Office 365 E-Mail-Archivierung: So aktivieren Sie die Archivierung
Ein Archiv-Postfach in Microsoft 365 kann zur Verbesserung der E-Mail-Datenverwaltung verwendet werden. Das Verwalten von Terabytes an E-Mail-Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Gewährleistung der Datenverfügbarkeit für interne Audits kann eine Herausforderung darstellen.
In diesem Blogbeitrag erklären wir, was Archiv-Postfächer sind und welche Vorteile und Nachteile Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sie verwenden. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die Archivierung der Postfächer in Office 365 mithilfe der GUI und PowerShell-Befehlen aktivieren können.
Archivpostfächer verstehen
Ein Archivpostfach in Office 365 ist im Grunde genommen ein zusätzlicher Speicher für Ihre E-Mails. Sie können Platz für neuere Daten im Speicher schaffen und den Server entlasten, indem Sie ältere Elemente, darunter E-Mails, Dokumente, Bilder und mehr, in das Archiv verschieben. Unternehmen, die aufgrund von Compliance-Anforderungen oder internen Richtlinien E-Mail-Daten für bestimmte Zeiträume speichern müssen, können von diesen Postfächern profitieren.
Vor- und Nachteile
Zu den Vorteilen der E-Mail-Archivierung in Office 365 gehören:
- Optimierung des MANAGEMENTs. Sie können das Haupt-Postfach verwenden, um schnell auf aktuelle E-Mail-Threads zuzugreifen und veraltete Threads in das Archiv zu verschieben. Dies ermöglicht eine Steigerung der Leistung und macht die Suche nach Daten effizienter und bequemer.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein Archiv-Postfach bietet zusätzlichen Speicher und erschwert das versehentliche Löschen dieser archivierten E-Mails. So können Sie die Richtlinien zur Datenaufbewahrung einhalten, ohne das Hauptpostfach zu überlasten.
- Speicherautomatisierung. Erwägen Sie, nach der Aktivierung der Archivpostfächer die automatische Erweiterung in Office 365 zu aktivieren. Die automatische Erweiterung des Postfachs bedeutet, dass das System den Speicher automatisch um weitere 10 Gigabyte erweitert, nach dem der Benutzer das festgelegte Speicherlimit erreicht hat. In diesem Fall müssen Sie weder Benutzer noch IT-Experten hinzuziehen, um Speicherplatz hinzuzufügen.
Der Nachteil ist, dass das IT-Team nach der Aktivierung der Archivpostfächer mit Herausforderungen beim Datenmanagement in einer komplexeren Umgebung konfrontiert ist. Dennoch kann ein qualifizierter Experte Microsoft 365-Konten überwachen, den verfügbaren Speicher überprüfen und PowerShell-Befehle verwenden, um Verwaltungsaufgaben schneller und ohne Effizienzverluste zu erledigen.
Implementierung von Archiv-Postfächern
Um ein Archiv-Postfach in Office 365 einzurichten, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen im System und müssen bestimmte Konfigurationsworkflows ausführen. Sehen wir uns zunächst die Berechtigungen an.
Übersicht über Berechtigungen
Beachten Sie, dass die spezifischen Berechtigungen je nach Ihrer Office 365-Version und den Rollen Ihres Kontos variieren können. Zu den häufig erforderlichen Berechtigungen gehören die folgenden:
- Exchange-Administrator. Sie benötigen diese oder ähnliche Berechtigungen, um ein Archiv-Postfach zu aktivieren. Als Exchange-Administrator können Sie die Exchange Online-Einstellungen verwalten. Die Konfiguration von Archiv-Postfächern fällt ebenfalls in diese Kategorie.
- Organisationsmanagement. Diese Rolle gewährt ADMIN-Rechte und vollständigen Zugriff auf Office 365-Elemente. In bestimmten Fällen müssen Sie möglicherweise diese Rolle zuweisen, um Archiv-Postfächer zu aktivieren.
- Compliance-Management. Mit dieser Rolle können Sie Compliance-Funktionen und zugehörige Einstellungen in Office 365 verwalten. Dies ist erforderlich, um die Archivierung in Microsoft 365 zu aktivieren, damit E-Mails aufbewahrt werden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet ist.
- Importieren und Exportieren von Postfächern. Microsoft 365-Benutzer mit dieser Rolle können Daten in ein Archivpostfach importieren (und aus diesem exportieren).
Wenn die erforderlichen Berechtigungen für Ihr Konto festgelegt sind, können Sie ein Archiv-Postfach erstellen.
Aktivieren Sie die Postfacharchivierung in Office 365
Beachten Sie, dass das System nach der Aktivierung eines Archiv-Postfachs überprüft, ob die Elemente im Haupt-Postfach der kürzlich zugewiesenen Archivierungs-Richtlinie entsprechen. Die Elemente, die vor dem in der Richtlinie angegebenen Datum erstellt wurden, werden in das neu eröffnete Archiv verschoben. Der Standardzeitraum für eine Archivierungsrichtlinie zum Verschieben von Elementen aus dem Hauptpostfach in das Archiv beträgt zwei Jahre nach der Zustellung oder Erstellung des Elements.
Um ein Archiv-Postfach zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich beim Exchange Admin Center (EAC) an und suchen Sie dann Empfänger > Postfächer.
- Wählen Sie von der Postfachliste das Konto aus, das Sie aktivieren möchten.
- Das Flyout-Fenster wird angezeigt. Wählen Sie Sonstiges. Klicken Sie unter „Postfacharchiv” auf „Postfacharchiv verwalten”.
- Suchen Sie dann im Bereich „Postfacharchiv verwalten” die Option „Postfacharchiv”und aktivieren Sie sie. Klicken Sie abschließend auf „ <“ (Speichern) >„Save“ (Speichern). „<“ (Speichern) >
Die Erstellung des Archiv-Postfachs kann einige Sekunden dauern. Nach Abschluss des Vorgangs ändert sich der Archiv-Status des Benutzers in der Liste zu „Active“ (Aktiv). Status-Änderungen sind jedoch möglicherweise erst sichtbar, wenn Sie die Webseite aktualisieren. „
“ (Speichern) Sehen wir uns nun an, wie Sie ein Office 365-Postfacharchiv über PowerShell aktivieren können.
Um ein Archiv-Postfach für ein einzelnes Konto zu aktivieren, führen Sie dieses Cmdlet aus:
Enable-Mailbox -Identity
Um Archiv-Postfächer für alle Benutzer in Ihrer Organisation zu aktivieren, verwenden Sie dieses Cmdlet:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
HINWEIS: Nach der Aktivierung der Archivierung für ein Konto, für das eine Aufbewahrungsrichtlinie oder eine Rechtsstreit-Sperre festgelegt ist, erhält der Ordner „Wiederherstellbare Elemente” des Hauptpostfachs 105 GB Speicher anstelle der standardmäßigen 100 GB. Dadurch steht auch bei deaktivierter automatischer Erweiterungsfunktion ausreichend Speicher für die Aufzeichnung gelöschter Elemente zur Verfügung. Die Warnquote für den Ordner wird ebenfalls von 90 auf 95 Gigabyte erhöht.
Deaktivieren von Archiv-Postfächern
Um ein Archiv-Postfach über die GUI zu deaktivieren, finden Sie die gleichen Optionen im Exchange-Verwaltungscenter. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie das Postfacharchiv deaktivieren müssen, indem Sie erneut auf die Schaltfläche „ <“ klicken. >Status des Postfacharchivs
Sie haben 30 Tage Zeit, um ein Archivpostfach wieder zu aktivieren, ohne dass archivierte Elemente verloren gehen. In diesem Fall stellen Sie den archivierten Inhalt wieder her. Wenn Sie die 30-Tage-Frist überschreiten, wird der Inhalt des deaktivierten Postfacharchivs dauerhaft gelöscht, ohne dass eine Wiederherstellung möglich ist. Wenn Sie diese Funktion für ein Konto nach 30 Tagen wieder aktivieren, wird ein neues Archivpostfach erstellt.
Wie oben erwähnt, sieht die Standardrichtlinie vor, dass Elemente zwei Jahre nach ihrer Erstellung oder Zustellung in Archivpostfächer verschoben werden. Die Deaktivierung eines Archivpostfachs hat keine Aktionen mit dem Inhalt des Hauptpostfachs.
Um das Postfacharchiv in Office 365 für ein bestimmtes Konto über PowerShell zu deaktivieren, führen Sie dieses Cmdlet aus, wobei
Disable-Mailbox -Identity
Um Archiv-Postfächer für alle Konten zu deaktivieren, für die diese Postfächer aktiviert sind, verwenden Sie diesen Befehl:
Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Ne "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Disable-Mailbox -Archive
Verbesserung der Datensicherheit für Microsoft 365-Archivdaten
Archivierte Elemente als geschützte Daten oder sogar als Backup zu behandeln, ist ein Fehler, der zu sensiblen Datenverlusten und Bußgeldern wegen Nichteinhaltung von Vorschriften führen kann. Obwohl separat eingerichtet und verwaltet, ist ein Archiv-Postfach dennoch Teil des Microsoft 365-Kontos. Wenn Sie den Zugriff auf dieses Konto verlieren oder es zu einer Störung auf Seiten von Microsoft kommt, können Sie nicht mehr auf die Archivdaten zugreifen.
Das lokale Sichern von Microsoft 365-Elementen mithilfe des Exports in verschiedene Dateien ist die native Methode, um eine Ersatzkopie der Daten zu erstellen. Diese Option erfordert zwar keine Lösungen von Drittanbietern und kann für Einzelpersonen geeignet sein, aber selbst die kleinsten Unternehmen benötigen einen zentralisierten, automatisierten und optimierten Workflow für die Datensicherheit von Office 365-Elementen.
Microsoft 365-Sicherung und -Wiederherstellung in NAKIVO Backup & Replikation & Replikation ist die richtige Lösung, um Ihre Daten in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business und SharePoint Online einfach zu sichern. Erstellen Sie schnelle inkrementelle Backups von Microsoft 365-Daten und speichern Sie diese lokal, um die Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit ganzer Konten sicherzustellen. Sie können auch die praktische Funktionalität zur Suche verwenden, um bestimmte Elemente in Sekundenschnelle zu finden und wiederherzustellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auch dann zu gewährleisten, wenn Postfacharchive deaktiviert oder nicht verfügbar sind.
Fazit
Die E-Mail-Archivierung in Office 365 ermöglicht es Unternehmen, E-Mails für Compliance-Zwecke aufzubewahren und ihre Richtlinien zur Datenaufbewahrung innerhalb des Microsoft-Ökosystems anzupassen. Sie können ein Archiv-Postfach für ein bestimmtes Konto über die GUI aktivieren und deaktivieren. PowerShell bietet dieselben Funktionen und ermöglicht darüber hinaus ein effizienteres Management aller Microsoft 365-Konten in einem Unternehmen mit entsprechenden Befehlen.
