Umfassender Leitfaden zum Verwalten der Rechtsstreit-Sperre in Office 365
In diesem Beitrag erklären wir, was Office 365 Rechtsstreit-Sperre ist, wie Sie sie aktivieren können und welche Best Practices für die Verwendung gelten. Bis zu 53 % der KMUs sehen sich jedes Jahr mit rechtlichen Schritten konfrontiert , und rund 90 % aller Unternehmen werden im Laufe ihres Bestehens irgendwann mit einer Klage konfrontiert. In Verbindung mit über zwei Millionen Unternehmen weltweit, die Microsoft 365nutzen, rechtfertigen diese Zahlen die Notwendigkeit einer Rechtsstreit-Sperre. Schauen wir uns an, wie Sie das Management der Rechtsstreit-Sperre und die allgemeine Datensicherheit in Ihrem Unternehmen für Office 365-Daten verbessern können.
Was ist eine Rechtsstreit-Sperre in Office 365?
Rechtsstreit-Sperre, auch bekannt als Microsoft 365-Rechtsstreit-Sperre, ist eine Funktionalität in Office 365, mit der Unternehmen Elemente in Postfächern für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren können. Diese Funktionalität wird von Unternehmen für die E-Discovery in Rechtsfällen verwendet.
Beachten Sie, dass eine einmal festgelegte Aufbewahrungspflicht Vorrang vor automatischen Löschvorgängen und benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinien hat. Mitarbeiter können keine Datenelemente wie OneDrive-Dateien, Teams-Kommunikationsnachrichten oder Outlook-E-Mails löschen.
Während des gesamten Zeitraums der Rechtsstreit-Sperre können Administratoren die geschützten Daten über Core eDiscovery finden. Benutzer können weiterhin die Funktionalität von Postfächern nutzen, d. h. neue E-Mails senden und empfangen. Alle Inhalte des Postfachs, einschließlich gelöschter Elemente und später geänderter Originalversionen sowie Archivpostfächer (sofern aktiviert), werden jedoch gesperrt und geschützt. Sie können die Rechtsstreit-Sperre entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen Bestimmungen konfigurieren.
Beachten Sie, dass Office 365 Rechtsstreit-Sperre keine Funktion zum Backup ist und Sie es auch nicht als solche behandeln sollten. Ein Grund dafür ist, dass die Funktionalitäten der Rechtsstreit-Sperre auf der Microsoft 365-Infrastruktur basieren, was bedeutet, dass Sie im Falle einer Störung auf Seiten des Dienstes nicht auf die Daten zugreifen können. Ein weiterer Grund ist das Fehlen flexibler Aufbewahrungseinstellungen, die eine zeitpunktbezogene Wiederherstellung, unabhängige Kopien von Daten und zuverlässige Tools zur Vermeidung von Aufbewahrungslücken ermöglichen.
Office 365 Rechtsstreit-Sperre vs. Aufbewahrungsrichtlinie
Office 365 Rechtsstreit-Sperre wurde entwickelt, um Unternehmen bei der zeitnahen Bereitstellung von Daten zu unterstützen, die im Rahmen von Gerichtsverfahren angefordert werden. Auf der anderen Seite sind Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien Datenverwaltungsregeln, mit denen Administratoren die Aufbewahrung und Löschung von Daten proaktiv organisieren können. Eine Aufbewahrungsrichtlinie ist Teil der allgemeinen Datenverwaltungsstrategie eines Unternehmens und kann auf verschiedene Arten von Daten angewendet werden, darunter Postfächer, Teams-Konversationen, OneDrive- und SharePoint-Elemente.
Unternehmen konfigurieren Aufbewahrungsrichtlinien basierend auf internen Anforderungen. Sie können bestimmte Richtlinien für bestimmte Repositorys und Datenelemente verwenden, die Sie behalten, löschen oder behalten und dann löschen müssen.
So aktivieren Sie die Rechtsstreit-Sperre in Office 365
Um ein Postfach im Microsoft 365 Admin Center unter Rechtsstreit-Sperre zu stellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Benutzer > Aktive Benutzer.
- Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Rechtsstreit-Sperre festlegen möchten.
- Auf der Seite Eigenschaften suchen Sie die Registerkarte E-Mail . Gehen Sie dann zu Weitere Aktionen > Rechtsstreit-Sperre verwalten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechtsstreit-Sperre aktivieren . Geben Sie anschließend die folgenden Informationen ein (optional):
- Aufbewahrungsdauer (Tage): Sie können den Zeitraum in Tagen festlegen, für den die Rechtsstreit-Sperre gelten soll. Das Startdatum wird ab dem Tag festgelegt, an dem ein Element des Postfachs empfangen oder erstellt wird. Das System friert das Element ein und behält es unverändert bei, bis die angegebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sie können dieses Feld leer lassen, um eine unbegrenzte Aufbewahrungsfrist festzulegen. In diesem Fall bleiben die Elemente gesperrt, bis Sie die Aufbewahrungspflicht manuell entfernen.
- Für den Benutzer sichtbarer Hinweis: In diesem Feld können Sie den Benutzer des Postfachs über die angewendete Rechtsstreit-Sperre informieren. In Outlook 2010 und höher wird der Hinweis auf der Seite „Kontoinformationen” im Postfach angezeigt.
- Webseite mit weiteren Informationen für den Benutzer: In diesem Feld können Sie den Link hinzufügen, über den der Benutzer zu der Seite mit zusätzlichen Informationen zur Rechtsstreit-Sperre gelangt. In Outlook 2010 und höher wird die URL auf der Seite „Kontoinformationen“ angezeigt.
- Wählen Sie Speichern Sie die Änderungen auf der Seite „Rechtsstreit-Sperre“.
Nach der Erstellung einer Rechtsstreit-Sperre in Office 365 für einen Benutzer wird eine Benachrichtigung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass es bis zu 240 Minuten dauern kann, bis die Änderungen wirksam werden.
Häufige Herausforderungen bei der Rechtsstreit-Sperre in Office 365
Herausforderungen im Zusammenhang mit der Rechtsstreit-Sperre in Office 365 ergeben sich für Unternehmen, die strenge gesetzliche Anforderungen, Protokolle und Gesetze einhalten müssen. Je sensibler die Daten sind (personenbezogene Daten, Finanzdaten, medizinische Daten usw.), desto schwieriger ist es für Unternehmen, die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität dieser Daten zu gewährleisten.
Eines der Probleme bei der Verwendung von Rechtsstreit-Sperre in Office 365 als Datenmanagement-Tool ist der im Vergleich zu fortschrittlicheren Tools anderer Anbieter begrenzte Funktionsumfang, selbst für grundlegende Datenmanagement-Ansätze. Dies wird noch kritischer, wenn wir das Modell der geteilten Verantwortung und die Notwendigkeit einer Sicherung durch Dritte zum Schutz von Microsoft 365-Datenberücksichtigen.
Eine weitere Herausforderung ist die Implementierung von Microsoft Office 365 Rechtsstreit-Sperre durch nicht-technische Mitarbeiter. Eine Person, die keine Erfahrung mit dieser speziellen Funktionalität hat, ist möglicherweise nicht in der Lage, die Daten ordnungsgemäß zu verarbeiten. In solchen Fällen ist die Unterstützung der IT-Abteilung erforderlich, um Rechtsstreit-Sperre-Beschränkungen zu implementieren, zu verarbeiten oder aufzuheben.
Darüber hinaus ist die Verwaltung von gesperrten Postfächern nur über das Exchange Administration Center oder eine Befehlszeilenschnittstelle möglich. Beide Tools erfordern spezielle IT-Kenntnisse des Benutzers, um maximale Effizienz zu erzielen.
Schließlich beginnt die Rechtsstreit-Sperre erst nach der Aktivierung mit der Speicherung der Daten. Wenn der Benutzer die Daten löscht, ohne dass die Legal Hold-Funktion aktiviert ist, kann der gelöschte Datensatz nicht wiederhergestellt werden. Dies ist ein weiterer Grund, sich nicht auf die Sicherung und Wiederherstellung von Microsoft 365 Litigation Hold zu verlassen.
Best Practices für die Aufbewahrungspflicht in Microsoft 365
Die folgenden Empfehlungen können Ihnen helfen, die Funktionalität zur Aufbewahrung in Microsoft 365 effizienter zu nutzen.
Wissen, wo sich die Daten befinden
Um die Daten unmittelbar nach Erhalt einer Benachrichtigung über rechtliche Schritte zu sperren, müssen Sie den Standort der Daten kennen. Erstellen Sie eine Anzeige, aus der hervorgeht, in welchem Repository welche Daten enthalten sind. Anhand dieser Anzeige können Sie die erforderlichen Datensätze schnell finden und für diese Aufbewahrungseinstellungen anwenden, um ein versehentliches Löschen zu vermeiden.
Legen Sie klare Rollen fest
Im Bereich der Datenverwaltung ist ein Verwalter die Person, die für die Daten verantwortlich ist, die ein Unternehmen aufbewahren muss. Informieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter im Voraus darüber, dass sie Verwalter sensibler Daten sind. Stellen Sie dann sicher, dass sie wissen, welche Daten zu schützen sind und wie sie bei Bedarf die Rechtsstreit-Sperre in Office 365 aktivieren können.
Sie können auch eine Person benennen, die allgemein für Fälle der Rechtsstreit-Sperre zuständig ist, und andere Mitarbeiter darüber informieren, an wen sie sich bei Fragen zum Verfahren und zu den Daten wenden können.
Konsultieren Sie frühzeitig IT-Experten
Ziehen Sie in Betracht, Ihre IT-Experten zu konsultieren, bevor Sie bestimmte Microsoft Office 365 Rechtsstreit-Sperre-Workflows planen und anwenden. Das Verwalten von Daten unter Aufbewahrungspflicht erfordert Kenntnisse der Befehlszeilenschnittstelle oder des Exchange-Verwaltungscenters, was bedeutet, dass die IT-Abteilung in jedem Fall involviert ist. Sie können zusätzliche Risiken der Nichteinhaltung vermeiden, von dem Sie sicherstellen, dass Ihre IT-Experten mit der entsprechenden Microsoft-Funktionalität und den Besonderheiten von Rechtsstreit-Sperren vertraut sind.
Implementieren Sie wiederholbare Workflows
Auf der Grundlage der Anweisungen, Datenübersichten und IT-Fachkenntnisse können Sie Rechtsstreit-Sperre-Workflows entwickeln, die Ihre Mitarbeiter befolgen können. Beschreiben Sie, was nach Erhalt der Aufbewahrungsanforderung zu tun ist, wie die Aufzeichnungen während des Prozesses zu führen sind und wie die Aufbewahrung korrekt freigegeben wird. Dies gewährleistet eine schnelle Reaktion auf rechtliche Probleme, die Verfügbarkeit kritischer Daten während des gesamten erforderlichen Zeitraums und einen raschen Failback zu den normalen Aufbewahrungsrichtlinien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus können Sie die wiederholbaren Workflows für eine effiziente Mitarbeiterschulung nutzen.
Freigeben der Aufbewahrungspflicht zum richtigen Zeitpunkt
Nach dem Fertigstellen eines Prozesses, der eine Rechtsstreit-Sperre ausgelöst hat, können Sie die Sperre aufheben und die reguläre Datenaufbewahrung wiederherstellen. Der Ordner „Wiederherstellbare Elemente” enthält beispielsweise alle Elemente, die vom Benutzer während der Aufbewahrungsfrist gelöscht wurden, und diese Elemente können nicht gelöscht werden. Dieser Ordner hat nach der Aktivierung der Rechtsstreit-Sperre eine Standardgrenze von 110 GB pro Postfach. Die Grenze kann zwar erhöht werden, aber Sie sollten gelöschte Daten nicht länger aufbewahren, als es zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen unbedingt erforderlich ist.
Erstellen Sie Backups
Wie oben erwähnt, handelt es sich bei der Rechtsstreit-Sperre in Microsoft Office 365 nicht um eine Funktion zum Backup, sondern um eine Funktionalität, die Unternehmen dabei hilft, die SaaS-Daten verfügbar zu halten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. In solchen Fällen hängt die Datenverfügbarkeit jedoch unter anderem vom Zugriff auf Microsoft 365 und der rechtzeitigen Aktivierung der Rechtsstreit-Sperre ab. Wenn Sie die Rechtsstreit-Sperre beispielsweise später als erforderlich aktivieren, können Sie wichtige Daten verlieren und mit Sanktionen rechnen. Mögliche Probleme auf Microsoft-Serviceebene können ebenfalls zusätzliche Risiken mit sich bringen.
Um Datenverluste zu verhindern und unerwünschte finanzielle und rufschädigende Folgen zu vermeiden, sollten Sie die Implementierung einer dedizierten Sicherung für Microsoft 365 in Betracht ziehen. NAKIVO Backup & Replication for Microsoft 365 ist eine zuverlässige Lösung, mit der Sie Daten in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business und SharePoint Online sichern können. Die NAKIVO-Lösung ermöglicht auch die sofortige granulare Wiederherstellung von Microsoft 365-Datenelementen direkt aus Backups. Sie können die erforderlichen Daten leicht finden und an ihrem ursprünglichen oder einem benutzerdefinierten Standort wiederherstellen, um E-Discovery-Anforderungen zu erfüllen und die Compliance sicherzustellen.
