So sichern Sie Microsoft 365-Apps und -Dienste

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Warum Sie Office 365 sichern sollten

Da Microsoft 365-Daten in der Cloud gespeichert werden, scheint es auf den ersten Blick keinen Grund zu geben, diese Daten zu sichern. Dies ist jedoch ein Irrglaube.

Es stimmt, dass Microsoft redundante Kopien der Daten zwischen seinen Servern und Rechenzentren erstellt, um sicherzustellen, dass es unterbrechungsfreie Dienste ohne Ausfallzeiten (Betriebskontinuität) anbieten kann und seine Plattform für Kunden verfügbar ist. Wenn ein Server ausfällt, können andere Server mit redundanten Daten für den Failover verwendet werden.

Microsoft arbeitet jedoch nach einem Shared-Responsibility-Modell in der Cloud, wobei Microsoft für die Verfügbarkeit und Betriebszeit der Infrastruktur verantwortlich ist. Der Kunde hingegen ist für die Datensicherheit verantwortlich. Das bedeutet, dass die Gewährleistung der Datenintegrität, die Durchführung von Backups und die Möglichkeit zum Wiederherstellen nach Datenverlusten in der Verantwortung der Nutzer von Microsoft 365-Diensten liegen.

All dies bedeutet, dass Microsoft über eine zuverlässige Infrastruktur mit Datenredundanz und hervorragenden Failover-Optionen verfügt. Dies hilft Kunden und Unternehmen jedoch nicht dabei, gelöschte Daten wiederherzustellen, die nicht durch Probleme in den Rechenzentren von Microsoft verursacht wurden. Microsoft ist nicht verantwortlich für Datenverluste , die auf Seiten des Kunden verursacht wurden.

Zu den Gründen für Datenverluste in Office 365 gehören:

• Versehentliches oder absichtliches Löschen von Daten von Office 365-Benutzern und Kunden.
• Daten, die nach Ablauf der begrenzten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht wurden.
• Ransomware-Infektion, die Daten auf Benutzercomputern und Cloud-Speicherlaufwerken wie OneDrive, die auf infizierten Computern installiert sind, beschädigt.
• Böswillige Akteure löschen alle Daten von kompromittierten (gehackten) Benutzerkonten.

Weitere Gründe, warum es wichtig ist, periodische Office 365-Backups durchzuführen:

• Vorschriften und Compliance-Anforderungen, die von Unternehmen verlangen, Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und die Datenintegrität sicherzustellen
• Ein Backup bietet mehr Möglichkeiten für eine schnellere und effektivere Wiederherstellung.
• Native Wiederherstellungsoptionen, wie beispielsweise der zweistufige Papierkorb von Microsoft, bieten nur begrenzte Funktionen hinsichtlich Dauerhaftigkeit und Flexibilität.
• Die Cloud-Dienste von Microsoft sind äußerst zuverlässig. Im Falle von Dienstunterbrechungen oder Ausfällen kann ein Backup Ihrem Unternehmen jedoch helfen, einen reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten und Ausfallzeiten zu vermeiden.

Angesichts aller Bedrohungen für Daten in der Cloud sowie der Anforderungen an Unternehmen hinsichtlich Audits und Compliance wird die Sicherung von Office 365-Apps und -Diensten zu einer entscheidenden Komponente, um die Verfügbarkeit und Integrität von Daten sowie die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Welche Microsoft 365-App-Daten sollten gesichert werden?

Microsoft 365-Dienste arbeiten mit verschiedenen Arten von Daten. Einige Datentypen sind für jede Anwendung einzigartig, andere Daten können von mehreren Microsoft 365-Anwendungen verwendet werden. Dieser Faktor wirkt sich auf den Ansatz für die Sicherung für Microsoft 365 für jeden einzelnen Dienst oder jede einzelne Anwendung aus.

Office 365 Exchange Online

Microsoft 365 bietet Exchange Online für die Verwaltung der Postfächer von Benutzern und Outlook Online für die individuelle E-Mail-Nutzung durch Benutzer. Benutzer können die Weboberfläche von Office 365 oder einen im Betriebssystem installierten E-Mail-Client verwenden. Wenn ein Benutzer einen E-Mail-Client verwendet, wird eine lokale Kopie der E-Mail-Nachrichten auf dem Festplattenlaufwerk eines lokalen Computers gespeichert (z. B. in PST-Dateien). Diese Kopie kann als Office 365-E-Mail-Sicherung betrachtet werden, aber nicht alle Benutzer verwenden installierte E-Mail-Clients.

Wenn Sie sich auf Online-Anwendungen verlassen, ist es effektiver, die Postfächer aller Benutzer von Outlook Online zentral zu sichern. Darüber hinaus kann ein Benutzer eine Nachricht in einer Webschnittstelle und einem E-Mail-Client löschen, ohne sie mit den verfügbaren Tools wiederherstellen zu können . Bei der Webanwendung Outlook Online werden gelöschte E-Mails spätestens einen Monat nach dem Löschen endgültig gelöscht. Eine zentralisierte Office 365-E-Mail-Sicherung kann hier Abhilfe schaffen. Beachten Sie auch, dass E-Mails komplexe Strukturen aufweisen können, darunter Anhänge, Kalendereinladungen und verschachtelte E-Mail-Threads. Es kann schwierig sein, alle Elemente vollständig zu erfassen. Denken Sie daran, wenn Sie sich für eine Office 365-E-Mail-Sicherungslösung entscheiden.

Office 365 OneDrive-Backup

OneDrive ist der Speicherdienst von Office 365, mit dem Benutzer Daten in der öffentlichen Microsoft-Cloud speichern und diesen Cloud-Speicher als Laufwerk auf einem Windows-Computer einbinden können. Eine Datenkopie auf einer lokalen Festplatte und in der Microsoft 365-Cloud kann synchronisiert werden. Wenn ein Benutzer eine Datei von einem lokalen Computer löscht, wird diese Datei auch im Cloud-Speicher gelöscht und umgekehrt. Das Gleiche geschieht im Falle eines Ransomware-Angriffs. Infolgedessen können in OneDrive gespeicherte Dateien verloren gehen. Einige Benutzer verwechseln möglicherweise das synchronisierte OneDrive mit einem Backup-, aber auch dies ist ein Irrtum.

Benutzer können gelöschte Dateien aus dem nativen Papierkorb im Microsoft 365 OneDrive-Clouddienst mithilfe von Versionierung und eDiscovery wiederherstellen. Die maximale Aufbewahrungsfrist für gelöschte Dateien beträgt jedoch etwa drei Monate. Weitere Informationen zum Sichern und Wiederherstellen von OneDrive-Dateien mit nativen Microsoft-Tools finden Sie unter

Benutzer speichern eine Vielzahl von Dateitypen in OneDrive (z. B. Dokumente für Word, Excel, PowerPoint usw.), einschließlich Versionsverläufen und freigegebenen Dokumenten, für die möglicherweise spezielle Berechtigungen gelten. Berücksichtigen Sie diese Informationen bei der Auswahl einer Microsoft 365-Sicherungslösung für OneDrive.

Office 365 SharePoint Backup

Microsoft SharePoint Online ist ein Office 365-Dienst für die Zusammenarbeit, mit dem Benutzer interne Websites erstellen und Inhalte für andere Benutzer hochladen können. SharePoint Online ist eine der komplexesten Microsoft 365-Anwendungen zum Sichern, da es viele Datentypen enthält und diese Daten können voneinander abhängig sein.

Wenn Sie ein Office 365-Backup für SharePoint Online erstellen, sollten Sie je nach den Prioritäten Ihrer Organisation ein Backup der folgenden Datentypen in Betracht ziehen:

• Website-Sammlungen. Es sollten Sicherungskopien der gesamten Websitesammlungen gesichert werden, um sicherzustellen, dass alle Inhalte, Konfigurationen, Berechtigungen und Einstellungen erhalten bleiben. Dies umfasst sowohl Teamwebsites als auch Kommunikationswebsites.
• Dokumente und Bibliotheken. Sichern Sie alle Dokumente, Dateien und Elemente, die in Dokumentenbibliotheken über mehrere Websitesammlungen hinweg gespeichert sind. Dazu gehören auch Versionen von Dokumenten und Metadaten, die mit Dateien verknüpft sind.
• Listen und Listendaten. Erfassen Sie die Daten und Konfigurationen von SharePoint-Listen, einschließlich benutzerdefinierter Listen, Kalender, Aufgaben, Ankündigungen, Kontakte und mehr.
• Website-Konfiguration und Einstellungen. Sichern Sie Website-Einstellungen wie Website-Themen, Websitevorlagen, Website-Spalten, Inhaltstypen, Website-Navigation und benutzerdefinierte Skripte.
• Website-Berechtigungen und Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass Benutzerberechtigungen, Gruppen und Sicherheitseinstellungen gesichert werden, um Zugriffskontrollen und Compliance-Anforderungen aufrechtzuerhalten.
• SharePoint-App-Daten. Wenn Ihr Unternehmen SharePoint-Apps oder -Add-Ins verwendet, stellen Sie sicher, dass die App-Daten und -Konfigurationen gesichert werden, um die Funktionalität und Integrationen aufrechtzuerhalten.

Beachten Sie diese Arten von SharePoint-Daten, wenn Sie einen Ansatz zum Backup für SharePoint Online im Hinblick auf die Office 365-Sicherung auswählen. Zu den nativen Tools zum Wiederherstellen von SharePoint Online-Daten gehören, ähnlich wie bei OneDrive, ein Papierkorb (bis zu 93 Tage), Versionierung, Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery. Sie können diese in bestimmten Situationen verwenden, aber ihre Funktionalität ist im Vergleich zu einer echten Backupkopie eingeschränkt.

Office 365 Teams-Backup

Microsoft Teams umfasst Chats, in Chats oder Teams freigegebene Dateien, Besprechungsaufzeichnungen, Notizen und mehr. Die vielfältigen Datentypen und die Vernetzung zwischen Teams und anderen Microsoft 365-Diensten erschweren den Backup-Prozess:

• Chat-Nachrichten
• Teams und Kanäle
• Beiträge und Unterhaltungen in Kanälen
• Dateien und Dokumente
• Besprechungs- und Anrufprotokolle

Teams ist eng mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online integriert. Daten im Zusammenhang mit Teams werden nicht an einem einzigen Standort gespeichert, sondern sind über diese Dienste verteilt. Beispielsweise werden in Teams freigegebene Dateien in SharePoint oder OneDrive gespeichert, während Chat-Nachrichten in der Azure-Cloud gespeichert werden. Dieses verteilte Datenspeichermodell erschwert den Backup-Prozess.

Mit den nativen Backup- und Wiederherstellungstools von Microsoft 365 können Sie Microsoft Teams-Daten auf folgende Weise sichern und wiederherstellen:

• Sicherungsoptionen im Bereich Sicherheit im Compliance Center für OneDrive & >
• Teams-Richtlinien im Microsoft Teams-Verwaltungscenter
• Sicherungsoptionen für Exchange Online für Besprechungsdaten
• Aufbewahrungs- und Nachrichtenrichtlinien für Chat-Nachrichten und Unterhaltungen

Native Datenschutzoptionen von Microsoft 365

Die nativen Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen von Microsoft 365 sind begrenzt, wie Sie der Erläuterung zu den einzelnen Dienstsicherungsoptionen entnehmen können. Zu den Optionen gehören:

• Der zweistufige Papierkorb
• Versionierung
• Aufbewahrungseinstellungen und Rechtsstreit-Sperre
• eDiscovery

Diese Tools sind keine echten Backup-Tools, sondern Aufbewahrungsrichtlinien, mit denen gelöschte Elemente länger aufbewahrt werden können. Ihnen fehlt die Flexibilität und Zuverlässigkeit einer dedizierten Backup-Lösung.

Die Granularität ist begrenzt, wenn es um die Wiederherstellung bestimmter Elemente oder Versionen geht. Es gibt keine Funktionen für die langfristige Aufbewahrung. Die Versionshistorie und die zeitlich begrenzte Wiederherstellung aus dem Papierkorb sind eingeschränkt, was möglicherweise nicht allen Ihren Anforderungen entspricht. Aufgrund der zeitlichen und funktionalen Einschränkungen der nativen Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen von Microsoft 365 sollten Sie möglicherweise erweiterte Lösungen für die Datensicherheit für die Sicherung von Office 365 in Betracht ziehen.

Herausforderungen bei der Datensicherheit in Microsoft 365

Die Sicherung und Wiederherstellung von Microsoft 365 sind nicht einfach und mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden:

• Daten, die über verschiedene Apps und Dienste hinweg gespeichert sind. Microsoft SharePoint und Teams interagieren mit OneDrive. Microsoft Teams-Datentypen verwenden ebenfalls SharePoint, OneDrive und Exchange. Verschiedene Datentypen sind über verschiedene Office 365-Dienste verstreut, und das Sichern dieser Office 365-Daten kann eine Herausforderung darstellen.
• Einschränkungen nativer Sicherungstools. Native Tools bieten Wiederherstellungs- und Aufbewahrungsrichtlinien auf Elementebene und keine echten Backups. Es gibt keine einfache Möglichkeit, eine vollständige, zeitpunktgenaue Wiederherstellung der benötigten Daten durchzuführen.
• Fehlende zentrale Übersicht über alle Daten und Benutzer. Native Tools für die Sicherung und Wiederherstellung von Microsoft 365 können von verschiedenen Standorten aus konfiguriert werden. Sie müssen verschiedene Optionen in verschiedenen Microsoft 365-Verwaltungszentrenüberprüfen, z. B. im Exchange Online-Verwaltungscenter, im SharePoint Online-Verwaltungscenter, im Teams-Verwaltungscenter usw. Native Sicherungs- und Wiederherstellungsoptionen sind auf verschiedene Seiten verteilt. Der Zugriff, die Konfiguration und das Management dieser Optionen können schwierig sein.
• Geringe Kontrolle über die Datenwiederherstellung. Bei Verwendung nativer Tools sind die Optionen für das Wiederherstellen und den Speicherort begrenzt. Die Wiederherstellungspunkte sind zeitlich begrenzt. Wenn Sie eine offizielle Anfrage zur Wiederherstellung aller Daten an Microsoft senden, können Sie nicht auswählen, was wiederhergestellt werden soll, und einige der neuesten Daten, die vor einem Ausfall geschrieben wurden, können verloren gehen.
• Die Wiederherstellungszeit. Die Wiederherstellungszeit von Office 365-Daten mit nativen Tools kann aufgrund der großen Anzahl manueller Vorgänge sehr lang sein. Wenn Sie Microsoft bitten, alle Daten für den entsprechenden Zeitpunkt wiederherzustellen, ist Zeit für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich, und es gibt keine Möglichkeit, auszuwählen, was wiederhergestellt werden soll.

Microsoft 365-Sicherung mit NAKIVO Backup & Replikation & Replikation

Um die Herausforderungen der Sicherung und Wiederherstellung von Microsoft 365 zu bewältigen, sollten Sie den Einsatz einer dedizierten Lösung für Datensicherheit anstelle der nativen Office 365-Tools in Betracht ziehen, die keine voll funktionsfähigen Tools für Datensicherheit sind. NAKIVO Backup & Replication ist eine universelle Lösung für Datensicherheit, die erweiterte Tools zur Sicherung und Wiederherstellung von Microsoft 365-Daten enthält.

Die Vorteile des Schutzes von Microsoft 365 mit der NAKIVO-Lösung:

• Support für die wichtigsten Dienste: Exchange Online (Benutzer und Gruppen), OneDrive for Business, SharePoint Online und Teams.
• Point-in-Time-Wiederherstellungen. Sie können konfigurieren, wo Daten gesichert werden sollen und in welchen Zeitabständen, und den Office 365-Backup-Prozess automatisieren.
• Flexibilität und bessere Transparenz der Daten über Plattformen hinweg. Sie können die Daten aller zu schützenden Microsoft-Dienste über eine einzige zentralisierte Schnittstelle verwalten.
• Lokaler Speicher. Der Vorteil der Speicherung von Office 365-Backups auf einem lokalen Speicher besteht darin, dass Sie auch bei Problemen mit der Internetverbindung oder bei Ausfall von Remote-Cloud-Diensten darauf zugreifen und Daten wiederherstellen können.
• Erweiterte Optionen für die Wiederherstellung. Sie können bestimmte Microsoft Office 365-Objekte am ursprünglichen Standort (dem Quell-Office 365-Benutzer) und am benutzerdefinierten Standort (einem anderen Office 365-Benutzer) wiederherstellen oder ausgewählte Office 365-Objekte auf Ihrem lokalen Computer speichern. Bei den wiederhergestellten Objekten kann es sich um Outlook-E-Mail-Nachrichten, OneDrive-Dateien usw. handeln.
• Bessere RPO und RTO. Sie können Daten häufiger sichern und schneller wiederherstellen. Der Sicherungsprozess ist automatisiert.

Die NAKIVO-Lösung nutzt von Microsoft bereitgestellte APIs, um auf die Office 365-Daten der Microsoft 365-Clouddienste zuzugreifen, was die Prozesse zum Backup und zur Wiederherstellung vereinfacht.

So konfigurieren Sie die Office 365-Sicherung mit NAKIVO

Die Konfiguration der Office 365-Sicherung mit NAKIVO Backup & Replication ist unkompliziert. Befolgen Sie zunächst die folgenden Schritte:

Fügen Sie Microsoft 365 zum Inventar hinzu

Fügen Sie Ihr Microsoft 365-Organisationskonto zum Inventar als SaaS- Element hinzu. Sie können auswählen, welche Microsoft 365-Dienste geschützt werden sollen, oder Sie können alle Dienste auswählen.

Erstellen Sie ein Backup-Repository für Microsoft 365-Backups

1. Erstellen Sie ein Verzeichnis auf dem Computer, auf dem der Transporter installiert ist (auf dem Computer, auf dem Sie die Office 365-Backups speichern möchten). Stellen Sie sicher, dass auf der Festplatte, auf der sich das Backup-Repository befinden wird, genügend freier Speicherplatz vorhanden ist. Konfigurieren Sie die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf das Verzeichnis, in dem sich das Backup-Repository von NAKIVO Backup & Replikation befinden wird. & >
2. Erstellen Sie ein SaaS-Backup-Repository in der Weboberfläche der NAKIVO-Lösung. Wählen Sie den Transporter aus und legen Sie das Verzeichnis fest, in dem das neue Backup-Repository erstellt werden soll.

   

Erstellen Sie einen Backupauftrag

1. Klicken Sie auf + und klicken Sie auf Sicherung für Microsoft 365 , um einen neuen Office 365-Backupauftrag in der Weboberfläche von NAKIVO Backup & Replication zu erstellen.

   

2. Wählen Sie die erforderlichen Office 365-Elemente im ersten Schritt (Quellen) des Assistenten für neue Backupaufträge für Microsoft 365 aus. Sie können ganze Organisationen, Gruppen von Elementen oder bestimmte Postfächer, OneDrives, SharePoint-Websites und Teams auswählen. Klicken Sie in jedem Schritt des Assistenten auf „ <“ >„Weiter“ , um fortzufahren.

   

3. Wählen Sie ein Ziel-Backup-Repository aus, in dem die Office 365-Backups gespeichert werden sollen – das zuvor erstellte SaaS-Backup-Repository.

   

4. Konfigurieren Sie die Einstellungen für den Zeitplan. Sie können mehrere Regeln erstellen, um flexible Zeitplan- und Aufbewahrungsschemata zu implementieren.

   

5. Konfigurieren Sie die Auftragsoptionen für den Office 365-Backupauftrag. Geben Sie einen Auftrags-Name ein, wählen Sie die Auftragspriorität, die Optionen für die Postfachverarbeitung (wenn Sie im Schritt „ Quellen“ ein Postfach ausgewählt haben), einschließlich des Backups für In-Place-Aufbewahrung-/Archivierungselemente, Elemente für die Aufbewahrung im Rechtsstreit, Kalender und Kontakte usw. sowie weitere Optionen. Klicken Sie auf Fertigstellen & Ausführen , um die Einstellungen zu speichern und den Backupauftrag sofort auszuführen. Alternativ können Sie auf Fertigstellen >

6. Wählen Sie den Umfang der Wiederherstellungspunkte und legen Sie fest, wie lange sie behalten werden. Klicken Sie auf Run , um den Backupauftrag zu starten.

   

Der Wiederherstellungsprozess ist ebenfalls unkompliziert. Sie sollten zu Aufträgen > Wiederherstellen > Object-Wiederherstellung für Microsoft 365 in der NAKIVO-Weboberfläche gehen und den Assistenten für die Wiederherstellung ausführen.

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