非構造化データ管理の謎を解き明かすためのベストプラクティス

非構造化データには独自の利点があり、今日、組織によって作成・保存されるデータの大部分を占めています。企業の成否は、このデータの活用方法と管理方法にかかっています。重要なデータが失われた場合、組織は取り返しのつかない金銭的損失や評判の低下を被る可能性があります。そのため、非構造化情報を適切に管理し、信頼性の高いデータ保護対策を講じることが重要です。本ブログ記事では、業務の効率性と信頼性を向上させるための非構造化データの管理方法について解説します。

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非構造化データ:課題とビジネスへの影響

非構造化データは、構造化データ(データベース)のようにあらかじめ定義された構造を持たないため、その管理には特有の課題があります。非構造化データは通常、ファイルとして扱われますが、電子メールやその他のメディアメッセージも非構造化データに分類されます。

規模と多様性:増大する複雑さへの対応

非構造化データの量は増え続けており、その管理はますます複雑化しています。データの複雑さも増しており、ファイル形式の種類が多く、重要なデータがどこに保存されているかを特定するのは容易ではありません。ファイルが適切に整理・命名されていない場合、非構造化データの管理はさらに困難になります。整理・分類されていない大量のデータは、データの 無秩序な拡大. 一時的で不要なファイルが削除されないまま放置されると、ディスク容量を無駄に消費することになり、合理的とは言えません。データが分類されていない(重要、重要度高、重要度低、一時的)場合、何をバックアップすべきか判断するのが困難になります。ストレージシステムは、増え続けるデータ量を保存できるよう、拡張性を持つ必要があります。

データ品質とデータリネージに関する課題

非構造化データには、情報が古くなっていたり、関連性がなかったり、検証されていなかったり、重複していたりするといった問題があります。こうした要因により、非構造化データの管理はより困難になります。データを取り扱うプロセスは動的であり、非構造化データはディスクボリューム、ファイルサーバー、リポジトリの間で頻繁に移動されます。ユーザーは各段階でこのデータを変更することができ、その有効性や真正性を確認するのは困難な場合があります。

コンプライアンス、セキュリティ、およびガバナンスに関するリスク

非構造化データは通常、個人を特定できる情報(PII)を含んでいるため、適切に管理されない場合、個人データに関連するセキュリティリスクが生じる可能性があります。組織は、その所在地や業界に応じたコンプライアンス要件を満たす必要があります。例えば、欧州連合(EU)市民の個人データを扱う組織は、以下の要件を満たさなければなりません GDPR コンプライアンス要件。これらの要件を満たさない場合、違反した組織には罰金や制裁が科されます。ユーザーの個人データが適切に保護されていないと、セキュリティリスクによりデータ漏洩やデータ損失が発生する可能性があります。このような事態が発生した場合、組織はコンプライアンス要件に違反することになり、深刻な結果を招く恐れがあります。適切な非構造化データ管理が行われていないと、どのデータが機密情報であり、暗号化や保護が必要なのかを特定することは困難です。

NASを活用した拡張性と安全性に優れたデータストレージ

ネットワーク接続ストレージ(NAS)システムは、非構造化データの集中管理用ストレージとして、中小企業で広く利用されています。 NASデバイスは、利便性が高く、拡張性に優れ、コスト効率も良好です。ディスクの追加や大容量ディスクの導入、データ冗長化のためのソフトRAID、柔軟なファイル共有オプションに対応しています。しかし、NASデバイスはサイバー犯罪者やランサムウェアにとって格好の標的となっています。非構造化データの管理が不適切な場合、ランサムウェアは保護されていないファイルにアクセスし、復元不可能な形で暗号化することでファイルを破壊する可能性があります。

非構造化データの管理に関するベストプラクティス

以下のベストプラクティスに従い、非構造化データの管理を最適化し、データ損失やその他の悪影響のリスクを軽減してください。

データの発見と分類

ファイルサーバー、NASデバイス、データレイク、リポジトリ、アプリケーションデータ、電子メールなど、さまざまな場所に保存されているすべてのデータを特定します。データの保存場所、メタデータ、暗号化の状態、ファイルサイズ、所有者などを記録します。保存データに関するあらゆる情報を収集することで、データの種類や規模の全体像を把握できます。特定したデータの詳細なカタログを作成し、完全な可視性を確保します。 データのカテゴリ、その重要度、その他のパラメータを記録してください。各部門のユーザーが自分たちにとってどのデータが重要かを把握しているため、複数の部門と連携する必要があるかもしれません。収集した情報に基づき、ファイルにタグやメタデータを追加してデータを識別し、非構造化データの整理を改善します。データは時間の経過とともに変化・進化する可能性があるため、定期的にデータ監査を実施してください。それに応じてカタログやインベントリを更新します。非構造化データのカタログを使用するメリットは以下の通りです:

• データガバナンスを強化する – アクセス制御とコンプライアンス方針を徹底する。
• 検索機能を強化 – ユーザーはキーワード、タグ、または作成者でドキュメントを検索できます。
• データの重複保存を防ぐ – 重複ファイルや不要なファイルを特定する。
• コンプライアンス監査を支援 – 機密データへのアクセスおよび利用状況を追跡します。

発見されたデータの例(取得元とユースケース別に分類):

• オンプレミス型ストレージ: ファイルサーバー、NAS、ローカルのデスクトップPC／ノートPC
• クラウドストレージ: AWS S3、OneDrive、Azure Blob Storage、Google Drive
• エンタープライズ向けアプリケーション: CRM(Salesforce)、ERP(SAP)、人事システム
• メールとコラボレーションツール: Outlook、Gmail、Microsoft Teams
• マルチメディア & ログ: 防犯カメラの映像、通話録音、イベントログ。

データが特定されたら、検索可能なカタログを作成することで、ユーザーはデータを効率的に見つけ、管理できるようになります。メタデータを活用すれば、非構造化データを効果的に整理できます。また、非構造化データに構造化されたラベルを付けることで、検索性と分類機能も向上します。メタデータに含めるべき内容を定義してください。以下の表に、メタデータの例を示します。

データを分類して整理しやすくする

データを分類して非構造化データの管理を改善する – ストレージ内の個人を特定できる情報(PII)や機密データを検出・特定します。検索には、キーワードやパターンといった従来の手法を利用できます。あるいは、人工知能や機械学習アルゴリズムを搭載した高度なソフトウェアを使用し、より詳細な認識機能によってデータをより正確に分析することも可能です。データを検出した後は、以下の基準に基づいて分類することができます:

• ビジネス上の重要度:極めて重要、重要、重要ではない
• 機密レベル:公開、社内、機密、限定
• 規制への準拠:GDPR、HIPAA、CCPA、ISO 27001
• 利用用途:文書、画像、動画、ログ、メール

組織に適した分類体系を確立してください。分類の例を以下の表に示します。

明確なファイル名とフォルダ構造を用いてデータを整理します。このように非構造化データを整理することで、ユーザーや管理者がデータを容易に検索・特定できるようになります。以下は、財務部門向けの整理されたフォルダとファイルの例です。/金融   /2023     /予算(機密)     /請求書(社内用)   /2024     /監査(閲覧制限あり)     /財務諸表(機密) 公開データは公開フォルダに保存されます。役割ベースのアクセス制御(RBAC)と暗号化により、機密データや制限付きデータが保護されます。

アクセスガバナンスポリシーを策定する

ガバナンスポリシーを策定し、強力なアクセス制御措置を実施します。データガバナンスでは、データのアクセス、変更、共有、削除を管理することで、非構造化データを管理します。非構造化データは複数の保存場所(オンプレミスやクラウドストレージシステムなど)に分散している場合があり、セキュリティリスクを低減するためにはガバナンスポリシーが重要です。

• ロールベースのアクセス制御(RBAC)を設定し、許可されたユーザーのみがデータにアクセスできるようにします。
• ユーザーのアクセス権を制限する"最小権限の原則"に従います。従業員は業務に必要なデータのみにアクセスできるため、内部者による脅威のリスクを低減できます。
• 検討する 多要素認証 (MFA)により、重要なデータへのアクセスが可能になります。MFAは、アクセスを許可する前に複数の認証手順を要求することで、セキュリティをさらに強化します。

例えば、財務部門のユーザーは財務報告書にのみアクセスできるべきですが、マーケティング部門のユーザーは給与関連書類にアクセスできないようにすべきです。

• 非構造化データ管理に関するガバナンス方針が、GDPR、HIPAA、CCPA、SOX、およびその他の規制やコンプライアンス要件に準拠していることを確認してください。
• OneDrive や Google Drive などのクラウドプラットフォームを介した外部データ共有を管理するためのポリシーを設定します。
• 古いデータをアーカイブに移動するポリシーを設定することを検討してください。この方法により、プライマリストレージの空き容量を確保しつつ、高いパフォーマンスを維持できます。
• 非構造化データを管理するには、以下の技術を活用します:
  • クラウド環境におけるユーザー認証および認可のためのアイデンティティおよびアクセス管理(IAM)(Azure Active Directory、AWS IAM)。
  • データ損失防止(DLP)(Microsoft Purview、Google Cloud DLP)は、クラウド環境における機密データへのアクセスや転送を監視するために使用されます。
  • 特権アクセス管理(PAM)により、高リスクなデータや特権アカウントへのアクセスを制御します。
  • アクセス権限を付与する前に、ユーザーの身元を継続的に検証するためのゼロトラスト・セキュリティモデル。

NASソリューションでデータのバックアップと復旧を確実に行う

ファイルサーバーやNASデバイスに保存されているデータをバックアップし、共有ファイルやその他のデータを保護しましょう。まず、日常業務に必要な重要なデータをバックアップしてください。NASデバイスにバックアップデータが保存されている場合は、データ保護戦略を強化するために、そのバックアップのコピーを作成することを検討し、以下の手順に従ってください。 3-2-1バックアップルール. バックアップをテストし、災害発生時にデータを復旧できることを確認してください。 災害復旧計画 これには、さまざまな状況下でデータを復旧するために必要なすべての手順が含まれています。

データ監視と管理に自動化を活用する

データの監視と管理を自動化することで、セキュリティ、コンプライアンス、パフォーマンス、および業務効率を向上させることができます。自動化を検討してください ストレージ階層化 頻繁にアクセスされるデータは、より上位の階層にある高性能なストレージに保存し、ほとんど使用されないファイルは、より下位の階層にある低性能(低コスト)なストレージに移動します。最下位の階層はアーカイブデータ用に利用できます。また、ライフサイクルポリシーを設定して、古いデータを自動的にアーカイブに移動させることも可能です。継続的 データ監視 不正アクセス、パフォーマンスの問題、および潜在的なセキュリティ上の脅威を検知するのに役立ちます。リアルタイムのデータアクセスログや利用パターンを追跡し、異常なアクティビティ(例えば、大量のファイルをまとめて削除または変更する行為など)を検知します。アラートや自動通知を設定することで、タイムリーに対応し、問題を解決できます。データのバックアップを自動化し、 災害復旧ワークフロー.

NAKIVOが非構造化データの管理をいかに簡素化するのか

NAKIVO Backup & Replication は、ファイルサーバー、NASデバイス、およびWindowsまたはLinuxマシン(サーバーおよびワークステーション)に保存された非構造化データのバックアップをサポートする、専用のデータ保護ソリューションです。NAKIVOソリューションは、以下のバックアップに対応しています NFS と SMB ファイル共有。これは、NASデバイスやファイルサーバー上で共有されているファイルをバックアップする際に特に便利です。

• 完全バックアップと増分バックアップ. 信頼性とストレージの節約を実現します。完全復元および部分復元に対応しています。
• バックアップを別の場所に保存する – ローカルバックアップリポジトリ、テープ、NASデバイス、クラウドストレージなど AWS S3、Azure Blob Storage、およびS3互換のオブジェクトストレージ。
• バックアップの暗号化. ソース側 バックアップの暗号化 ネットワーク経由でのデータ転送中にデータが傍受されるのを防ぎ、リポジトリに保存されたバックアップを不正アクセスから保護します。必要に応じて、ネットワークレベルの暗号化およびリポジトリレベルの暗号化を有効にすることができます。
• 変更不可能なバックアップ. 有効にする 不変性 ランサムウェアや不正なデータ削除・改ざんからバックアップを保護するため。
• Microsoft 365 のバックアップMicrosoft 365 サービスには、電子メール、OneDrive ファイル、Microsoft Teams のメッセージなどの非構造化データが含まれています。NAKIVO のソリューションは、 Microsoft 365 のバックアップ必要な Microsoft 365 サービス、ユーザー、およびオブジェクトをバックアップし、ソースまたは指定した場所に完全復元や詳細な復元を行うことができます。

結論

非構造化データの管理は、業務全体の効率向上に寄与し、セキュリティ、データ保護、コンプライアンスに関連するさまざまなリスクを軽減します。データの発見、分類、アクセス制御、データガバナンスポリシー、データ保護といったベストプラクティスに従ってください。オンプレミスおよびクラウドに保存された非構造化データを保護し、複数のバックアップコピーを異なる場所に保管してください。 NAKIVO Backup & Replication データを効果的にバックアップおよび復元するために。

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