Best Practices zur Entmystifizierung des Managements unstrukturierter Daten

Unstrukturierte Daten haben ihre Vorteile und machen den Großteil der Daten aus, die heute von Unternehmen erstellt und gespeichert werden. Unternehmen sind davon abhängig, wie diese Daten genutzt und verwaltet werden. Wenn wichtige Daten verloren gehen, kann dies für Unternehmen zu irreparablen finanziellen Schäden und Reputationsverlusten führen. Deshalb ist es wichtig, unstrukturierte Informationen richtig zu verwalten und zuverlässige Maßnahmen zur Datensicherheit zu ergreifen. In diesem Blogbeitrag wird erläutert, wie unstrukturierte Daten verwaltet werden können, um die betriebliche Effizienz und Zuverlässigkeit zu verbessern.

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Unstrukturierte Daten: Herausforderungen und Auswirkungen auf das Geschäft

Unstrukturierte Daten haben keine vordefinierte Struktur wie strukturierte Daten (Datenbanken) und stellen das Management unstrukturierter Daten vor Herausforderungen. Unstrukturierte Daten werden in der Regel als Dateien dargestellt, aber auch E-Mails und andere Mediennachrichten können als unstrukturierte Daten klassifiziert werden.

Volumen und Vielfalt: Bewältigung wachsender Komplexität

Das Volumen unstrukturierter Daten wächst kontinuierlich, und ihr Management wird immer komplexer. Auch die Komplexität der Daten nimmt zu – es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten, und es ist nicht einfach zu klassifizieren, wo wichtige Daten gespeichert sind. Wenn Dateien nicht sortiert und nicht richtig benannt sind, wird das Management unstrukturierter Daten noch schwieriger.Große Mengen unsortierter und unklassifizierter Daten können zu einer Datenflut führen. Wenn temporäre und nicht mehr benötigte Dateien nicht gelöscht werden, belegen sie zusätzlichen Speicherplatz, was nicht sinnvoll ist. Wenn Daten nicht kategorisiert sind (kritisch, wichtig, weniger wichtig, temporär), ist es schwierig zu entscheiden, was gesichert werden soll. Speicher sollten skalierbar sein, um die wachsenden Datenmengen speichern zu können.

Herausforderungen hinsichtlich Datenqualität und Herkunft

Unstrukturierte Daten können veraltet, irrelevant, nicht validiert, redundant usw. sein. Diese Faktoren erschweren das Verwalten unstrukturierter Daten. Die Prozesse der Datenverarbeitung sind dynamisch, und unstrukturierte Daten werden häufig zwischen Festplattenvolumes, Dateiservern und Repositorys migriert. Benutzer können diese Daten in jeder Phase ändern, was die Identifizierung ihrer Gültigkeit und Authentizität erschweren kann.

Risiken in Bezug auf Compliance, Sicherheit und Governance

Wenn unstrukturierte Daten nicht korrekt verwaltet werden, können Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit privaten Daten entstehen, da unstrukturierte Daten in der Regel personenbezogene Daten (PII) enthalten. Unternehmen müssen die Compliance-Anforderungen entsprechend ihrem geografischen Standort und ihrer Branche erfüllen. Beispielsweise müssen Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten von Bürgern der Europäischen Union arbeiten, die DSGVOAnforderungen erfüllen. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, werden gegen das nicht konforme Unternehmen Geldstrafen und Sanktionen angewendet. Wenn die privaten Daten der Benutzer nicht gut geschützt sind, können Sicherheitsrisiken zu Datenlecks und Datenverlusten führen. In diesem Fall verstößt ein Unternehmen gegen die Compliance-Anforderungen, was negative Folgen haben kann. Ohne ein ordnungsgemäßes Management unstrukturierter Daten ist es schwierig zu definieren, welche Daten sensibel sind und verschlüsselt und geschützt werden müssen.

Verwendung von NAS für skalierbare und sichere Datenspeicherung

Network Attached Storage (NAS)-Systeme werden von kleinen und mittleren Unternehmen häufig als zentraler Speicher für unstrukturierte Daten eingesetzt. NAS-Geräte sind praktisch, skalierbar und kostengünstig. Sie unterstützen das Hinzufügen weiterer Festplatten oder die Installation von Festplatten mit höherem Speichervolumen, Soft-RAID für Datenredundanz und flexible Optionen für die Dateifreigabe. Allerdings sind NAS-Geräte begehrte Ziele für Cyberkriminelle und Ransomware. Bei unsachgemäßer Verwaltung unstrukturierter Daten kann Ransomware auf ungeschützte Dateien zugreifen und diese durch irreversible Verschlüsselung beschädigen.

Best Practices für das Verwalten unstrukturierter Daten

Befolgen Sie die folgenden Best Practices, um das Verwalten unstrukturierter Daten zu optimieren und das Risiko von Datenverlusten und anderen negativen Folgen zu verringern.

Daten erkennen und katalogisieren

Erkennen Sie alle Ihre Daten, die an verschiedenen Standorten gespeichert sind – Dateiservern, NAS-Geräten, Data Lakes, Repositorys, Anwendungsdaten, E-Mails usw. Protokollieren Sie den Standort der Daten, Metadaten, den Status der Verschlüsselung, die Größe der Dateien, die Eigentümer usw. Durch das Sammeln aller Informationen über gespeicherte Daten erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Datentypen und -volumina. Erstellen Sie einen detaillierten Katalog der erkannten Daten, um vollständige Transparenz zu gewährleisten. Notieren Sie die Datenkategorien, ihre Bedeutung und andere Parameter. Möglicherweise müssen Sie mit mehreren Abteilungen zusammenarbeiten, da die Benutzer in jeder Abteilung wissen, welche Daten für sie wichtig sind. Fügen Sie den Dateien auf der Grundlage der gesammelten Informationen Tags und Metadaten hinzu, um Daten zu identifizieren und die Organisation unstrukturierter Daten zu verbessern. Führen Sie regelmäßig Datenprüfungen durch, da sich Daten im Laufe der Zeit weiterentwickeln und ändern können. Aktualisieren Sie Ihren Katalog/Inventar entsprechend. Die Vorteile der Verwendung eines Katalogs unstrukturierter Daten sind:

• Verbesserung der Datenverwaltung – Durchsetzung von Zugriffskontrollen und Compliance-Richtlinien.
• Verbesserung der Suchbarkeit – Benutzer können Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Tags oder Eigentümern suchen.
• Vermeidung redundanter Datenspeicherung – Identifizierung doppelter oder veralteter Dateien.
• Unterstützung von Compliance-Audits – Verfolgung des Zugriffs und der Nutzung sensibler Daten.

Beispiele für gefundene Daten, sortiert nach Quelle und Verwendungsfällen:

• Vor Ort-Speicher: Dateiserver, NAS, lokale Desktops/Laptops
• Cloud-Speicher: AWS S3, OneDrive, Azure Blob Storage, Google Drive
• Unternehmensanwendungen: CRM (Salesforce), ERP (SAP), HR-Systeme
• E-Mails und Tools für die Zusammenarbeit: Outlook, Gmail, Microsoft Teams
• Multimedia & Protokolle: CCTV-Aufzeichnungen, Anrufaufzeichnungen, Protokolle zu Ereignissen.

Sobald Daten erkannt wurden, hilft die Erstellung eines durchsuchbaren Katalogs den Benutzern, diese effizient zu finden und zu verwalten. Mit Metadaten können Sie unstrukturierte Daten effektiv organisieren. Außerdem verbessern sie die Suchbarkeit und Klassifizierung, indem sie unstrukturierten Daten strukturierte Beschriftungen hinzufügen. Legen Sie fest, was Metadaten enthalten sollen. Die folgende Tabelle enthält Beispiele für Metadaten.

Daten für eine bessere Organisation klassifizieren

Daten klassifizieren, um das Management unstrukturierter Daten zu verbessern – personenbezogene Daten (PII) und sensible Daten im Speicher erkennen und identifizieren. Sie können herkömmliche Methoden wie Schlüsselwörter und Muster für die Suche verwenden. Alternativ können Sie fortschrittliche Software mit künstlicher Intelligenz und Algorithmen für maschinelles Lernen verwenden, um Daten mit tieferen Erkennungsoptionen genauer zu analysieren.Nach dem Erkennen von Daten können Sie diese anhand folgender Kriterien klassifizieren:

• Geschäftlicher Wert: Kritisch, Wichtig, Nicht wesentlich
• Sensitivitätsstufe: Öffentlich, Intern, Vertraulich, Eingeschränkt
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: DSGVO, HIPAA, CCPA, ISO 27001
• Verwendungsart: Dokumente, Bilder, Videos, Protokolle, E-Mails

Legen Sie den geeigneten Klassifizierungsrahmen für Ihr Unternehmen fest. Eine Anzeige für eine Klassifizierung finden Sie in der folgenden Tabelle.

Organisieren Sie Daten mithilfe einer klaren Dateibenennung und Ordnerstruktur. Die Organisation unstrukturierter Daten auf diese Weise erleichtert Benutzern und Administratoren die Navigation und Identifizierung von Daten. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für organisierte Ordner mit Dateien für eine Finanzabteilung. /Finanzen /2023 /Budgets (vertraulich) /Rechnungen (intern) /2024 /Audits (eingeschränkt) /Finanzberichte (vertraulich) Öffentliche Daten verbleiben in offenen Ordnern. Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) und Verschlüsselung schützen vertrauliche und eingeschränkte Daten.

Festlegen von Zugriffsrichtlinien

Implementieren Sie strenge Zugriffskontrollmaßnahmen, indem Sie Governance-Richtlinien festlegen. Die Daten-Governance verwaltet unstrukturierte Daten, indem sie kontrolliert, wer auf Daten zugreifen, sie ändern, teilen und löschen darf. Unstrukturierte Daten können über mehrere Standorte (einschließlich vor Ort und bei Cloud-Speichern) verstreut sein, und Governance-Richtlinien sind wichtig, um die Sicherheit zu erhöhen.

• Konfigurieren Sie die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten zugreifen können.
• Befolgen Sie das Prinzip der geringsten Privilegien, das den Benutzerzugriff einschränkt. Mitarbeiter können nur auf die Daten zugreifen, die für ihre Aufgaben erforderlich sind, wodurch das Risiko von Insider-Bedrohungen verringert wird.
• Erwägen Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für den Zugriff auf kritische Daten. MFA bietet eine zusätzliche Ebene der Sicherheit, da vor der Gewährung des Zugriffs mehrere Verifizierungsschritte erforderlich sind.

Sichern Sie Daten, die auf Dateiservern und NAS-Geräten gespeichert sind, um gemeinsam genutzte Dateien und andere Daten zu schützen. Sichern Sie zunächst wichtige Daten, die für den täglichen Betrieb benötigt werden. Wenn ein NAS-Gerät Backups enthält, sollten Sie eine Backupkopie erstellen, um Ihre Strategie zur Datensicherheit zu verbessern, und die 3-2-1-Backup-Regel befolgen. Testen Sie Backups, um sicherzustellen, dass Daten im Katastrophenfall wiederhergestellt werden können. Erstellen Sie einen Disaster Recovery-Plan , der alle Schritte enthält, die zur Wiederherstellung von Daten in verschiedenen Situationen erforderlich sind.

Automatisierung für die Datenüberwachung und -verwaltung einsetzen

Sie können die Datenüberwachung und -verwaltung automatisieren, um die Sicherheit, Compliance, Leistung und betriebliche Effizienz zu verbessern. Erwägen Sie ein automatisches Tiering , um häufig verwendete Daten auf einem leistungsstarken Speicher einer höheren Ebene zu speichern und selten verwendete Dateien auf einen weniger leistungsstarken (kostengünstigeren) Speicher einer niedrigeren Ebene zu verschieben. Die unterste Ebene können Sie für archivierte Daten verwenden. Sie können auch Lebenszyklusrichtlinien konfigurieren, um alte Daten automatisch in das Archiv zu verschieben. Eine kontinuierliche Datenüberwachung hilft dabei, unbefugte Zugriffe, Probleme mit der Leistung und potenzielle Bedrohungen für die Sicherheit zu erkennen. Verfolgen Sie Datenzugriffsprotokolle und Nutzungsmuster in Echtzeit, um ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen (z. B. das Löschen oder Ändern einer großen Anzahl von Dateien in einem Stapel). Konfigurieren Sie Warnmeldungen und automatische Benachrichtigungen, um rechtzeitig zu reagieren und Probleme zu beheben. Automatisieren Sie Datenbackups und Workflows zur Disaster Recovery.

Wie NAKIVO die Verwaltung unstrukturierter Daten vereinfacht

NAKIVO Backup & Replication

NAKIVO Backup & Replication ist eine dedizierte Lösung für Datensicherheit, die Backups von unstrukturierten Daten unterstützt, die auf Dateiservern, NAS-Geräten und Windows- oder Linux-Rechnern gespeichert sind (Servern und Arbeitsstationen). Die NAKIVO-Lösung unterstützt Backups von NFS- und SMB Dateifreigaben, was besonders praktisch ist, wenn Sie Dateien sichern, die auf NAS-Geräten und Dateiservern freigegeben sind.

• Vollständige und inkrementelle Backups. Sorgen Sie für Zuverlässigkeit und Einsparungen beim Speicher. Vollständige und granulare Wiederherstellungen werden unterstützt.
• Speichern von Backups an verschiedenen Standorten – lokale Backup-Repositorys, Band, NAS-Geräte, Cloud-Speicher, einschließlich AWS S3, Azure Blob Storage und S3-kompatibler Objektspeicher.
• Sicherung verschlüsseln. Die quellseitige Sicherung verschlüsseln schützt Daten vor dem Abfangen während der Datenübertragung über das Netzwerk und schützt in einem Repository gespeicherte Backups vor unbefugtem Zugriff. Bei Bedarf können Sie die Netzwerkverschlüsselung und die Verschlüsselung auf Repository-Ebene aktivieren.
• Unveränderliche Backups. Aktivieren Sie Unveränderlichkeit, um Backups vor Ransomware und unbefugter Löschung und Änderung von Daten zu schützen.
• Microsoft 365-Backup. Microsoft 365-Dienste enthalten unstrukturierte Daten wie E-Mails, OneDrive-Dateien, Microsoft Teams-Nachrichten usw. Die NAKIVO-Lösung unterstützt Microsoft 365-Backup. Sie können die erforderlichen Microsoft 365-Dienste, Benutzer und Objekte sichern und eine vollständige und granulare Wiederherstellung an der Quelle oder an einem benutzerdefinierten Standort durchführen.

Fazit

Die Verwaltung unstrukturierter Daten trägt zur Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz und zur Verringerung verschiedener Risiken in Bezug auf Sicherheit, Datensicherheit und Compliance bei. Befolgen Sie Best Practices, darunter Datenerkennung, Klassifizierung, Zugriffskontrolle, Datenschutzrichtlinien und Datensicherheit. Schützen Sie unstrukturierte Daten, die vor Ort und in der Cloud gespeichert sind, und speichern Sie mehrere Backupkopien an verschiedenen Standorten. Verwenden Sie NAKIVO Backup & Replication, um Daten effektiv zu sichern und wiederherzustellen.

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