Bonnes pratiques pour démystifier la gestion des données non structurées
Les données non structurées présentent des avantages et constituent aujourd’hui la majorité des données créées et stockées par les organisations. Les entreprises dépendent de la manière dont ces données sont utilisées et gérées. En cas de perte de données critiques, les organisations peuvent subir des dommages financiers et réputationnels irréparables. C’est pourquoi il est important de gérer correctement les informations non structurées et de mettre en œuvre des mesures fiables de protection des données. Cet article explique comment gérer les données non structurées afin d’améliorer l’efficacité et la fiabilité opérationnelles.
Données non structurées : défis et impact sur les entreprises
Les données non structurées n’ont pas de structure prédéfinie comme les données structurées (bases de données) et posent des défis en matière de gestion. Les données non structurées se présentent généralement sous forme de fichiers, mais les adresses e-mail et autres messages multimédias peuvent également être classés comme des données non structurées.
Volume et variété : gérer une complexité croissante
Le volume des données non structurées ne cesse d’augmenter, et leur gestion devient de plus en plus complexe. La complexité des données augmente également : le nombre de formats de fichiers est élevé et il n’est pas facile de classer les données critiques. Si les fichiers ne sont pas triés et nommés correctement, la gestion des données non structurées devient encore plus difficile.De grands volumes de données non triées et non classées peuvent entraîner une prolifération. Si les fichiers temporaires et inutiles ne sont pas supprimés, ils occupent un espace disque supplémentaire, ce qui n’est pas rationnel. Lorsque les données ne sont pas classées (critiques, importantes, peu importantes, temporaires), il est difficile de sélectionner celles qui doivent être sauvergardées. Les systèmes de stockage doivent être évolutifs afin de pouvoir stocker des volumes de données croissants.
Problèmes liés à la qualité et à la traçabilité des données
Les données non structurées peuvent être obsolètes, non pertinentes, non validées, redondantes, etc. Ces facteurs rendent la gestion des données non structurées plus difficile. Les processus de travail avec les données sont dynamiques et les données non structurées sont souvent migrées entre des volumes de disque, des serveurs de fichiers et des référentiels. Les utilisateurs peuvent modifier ces données à chaque étape et il peut être difficile d’identifier leur validité et leur authenticité.
Risques liés à la conformité, à la sécurité et à la gouvernance
Si les données non structurées ne sont pas gérées correctement, des risques de sécurité liés aux données privées peuvent survenir, car les données non structurées contiennent généralement des informations personnelles identifiables (PII). Les organisations doivent respecter les conditions à remplir en fonction de leur emplacement géographique et de leur secteur d’activité. Par exemple, les organisations qui traitent les données personnelles des citoyens de l’Union européenne doivent respecter les conditions à remplir du RGPD. Si ces conditions ne sont pas respectées, des amendes et des sanctions sont appliquées à l’organisation non conforme. Si les données privées des utilisateurs ne sont pas bien protégées, les risques de sécurité peuvent entraîner des fuites et des pertes de données. Si cela se produit, l’organisation enfreint les conditions à remplir pour la conformité, ce qui peut entraîner des conséquences négatives. Sans une gestion adéquate des données non structurées, il est difficile de définir quelles données sont sensibles et doivent être cryptées et protégées. Utilisation du NAS pour un stockage de données évolutif et sécurisé Les systèmes de stockage en réseau (NAS) sont largement utilisés par les petites et moyennes entreprises comme stockage centralisé pour les données non structurées. Les appliances NAS sont pratiques, évolutives et rentables. Elles prennent en charge l’ajout de disques supplémentaires ou l’installation de disques de plus grande capacité, le RAID logiciel pour la redondance des données et des options de partage de fichiers flexibles. Cependant, les appliances NAS sont des cibles privilégiées pour les cybercriminels et les ransomwares. En cas de mauvaise gestion des données non structurées, les ransomwares peuvent accéder aux fichiers non protégés et les corrompre en les chiffrant de manière irréversible.
Bonnes pratiques pour la gestion des données non structurées
Suivez les bonnes pratiques ci-dessous pour optimiser la gestion des données non structurées et réduire le risque de perte de données et d’autres conséquences négatives.
Découvrez et cataloguez les données
Découvrez toutes vos données stockées à différents emplacements : serveurs de fichiers, appliances NAS, lacs de données, référentiels, données d’application, adresses e-mail, etc. Enregistrez l’emplacement des données, les métadonnées, le statut du chiffrement, la taille des fichiers, les propriétaires, etc. La collecte de toutes les informations sur les données stockées vous permet d’avoir une vue d’ensemble des types et des volumes de données. Créez un catalogue détaillé des données découvertes afin de garantir une visibilité complète. Notez les catégories de données, leur importance et d’autres paramètres. Vous devrez peut-être collaborer avec plusieurs services, car les utilisateurs de chaque service savent quelles données sont importantes pour eux. Sur la base des informations recueillies, ajoutez des balises et des métadonnées aux fichiers afin d’identifier les données et d’améliorer l’organisation des données non structurées. Effectuez régulièrement des audits de données, car celles-ci peuvent évoluer et changer au fil du temps. Mettez à jour votre catalogue/inventaire en conséquence. Les avantages de l’utilisation d’un catalogue de données non structurées sont les suivants :
- Améliorer la gouvernance des données – appliquez des contrôles d’accès et des politiques de conformité.
- Améliorer la recherche : les utilisateurs peuvent rechercher des documents par mots-clés, balises ou propriétaires.
- Empêcher le stockage redondant des données : identifiez les fichiers en double ou obsolètes.
- Prendre en charge les audits de conformité : suivez l’accès et l’utilisation des données sensibles.
Exemples de données découvertes triées par emplacement source et cas d’utilisation :
- Stockage sur site : Serveurs de fichiers, NAS, ordinateurs de bureau/portables locaux
- Stockage dans le cloud : AWS S3, OneDrive, stockage Azure Blob, Google Drive
- Applications d’entreprise : CRM (Salesforce), ERP (SAP), systèmes RH
- Adresse e-mail et outils de collaboration : Outlook, Gmail, Microsoft Teams
- Multimédia & journaux : Enregistrements CCTV, enregistrements d’appels, journaux d’événements.
Une fois les données découvertes, la création d’un catalogue consultable aide les utilisateurs à les trouver et à les gérer efficacement. Vous pouvez utiliser des métadonnées pour organiser efficacement les données non structurées. Cela améliore également la recherche et la classification en ajoutant des étiquettes structurées aux données non structurées. Définissez ce que les métadonnées doivent inclure. Le tableau ci-dessous fournit des exemples de métadonnées.
| Attribut de métadonnées | Exemple de valeur |
| Type de fichier | PDF, DOCX, CSV, MP4 |
| Propriétaire | RH, informatique, service financier |
| Date de création | 10/12/2024 |
| Dernière consultation | 15/01/2025 |
| Conformité | RGPD, HIPAA, SOX |
| Niveau de sensibilité | Public, Interne, Confidentiel, Restreint |
Classer les données pour une meilleure organisation
Classer les données pour améliorer la gestion des données non structurées – découvrir et identifier les informations personnelles identifiables (PII) et les données sensibles au stockage. Vous pouvez utiliser des méthodes conventionnelles telles que les mots-clés et les modèles pour la recherche. Vous pouvez également utiliser des logiciels avancés dotés d’algorithmes d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique pour analyser les données de manière plus précise grâce à des options de reconnaissance plus approfondies.Après avoir découvert les données, vous pouvez les classer en fonction des critères suivants :
- Valeur commerciale : critique, importante, non essentielle
- Niveau de sensibilité : public, interne, confidentiel, restreint
- Conformité réglementaire : RGPD, HIPAA, CCPA, ISO 27001
- Type d’utilisation : documents, images, vidéos, journaux, adresses e-mail
Établissez le cadre de classification approprié pour votre organisation. Un exemple de classification est présenté dans le tableau ci-dessous.
| Classification | Description | Exemples |
| Public | Données non sensibles accessibles à tous | Supports marketing, FAQ, rapports publics |
| Interne | Données commerciales à usage interne uniquement | Politiques de l’entreprise, adresses e-mail internes |
| Confidentiel | Données sensibles nécessitant un accès contrôlé | Dossiers des employés, rapports financiers |
| Accès restreint | Données hautement sensibles avec accès limité | Documents juridiques, secrets commerciaux, informations personnelles identifiables des clients |
Organisez les données à l’aide d’une structure de dossiers et d’un nommage de fichiers clairs. Organiser les données non structurées de cette manière facilite la navigation et l’identification des données pour les utilisateurs et les administrateurs. Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossiers organisés contenant des fichiers pour un service financier./Finance /2023 /Budgets (Confidentiel) /Factures (Interne) /2024 /Audits (restreints) /États financiers (confidentiels) Les données publiques restent dans des dossiers ouverts. Les contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC) et le chiffrement protègent les données confidentielles et restreintes.
Établir des politiques de gouvernance des accès
Mettre en œuvre des mesures de contrôle d’accès strictes en établissant des politiques de gouvernance. La gouvernance des données permet de gérer les données non structurées en contrôlant qui peut accéder, modifier, partager et supprimer les données. Les données non structurées peuvent être dispersées sur plusieurs emplacements de stockage (y compris les systèmes de stockage sur site et dans le cloud) et les politiques de gouvernance sont importantes pour réduire les risques de sécurité.
- Configurez le Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données.
- Suivez le principe du moindre privilège, qui restreint l’accès des utilisateurs. Les employés ne peuvent accéder qu’aux données nécessaires à l’exercice de leurs tâches, ce qui réduit le risque de menaces internes.
- Envisagez l’authentification multifactorielle (MFA) pour l’accès aux données critiques. La MFA ajoute une couche de sécurité supplémentaire en exigeant plusieurs étapes de vérification avant d’accorder l’accès.
Par exemple, un utilisateur du service financier ne devrait avoir accès qu’aux rapports financiers, tandis que les utilisateurs du service marketing ne devraient pas avoir accès aux documents relatifs à la paie.
- Assurez-vous que les politiques de gouvernance pour la gestion des données non structurées sont conformes au RGPD, à la loi HIPAA, à la loi CCPA, à la loi SOX et à d’autres réglementations et conditions à remplir.
- Configurez des politiques pour contrôler le partage de données externes via des plateformes cloud telles que OneDrive, Google Drive, etc.
- Envisagez de configurer des politiques pour déplacer les données obsolètes vers une archive. Cette approche libère de l’espace dans le stockage principal avec des performances élevées.
- Utilisez les technologies suivantes pour gérer les données non structurées:
- Gestion des identités et des accès (IAM) (Azure Active Directory, AWS IAM) pour l’authentification et l’autorisation des utilisateurs dans le cloud.
- La prévention des pertes de données (DLP) (Microsoft Purview, Google Cloud DLP) est utilisée pour surveiller l’accès et les transferts de données sensibles dans le cloud.
- Gestion des accès privilégiés (PAM) pour contrôler l’accès aux données à haut risque et aux comptes privilégiés.
- Modèles de sécurité zéro confiance pour la vérification continue de l’identité des utilisateurs avant d’accorder l’accès.
Assurez la sauvegarde et la récupération des données avec des solutions NAS
Sauvegardez les données stockées sur les serveurs de fichiers et les appliances NAS afin de protéger les fichiers partagés et autres données. Commencez par sauvegarder les données critiques nécessaires aux opérations quotidiennes. Si une appliance NAS contient des sauvegardes, envisagez de faire une copie de sauvegarde pour améliorer votre stratégie de protection des données et suivez la règle de sauvegarde 3-2-1. Testez les sauvegardes pour vous assurer que les données peuvent être récupérées en cas de sinistre. Élaborez un plan de reprise après sinistre qui inclut toutes les étapes nécessaires à la récupération des données dans différentes situations.
Utilisez l’automatisation pour la surveillance et la gestion des données
Vous pouvez automatiser la surveillance et la gestion des données afin d’améliorer la sécurité, la conformité, les performances et l’efficacité opérationnelle. Envisagez la mise en place d’une hiérarchisation du stockage pour stocker les données fréquemment consultées sur un stockage à performances élevées de niveau supérieur et déplacer les fichiers rarement utilisés vers un stockage à performances basses (moins coûteux) de niveau inférieur. Vous pouvez utiliser le niveau le plus bas pour les données archivées. Vous pouvez également configurer des politiques de cycle de vie pour déplacer automatiquement les anciennes données vers les archives. La surveillance continue des données permet de détecter les accès non autorisés, les problèmes de performances et les menaces potentielles pour la sécurité. Suivez en temps réel les journaux d’accès aux données et les modèles d’utilisation afin de détecter toute activité inhabituelle (par exemple, la suppression ou la modification d’un grand nombre de fichiers en une seule fois). Configurez des alertes et des notifications automatiques pour intervenir et résoudre les problèmes à temps. Automatisez la sauvegarde des données et les workflows de reprise après sinistre. Comment NAKIVO simplifie la gestion des données non structurées. NAKIVO Backup & Replication est une solution dédiée à la protection des données qui prend en charge la sauvegarde des données non structurées stockées sur des serveurs de fichiers, des appliances NAS et des machines Windows ou Linux (serveurs et postes de travail). La solution NAKIVO prend en charge la sauvegarde des partages de fichiers NFS et SMB, ce qui est particulièrement pratique pour sauvegarder des fichiers partagés sur des appliances NAS et des serveurs de fichiers. Sauvegarde complète et incrémentielle. Garantissez la fiabilité et réalisez des économies de stockage. La récupération complète et granulaire est prise en charge.
Conclusion
La gestion des données non structurées contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle globale et à réduire divers risques liés à la sécurité, à la protection des données et à la conformité. Suivez les bonnes pratiques, notamment en matière de découverte, de classification et de contrôle d’accès aux données, ainsi que de politiques de gouvernance et de protection des données. Protégez les données non structurées stockées sur site et dans le cloud, et stockez plusieurs copies de sauvegarde à différents emplacements. Utilisez NAKIVO Backup & Replication pour sauvegarder et réaliser la récupération de vos données de manière efficace.
