Exchange Online vs. Microsoft Office 365. Was eignet sich am besten für das Hosting von geschäftlichen E-Mails?
E-Mails sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für jedes Unternehmen. Irgendwann muss jedes Unternehmen zwischen E-Mail-Diensten von Drittanbietern und selbst gehosteten E-Mail-Diensten entscheiden. Wenn Ihr Unternehmen noch einen E-Mail-Client vor Ort verwendet, haben Sie wahrscheinlich schon über Cloud-basiertes Hosting nachgedacht. Vor der Migration von Servern vor Ort in die Cloud gibt es jedoch viel zu beachten, was das Hosting von geschäftlichen E-Mails angeht. Und wenn Sie sich für eine Migration entscheiden, sollten Sie sich dann für eine eigenständige E-Mail-Lösung oder eine Suite entscheiden, die mehrere Anforderungen in Ihrer Umgebung abdeckt?
In diesem Artikel behandeln wir die Punkte, die bei der Umstellung von einem Server vor Ort auf Exchange Online oder eine komplette Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierung zu beachten sind. Darüber hinaus finden Sie eine übersichtliche Beschreibung und einen Vergleich der beiden Optionen. Nach dem Lesen des Blogbeitrags verfügen Sie über das nötige Wissen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Exchange Online vs. Microsoft Office 365
Der Vergleich von Exchange Online und Microsoft Office 365 kann verwirrend sein, da die Funktionalität dieser beiden Produkte völlig unterschiedlich ist.
Microsoft Office 365 ist die cloudbasierte SaaS-Anwendungssuite (SaaS) von Microsoft, die unter anderem Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel und Outlook umfasst. Die Suite umfasst auch serverbasierte Anwendungen wie SharePoint und Exchange. Aber was genau ist Exchange Online?
Exchange Online ist ein cloudbasierter E-Mail-Dienst von Microsoft, der Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben bietet. Exchange Online ist in Microsoft Office 365 enthalten und eher eine Sammlung von Tools als ein einzelnes Produkt. Exchange Online steht in der Regel nicht in Konkurrenz zu Microsoft 365, sondern ergänzt dieses vielmehr.
Benutzer können ein Produkt ohne das andere erwerben. Sie können beispielsweise Microsoft Exchange Online-Pläne kaufen, ohne die vollständige Microsoft Office 365-Suite zu erwerben. Gleichzeitig enthalten einige Pläne kein Exchange Online, wie beispielsweise die Microsoft 365 Apps. Es besteht immer die Option, auf Microsoft 365 zu aktualisieren, selbst wenn ein Benutzer zunächst nur Exchange Online wählt.
Bevor Sie Exchange Online und Microsoft 365 vergleichen, ist es wichtig, Verwechslungen zwischen Exchange Online und Exchange Server sowie Microsoft 365 und Office 365 zu vermeiden. Wenn alle Konzepte klar sind, lässt sich leichter verstehen, was den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Exchange Online vs. Exchange Server
Aufgrund ihrer Ähnlichkeiten werden diese beiden Produkte häufig verwechselt, obwohl sich Exchange Online und Exchange Server erheblich unterscheiden. Die wichtigsten Unterschiede sind:
- Server. Während Microsoft Exchange Online vollständig cloudbasiert ist, wird Exchange Server auf dedizierten virtuellen oder physischen Servern hostet.
- Lizenzierung. Microsoft Exchange Server erfordert Server- und Client-Lizenzen, während Sie bei Microsoft Exchange Online eine monatliche Gebühr pro Benutzer zahlen.
- Skalierbarkeit. Microsoft Exchange Online lässt sich als cloudbasierte Lösung mühelos skalieren und verkleinern, während dies bei einem Exchange Server komplizierter ist.
Microsoft 365 vs. Office 365
Im April 2020 änderte Microsoft sein Branding und Office 365 wurde zu Microsoft 365. Microsoft begründete diese Entscheidung damit, dass sie die Vorteile und Funktionen der Abonnementpläne besser widerspiegeln solle. Im Grunde änderte sich nur das Branding, während der Preis und die Funktionalität der Suite unverändert blieben.
Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. Wie man sich entscheidet
Die Entscheidung für eine eigenständige E-Mail-Lösung oder eine Mehrzweck-Suite hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Es gibt jedoch mehrere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.
Größe des Unternehmens
In der Regel haben kleine Unternehmen eine einfache Struktur. Deshalb können viele von ihnen mit Exchange Online allein einwandfrei funktionieren. Natürlich hängt dies vom jeweiligen Einzelfall ab, und die Anforderungen sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Kleine Unternehmen benötigen jedoch oft nicht die erweiterten Funktionen, die im Microsoft 365-Abonnement-Lizenzmodell angeboten werden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch viele Mitarbeiter oder eine komplexe Struktur hat, könnte Microsoft 365 die perfekte Lösung sein, um die Arbeitsabläufe zu verbessern.
Collaboration
Die Wahl hängt davon ab, wie kollaborativ Ihre Umgebung ist. Selbst wenn Ihr Unternehmen klein ist, aber Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt, sollten Sie einen der Microsoft 365-Pläne in Betracht ziehen. Auf diese Weise erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Tools für die Geschäftskommunikation (Microsoft Teams, Skype for Business usw.), die den Arbeitsablauf vereinfachen und die Zusammenarbeit effektiver gestalten.
Geschäftstyp
Bei der Auswahl sollten Sie die Art Ihres Unternehmens berücksichtigen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Datenmanagementsystem, eine Datenspeicherlösung und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern benötigt, sollten Sie einen der Microsoft Office 365-Pläne in Betracht ziehen. SharePoint, OneDrive for Business und Microsoft Teams sind nur einige der Anwendungen, die für Ihr Unternehmen nützlich sein können. Wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens jedoch auf E-Mail-Kommunikation beschränken, können Sie sich ganz einfach für Exchange Online entscheiden.
Kosten
Natürlich ist der Preis ein wesentlicher Faktor, den Sie bei der Auswahl einer Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten. In diesem Fall variieren die Kosten je nach dem von Ihnen gewählten Tarif. Beispielsweise kostet Exchange Online im Bereich von 4 bis 8 US-Dollar pro Benutzer/Monat, während das Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierungspaket bei 5 US-Dollar pro Benutzer/Monat beginnt, für Business-Pakete bis zu 20 US-Dollar pro Benutzer/Monat und für einen Enterprise-Plan bis zu 57 US-Dollar pro Benutzer/Monat kostet. Die günstigsten Tarife unterscheiden sich nur um einen Dollar und bieten Ihnen zusätzlich zu Exchange Online auch Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Online.
E-Mail-Migration zu Microsoft 365 und Exchange Online
Wenn Sie sich für einen Wechsel von Exchange Online zu Microsoft 365 entscheiden, wird sich Ihre Arbeitsumgebung dadurch nicht grundlegend ändern. Microsoft 365 erweitert die Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Kommunikation und integriert einige weitere Optionen, um den Arbeitsablauf zu vereinfachen. Auch wenn diese Aktualisierungen etwas Zeit und Ressourcen erfordern, ist der Prozess keine grundlegende Veränderung.
Wenn Sie jedoch von Diensten vor Ort zu cloudbasierten Diensten wechseln, gibt es viel zu beachten. Ist die Lösung zuverlässig? Wie sollte die Arbeit umstrukturiert werden? Und wie sieht es mit den Vorschriften Ihrer Branche aus, z. B. Aufbewahrungs- und Richtlinien zur Verschlüsselung? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.
Wenn Sie sich für einen Wechsel zu Microsoft 365 oder Exchange Online entscheiden, denken Sie daran, dass Microsoft Office Backup der beste Weg ist, um Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig Zeit und Ressourcen im Falle eines Datenverlusts zu sparen. Bevor Sie zu Exchange Online oder einem der Microsoft 365-Pläne migrieren, gibt es einige wichtige Aspekte hinsichtlich des Hostings von geschäftlichen E-Mails zu berücksichtigen. Bestimmen Sie zunächst Ihre aktuelle E-Mail-Lösung, um zu verstehen, welche Migrationsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen. Um Schwierigkeiten und zusätzliche Kosten zu vermeiden, überprüfen Sie, ob alle Netzwerkbenutzer Office 2010 oder neuer verwenden. Weitere mögliche Probleme sind:
- Zugriff auf DNS-Einträge (Domain Name System). Die Änderung der DNS-Einträge dauert in der Regel weniger als eine Stunde, wenn alles reibungslos verläuft. Der fehlende Zugriff auf die DNS-Einträge kann jedoch problematisch sein und zu erheblichen Verzögerungen führen. Bei der Umstellung auf Microsoft 365 benötigen Sie Zugriff auf Ihr DNS, um die Eigentumsrechte an der Domain nachzuweisen und E-Mails an die neuen Postfächer weiterzuleiten. Andernfalls werden alle E-Mails an den alten Server gesendet.
- E-Mail-Relay-Lösungen und -Geräte. Vor der Migration ist es wichtig, über Ihre Netzwerkgeräte wie Drucker und Scanner nachzudenken. Es kann zu Fehlermeldungen kommen und Ihre gescannten Dokumente werden nicht korrekt per E-Mail versendet. Um diese Probleme zu vermeiden, führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme der mit dem E-Mail-Server verbundenen Geräte und Dienste durch. Stellen Sie während der Migration sicher, dass alle Geräte mit Ihrem neuen Cloud-Server verbunden sind.
- Einhaltung von Passwort-Richtlinien. Denken Sie daran, strenge Passwort-Richtlinien zu implementieren und die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Dies könnte für Nicht-Cloud-Benutzer ein Problem darstellen. Obwohl ein E-Mail-Server vor Ort nicht immun gegen Cybersicherheitsrisiken ist, ist er sicherer als ein cloudbasierter E-Mail-Server. Das Gute daran ist, dass das Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierung komplexe Passwörter erfordert. Außerdem muss jeder Netzwerkbenutzer sein Passwort alle 90 Tage ändern, was unbefugten Zugriff verhindert.
- Verlust von Autocomplete-Dateien und Signaturen. Nach der Migration zum neuen Postfach müssen Sie möglicherweise die persönlichen Speicherdateien (PST-Dateien) erneut anhängen. Außerdem können Ihre Signaturen und Autocomplete-Dateien verloren gehen. Vor der Migration müssen Sie entscheiden, ob der Verlust Ihrer bisherigen Einstellungen ein Problem darstellt. Natürlich können Sie diese Daten ebenfalls migrieren, aber das erfordert zusätzlichen Aufwand. Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie diesen Aspekt in Ihren Migrationsplan aufnehmen.
- Kalender teilen. Wenn Ihr Unternehmen die Kalender-Funktion intensiv nutzt, sollte diese ebenfalls in den Migrationsplan aufgenommen werden. Die Berechtigungen zum Teilen von Kalendern werden möglicherweise nicht automatisch zu Microsoft 365 übertragen. Ordnen Sie daher die Berechtigungen für die Teilung der Kalender zu und sichern Sie sie vor der Migration.
- Antivirus, Anti-Spam, Black- und Whitelists. Überlegen Sie, ob Sie Ihr bestehendes Antivirus- oder Anti-Spam-Gateway nach der Migration weiterhin verwenden möchten. Microsoft 365 verfügt über Lösungen zur Sicherheit, die E-Mails schützen, sodass Sie sich für den integrierten Schutz entscheiden können. Ein weiteres Problem ist die Verwendung von Whitelists und Blacklists. Wenn Sie vorhaben, selbst erstellte Listen zu migrieren, überlegen Sie sich, wie Sie dies tun möchten, und nehmen Sie diesen Punkt in Ihren Plan auf.
- Neue Funktionen für die Sicherheit. Die Migration zu Microsoft 365 ist ein guter Zeitpunkt, um Ihren Plan für die Sicherheit zu überprüfen und zu aktualisieren. Einige Funktionen zur Sicherheit der E-Mails, die Sie in Betracht ziehen könnten, sind Datenschutz, verschlüsselte E-Mails, Archivierung usw. Alle Microsoft 365-Suiten verfügen über Funktionen zur Sicherheit und Compliance. Da sie sich jedoch unterscheiden, sollten Sie Ihre Wahl auf der Grundlage der Standards der Sicherheit Ihrer Branche treffen.
Fazit
Microsoft 365-Abonnement-Lizenzierung erweitert das technologische Potenzial von Exchange Online um einen Bereich nützlicher Funktionen, die die Zusammenarbeit vereinfachen und die Zugänglichkeit verbessern. Sie sollten jedoch immer bedenken, dass bei der Verwendung von Exchange Online nur Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte in der Cloud gespeichert werden. Mit Microsoft 365 ist die gesamte technische Umgebung cloudbasiert. Die Wahl beschränkt sich also auf eine Frage: Was sind Ihre geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Zusammenarbeit, Produktivität, Kommunikation, Zugänglichkeit und vor allem Sicherheit und Schutz?
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