Groupes Office 365 ou listes de distribution : comparaison complète
Les listes de distribution et les groupes Office 365 sont des fonctionnalités utiles largement utilisées par les utilisateurs de Microsoft 365. Si vous êtes un nouvel utilisateur de Microsoft 365, cet article de blog comparant et opposant les listes de distribution et les groupes Office 365 est fait pour vous.
Qu’est-ce qu’une liste de distribution ?
Une liste de distribution est une liste d’adresses e-mail qui peut être utilisée pour envoyer des e-mails à plusieurs destinataires sans avoir à saisir manuellement chaque adresse e-mail. Le nom d’une liste de distribution ressemble à un nom d’adresse e-mail habituel. Par exemple, vous pouvez créer une liste de distribution appelée developers@domain.com. Cette liste peut contenir plusieurs adresses e-mail de développeurs (developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.com, etc.).
Si vous devez informer tous les développeurs des modifications apportées à une nouvelle version d’une application, saisir les adresses e-mail de chaque développeur serait fastidieux et chronophage. Vous pouvez plutôt saisir le nom d’une liste de distribution (developers@domain.com) comme adresse de destination et l’e-mail sera envoyé à tous les développeurs de la liste. Une liste de distribution est parfois appelée groupe de contacts, groupe de distribution ou groupe Outlook.
Qu’est-ce qu’un groupe Office 365 ?
Office 365 Groups est un service inter-applications spécial qui permet de collaborer avec d’autres utilisateurs au sein d’une équipe et de modifier des documents conformément aux politiques définies au niveau de l’équipe ou du projet. La configuration de cette fonctionnalité est stockée dans Azure Active Directory, mais ne confondez pas les groupes Active Directory avec les groupes Office 365. Lorsque vous créez un groupe dans Office 365 et que vous ajoutez des membres à ce groupe, les autorisations sont automatiquement accordées aux utilisateurs ajoutés pour modifier les données partagées. Les groupes sont également associés à leurs adresses e-mail.
Le groupe Office 365 vous permet d’éviter une limite du nombre d’utilisateurs par message lorsque vous envoyez des e-mails à plusieurs utilisateurs. Office 365 Groups est une fonctionnalité, mais pas un produit distinct tel qu’Office 365 Access ou Office 365 Visio.
Gestion des groupes Office 365 et des listes de distribution
Les utilisateurs demandent généralement : « Comment gérer une liste de distribution dans Office 365 ? » Les utilisateurs peuvent gérer les groupes dans Office 365 s’ils sont propriétaires de ces groupes. Il est possible d’autoriser des utilisateurs externes à envoyer des adresses e-mail à une liste de distribution et à ses membres.
Les listes de distribution peuvent être mises à niveau vers des groupes Office 365. Vous devez d’abord vérifier si une liste de distribution peut être mise à niveau à l’aide de la cmdlet PowerShell :
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
Si tout est en ordre, mettez à niveau la liste de distribution Office 365 vers les groupes Office 365 par la cmdlet :
Upgrade-DistributionGroup
Création
Comment créer un groupe dans Office 365 ? Les groupes Office 365 peuvent être créés manuellement par les administrateurs et les utilisateurs finaux. Ils peuvent également être créés automatiquement par des applications Microsoft associées telles que SharePoint Online, Teams, Planner et Yammer. Qui peut créer des groupes dans Office 365 ? Les administrateurs peuvent créer des groupes dans le Centre d’administration Exchange, le Centre d’administration Office 365 et dans PowerShell, qui offre des fonctionnalités avancées. Les utilisateurs finaux qui utilisent différentes versions d’Outlook peuvent créer des groupes en se rendant sur Accueil > Nouveau groupe et en ajoutant des membres au groupe. Si vous ajoutez des utilisateurs extérieurs à votre organisation à la liste de distribution (carnet d’adresses) de l’organisation, ces utilisateurs externes ne peuvent pas être membres du groupe Office 365.
La liste de distribution Outlook peut être créée dans MS Office Outlook par les utilisateurs finaux dans les paramètres du carnet d’adresses en tant que nouveau groupe de contacts. Ces paramètres sont accessibles dans l’onglet People d’Outlook. De nouveaux membres peuvent être ajoutés à une liste de distribution si nécessaire. Une fois que vous avez créé une liste de distribution Outlook, celle-ci se trouve dans le dossier Contacts d’Outlook. Une liste de distribution Office 365 peut être ajoutée dans le titre People du portail. S’il n’y a pas de contacts dans la liste d’adresses globale, vous pouvez en ajouter à la volée.
Suppression
Les groupes Office 365 et les listes de distribution Outlook peuvent être supprimés à l’aide des outils utilisés pour leur création.
Les listes de distribution peuvent être supprimées dans PowerShell. Par exemple, vous pouvez trouver une liste de distribution vide à l’aide de la commande :
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
Vous pouvez supprimer les listes de distribution trouvées :
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
Restauration après suppression
Les listes de distribution ne peuvent pas être restaurées après leur suppression.
Les groupes Office 365 peuvent être restaurés dans les 30 jours après leur suppression dans le centre d’administration Microsoft 365.
Cmdlets PowerShell
Les cmdlets permettant de gérer les listes de distribution et les groupes Microsoft sont différents, mais ils utilisent des attributs similaires dans la plupart des cas.
Une cmdlet pour les listes de distribution :
Set-DistributionGroup
Une cmdlet pour les groupes Office 365 :
Set-UnifiedGroup
Si vous essayez d’utiliser une cmdlet pour une liste de distribution avec les attributs utilisés pour les groupes, dans la plupart des cas, la commande fonctionnera. Lisez également comment vous connecter à Exchange Online dans PowerShell.
Boîte de messagerie et Calendrier partagés
Les groupes Office 365 prennent en charge un Calendrier qui peut être utilisé pour planifier des réunions et d’autres événements de groupe. Un Calendrier partagé permet aux membres du groupe d’éviter de demander au service informatique de configurer une boîte de messagerie ou un site SharePoint distinct pour un Calendrier. Les utilisateurs peuvent utiliser à cette fin des dossiers publics accessibles depuis Outlook.
Lorsqu’une boîte de messagerie partagée est utilisée, tous les e-mails sont non seulement distribués aux boîtes de messagerie des membres du groupe, mais également stockés dans une boîte de messagerie partagée dédiée au groupe. Les e-mails sont stockés sous forme de fils de discussion et les nouveaux membres du groupe peuvent consulter les fils de discussion précédemment envoyés. Les nouveaux membres des groupes peuvent sélectionner le niveau d’engagement en fonction des types d’e-mails qu’ils préfèrent. Il peut être difficile de travailler avec des boîtes de messagerie partagées sans le client de messagerie Outlook traditionnel.
Les listes distribuées ne prennent pas en charge les boîtes de messagerie et calendriers partagés. Les nouveaux membres des listes de distribution ne peuvent pas voir les e-mails envoyés ou reçus avant leur arrivée dans la liste.
Options de partage supplémentaires
Les options de partage supplémentaires répertoriées dans cette section sont disponibles uniquement pour les groupes Office 365, mais pas pour les listes de distribution. Le stockage OneDrive peut être utilisé par les groupes pour stocker des fichiers et des données de Calendrier. Les membres du groupe peuvent enregistrer leurs données dans un espace de stockage dans le cloud OneDrive partagé. SharePoint Online est un autre outil de partage pour la collaboration pris en charge par les groupes dans Office 365. Le bloc-notes OneNote est disponible pour créer/modifier des notes (texte) ensemble.
Cas d’utilisation
Les groupes Office 365 et les listes de distribution peuvent être utilisés pour envoyer des e-mails. Utilisez une liste de distribution si vous avez uniquement besoin d’envoyer des e-mails. Si vous avez besoin de fonctionnalités de collaboration supplémentaires, utilisez les groupes.
Notez que lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams, qui est une plateforme partagée pour la collaboration, les réunions, les chats et les notes, Office 365 crée automatiquement un groupe Office 365. Les groupes peuvent être utilisés indépendamment, mais ils font également partie intégrante de Microsoft Teams.
Conclusion
Office 365 prend en charge des milliers de comptes pour une organisation et les groupes constituent un moyen pratique de gérer les comptes d’utilisateurs qui présentent certaines caractéristiques communes. Cette fonctionnalité est une implémentation repensée des listes de distribution qui peut être utilisée à la place de ces dernières et offre davantage de fonctionnalités pour la collaboration entre utilisateurs. Cependant, les listes de distribution peuvent toujours être utilisées dans Office 365 lorsque vous avez simplement besoin d’envoyer des adresses e-mail à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez mettre à niveau les listes de distribution en migrant vers les groupes quand vous le souhaitez. N’oubliez pas d’effectuer une sauvegarde de Microsoft Office 365 dans votre organisation.
