So importieren und exportieren Sie Daten von Excel in SharePoint-Listen und umgekehrt
<>>> <>Viele Benutzer von SharePoint Online verwenden gerne Listen, da SharePoint-Listen genauso wie Excel-Tabellen aussehen. Für eine bessere Integration ermöglicht Microsoft den Export von Excel-Tabellen in SharePoint-Listen und umgekehrt. Benutzer fragen in der Regel: Wie importiere ich Daten aus SharePoint in Excel? Wie extrahiere ich Daten aus SharePoint? Wie erstelle ich eine SharePoint-Liste in Excel? Dieser Blogbeitrag bietet Hilfe bei der Beantwortung dieser Fragen und erklärt, wie Sie Tabellen von Excel in SharePoint-Listen exportieren und umgekehrt.
Methode 1 – So exportieren Sie Daten manuell aus Excel in SharePoint-Listen
Bei der ersten Methode erstellen Sie eine leere Liste, die dieselben Spalten wie die Excel-Tabelle enthält. Das Datenformat der Spalten muss identisch sein, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten. Anschließend sollten Sie die Daten von jeder Spalte der Excel-Tabelle manuell kopieren und in die entsprechende Spalte der SharePoint-Liste einfügen.
Öffnen Sie eine XLS-, XLSX-, CSV-Datei oder eine Datei in einem anderen Format, die eine Tabelle enthält, in Microsoft Excel, das auf Ihrem Computer installiert ist. In meinem Beispiel habe ich zur Veranschaulichung eine einfache Tabelle erstellt. Diese Tabelle ist in Excel geöffnet und in der folgenden Abbildung zu sehen.
Öffnen Sie einen Webbrowser und melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto (Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierung) an. Öffnen Sie Ihre Teamwebsite in SharePoint Online und erstellen Sie eine neue Liste. Nennen wir unsere Testliste List02 und geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel Importieren Sie Excel in die SharePoint-Liste. Sie können auch diesen Blogbeitrag über SharePoint Online lesen, um mehr über Websites, Listen und Bibliotheken zu erfahren.
Nachdem Sie eine neue SharePoint-Liste erstellt haben, erstellen Sie die entsprechenden Spalten, indem Sie auf +Spalte hinzufügenklicken. Die Spalten müssen dieselben Namen und dasselbe Datenformat wie die Spalten in der Excel-Quelle haben.
Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster einen Namen, eine Beschreibung und einen Typ ein und legen Sie weitere erforderliche Parameter für eine Spalte fest. Klicken Sie dann auf Speichern.
Die Liste enthält nun alle erforderlichen Spalten, ist jedoch weiterhin leer. Um mit dem Kopieren von Daten in eine SharePoint-Liste zu beginnen, müssen Sie die Liste als Tabelle ansehen. Klicken Sie dazu auf In Tabellenansicht bearbeiten. Nun können Sie Daten von Excel in die SharePoint-Liste kopieren.
Wählen Sie Daten in einer Spalte einer Excel-Tabelle aus und drücken Sie Strg+C , um die ausgewählten Daten in die Zwischenablage zu kopieren. Auf dem Screenshot unten sehen Sie die Daten in der Name ausgewählte Spalten.
Sie können Spalten (nach links und rechts) verschieben, nach der Erstellung in einer SharePoint-Liste. Wählen Sie die leere Zelle in der gewünschten Spalte aus (in unserem Fall die Spalten „ <” >„Namen” ) und drücken Sie „ <” >Strg+V , um die in die Zwischenablage kopierten Daten einzufügen. Die Spalten „ <“ (>Name“ (> ) enthält nun alle erforderlichen Daten in unserem Beispiel. Kopieren Sie die Daten für die anderen Spalten auf ähnliche Weise. „
<“ (>
Nachdem Sie die Daten in alle Spalten Ihrer SharePoint-Liste übertragen haben, können Sie das Ansehen verlassen. Wir haben das Kopieren der Daten von einer Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste fertiggestellt. Auf dem folgenden Screenshot sehen Sie, wie unsere Liste nach dem Kopieren aller Daten aussieht.
Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass sie einfach anzuwenden ist, wenn Sie nicht so viele Tabellen oder Spalten haben.
Der Nachteil ist, dass es zeitaufwändig und umständlich ist, wenn Sie zu viele Spalten und Tabellen kopieren müssen.
Methode 2 – So exportieren Sie Daten direkt von Excel in eine SharePoint-Liste
Bei dieser Methode exportieren Sie Ihre Tabelle direkt von dem auf Ihrem Computer installierten Excel in eine SharePoint-Liste. Excel muss mit Ihrer SharePoint-Website verbunden sein können. Sie müssen Ihre Anmeldeinformationen angeben, und Ihr Office 365-Konto muss über ausreichende Berechtigungen verfügen, um eine SharePoint-Liste auf einer SharePoint-Website zu erstellen.
Öffnen Sie Microsoft Excel auf Ihrem Computer und öffnen Sie die Tabelle, die Sie nach SharePoint Online exportieren möchten. Erstellen wir eine Testtabelle für unseren Blogbeitrag mit einigen Ausrüstungselementen und erstellen wir Spalten mit den Anbietern dieser Elemente, den Benutzern, die Eigentümer der entsprechenden Elemente sind, und dem Preis für jedes Element.
Konvertieren Sie eine Tabelle in eine Tabelle, bevor Sie mit dem Export beginnen. Klicken Sie auf Einfügen > Tabelle.
Im Fenster Tabelle erstellen können Sie die Standardwerte beibehalten und auf OKklicken.
Das Ansehen der Tabelle hat sich nun etwas verändert, da die Überschriften mit einer anderen Farbe markiert sind.
Wählen Sie einen beliebigen Namen einer Spalte in Ihrer Tabelle aus, gehen Sie zur Registerkarte „ <“ >„Design“ (Tabellentools) und geben Sie einen Tabellennamen ein, zum Beispiel „ <“ >„TestTable01“. Der Name darf keine Leerzeichen enthalten.
Wählen Sie die Registerkarte „ <“ (Entwurf), klicken Sie auf „ <“ (Tabelle exportieren)> „Export<“ (Tabelle in SharePoint-Liste exportieren)…und dann auf „ <“ (Tabelle in SharePoint-Liste exportieren) >„Export Table to SharePoint List“ (Tabelle in SharePoint-Liste exportieren) >
Es wird ein Popup-Fenster angezeigt. Es sind zwei Schritte erforderlich.
Geben Sie die Adresse Ihrer Teamwebsite in SharePoint ein, die das Ziel für die zu exportierende Excel-Tabelle ist. In meinem Verwendungsfall verwende ich die folgende Adresse: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Geben Sie einen Namen für Ihre Tabelle ein, zum Beispiel: Excel to SharePoint list. Dieser Name wird nach dem Export als Name der SharePoint-Liste verwendet.
Geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel: Importieren Sie Excel in die SharePoint-Liste.
Klicken Sie auf Weiter , um fortzufahren.
Legen Sie die richtigen Datentypen für jede Spalte der exportierten Tabelle fest und klicken Sie dann auf Fertigstellen.
Jetzt verbindet sich Microsoft Excel mit Ihrer SharePoint-Website, die Sie als Ziel für den Export der Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste ausgewählt haben. Excel muss die Authentifizierung in Office 365 bestehen, um eine Tabelle in eine SharePoint-Liste zu exportieren. Sie müssen den Benutzernamen und das Passwort für Ihr Office 365-Konto eingeben.
Wenn alles korrekt ist, wird der Exportvorgang erfolgreich abgeschlossen und Sie sollten die folgende Meldung sehen:
Die Tabelle wurde erfolgreich veröffentlicht und kann unter folgender Adresse angegesehen werden:
Öffnen Sie den im Fenster angegebenen Link in einem Webbrowser.
Jetzt können Sie die exportierte Excel-Tabelle als Liste in SharePoint Online sehen.
Sie können diese Liste manuell in SharePoint Online öffnen, indem Sie Ihre Teamwebsite öffnen und im Navigationsbereich der Weboberfläche zum Abschnitt „ <“ (Inhalt der Website) gehen.
Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie Daten bequem direkt von Excel in eine SharePoint-Liste exportieren können. Sie benötigen lediglich Excel und Zugriff auf SharePoint Online. Es sind keine Apps von Drittanbietern erforderlich.
Methode 3 – So exportieren Sie Daten aus Excel in eine SharePoint-Liste mit einer App
Die Idee der dritten Methode besteht darin, dass Sie eine spezielle SharePoint-App verwenden, um Tabellenkalkulationen aus Excel in SharePoint-Listen zu importieren. Sie benötigen die Import Spreadsheet App und einen Webbrowser, der ActiveX-Steuerelemente unterstützt, beispielsweise Internet Explorer.
Öffnen Sie Ihre Teamwebsite in SharePoint Online, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie im sich öffnenden Menü App hinzufügen.
Im sich öffnenden Fenster sehen Sie eine Liste verschiedener SharePoint-Apps. Geben Sie „import” in das Suchfeld auf dieser Seite ein. Wenn die Import Spreadsheet App gefunden wurde, klicken Sie darauf.
Auf der sich öffnenden Seite sollten Sie einen Namen und eine Beschreibung für die neue SharePoint-Liste eingeben, die nach dem Import mit der App erstellt wird.
Name: Excel-Liste in SharePoint-Liste importieren
Beschreibung: Excel in SharePoint-Liste importieren
Klicken Sie auf Durchsuchen Sieund wählen Sie die XLSX-Datei (oder ein anderes von der App unterstütztes Excel-Dateiformat) aus, die Sie als Liste in SharePoint importieren möchten.
Klicken Sie auf Importieren Sie.
ActiveX-Steuerelemente müssen in Ihrem Webbrowser aktiviert sein. Wenn ActiveX-Steuerelemente nicht aktiviert sind, wird in Ihrem Webbrowser eine Warnmeldung angezeigt. Informationen zum Aktivieren von ActiveX-Steuerelementen finden Sie in der Dokumentation Ihres Webbrowsers. ActiveX-Steuerelemente sind eine Software, mit der Sie mit den Inhalten interagieren können, die Sie im Internet durchsuchen. Sie können Zugriff auf Ihren Computer haben und Probleme der Sicherheit verursachen. ActiveX-Steuerelemente sind auch als Plug-ins für Internet Explorer bekannt.
Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass sie nur wenig manuellen Aufwand erfordert.
Die Nachteile dieser Methode sind, dass Sie ActiveX-Steuerelemente konfigurieren müssen, was schwierig sein kann oder in Ihrem Webbrowser nicht unterstützt wird, und dass Sie eine spezielle Web-App für SharePoint verwenden müssen.
Methode 4 – So exportieren Sie Daten aus Excel beim Erstellen einer neuen SharePoint-Liste
Es gibt noch eine weitere Methode, mit der Sie eine Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste importieren können, wenn Sie eine neue Liste in SharePoint Online erstellen. Für diese Methode benötigen Sie weder Excel noch andere Anwendungen. Öffnen Sie einfach Ihren Webbrowser und melden Sie sich mit Ihren Office 365-Anmeldeinformationen (Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierung) bei SharePoint Online an.
Öffnen Sie Ihre Teamwebsite in SharePoint Online, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen und klicken Sie auf Inhalt.
Auf der Seite Inhalt der Website Seite, die sich öffnet, klicken Sie auf Neue > Liste.
Eine neue Seite öffnet sich, auf der Ihnen vorgeschlagen wird, eine Liste zu erstellen. Wählen Sie auf der linken Seite Von Excel von Excel, um eine Liste zu erstellen. Geben Sie einen Namen für Ihre neue Liste ein, zum Beispiel SharePoint import Excel. Klicken Sie auf Upload fileund wählen Sie eine Excel-Datei (XLS, XLSX oder andere unterstützte Formate) aus, die Sie als SharePoint-Liste in SharePoint Online importieren möchten. Alternativ können Sie eine Datei auswählen, die bereits auf eine SharePoint-Website hochgeladen wurde. Klicken Sie auf Weiter , um fortzufahren.
Eine Tabelle in der von uns hochgeladenen Datei wird erkannt. Überprüfen Sie die Spaltentypen und stellen Sie sicher, dass das Datenformat korrekt ist, um die Konsistenz zu gewährleisten. Klicken Sie auf Erstellen , wenn Sie bereit sind, den Vorgang zum Fertigstellen zu beginnen.
Eine SharePoint-Liste wurde erfolgreich erstellt und die Daten wurden von einer Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste exportiert.
Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie Excel nicht auf Ihrem Computer installieren müssen, um eine Tabelle als Liste nach SharePoint zu exportieren, und dass Sie keine SharePoint-App verwenden müssen.
So exportieren Sie eine SharePoint-Liste nach Excel
Sie können eine SharePoint-Liste mit wenigen Klicks von der Weboberfläche von SharePoint Online in eine Excel-Tabelle exportieren.
Öffnen Sie Ihre Teamwebsite in SharePoint Online und anschließend die SharePoint-Liste, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf Exportieren nach Excel.
Ein Fenster weist Sie darauf hin, dass query.iqy in Excel geöffnet werden muss. Wählen Sie Excel als Anwendung zum Öffnen der heruntergeladenen Datei query.iqy und klicken Sie auf OK. Eine Microsoft Excel-Sicherheitsmeldung wird angezeigt, wenn Sie eine von einem Internet-Server heruntergeladene Datei in Microsoft Excel öffnen. Der Zweck dieser Benachrichtigung besteht darin, das Risiko von Ransomware-Angriffen und Infektionen mit anderen Viren zu verringern. Klicken Sie auf Aktivieren Sie , um die SharePoint-Liste, die Sie exportieren, in einer Excel-Tabelle zu öffnen.
Nun öffnet sich eine Tabelle in Excel und der Export der SharePoint-Liste wird fertiggestellt. Speichern Sie die Tabelle als Datei im gewünschten Format, z. B. XLS oder XLSX.
Daten in Excel aktualisieren
Wenn Änderungen in Ihre SharePoint-Liste geschrieben werden, die auf einer Teamwebsite in SharePoint Online gespeichert ist, können Sie die Daten in der Tabelle, die Sie in Excel importiert haben, aktualisieren, ohne einen neuen Export-/Importvorgang durchführen zu müssen. Die Daten in Excel werden nicht automatisch aktualisiert, nach dem Speichern von Änderungen in einer SharePoint-Liste. Dazu müssen Sie einen manuellen Vorgang durchführen. In diesem Fall sollten Sie wissen, wie Sie Excel mit SharePoint-Listen verbinden können.
Fügen wir eine neue Switches Zeile in der SharePoint-Liste hinzu.
Wie Sie sehen können, wird die zuvor importierte Excel-Tabelle nicht automatisch mit den Daten aktualisiert, die wir unserer SharePoint-Liste hinzugefügt haben (die Switches Zeile). Wir müssen sie aktualisieren, indem wir in Excel auf die Registerkarte „ <“ (Daten) >„Data<“ (Daten ) > gehen und auf „ <“ (Verbindungen) >„Connections“ (Verbindungen) klicken. „
<“ (Daten ) >
Das Fenster „ <“ (Arbeitsmappenverbindungen) wird geöffnet. Klicken Sie auf „Aktualisieren“ , um die Daten in Ihrer Excel-Tabelle zu aktualisieren. Anschließend können Sie dieses Fenster schließen.
Die Daten wurden in Excel aktualisiert, und die Schalter Zeile wurde am Ende unserer Excel-Tabelle hinzugefügt, ohne dass alle Daten erneut exportiert werden mussten.
Beachten Sie, dass die Daten nur in eine Richtung aktualisiert werden. Wenn Sie Daten in Ihrer Excel-Tabelle ändern und auf „Aktualisieren“klicken, wird die SharePoint-Liste nicht aktualisiert.
Wenn Sie die Daten in der aktuellen Excel-Tabelle nicht aktualisieren müssen, gehen Sie zu „Daten“ > „Verbindungen“, wählen Sie eine Abfrage aus und klicken Sie auf Entfernen.
Fazit
Microsoft bietet eine gute Integration zwischen SharePoint Online und Excel, da beide Produkte von Microsoft stammen. Es gibt mindestens vier Methoden, um Daten von Excel-Tabellen in SharePoint-Listen zu exportieren. Die in diesem Blogbeitrag behandelten Methoden haben Vor- und Nachteile, die Sie bei der Auswahl einer für Sie geeigneten Methode berücksichtigen sollten. Wählen Sie die richtige Methode, je nachdem, ob Sie dies manuell, mit Excel oder einer anderen App tun möchten. Der Datenexport von einer SharePoint-Liste nach Excel ist unkompliziert und für alle SharePoint Online-Benutzer erschwinglich.
Wenn Sie SharePoint Online und Office 365 im Allgemeinen verwenden, vergessen Sie nicht, Ihre Daten zum Backup zu sichern. NAKIVO Backup & Replikation & Replikation unterstützt das Office 365-Backup für Exchange Online, OneDrive for Business und SharePoint Online.
