outlook per Microsoft Office. I passaggi esatti potrebbero variare leggermente a seconda della versione specifica di Outlook inclusa in Microsoft Office 2019. In caso di difficoltà o se il componente aggiuntivo non è visibile, si consiglia di consultare la documentazione ufficiale o le risorse di supporto fornite da Microsoft per Microsoft Office 2019, 2016 o 2021.
Come collegare Teams a Outlook 365 per il Web
Se utilizzi la suite Office 365 applicazioni Web, la configurazione dell’integrazione di Teams con Outlook è più semplice. Questo perché Teams è integrato con Outlook per impostazione predefinita per i servizi Web di Microsoft 365 per i piani di abbonamento supportati. Nella maggior parte dei casi, quando si utilizza Outlook 365 per il web, non è necessario collegare MS Teams a Outlook manualmente.
Per creare una riunione Teams:
- Assicurarsi che l’amministratore Microsoft 365 della propria organizzazione abbia assegnato la licenza appropriata al proprio account.
- Accedi a Microsoft 365 andando al link https://login.microsoftonline.com e inserendo le credenziali del tuo account Microsoft 365.
- Apri Outlook Online per Office 365. Fai clic sull’icona Apps nell’angolo in alto a sinistra della home page di Microsoft 365 del tuo account e fai clic su Outlook.
- Una volta aperta l’app web Outlook, fai clic sull’icona Calendario nel pannello di sinistra.
- Fare clic su Nuovo evento nel Calendario di Outlook per creare una nuova riunione del team.
- Inserisci i parametri necessari per la riunione, come il nome della riunione, gli utenti invitati e l’ora della riunione, in modo simile a quando abbiamo creato una nuova riunione di Teams nell’app Outlook 365 installata in Windows. È possibile utilizzare un Assistente di pianificazione per selezionare l’ora in cui tutti gli utenti invitati sono disponibili, in modo da evitare sovrapposizioni con altre riunioni (è possibile aggiungere il calendario di Teams a Outlook per maggiore comodità).
- Attivare l’opzione Teams meeting per integrare Teams con Outlook per questo evento.
- Fare clic su Invia per pianificare la riunione e inviare gli inviti agli utenti selezionati.
Come risolvere i problemi di connessione tra Outlook e Teams
Se Outlook e Teams non si connettono tra loro, si verificano problemi quando si aggiunge una riunione di gruppo in Outlook. Provare le seguenti azioni per risolvere il problema.
Registrare Teams come app di chat per le app di Office 365
Se utilizzi le applicazioni Office 365 installate sul tuo computer Windows, assicurati che Microsoft Teams sia registrato come app di chat per Office 365.
- Apri l’app Microsoft Teams installata sul tuo computer dove sono installate altre applicazioni Office 365.
- Fare clic su … (l’icona con tre puntini) per aprire il menu Opzioni e fare clic su Impostazioni.
- Seleziona la casella di controllo Registra Teams come app di chat per Office (richiede il riavvio delle applicazioni Office).
- Riavvia Microsoft Teams 365 e Outlook per le applicazioni Office 365 installate sul tuo computer.
Controlla i criteri di Teams
Potrebbero verificarsi problemi se sono presenti criteri che bloccano l’integrazione tra Teams e Outlook. In questo caso, prova i seguenti passaggi:
- Vai al Centro di amministrazione di Microsoft 365.
- Vai a Gruppi di Teams & > Criteri.
- Assicurarsi che non vi siano criteri restrittivi che impediscano l’integrazione di Microsoft Teams con Outlook.
- Controllare Criteri di upgrade di Teams con impostazioni di coesistenza e upgrade per abilitare la pianificazione delle riunioni in Teams.
- Controllare Criteri delle riunioni di Teams con impostazioni dei criteri delle riunioni per consentire l’installazione del componente aggiuntivo di Teams per Outlook.
Altri suggerimenti
Se continui ad avere problemi di connessione, puoi provare le seguenti azioni:
- Controlla il tuo piano di abbonamento a Microsoft 365 e assicurati che supporti l’uso integrato di Microsoft Teams e Outlook.
- Controlla se le applicazioni Microsoft Office installate sul tuo computer sono registrate/attivate.
- Assicurati che le app Outlook e Teams siano aggiornate. Se necessario, aggiorna le applicazioni Microsoft Office .
- Esci e accedi nuovamente alle app Microsoft Teams e Outlook.
- Prova a disinstallare e reinstallare Teams e Outlook sul computer. Installa Teams come amministratore perché i componenti aggiuntivi COM per Outlook hanno requisiti di autorizzazioni amministrative per l’installazione e la scrittura dei valori nel Registro di sistema di Windows. Dopo l’installazione, esegui Teams come utente normale.
- Verifica se il componente aggiuntivo Microsoft Teams per Outlook è presente nell’elenco dei componenti aggiuntivi delle applicazioni attivi, ma non nell’elenco dei componenti aggiuntivi delle applicazioni inattivi o disabilitati nelle impostazioni dei componenti aggiuntivi di Microsoft Outlook 2016, 2019 o 2021 installato sul tuo computer. Se il plugin Teams per Outlook è nell’elenco dei componenti aggiuntivi inattivi o disabilitati, spostalo nell’elenco dei componenti aggiuntivi attivi.
- Aggiornamento Universal C Runtime se utilizzi Windows 7 – https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-for-universal-c-runtime-in-windows-c0514201-7fe6-95a3-b0a5-287930f3560c
Conclusione
I servizi di e-mail Microsoft 365, come Exchange e Outlook, sono servizi di e-mail affidabili ed efficaci per le aziende. Per mantenere l’elevata efficienza di un’organizzazione che utilizza la posta elettronica, non dimenticare la protezione dei dati e il backup dei dati di posta elettronica. NAKIVO Backup & Replication è una soluzione universale per la protezione dei dati che supporta il backup di Microsoft 365, inclusi Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams.
