Comment importer et exporter des données from Excel to SharePoint lists and vice versa
De nombreux utilisateurs de SharePoint Online apprécient les listes, car celles-ci ressemblent beaucoup aux tableaux Excel. Pour une meilleure intégration, Microsoft vous permet d’exporter des tableaux Excel vers des listes SharePoint et inversement. Les utilisateurs posent souvent les questions suivantes : « Comment importer des données de SharePoint vers Excel ? », « Comment extraire des données de SharePoint ? » et « Comment créer une liste SharePoint dans Excel ? ». Cet article de blog vous aidera à répondre à ces questions et vous expliquera comment exporter des tableaux d’Excel vers des listes SharePoint et inversement.
Méthode 1 – Comment exporter des données d’Excel vers des listes SharePoint manuellement
L’idée de la première méthode est que vous devez créer une liste vide contenant les mêmes colonnes que dans le tableau Excel. Le format de données des colonnes doit être identique pour préserver la cohérence des données. Ensuite, vous devez copier manuellement les données de chaque colonne du tableau Excel et les coller dans la colonne appropriée de la liste SharePoint.
Ouvrez un fichier XLS, XLSX, CSV ou un fichier d’un autre format contenant un tableau dans Microsoft Excel installé sur votre ordinateur. Dans mon exemple, j’ai créé un simple tableau pour démonstration. Vous pouvez voir ce tableau ouvert dans Excel dans la capture d’écran ci-dessous.
Ouvrez un navigateur Web et connectez-vous à votre compte Office 365 (compte Microsoft 365). Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online et créez une nouvelle liste. Appelons notre liste de test List02 et saisissons une description, par exemple, Importer Excel dans une liste SharePoint . Vous pouvez aussi lire cet article de blog à propos de SharePoint Online pour en savoir plus sur les sites, listes, et bibliothèques.
Une fois que vous avez créé une nouvelle liste SharePoint, créez les colonnes appropriées en cliquant sur +Add column. Les colonnes doivent avoir les mêmes noms et formats de données que les colonnes du tableau Excel source.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez un nom, une description et un type, et définissez d’autres paramètres nécessaires pour une colonne. Ensuite, appuyez sur Save.
La liste contient maintenant toutes les colonnes nécessaires mais reste vide. Pour commencer à copier les données vers une liste SharePoint, vous devez afficher la liste sous forme de tableau. Pour cela, cliquez sur Edit in grid view. Vous êtes prêt à copier les données d’Excel vers la liste SharePoint.
Sélectionnez les données dans une colonne du tableau Excel, et appuyez sur Ctrl+C pour copier les données sélectionnées dans le presse-papiers. Sur la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir les données dans la colonne Nom sélectionnée.
Vous pouvez déplacer les colonnes (gauche et droite) après les avoir créées dans une liste SharePoint. Sélectionnez la cellule vide dans la colonne nécessaire (la colonne Noms dans notre cas), et appuyez sur Ctrl+V pour coller les données que vous avez copiées dans le presse-papiers. La colonne Nom contient maintenant toutes les données nécessaires dans notre exemple. Copiez et collez de la même manière les données pour les autres colonnes.
Une fois que vous avez transféré les données dans toutes les colonnes de votre liste SharePoint, vous pouvez quitter la vue de grille. Nous avons terminé de copier les données d’un tableau Excel vers une liste SharePoint. Sur la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir l’apparence de notre liste après avoir copié toutes les données. 
L’avantage de cette méthode est qu’il est facile à utiliser lorsque vous n’avez pas beaucoup de tables ou de colonnes.
L’inconvénient est que cela prend beaucoup de temps et est peu pratique lorsque vous avez trop de colonnes et de tables à copier.
Méthode 2 – Comment exporter des données directement d’Excel vers une liste SharePoint
L’idée de cette méthode est que vous devriez exporter votre tableau vers une liste SharePoint directement depuis Excel installé sur votre ordinateur. Excel doit pouvoir se connecter à votre site SharePoint. Vous devez fournir vos identifiants de connexion, et votre compte Office 365 doit avoir des autorisations suffisantes pour créer une liste SharePoint sur un site SharePoint.
Ouvrez Microsoft Excel installé sur votre ordinateur, et ouvrez le tableau que vous voulez exporter vers SharePoint Online. Créons un tableau de test pour notre article de blog avec certains éléments d’équipement et créons des colonnes avec des fournisseurs qui ont fabriqué ces éléments, des utilisateurs qui sont les propriétaires de l’élément approprié, et le prix pour chaque élément.
Convertissez une feuille de calcul en tableau avant de commencer l’exportation. Cliquez sur Insert > Table.
Dans la fenêtre Créer un tableau , vous pouvez laisser les valeurs par défaut et appuyer sur OK.
Maintenant, l’apparence du tableau est légèrement différente, car les en-têtes sont marqués d’une autre couleur.
Sélectionnez n’importe quel nom de colonne dans votre tableau, allez dans le Design tab (Outils de tableau), et entrez un nom de tableau, par exemple, TestTable01 . Il ne doit pas y avoir d’espaces dans le nom.
Sélectionnez le Design tab, cliquez sur Export, puis cliquez sur Export Table to SharePoint List…
Une fenêtre pop-up est affichée. Il y a deux étapes à compléter.
Entrez l’adresse de votre site d’équipe sur SharePoint, qui est la destination pour le tableau Excel que vous souhaitez exporter. Dans mon cas, j’utilise l’adresse suivante : https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Entrez un nom pour votre tableau, par exemple : Excel vers liste SharePoint . Ce nom sera utilisé comme nom de la liste SharePoint après l’exportation.
Entrez une description, par exemple : Importer Excel vers liste SharePoint .
Appuyez sur Next pour continuer.
Définissez les types de données corrects pour chaque colonne du tableau exporté, puis appuyez sur Finish.
Désormais, Microsoft Excel se connecte au site SharePoint que vous avez sélectionné comme destination pour exporter le tableau Excel dans une liste SharePoint. Excel doit passer l’authentification dans Office 365 pour exporter un tableau vers une liste SharePoint. Vous devez entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte Office 365. 
Si tout est correct, le processus d’exportation sera terminé avec succès et vous devriez voir le message :
La table a été publiée avec succès et peut être consultée sur :
Ouvrez le lien fourni dans la fenêtre dans un navigateur Web.
Vous pouvez maintenant voir le tableau Excel exporté comme une liste dans SharePoint Online.
Vous pouvez ouvrir cette liste manuellement dans SharePoint Online en ouvrant votre site d’équipe et en allant à la section Site Contents dans le volet de navigation de l’interface Web.
L’avantage de cette méthode est qu’il est pratique d’exporter des données directement d’Excel vers une liste SharePoint. Tout ce dont vous avez besoin est Excel et l’accès à SharePoint Online. Aucune application tierce n’est requise.
Méthode 3 – Comment exporter des données d’Excel vers une liste SharePoint avec une application
L’idée de la troisième méthode est que vous devez utiliser une application spéciale SharePoint pour importer des feuilles de calcul d’Excel vers des listes SharePoint. Vous avez besoin de l’application Import Spreadsheet et d’un navigateur Web qui prend en charge les contrôles ActiveX, par exemple, Internet Explorer.
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, cliquez sur l’icône Settings et, dans le menu qui s’ouvre, appuyez sur Add an app.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez voir une liste de différentes applications SharePoint. Tapez « importation » dans le champ de recherche de cette page. Lorsque l’application Import Spreadsheet est trouvée, cliquez dessus.
Sur la page qui s’ouvre, vous devez entrer un nom et une description de la nouvelle liste SharePoint qui est créée après l’importation avec l’application.
Nom : Excel vers liste SharePoint
Description : Importer Excel vers liste SharePoint
Cliquez sur Browse et sélectionnez le fichier XLSX (ou un autre format de fichier Excel pris en charge par l’application) que vous souhaitez importer dans SharePoint sous forme de liste.
Appuyez sur Import.
ActiveX controls doit être activé dans votre navigateur Web. Si les contrôles ActiveX ne sont pas activés, vous verrez un message d’avertissement dans votre navigateur Web. Consultez la documentation de votre navigateur Web pour savoir comment activer les contrôles ActiveX. Les contrôles ActiveX sont un logiciel vous permettant d’interagir avec le contenu que vous parcourez sur le Web. Ils peuvent avoir accès à votre ordinateur et peuvent entraîner des problèmes de sécurité. Les contrôles ActiveX sont également connus sous le nom de plug-ins pour Internet Explorer.
L’avantage de cette méthode est qu’elle ne nécessite que peu d’intervention manuelle.
Les inconvénients de la méthode sont que vous devez configurer les contrôles ActiveX, ce qui peut être difficile ou non pris en charge par votre navigateur Web, et que vous devez utiliser une application Web spéciale pour SharePoint.
Méthode 4 – Comment exporter des données d’Excel lors de la création d’une nouvelle liste SharePoint
Il existe une autre méthode qui vous permet d’importer un tableau Excel dans une liste SharePoint lors de la création d’une nouvelle liste dans SharePoint Online. Vous n’avez pas besoin d’Excel ou d’autres applications pour utiliser cette méthode. Ouvrez simplement votre navigateur Web et connectez-vous à SharePoint Online avec vos identifiants de connexion Office 365 (Microsoft 365).
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, cliquez sur l’icône Settings, et appuyez sur Site contents.
Sur la page Contenu du site qui s’ouvre, cliquez sur New > List.
Une nouvelle page s’ouvre vous suggérant de créer une liste. Sur le côté gauche de la page, sélectionnez From Excel pour créer une liste à partir d’Excel. Entrez un nom pour votre nouvelle liste, par exemple, Importation Excel SharePoint . Cliquez sur Upload file, et sélectionnez un fichier Excel (XLS, XLSX, ou d’autres formats pris en charge) que vous souhaitez importer en tant que liste SharePoint dans SharePoint Online. En alternative, vous pouvez sélectionner un fichier qui a déjà été téléchargé sur un site SharePoint. Appuyez sur Next pour continuer.
Un tableau dans le fichier que nous avons téléchargé est reconnu. Vérifiez les types de colonnes et assurez-vous que le format des données est correct pour préserver la cohérence. Appuyez sur Create lorsque vous êtes prêt à terminer.
Une liste SharePoint a été créée avec succès et les données ont été exportées d’un tableau Excel vers une liste SharePoint.
Les avantages de cette méthode sont que vous n’avez pas besoin d’installer Excel sur votre ordinateur pour exporter un tableau vers SharePoint en tant que liste et vous n’avez pas besoin d’utiliser une application SharePoint.
Comment exporter une liste SharePoint vers Excel
Vous pouvez exporter une liste SharePoint vers un tableau Excel en quelques clics en utilisant une interface Web de SharePoint Online.
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, puis ouvrez la liste SharePoint que vous souhaitez exporter. Cliquez sur Export to Excel.
Une fenêtre vous avertit que query.iqy doit être ouvert dans Excel. Sélectionnez Excel comme application pour ouvrir le fichier query.iqy téléchargé, et appuyez sur OK. Un avis de sécurité Microsoft Excel s’affiche lorsque vous ouvrez un fichier téléchargé depuis internet dans Microsoft Excel. Le but de ce message de notification est de réduire les risques d’attaques par ransomware et d’infection par d’autres virus. Cliquez sur Enable pour ouvrir la liste SharePoint que vous exportez vers un tableau Excel.
Maintenant, un tableau s’ouvre dans Excel et l’export de la liste SharePoint est terminé. Enregistrez le tableau sous un fichier dans le format nécessaire, par exemple, XLS ou XLSX. 
Raffraîchir les données dans Excel
Si des changements sont écrits sur votre liste SharePoint stockée sur un site d’équipe dans SharePoint Online, vous pouvez actualiser les données dans le tableau que vous avez importé vers Excel et mettre à jour votre tableau sans avoir besoin de réaliser une nouvelle opération d’exportation/importation. Les données dans Excel ne sont pas actualisées automatiquement juste après que les modifications soient enregistrées dans une liste SharePoint ; vous devez effectuer une opération manuelle pour cela. Vous devez savoir comment connecter Excel aux listes SharePoint dans ce cas.
Ajoutons une nouvelle ligne de Commutateurs dans la liste SharePoint.
Comme vous pouvez le voir, le tableau Excel que nous avons importé auparavant n’est pas mis à jour automatiquement avec les données que nous avons ajoutées à notre liste SharePoint (la ligne de Commutateurs ). Nous devons le mettre à jour en allant à l’onglet Data et en cliquant sur Connections dans Excel.
La fenêtre Connexions de classeur s’ouvre. Cliquez sur Refresh pour rafraîchir les données dans votre tableau Excel, puis vous pouvez fermer cette fenêtre.
Les données ont été mises à jour dans Excel, et la ligne de Commutateurs est ajoutée en bas de notre tableau Excel sans besoin de réexporter toutes les données.
Soyez conscient que les données sont actualisées uniquement dans un sens. Si vous modifiez les données dans votre tableau Excel et cliquez sur Refresh, la liste SharePoint n’est pas mise à jour.
Si vous n’avez pas besoin de mettre à jour les données dans le tableau Excel actuel, allez à Data > Connections, sélectionnez une requête, et cliquez sur Remove.
Conclusion
Microsoft offre une bonne intégration entre SharePoint Online et Excel car ce sont des produits Microsoft. Il existe au moins quatre méthodes pour exporter des données de tableaux Excel vers des listes SharePoint. Les méthodes couvertes dans cet article ont des avantages et des inconvénients dont vous devriez être conscient lors du choix d’une méthode qui vous convient. Sélectionnez la bonne méthode en fonction de si vous souhaitez le faire manuellement, utiliser Excel, ou utiliser une autre application. L’exportation de données d’une liste SharePoint vers Excel est simple et abordable pour tous les utilisateurs de SharePoint Online.
Quand vous utilisez SharePoint Online et Office 365 en général, n’oubliez pas de sauvegarder vos données. NAKIVO Backup & Replication soutient la sauvegarde de données Office 365 pour Exchange Online, OneDrive for Business, et SharePoint Online.
