Panoramica delle procedure consigliate per il backup di Microsoft Office 365
Office 365 è una soluzione cloud affidabile che opera utilizzando l’infrastruttura dei data center Microsoft. La priorità assoluta di Microsoft è la continuità operativa, l’elevata disponibilità dei servizi cloud e la ridondanza dei dati. Tuttavia, Microsoft non esegue il backup dei dati di Office 365 dei propri clienti, nemmeno nel caso in cui questi ultimi utilizzino i piani di abbonamento più costosi. I dati di Office 365 possono andare persi per molteplici motivi: cancellazione accidentale da parte degli utenti, attacchi ransomware e altro.
Nell’accordo sul livello di servizio (SLA) di Office 365, Microsoft dichiara di essere responsabile della disponibilità dei dati e di proteggere l’infrastruttura dei propri data center, ma l’azienda non è responsabile della recuperabilità dei dati degli utenti. Microsoft raccomanda di eseguire regolarmente il backup dei dati di Office 365. Le funzionalità di ripristino native di Office 365 hanno funzionalità limitate. Ecco perché è importante sapere come proteggere Office 365. Questo articolo del blog illustra le procedure consigliate per il backup di Office 365, per aiutarti a proteggere i tuoi dati.
Proteggi tutte le applicazioni Office 365 necessarie
Definisci quali applicazioni Office 365 vengono utilizzate nella tua organizzazione e quali dati devono essere protetti.
- Esegui il backup delle e-mail degli utenti che utilizzano Outlook Online/Exchange Online. È necessario proteggere gli account di e-mail, il calendario e il pianificatore.
- Eseguire il backup dei file archiviati in OneDrive . OneDrive è un servizio di storage sul cloud di Office 365. I backup di OneDrive potrebbero richiedere la maggior parte dello spazio di archiviazione. Abilitare il controllo delle versioni per i file archiviati e il periodo di conservazione nel Cestino. Queste funzioni native possono essere utilizzate in alcuni casi per il ripristino dei dati a breve termine. Leggi i dettagli nelle sezioni seguenti.
- Esegui il backup dei siti SharePoint . SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei dati. Gli elenchi e le librerie di SharePoint devono essere protetti se utilizzati nella tua organizzazione.
Calcola la quantità di dati che devi proteggere
Office 365 offre diverse funzioni di monitoraggio, tra cui i report sull’utilizzo delle app, che aiutano a identificare gli utenti attivi di Office 365 e lo spazio di storage sul cloud utilizzato. Una buona regola empirica consiste nel calcolare lo spazio di storage approssimativo occupato dai dati degli utenti ogni settimana (ad esempio) e poi utilizzare tale cifra per stimare lo spazio necessario per l’archiviazione dei backup giornalieri/settimanali/mensili. È meglio pagare per lo spazio di storage dei backup piuttosto che spendere tempo e denaro cercando di ripristinare dati persi senza un backup. Solo i backup possono garantire un ripristino efficace.
Eseguite regolarmente il backup dei dati di Microsoft 365
Non si può mai sapere quando si potrebbero perdere i dati. Per questo motivo, è necessario eseguire regolarmente il backup dei dati di Microsoft Office 365. Se gli utenti della vostra organizzazione utilizzano Office 365 in modo intensivo, prendete in considerazione l’esecuzione di un backup di Office 365 una volta al giorno. Se invece gli utenti non apportano molte modifiche all’storage sul cloud, potete valutare, ad esempio, di eseguire il backup delle e-mail di Office 365 quotidianamente e quello di OneDrive settimanalmente. Utilizza un software di backup che supporti i backup incrementali per risparmiare spazio quando esegui backup regolarmente. Con i backup incrementali, solo i dati modificati vengono scritti nella destinazione di backup. Questo approccio ti consente di risparmiare tempo e spazio su disco.
Segui la regola del backup 3-2-1
La Regola di backup 3-2-1 stabilisce che devi disporre di almeno tre copie dei tuoi dati: i dati di produzione e due copie di backup su due supporti diversi, di cui una archiviata offsite. Ad esempio, la prima copia dei dati si trova sul server di produzione, la seconda è un backup archiviato su un NAS situato in ufficio e la terza è un backup registrato su nastro e conservato offsite. Anche lo storage sul cloud può essere utilizzato come ubicazione di backup offsite. Dato che Office 365 è una soluzione cloud, è consigliabile evitare di archiviare le due copie di backup su OneDrive, che è una piattaforma cloud di Office 365. Si consiglia di archiviare i backup di Office 365 su server di backup nel proprio ufficio o data center, su dispositivi NAS, su dischi rigidi USB scollegati o in un altro servizio cloud come Amazon S3.
Configurare le impostazioni di conservazione
Le impostazioni di conservazione definiscono per quanto tempo i dati vengono conservati prima di essere eliminati definitivamente senza possibilità di ripristino. Office 365 offre impostazioni di conservazione per archiviare gli elementi eliminati nel Cestino, con un periodo massimo di conservazione pari a 93 giorni. Configurate le impostazioni di conservazione in Office 365, ma tenete presente che gli elementi presenti su Cestino vengono eliminati se la quantità di dati archiviati nel Cestino supera la quota di spazio di archiviazione (50% per il Cestino di una raccolta di siti in SharePoint, 10% dello spazio di archiviazione di OneDrive per impostazione predefinita). A causa di queste limitazioni delle funzionalità di ripristino native di Office 365, si consiglia di utilizzare un software di backup e ripristino per Office 365 che supporti impostazioni di conservazione personalizzabili.
Abilitare il controllo delle versioni
Il controllo delle versioni consente di conservare le versioni precedenti dei documenti SharePoint e dei file su OneDrive dopo la modifica o l’eliminazione. Questa funzionalità nativa di Office 365 può aiutare a recuperare dati danneggiati o in caso di modifiche indesiderate apportate ai file. Si tenga presente che per archiviare più versioni viene utilizzato spazio di archiviazione aggiuntivo. Verificate di disporre di spazio libero sufficiente nell’storage sul cloud di Office 365. Controllo delle versioni è una buona funzione, ma presenta una limitazione sul numero di versioni conservate.
Sicurezza dei backup
Quando configurate il backup e il ripristino di Office 365, non trascurate la sicurezza. La regola generale è quella di non archiviare i backup sui server di produzione. Nel caso dell’utilizzo di Office 365, non dovreste archiviare i backup di Office 365 su OneDrive. Archivia i backup in un luogo sicuro e ben protetto per evitare fughe di dati e danneggiamento degli stessi. Purtroppo, gli attacchi ransomware sono ormai molto diffusi. Utilizza la crittografia quando copi i dati nella destinazione di archiviazione del backup.
Utilizza software che supporti il ripristino granulare
Il ripristino granulare ti consente di ripristinare elementi specifici da un backup e ti aiuta a risparmiare tempo durante le operazioni di ripristino. Se devi recuperare un’e-mail persa, non è necessario ripristinare l’intero account utente con tutte le e-mail e attendere che venga recuperata l’enorme quantità di dati. Questo vale anche per OneDrive. Se perdi determinati file, selezionali da un backup e recupera solo quelli necessari, senza dover ripristinare tutti i file di OneDrive dal backup. Il recupero granulare offre una maggiore flessibilità per il ripristino di Office 365.
Utilizza NAKIVO Backup & Replication per il backup e il ripristino di Office 365
Se stai valutando soluzioni di terze parti Soluzioni di backup per Microsoft 365, prendi in considerazione NAKIVO Backup & Replication. La soluzione supporta il backup e il ripristino di Office 365, compreso il backup dei dati di Exchange Online, OneDrive for Business e SharePoint Online. Ecco alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di NAKIVO Backup & Replication per proteggere i dati di Office 365.
- Backup incrementali . Risparmia spazio su disco e tempo dedicato ai lavori di backup. Durante i backup, solo i dati modificati vengono scritti in un repository di backup.
- Destinazione di backup onsite . Eseguite il backup dei vostri dati di Office 365 su un archivio locale. È possibile scollegare un repository di backup per mantenere il backup dei dati in uno stato coerente e spostarlo in una diversa ubicazione.
- Il criterio di conservazione GFS consente di conservare sia i punti di ripristino nuovi che quelli precedenti, che possono essere utilizzati per ripristinare i dati anche se non avete notato il danneggiamento o la perdita dei dati non appena si sono verificati. Conserva fino a 4.000 punti di ripristino per i tuoi backup di Office 365.
- Ripristino granulare . È possibile selezionare solo gli elementi necessari, come e-mail, cartelle della casella di posta, file e cartelle di OneDrive, nonché elenchi e librerie di SharePoint, da ripristinare da un backup. Non ripristinare l’intera casella di posta se devi ripristinare solo un messaggio e-mail. Ripristina solo ciò che ti serve senza perdere tempo.
- Destinazione di ripristino personalizzata . Puoi ripristinare e-mail di Exchange Online, file e cartelle di OneDrive e contenuti di SharePoint Online nella posizione di origine (originale) o in una posizione personalizzata all’interno della tua organizzazione.
- Opzioni di pianificazione ti consentono di eseguire automaticamente i lavori di backup di Office 365 ed effettuare backup regolari di Office 365. La dashboard di calendario ti aiuta a pianificare i lavori di backup ed evitare che più lavori si sovrappongano contemporaneamente.
- Le funzionalità di ricerca ti aiutano a trovare rapidamente l’elemento desiderato nel tuo backup di Office 365.
- Scalabilità . Proteggi più utenti da più account Microsoft Office 365 utilizzando un’unica istanza di NAKIVO Backup & Replication.
- Un’interfaccia web intuitiva ti consente di trovare rapidamente tutte le opzioni necessarie per una gestione efficace e comoda del backup e del ripristino di Office 365.
Scarica NAKIVO Backup & Replication ed esegui il backup di Office 365 nel tuo ambiente. Oltre a Office 365, NAKIVO Backup & Replication supporta macchine virtuali VMware vSphere, Microsoft Hyper-V e VM Nutanix AHV, macchine fisiche Linux e Windows, Oracle Database e istanze di Amazon EC2.
Scopri come proteggere la posta elettronica di Office 365 e leggi il post sul blog all’indirizzo Backup di Exchange Online. Leggi anche Backup su OneDrive.
Conclusione
Il rischio di perdita dei dati quando si utilizzano soluzioni Software as a Service è sempre presente. Se utilizzi Office 365, il backup e il ripristino di Office 365 sono importanti e dovrebbero essere eseguiti regolarmente.
Segui le procedure consigliate, proteggi tutte le applicazioni Office 365 necessarie e non trascurare la sicurezza e la protezione dei dati. Scegliere il software di protezione dei dati giusto per il backup di Office 365 può farvi risparmiare tempo e denaro. Se state cercando la migliore soluzione di backup per Office 365, provate NAKIVO Backup & Replication. Questa soluzione di backup Enterprise può soddisfare le vostre esigenze e garantisce valori RTO e RPO bassi.
