Umfassende Anleitung zum Sichern von Office 365-E-Mails

Sichern Sie regelmäßig Ihre Office 365-E-Mails? Falls nicht, gibt es schlechte Nachrichten. Selbst Cloud-Giganten wie Microsoft können von Ausfällen und Störungen betroffen sein. Und entgegen der landläufigen Meinung macht Microsoft Ihr Unternehmen für jeglichen Datenverlust aufgrund solcher Ereignisse verantwortlich. Darüber hinaus liegt gemäß dem „Shared Responsibility Model“ von Microsoft der Schutz all Ihrer Daten innerhalb der Microsoft 365-Infrastruktur ausschließlich in Ihrer Verantwortung.

Dieser Beitrag befasst sich mit nativen Microsoft-Funktionen und Tools von Drittanbietern, die zum Backup von Office 365-E-Mails genutzt werden können. Der Beitrag kann Ihnen außerdem dabei helfen, die perfekte Lösung für das Backup entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen.

Backup für Microsoft 365-Daten

Nutzen Sie die NAKIVO-Lösung, um Microsoft 365-Daten in Exchange Online, Teams, OneDrive und SharePoint Online zu sichern – für unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe und ohne Ausfallzeiten.

ERKENNEN SIE DIE LÖSUNG

Warum sollte man Office 365-E-Mails sichern?

Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie eine Microsoft 365-E-Mail-Sicherung benötigen; diese lassen sich meist in drei Kategorien einteilen.

1. Um Datenverlust und -beschädigung zu verhindern

Possible causes: Cyberangriffe, menschliches Versagen, Software- und Hardwareausfälle, unsachgemäße Datenverwaltung, Kosten für das Microsoft 365-Abonnement (Speicherbeschränkungen)

In seinen Modell der geteilten Verantwortungerklärt Microsoft, dass die Nutzer die volle Verantwortung für die Sicherheit ihrer Daten tragen, einschließlich des Backups für O365-E-Mails, des Schutzes vor Malware und der Zugriffsverwaltung. Und obwohl Microsoft Funktionen bereitstellt, die die Datensicherheit bis zu einem gewissen Grad verbessern können, können diese keine Datensicherungs- und Anti-Malware-Software ersetzen.

Eine dedizierte Lösung kann dazu beitragen, Best Practices für Datensicherheit und Cybersicherheit zu gewährleisten – was mit den nativen Tools von Microsoft allein nicht möglich ist.

2. Um die Resilienz zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren

Possible causes: Cyberangriffe, Ausfälle und Störungen

Microsoft übernimmt die Verantwortung für die Verfügbarkeit seiner Dienste, doch wenn es um die Daten Ihres Unternehmens und deren Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb geht, liegt der Ball bei Ihnen. Mit anderen Worten: Wenn Cyberkriminelle für Ihr Unternehmen kritische Daten beschädigen oder Ihren Produktionsserver angreifen, liegen die Beeinträchtigung und die Disaster Recovery ausschließlich in Ihrer Verantwortung.

Hardware- und Softwareausfälle passieren jedem, selbst Giganten wie Microsoft (nehmen wir als Beispiel den fast 6-stündiger Ausfall der Cloud im Januar 2023). In solchen Fällen riskieren Sie den Verlust all Ihrer Daten, wenn Sie keine Backupkopie außerhalb der Microsoft-Infrastruktur gespeichert haben.

3. Zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

Microsoft bietet Aufbewahrungsrichtlinien, Rechtsstreit-Sperren und eDiscovery an, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu vereinfachen. Dies reicht jedoch möglicherweise nicht aus, um europäische Vorschriften wie die DSGVO oder die bevorstehende DORAvollständig zu erfüllen, die strenge Anforderungen an die Datensicherheit und die Datenwiederherstellung stellen.

Übersicht über die Microsoft 365-Sicherungsoptionen

Kurzzusammenfassung der nativen Sicherungsfunktionen

Sichert Office 365 E-Mails? Alle nativen Microsoft 365-Tools sind in erster Linie für Compliance und Datenmanagement konzipiert und stellen keine umfassende Sicherungslösung dar. Microsoft hat jedoch angekündigt, dass die neue Funktionalität „Microsoft 365 Backup“, die seit 2023 als Vorschauversion verfügbar ist, im Mitte des Jahres 2024allgemein verfügbar sein wird.

Mit „Microsoft 365 Backup“ können Benutzer Exchange-Postfächer sichern und vollständige oder granulare Wiederherstellungen durchführen. Allerdings scheinen sich alle Sicherungsdaten innerhalb der Microsoft 365-Infrastruktur zu befinden, was nicht den Best Practices für die Datensicherheit entspricht.

Derzeit können die folgenden Funktionen genutzt werden, die jedoch keine E-Mail-Sicherung für Microsoft 365 darstellen:

• Email forwarding. Sie können alle E-Mails automatisch an ein anderes (Ersatz-)Konto weiterleiten, um eine exakte Kopie des primären Postfachs zu erstellen. Allerdings kann das andere Konto genauso wie das primäre von einem Cyberangriff betroffen sein. Außerdem kann der Speicherplatz im Handumdrehen knapp werden.
• Export in .PST. Diese Option eignet sich für einen einmaligen Vorgang, jedoch nicht, wenn Sie Hunderte von Benutzerpostfächern verwalten. Als Administrator müssen Sie die Daten möglicherweise für jedes Konto manuell exportieren, da es keine Automatisierungsoption gibt.

Zu den erweiterten Funktionen gehören die folgenden:

• Archive mailboxes (In-Place Archiving). Der Hauptunterschied zwischen Archivierung und E-Mail-Backup besteht darin, dass E-Mails bei der Archivierung lediglich in einen anderen Ordner verschoben werden und keine automatische Datenkopie erstellt wird. Sie können dieses Tool nutzen, um Speicherplatz zu optimieren oder alte E-Mails vom primären Postfach zu trennen. Standardmäßig gilt jedoch eine Speicherbegrenzung von bis zu 100 GB. Außerdem können sowohl Archiv- als auch Primärpostfächer Cyberbedrohungen ausgesetzt sein.
• Retention policies and labels. Die Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft 365 sind für das langfristige Datenlebenszyklusmanagement konzipiert und dienen in erster Linie der Kontrolle der Größe des Speichers und nicht dazu, sicherzustellen, dass Sie über eine saubere Kopie Ihrer Daten für Disaster Recovery verfügen. Bei der Konfiguration der Richtlinie oder der Labels legen Sie den Zeitraum fest, über den der Inhalt vor dem Entfernen aufbewahrt werden soll. Bei einer angewendeten Aufbewahrungsanordnung verbleibt der Inhalt am ursprünglichen Standort; wenn jedoch jemand Exchange-Postfächer bearbeitet oder löscht, wird automatisch eine Kopie im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ aufbewahrt, und diese Kopie kann verwendet werden gelöschte Office 365-E-Mails wiederherzustellen.
• eDiscovery and Litigation Holds. Diese Art von Aufbewahrungsanordnungen ist für die zeitlich begrenzte Aufbewahrung von Inhalten vorgesehen, die sich auf einen Fall beziehen und von Justizbehörden angefordert werden können. Microsoft empfiehlt den Einsatz von eDiscovery nicht für die langfristige Datenaufbewahrung. Die Funktion ist nicht für die Wiederherstellung gedacht, sondern soll vielmehr sicherstellen, dass die Inhalte bis zu ihrem Bedarf an Ort und Stelle verbleiben, unabhängig von anderen angewandten Aufbewahrungsregeln.

Beachten Sie, dass Archivierung, Aufbewahrungsrichtlinien und Kennzeichnungen, eDiscovery und Rechtsstreit-Sperre Teil des Purview-Portals sind und für Business Premium- oder Enterprise-Pläne ab dem E3-Plan und höher verfügbar sind. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags betragen die Abonnementpreise 22 Dollar, 33,75 $ und 54,75 $ pro Microsoft 365-Benutzer für Business Premium, E3 bzw. E5. Eine Backup-Lösung eines Drittanbieters wie NAKIVO Backup & Replication würde Sie hingegen nur 0,80 $ pro Microsoft 365-Benutzer kosten.

Einschränkungen der nativen Office 365-Backup-Optionen

Die größte Einschränkung der nativen Microsoft-Tools besteht darin, dass sie einer vollwertigen Backup-Lösung nicht gleichwertig sind und diese nicht ersetzen können. Schauen wir uns genauer an, warum das so ist.

Neglecting data protection best practices. Neben der Datensicherung und -archivierung sollte Ihre Datensicherheit Folgendes umfassen:

• Backup-Speicher-Tiering (die 3-2-1-Backup-Regel) zur Stärkung der Datenresilienz und Wiederherstellbarkeit
• Cybersicherheitsmaßnahmen, einschließlich End-to-End-Verschlüsselung und Zugriffskontrolle für Datenschutzaktivitäten und Backup-Daten
• Unveränderlichkeit und Air-Gapping-Techniken zum Schutz vor zuverlässiger Schutz vor Ransomware und anderen Cyberangriffen
• Geschäftskontinuität sowie Disaster Recovery-Pläne

Und genau hier hinken native Tools hinterher, da ihnen die notwendigen Funktionen für robuste Datensicherheit und Resilienz gegenüber Cyberbedrohungen fehlen.

Administrative hassle. Die nativen Tools von Microsoft sind bei der Archivierung und Wiederherstellung alles andere als eine einfache Ein-Klick-Lösung. In den meisten Fällen müssen Administratoren Aufbewahrungsregeln manuell konfigurieren und sicherstellen, dass diese Regeln angewendet werden, bevor ein Benutzer gelöscht wird. Und das Beste daran? Es kann bis zu 7 Tage dauern, bis diese Regeln auf Benutzerdaten angewendet werden. Andernfalls können alle Daten endgültig gelöscht werden.

Die Funktionen „Rechtsstreit-Sperre“ und „eDiscovery“ sind übermäßig kompliziert und umfassen viele Schritte und Bedingungen, mit denen nur ein erfahrener Administrator umgehen kann. Die konfigurierten Regeln können sich überschneiden, ablaufen oder aufgrund menschlicher Fehler fehlschlagen.

Time-limited recovery. Ohne eine Aufbewahrungsrichtlinie ist die Wiederherstellung standardmäßig auf 14 Tage begrenzt – oder auf höchstens 30 Tage , wenn Sie an den Einstellungen herumtüfteln. Danach können Sie eine gelöschte E-Mail oder ein gelöschtes Postfach nicht mehr wiederherstellen.

No point-in-time recovery. Unabhängig davon, welches native Tool Sie verwenden, weist Microsoft ausdrücklich darauf hin, dass Die Wiederherstellung zu einer bestimmten Zeit fällt nicht in den Geltungsbereich. in Exchange Online gilt und Sie eine Backup-Lösung eines Drittanbieters benötigen, um ein Postfach oder eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit wiederherzustellen.

Account deletion risks. Migrationen zu anderen Konten, menschliche Fehler und Cyberangriffe können zur versehentlichen Löschung von Konten führen, die nicht rückgängig gemacht werden kann. Das bedeutet, dass alle zugehörigen Daten endgültig verloren gehen, es sei denn, Sie verfügen über eine Backupkopie dieser Daten oder haben zuvor eine Aufbewahrungsrichtlinie konfiguriert. Mit der Aufbewahrungsrichtlinie können Sie zwar weiterhin über die eDiscovery-Funktion auf Daten zugreifen, haben jedoch nur eingeschränkte Möglichkeiten für die Wiederherstellung.

Additional {14}. Microsoft 365 ermöglicht die Speicherung von bis zu 1 Million E-Mails pro Postfach und 3 Millionen im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ (jedoch maximal 30 GB). Je nach Tarif variieren die Speicherbeschränkungen für Benutzer- und Archivpostfächer, den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ im Archivpostfach sowie für Postfächer, die zurückgestellt wurden. Die Anzahl der Aufbewahrungsrichtlinien, die Sie pro Postfach und Konto konfigurieren können, ist ebenfalls begrenzt, sodass möglicherweise ein Tarif-Upgrade erforderlich ist.

Backup-Lösungen von Drittanbietern im Überblick

Warum sollten Sie sich für Backup-Lösungen von Drittanbietern entscheiden?

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung, warum ein Backup-Tool eines Drittanbieters unverzichtbar und keine Option ist:

• Native Tools sind nicht gleichbedeutend mit einem Microsoft 365-E-Mail-Backup und weisen, wie oben beschrieben, viele Einschränkungen auf.
• Native Tools gewährleisten keine ausreichende Resilienz gegenüber digitalen Risiken und Störungen.
• Komplizierte Verwaltung und Administration, oft mit hohem manuellem Aufwand verbunden.
• Microsoft haftet nicht für Störungen und Datenverluste aufgrund von Ausfällen, auch nicht für solche, die auf Seiten von Microsoft liegen. In den Dienstleistungsvertragempfiehlt das Unternehmen sogar, Ihre Daten regelmäßig zu sichern:

  „Wir bemühen uns, die Dienste betriebsbereit zu halten; jedoch kommt es bei allen Online-Diensten gelegentlich zu Störungen und Ausfällen, und Microsoft haftet nicht für Störungen oder Verluste, die Ihnen dadurch entstehen könnten. Im Falle eines Ausfalls können Sie möglicherweise Ihre Inhalte oder Daten, die Sie gespeichert haben, nicht wiederherstellen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Inhalte und Daten, die Sie in den Diensten speichern oder mithilfe von Apps und Diensten von Drittanbietern speichern, regelmäßig zum Backup zu erstellen.“

Wie bewertet man Backup-Lösungen von Drittanbietern?

Da wir nun wissen, dass eine umfassende Backup-Lösung für Ihre Geschäftskontinuität und Datenresilienz entscheidend ist, wollen wir uns die Funktionalität genauer ansehen, auf die Sie bei der Suche nach dem perfekten Tool achten sollten.

• Support for multi-platform and hybrid environments. Bei der Auswahl einer Backup-Lösung benötigen Sie eine umfassende Software, die alle Ihre Workloads sichert – sei es in der Cloud, auf virtuellen Maschinen und physischen Maschinen oder in Microsoft 365 – und das alles über eine zentrale Oberfläche.
• Offsite and cloud backup storage. Um die Ausfallsicherheit Ihrer Daten zu erhöhen, müssen Sie Backupkopien Ihrer Office 365-E-Mails separat aufbewahren. Der Die goldene 3-2-1-Regel gibt an, dass Sie mindestens drei Backupkopien benötigen: zwei außerhalb des Standorts und eine in der Cloud. Daher sollte die Backup-Lösung verschiedene Speicheroptionen unterstützen, darunter lokale Ordner, NAS- oder Deduplizierungsgeräte, öffentliche Clouds und generell S3-kompatible Cloud-Plattformen.
• Data integrity. Sie müssen in der Lage sein, App-Aware Backups durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Anwendungsdaten konsistent sind, ohne dass derzeit verwendete Programme beendet werden müssen.
• Automation capabilities. Die Backup-Lösung sollte die Verwaltung vereinfachen und nicht erschweren. Entscheiden Sie sich für Lösungen mit erweiterten Optionen zum Backup-Planen, richtlinienbasierten Workflows und weiteren Automatisierungsfunktionen.
• Advanced security and ransomware protection. Sie möchten nicht, dass Ihre Backup-Daten beschädigt werden oder Cyberkriminelle darauf zugreifen können. Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitsfunktionen vorhanden sind, einschließlich einer durchgängigen Sicherung, einer rollenbasierten Zugriffskontrolle für Aktivitäten der Datensicherheit und Backup-Daten sowie der Unterstützung von Unveränderlichkeit und air-gapping.
• Compliance search. Die Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, alle Ihre Backup-Daten einfach zu durchsuchen, bis hin zu den E-Mail-Postfächern der Benutzer zu navigieren, eine Vorschau von Anhängen anzuzeigen und benötigte Dateien oder E-Mails innerhalb von Sekunden an ihrem ursprünglichen oder einem neuen Standort wiederherzustellen.

Das Wichtigste ist jedoch, über einen umfassende Backup-Strategie zu verfügen, der alle möglichen Risiken abdeckt und Verfahren sowie Maßnahmen für den Fall einer Störung definiert. Falls Sie noch keine Strategie haben, investieren Sie Zeit und Mühe in die Erstellung einer solchen. Sobald Sie die Risiken, Ziele der Wiederherstellung und Geschäftskontinuitätspläne skizziert haben, wird es einfacher sein, ein perfektes Tool zum Backup auszuwählen, das auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Backup von Office 365-E-Mails mit NAKIVO

NAKIVO Backup & Replication bietet alle erforderlichen Funktionen, um eine sichere und zuverlässige Sicherung Ihrer Microsoft 365-E-Mails und deren Inhalte zu gewährleisten.

Nach dem Hinzufügen Ihres Microsoft 365-Kontos zur Lösung können Sie Backups von Microsoft 365-Daten durchführen, darunter Postfächer und deren Inhalte, OneDrive for Business-Dateien, SharePoint Online-Websites und Microsoft Teams-Daten.

Sie können sich dieses kurze Video ansehen, in dem gezeigt wird, wie Sie Microsoft 365-Daten mit NAKIVO sichern und wiederherstellen, oder weiterlesen, um die einzelnen Schritte zu erfahren.

Gehen Sie im Dashboard von „ Data Protection “ zu „ Jobs“, klicken Sie auf „ + “ und dann auf „ Microsoft 365 backup job.

“. Der Auftrag-Assistent umfasst fünf Schritte, die im Folgenden beschrieben werden. Klicken Sie in jedem Schritt auf „ Next “, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

1. Sources. Sie können wählen, ob Sie das gesamte Microsoft 365-Konto mit allen zugehörigen Daten oder einzelne Benutzer- und Gruppenpostfächer sichern möchten.

   Im linken Bereich können Sie das Feld „ Search “ verwenden, um die benötigten Elemente zu suchen, oder manuell durch die Postfächer durchsuchen.

   

2. Destination. Geben Sie an, wo Sie die Sicherungsdaten speichern möchten.

   Wählen Sie ein Repository aus der Dropdown-Liste „ Destination “ aus. NAKIVO unterstützt eine Vielzahl von Backup-Repositorys für Microsoft 365-Daten, darunter Repositorys in öffentlichen Clouds wie Amazon EC2, Amazon S3, Azure Blob und Wasabi, generische S3-kompatible Plattformen, lokale Ordner und NAS-Dateifreigaben.

3. Schedule. Hier können Sie die Backup-Häufigkeit und den Zeitplan festlegen, Aufbewahrungsregeln konfigurieren und die Unveränderlichkeit auf Backup-Daten anwenden.

   Wählen Sie „ Do not schedule, run on demand “ (Einmaliges Backup), wenn Sie ein einmaliges Backup durchführen möchten. Klicken Sie auf „ Next “, um zum weiteren Schritt zu gelangen.

   Wenn Sie einen Plan konfigurieren möchten, wählen Sie „ Prioritize schedules.

   • “. Geben Sie den Namen des Plans ein und wählen Sie die Häufigkeit aus dem Dropdown-Menü aus: „ Weekly“, „ Monthly“, „ Yearly“, „ Periodical “ oder „ After Another Job “ (falls vorhanden). Je nach Ihrer Auswahl können Sie den Plan detaillierter konfigurieren. Alternativ können Sie auf „ Show calendar “ klicken und Ihren Auftrag dort bearbeiten.
   • Legen Sie fest, wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre die Lösung die Sicherungsdaten aufbewahren soll.
   • Wenn Sie im Schritt „Ziel“ das Repository unterstützt Unveränderlichkeitausgewählt haben, können Sie Immutable for auswählen und den Zeitraum festlegen, in dem die Sicherungsdaten von niemandem geändert oder entfernt werden können.

   

4. Options. In diesem Schritt können Sie die Postfachverarbeitung und Verschlüsselungsoptionen (einschließlich Netzwerk- und Quellverschlüsselung) konfigurieren, die Auftragspriorität festlegen, Vor- und Nachaktionen konfigurieren und vieles mehr.
   • Aktivieren Sie die AES256-Verschlüsselung, um die Daten zum Backup zu schützen. Wählen Sie Network encryption und/oder Backup encryption aus, um eine durchgängige Datensicherheit vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.
   • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Change tracking die Option Microsoft change tracking. aus. Nach der anfänglichen Vollsicherung führt die NAKIVO-Lösung inkrementelle Backups durch und schreibt nur geänderte Datenblöcke. Durch die Verwendung der nativen Microsoft-API kann die Lösung geänderte Datenblöcke schnell identifizieren und die Gesamtverarbeitungsgeschwindigkeit verbessern.
   • Wählen Sie unter „ Mailbox Processing“ die Inhaltstypen aus, die Sie sichern möchten.
   • Eine detailliertere Beschreibung aller Konfigurationen, die Sie auf dieser Seite vornehmen können, finden Sie unter NAKIVO-Benutzerhandbuch .

   Klicken Sie auf Save oder Save & Run , um den Auftrag abzuschließen.

   

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