Ein Überblick über bewährte Verfahren für das Backup von Microsoft Office 365
Office 365 ist eine zuverlässige Cloud-Lösung, die auf der Infrastruktur der Microsoft-Rechenzentren basiert. Die oberste Priorität von Microsoft ist die Betriebskontinuität, die hohe Verfügbarkeit von Cloud-Diensten und die Datenredundanz. Dennoch sichert Microsoft die Microsoft Office 365-Daten seiner Kunden nicht, selbst wenn diese die teuersten Abonnementpläne nutzen. Office 365-Daten können aus verschiedenen Gründen verloren gehen – versehentliches Löschen durch Benutzer, Ransomware-Angriffe und andere.
In der Service-Level-Vereinbarung (SLA) für Office 365 erklärt Microsoft, dass Microsoft für die Datenverfügbarkeit verantwortlich ist und die Infrastruktur seiner Rechenzentren schützt, aber das Unternehmen ist nicht für die Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten verantwortlich. Microsoft empfiehlt, dass Sie Ihre Office 365-Daten regelmäßig sichern. Die nativen Funktionen für die Wiederherstellung in Office 365 haben nur eine begrenzte Funktionalität. Deshalb sollten Sie wissen, wie Sie Office 365 schützen können. Dieser Blogbeitrag behandelt Best Practices für das Office 365-Backup, damit Sie Ihre Office 365-Daten schützen können.
Schützen Sie alle erforderlichen Office 365-Anwendungen
Legen Sie fest, welche Office 365-Anwendungen in Ihrem Unternehmen verwendet werden und welche Daten geschützt werden sollen.
- Sichern Sie E-Mails Ihrer Benutzer, die Outlook Online/Exchange Online verwenden. E-Mail-Konten, Kalender und Terminplaner sollten geschützt werden.
- Sichern Sie in OneDrive gespeicherte Dateien. OneDrive ist ein Cloud-Speicher für Dateien in Office 365. OneDrive-Backups benötigen möglicherweise den meisten Speicherplatz. Aktivieren Sie die Versionsverwaltung für gespeicherte Dateien und die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb. Diese nativen Funktionen können in einigen Fällen für die kurzfristige Datenwiederherstellung verwendet werden. Lesen Sie die Details in den folgenden Abschnitten.
- Sichern Sie SharePoint-Websites. SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Datenverwaltung. SharePoint-Listen und -Bibliotheken sollten geschützt werden, wenn sie in Ihrem Unternehmen verwendet werden.
Berechnen Sie die Menge der zu schützenden Daten
Office 365 bietet verschiedene Überwachungsfunktionen, darunter Berichte zur App-Nutzung, mit denen Sie die aktiven Office 365-Benutzer und den in der Cloud belegten Speicherplatz ermitteln können. Eine gute Faustregel ist, den ungefähren Speicherplatz zu berechnen, den Benutzerdaten beispielsweise pro Woche belegen, und anhand dieser Zahl den Speicherplatz zu schätzen, der für die Speicherung täglicher/wöchentlicher/monatlicher Backups erforderlich ist. Es ist besser, für Backup-Speicher zu bezahlen, als Zeit und Geld für die Wiederherstellung verlorener Daten ohne Backup aufzuwenden. Nur Backups können eine erfolgreiche Wiederherstellung garantieren.
Sichern Sie Microsoft Office 365-Daten regelmäßig
Sie wissen nie, wann Sie Daten verlieren können. Aus diesem Grund sollten Sie regelmäßig Backups Ihrer Microsoft Office 365-Daten sichern. Wenn die Benutzer in Ihrem Unternehmen Office 365 intensiv nutzen, sollten Sie ein tägliches Backup von Office 365 in Betracht ziehen. Wenn die Benutzer nicht viele Änderungen im Cloud-Speicher schreiben, können Sie beispielsweise ein tägliches Backup der Office 365-E-Mails und ein wöchentliches Backup von OneDrive in Betracht ziehen. Verwenden Sie Backup-Software, die inkrementelle Backups unterstützt, um bei regelmäßigen Backups Speicherplatz zu sparen. Bei inkrementellen Backups werden nur geänderte Daten auf das Backup-Ziel geschrieben. Mit diesem Ansatz sparen Sie Zeit und Speicherplatz.
Befolgen Sie die 3-2-1-Backup-Regel
Die 3-2-1-Backup-Regel besagt, dass Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten haben müssen – Ihre Produktionsdaten und zwei Backupkopien auf zwei verschiedenen Medien, von denen eine außerhalb des Standorts gespeichert ist. Beispielsweise befindet sich die erste Kopie Ihrer Daten auf Ihrem Produktionsserver, die zweite Kopie ist ein Backup, das auf einem NAS in Ihrem Büro gespeichert ist, und die dritte Kopie ist ein Backup, das auf einem Band aufgezeichnet und außerhalb des Standorts gespeichert ist. Cloud-Speicher kann auch als externer Standort für Backupkopien verwendet werden. Da Office 365 eine Cloud-Lösung ist, sollten Sie es vermeiden, Ihre beiden Backupkopien auf OneDrive zu speichern, einer Cloud-Plattform in Office 365. Erwägen Sie, Office 365-Backupkopien auf Sicherungsservern in Ihrem Büro oder Rechenzentrum, auf NAS-Geräten, auf abnehmbaren USB-Festplatten oder in einer anderen Cloud wie Amazon S3 zu speichern.
Konfigurieren Sie die Aufbewahrungseinstellungen
Die Aufbewahrungseinstellungen legen fest, wie lange Daten gespeichert werden, bevor sie endgültig gelöscht werden und nicht mehr wiederhergestellt werden können. Office 365 bietet Aufbewahrungseinstellungen zum Speichern gelöschter Elemente im Papierkorb, wobei die maximale Aufbewahrungsdauer 93 Tage beträgt. Konfigurieren Sie die Aufbewahrungseinstellungen in Office 365, aber beachten Sie, dass Elemente von Recycle Bin gelöscht werden, wenn die im Papierkorb gespeicherte Datenmenge den Speicher überschreitet (50 % für einen Website-Sammlungspapierkorb in SharePoint, standardmäßig 10 % des OneDrive-Speichers). Aufgrund dieser Einschränkungen der nativen Wiederherstellungsfunktionen in Office 365 sollten Sie die Verwendung einer Office 365-Sicherungs- und Wiederherstellungssoftware in Betracht ziehen, die anpassbare Aufbewahrungseinstellungen unterstützt.
Versionierung aktivieren
Mit der Versionierung können Sie frühere Versionen von SharePoint-Dokumenten und -Dateien auf OneDrive nach dem Bearbeiten oder Löschen aufbewahren. Diese native Funktion von Office 365 kann dabei helfen, Daten wiederherzustellen, die beschädigt wurden oder an denen unerwünschte Änderungen vorgenommen wurden. Beachten Sie, dass für die Speicherung mehrerer Versionen zusätzlicher Speicher benötigt wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie über ausreichend freien Speicher im Office 365-Cloud-Speicher verfügen. Versionierung ist eine gute Funktion, hat jedoch eine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der aufbewahrten Versionen.
Sicherheit beim Backup
Vergessen Sie bei der Konfiguration des Backups und der Wiederherstellung von Office 365 nicht die Sicherheit. Als allgemeine Regel gilt, dass Backups nicht auf Produktionsservern gespeichert werden sollten. Wenn Sie Office 365 verwenden, sollten Sie Office 365-Backups nicht auf OneDrive speichern. Speichern Sie Backups an einem gut geschützten Ort, um Datenlecks und Datenbeschädigungen zu vermeiden. Leider sind Ransomware-Angriffe derzeit weit verbreitet. Verwenden Sie Verschlüsselung, wenn Sie Daten in den Backup-Speicher kopieren.
Verwenden Sie Software, die eine granulare Wiederherstellung unterstützt
Die granulare Wiederherstellung ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Elemente aus einem Backup wiederherzustellen und hilft Ihnen, Zeit bei der Wiederherstellung zu sparen. Wenn Sie eine verlorene E-Mail-Nachricht wiederherstellen müssen, müssen Sie nicht das gesamte Benutzerkonto mit allen E-Mails wiederherstellen und warten, bis die große Datenmenge wiederhergestellt ist. Dies gilt auch für OneDrive. Wenn Sie bestimmte Dateien verlieren, wählen Sie diese aus einem Backup aus und stellen Sie nur die benötigten Dateien wieder her, ohne alle OneDrive-Dateien von einem Backup wiederherstellen zu müssen. Die granulare Wiederherstellung bietet zusätzliche Flexibilität für die Wiederherstellung von Office 365.
Verwenden Sie NAKIVO Backup & Replikation für die Sicherung und Wiederherstellung von Office 365
Wenn Sie zwischen Drittanbieterlösungen für die Sicherung von Microsoft 365wählen, sollten Sie NAKIVO Backup & Replikation in Betracht ziehen. Die Lösung unterstützt die Sicherung und Wiederherstellung von Office 365, einschließlich der Sicherung von Exchange Online-, OneDrive for Business- und SharePoint Online-Daten. Hier sind einige der Vorteile der Verwendung von NAKIVO Backup & Replication zum Schutz von Office 365-Daten.
- Inkrementelle Sicherungen. Sparen Sie Speicherplatz und Zeit für Backupaufträge. Während der Backups werden nur geänderte Daten in ein Backup-Repository geschrieben.
- Backup-Ziel vor Ort. Sichern Sie Ihre Office 365-Daten auf einem lokalen Speicher. Sie können ein Backup-Repository trennen, um die Datensicherung in einem konsistenten Zustand zu erhalten und an einen anderen Standort zu verschieben.
- Die GFS-Aufbewahrungsrichtlinie ermöglicht es Ihnen, sowohl neue als auch alte Wiederherstellungspunkte aufzubewahren, die zur Wiederherstellung von Daten verwendet werden können, selbst wenn Sie Datenbeschädigungen oder Datenverluste nicht sofort bemerkt haben. Behalten Sie bis zu 4.000 Wiederherstellungspunkte für Ihre Office 365-Sicherungen.
- Granulare Wiederherstellung. Sie können nur die benötigten Elemente wie E-Mails, Postfachordner, OneDrive-Dateien, Ordner und SharePoint-Listen und -Bibliotheken auswählen, die von einem Backup wiederhergestellt werden sollen. Stellen Sie nicht das gesamte Postfach wieder her, wenn Sie nur eine E-Mail-Nachricht wiederherstellen müssen. Stellen Sie nur das wieder her, was Sie benötigen, ohne Zeit zu verschwenden.
- Benutzerdefiniertes Ziel der Wiederherstellung. Sie können Exchange Online-E-Mails, OneDrive-Dateien und -Ordner sowie SharePoint Online-Inhalte an der Quelle oder an einem benutzerdefinierten Standort in Ihrer Organisation wiederherstellen.
- Mit den Planungsoptionen können Sie Office 365-Backupaufträge automatisch ausführen und Office 365 regelmäßig sichern. Das Kalender-Dashboard hilft Ihnen dabei, Backupaufträge zu planen und Überschneidungen mehrerer Backupaufträge zu vermeiden.
- Suchfunktionen helfen Ihnen dabei, das benötigte Element in Ihrer Office 365-Sicherung in kurzer Zeit zu finden.
- Skalierbarkeit. Schützen Sie mehrere Benutzer aus mehreren Microsoft Office 365-Konten mit einer einzigen Instanz von NAKIVO Backup & Replication.
- Über eine benutzerfreundliche Weboberfläche finden Sie schnell alle erforderlichen Optionen für eine effektive und bequeme Verwaltung der Sicherung und Wiederherstellung von Office 365.
Herunterladen von NAKIVO Backup & Replikation & und Durchführung eines Office 365-Backups in Ihrer Umgebung. Neben Office 365 unterstützt NAKIVO Backup & Replication auch VMware vSphere-VMs, Microsoft Hyper-V-VMs, Nutanix AHV-VMs, physische Linux- und Windows-Maschinen, Oracle-Datenbanken und Amazon EC2-Instanzen.
Erfahren Sie, wie Sie Office 365-E-Mails schützen können, und lesen Sie den Blogbeitrag über Exchange Online-Backups. Lesen Sie auch mehr über OneDrive-Backup.
Fazit
Bei der Verwendung von Software-as-a-Service-Lösungen besteht immer das Risiko eines Datenverlusts. Wenn Sie Office 365 verwenden, ist das Backup und die Wiederherstellung von Office 365 wichtig und sollte regelmäßig durchgeführt werden.
Befolgen Sie die Best Practices, schützen Sie alle erforderlichen Office 365-Anwendungen und vergessen Sie nicht die Sicherheit und die Datensicherheit. Die Wahl der richtigen Software für die Datensicherheit zum Sichern von Office 365 kann Ihnen Zeit und Geld sparen. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Office 365-Sicherungslösung sind, probieren Sie NAKIVO Backup & Replication aus. Diese Backup-Lösung für Unternehmen kann Ihren Anforderungen gerecht werden und gewährleistet niedrige RTO- und RPO-Werte.
