So konfigurieren Sie eine Abwesenheitsnotiz in Office 365
Microsoft Office Outlook ist ein leistungsstarker E-Mail-Client, der mit verschiedenen E-Mail-Servern kompatibel ist und viele Automatisierungsoptionen bietet. Nach dem Freigeben von Office 365, einer Suite von cloudbasierten Microsoft Office-Anwendungen und -Diensten, wurde es möglich, Outlook als Webanwendung (Outlook Online) ausschließlich mit Microsoft-Mailservern zu verwenden. Outlook kann eingehende E-Mail-Nachrichten nach konfigurierten Regeln in verschiedene E-Mail-Ordner sortieren.
Beispielsweise kann es so konfiguriert werden, dass Spam-Nachrichten im Ordner Junk-E-Mail gespeichert werden. Neben eingehenden E-Mails können Sie auch andere benutzerdefinierte Regeln konfigurieren. Mit beiden Ausgaben von Outlook – Outlook Web App und der eigenständigen Outlook-Anwendung – können Sie E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren und automatisch eine Nachricht an den Absender senden, wenn Sie nicht antworten können. Eine Abwesenheitsnotiz kann verwendet werden, wenn Sie von einer E-Mail-Adresse zu einer anderen wechseln. In diesem Fall verwenden Sie eine solche Benachrichtigung, um Absender Ihrer alten E-Mail-Adresse über Ihre neue E-Mail-Adresse zu informieren. In diesem Blogbeitrag wird erläutert, wie Sie in Outlook 365 und Outlook 2016 eine Abwesenheitsnotiz einrichten.
Office 365 Abwesenheitsnotiz in Outlook Online einrichten
Melden Sie sich von Ihrem Benutzerkonto bei der Outlook Web App (auch Outlook Online oder Outlook 365 genannt) an:
Klicken Sie oben rechts in der Weboberfläche von Outlook Online auf das Symbol Einstellungen und klicken Sie im sich öffnenden Bereich Einstellungen auf Alle Outlook-Einstellungen ansehen.
Gehen Sie in dem sich öffnenden Fenster mit den Einstellungen zu Mail > Automatische Antworten. Klicken Sie auf den Schalter, um automatische Antworten zu aktivieren.
- Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie das Senden einer Office 365-Abwesenheitsnotiz nur während eines bestimmten Zeitraums aktivieren möchten. Mit dieser Option können Sie steuern, wann die Funktion verwendet werden soll.
Bei Bedarf können Sie auch die folgenden Kontrollkästchen aktivieren:
- Meinen Kalender für diesen Zeitraum sperren
- Neue Einladungen für Ereignisse, die in diesem Zeitraum stattfinden, automatisch ablehnen
- Meine Besprechungen in diesem Zeitraum abbrechen und ablehnen
Automatische Antworten innerhalb Ihrer Organisation senden
Geben Sie den Text ein, der an Absender gesendet wird, wenn die Outlook 365-Regel für Abwesenheitsnotizen aktiviert ist. Beispiel:
Hallo!
Dies ist die Abwesenheitsnotiz von Office 365. Ich bin derzeit nicht im Büro. Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
- Antworten außerhalb Ihrer Organisation senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Abwesenheitsbenachrichtigungen an Absender zu senden, deren E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation liegen.
- Antworten nur an Kontakte senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie das Senden einer Office 365-Abwesenheitsnachricht nur an bestimmte Kontakte aktivieren möchten.
Klicken Sie auf Speichern Sie , um die Einstellungen zu speichern und die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz für Office 365 zu Fertigstellen.
Hinweis: Wenn Sie Ihre alte E-Mail-Adresse nicht mehr verwenden, können Sie die Benutzer darüber informieren, dass sie für die Kommunikation Ihre neue E-Mail-Adresse verwenden sollen, indem Sie die Abwesenheitsnotifikation von Outlook 365 verwenden, zum Beispiel:
Hallo!
Ich werde diese E-Mail-Adresse (old-address@company1.microsoft.com) nicht mehr verwenden. Bitte senden Sie E-Mails an meine neue E-Mail-Adresse: new-address@domain2.com
Jetzt haben Sie die Konfiguration der Abwesenheitsnotiz in Office 365 abgeschlossen. Beachten Sie, dass die Abwesenheitsnotiz einmalig vom selben Absender von Ihrem Office 365-E-Mail-Konto gesendet wird. Wenn derselbe Absender eine zweite E-Mail-Nachricht an Sie sendet, wird die automatische Abwesenheitsnotiz von Office 365 nicht gesendet.
Einrichten der Abwesenheitsnotiz in Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook ist eine eigenständige E-Mail-Client-Anwendung. Sie kann sowohl mit Microsoft-E-Mail-Servern als auch mit Office 365-Konten verwendet werden. In einem früheren Beitrag haben wir uns angesehen, wie man Microsoft Office Outlook für die Verwendung mit Office 365 konfiguriert und welche SMTP- und POP3-Einstellungen zu verwenden sind. Sehen wir uns nun an, wie man eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Office Outlook 2016 konfiguriert.
Klicken Sie in Microsoft Office Outlook 2016 auf der Registerkarte „ <“ >„Home“ auf „ <“ >„New E-Mail“.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, die als Abwesenheitsnotiz für Office 365 verwendet wird.
An: Lassen Sie dieses Feld leer.
Betreff: Geben Sie einen Namen für Ihre Nachricht ein, zum Beispiel Abwesenheitsnotiz Outlook 365.
Verfassen Sie den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz, zum Beispiel:
Hallo!
Dies ist die Abwesenheitsnotiz von Office 365. Ich bin derzeit nicht im Büro. Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
Klicken Sie auf Datei > Speichern unter , um diese E-Mail-Nachricht als Vorlage zu speichern.
Wählen Sie den Pfad (wir speichern die Datei in diesem Beispiel unter C:data ), den Dateityp „Outlook-Vorlage” und den Dateinamen.
Speichern unter: Outlook-Vorlage (*.oft)
Name der Datei: Out of office Outlook 365.oft
Klicken Sie auf Speichern.
Die E-Mail-Nachrichtenvorlage wird gespeichert. Wechseln Sie nun zur Registerkarte „ <“ >„Home“ im Hauptfenster von Microsoft Office Outlook 2016. Klicken Sie auf „ <“ >„Regeln“ > „Verwalten der Regeln“ & „Alerts“.
Das Fenster „ <“ (E-Mail-Regeln) >Rules and Alerts (Regeln und Warnmeldungen) wird geöffnet.
Klicken Sie auf der Registerkarte „ <“ (E-Mail-Regeln) >E-mail Rules (E-Mail-Regeln) auf „ <“ (Neue Regel hinzufügen) >Neue Regel.
A Regelassistent Fenster wird geöffnet.
Schritt 1: Wählen Sie eine Vorlage aus. Klicken Sie auf Regeln auf empfangene Nachrichten anwenden. Klicken Sie auf Weiter bei jedem Schritt des Assistenten, um fortzufahren.
Schritt 1: Bedingung(en) auswählen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen , wenn mein Name im Feld „An“ steht.
Schritt 1: Aktion(en) auswählen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage.
Schritt 2: Bearbeiten Sie die Beschreibung der Regel (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert). Klicken Sie in diesem Fall auf eine bestimmte Vorlage aus.
Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus (klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus). In unserem Fall wählen wir die Datei C:dataOut of office Outlook 365.oft aus. Klicken Sie auf Öffnen Sie.
Jetzt ist die Vorlagendatei ausgewählt. Sie können mit dem weiteren Schritt fortfahren.
Gibt es Ausnahmen? Wenn Sie keine Ausnahmen konfigurieren müssen, ändern Sie die Einstellungen nicht und überspringen Sie diesen Schritt.
Das Fertigstellen der Einrichtung der Regel.
Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an: Abwesenheitsnotiz Outlook 365
Schritt 2: Optionen für die Regel einrichten
Diese Regel aktivieren – aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Klicken Sie auf Fertigstellen , um die Einstellungen zu speichern und die Regel zum Versenden von Abwesenheitsbenachrichtigungen zu aktivieren.
Wie Sie auf dem Screenshot unten sehen können, ist das Kontrollkästchen bei der Outlook 365-Regel „Abwesenheit” aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Sie können das Fenster „ <“ (Regeln und Benachrichtigungen) schließen. >Rules and Alerts
Jetzt ist die Abwesenheitsnotifikation in Microsoft Office Outlook 2016 konfiguriert. Sie können diese Regel mit anderen Regeln kombinieren, um den E-Mail-Client zu optimieren.
Aktivieren einer Abwesenheitsnotiz im Admin Center
Wenn ein Benutzer in Ihrer Organisation bereits im Urlaub ist, aber vergessen hat, das Senden der Office 365-Abwesenheitsnotiz zu aktivieren, kann ein Systemadministrator dies konfigurieren. Der Administrator muss weder das Passwort des Benutzers kennen noch das Passwort zurücksetzen. Der Administrator kann die Einrichtung der Abwesenheitsbenachrichtigung für Office 365 im Office 365 Admin Center (auch Microsoft 365 Admin Center genannt) vornehmen.
Melden Sie sich als Administrator beim Microsoft Admin Center an.
Gehen Sie zu Aktive Benutzerund wählen Sie ein Benutzerkonto aus, für das Sie eine Abwesenheitsnotiz aktivieren möchten. In unserem Beispiel wählen wir das Konto von Michael Bose aus. Nachdem Sie das Benutzerkonto ausgewählt haben, gehen Sie in dem sich öffnenden Fenster zur Registerkarte Mail und klicken Sie unten auf der Seite auf Verwalten von automatischen Antworten.
Aktivieren Sie im Popup-Fenster das Kontrollkästchen Aktivieren Sie die automatischen Antworten.
Klicken Sie auf Speichern Sie die Änderungen.
Die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz für Office 365 im Microsoft Admin Center ist fertiggestellt.
Fazit
In diesem Blogbeitrag wurde erläutert, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Office 365 konfigurieren, um Absender darüber zu informieren, dass Sie nicht sofort auf ihre Nachrichten antworten können. Sie können Personen darüber informieren, dass sie nicht mit einer Antwort am selben Tag rechnen sollten oder dass Sie Ihre E-Mail-Adresse geändert haben und für die zukünftige Kommunikation eine neue E-Mail-Adresse verwenden sollten. Die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz in Office 365 ist nicht schwierig und kann von einem normalen Benutzer oder einem Office 365-Administrator in der Weboberfläche von Office 365 vorgenommen werden. Ein eigenständiger E-Mail-Client von Microsoft Office Outlook 2016 kann ebenfalls so konfiguriert werden, dass er eine Abwesenheitsnotiz versendet. Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, vergessen Sie nicht, Office 365 zu sichern, um ein Höchstmaß an Schutz für Ihre Daten zu gewährleisten.
