SharePoint Online: panoramica completa
SharePoint è una potente piattaforma di collaborazione sviluppata da Microsoft. Consente a più utenti di condividere e modificare documenti contemporaneamente e di archiviare i documenti necessari in una ubicazione condivisa. Che cos’è SharePoint Online? Come si usa SharePoint? Questo post del blog risponde a queste domande e fornisce una panoramica di Microsoft SharePoint Online con un breve tutorial su SharePoint.
A cosa serve SharePoint?
SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti su cui più utenti possono contemporaneamente archiviare, condividere e modificare documenti. È disponibile un’interfaccia web per tutti gli utenti di Microsoft SharePoint e Microsoft SharePoint Online. Se si preferisce utilizzare un’interfaccia a riga di comando per gestire il software SharePoint, sono disponibili i cmdlet di SharePoint Online PowerShell. Le organizzazioni utilizzano SharePoint quando le funzionalità dei file server tradizionali e delle risorse condivise (disponibili tramite protocolli SMB o NFS, ad esempio) non sono sufficienti. SharePoint Online è una versione basata su cloud (in esecuzione nei data center Microsoft) di SharePoint Server (in esecuzione nei data center locali). Tutte le attività di manutenzione vengono eseguite da Microsoft e gli aggiornamenti vengono installati automaticamente non appena disponibili. Le funzioni di SharePoint Server e SharePoint Online sono quasi identiche.
Come creare un sito SharePoint
Iniziamo il nostro tutorial su SharePoint aprendo l’interfaccia web di SharePoint Online. Per aprire SharePoint, apri il browser web e inserisci l’indirizzo https://yourcompany.sharepoint.com utilizzando il nome del dominio della tua azienda utilizzato per Office 365 (io sto usando https://nakivo.sharepoint.com per accedere al nostro portale SharePoint).
Inserisci le tue credenziali (nome utente e password) e un codice di conferma (se si utilizza l’autenticazione a più fattori) per accedere.
Se hai effettuato l’accesso a SharePoint come amministratore, vedrai una schermata simile a quella mostrata nell’immagine sottostante.
Esaminiamo i principali elementi dell’interfaccia. Sono presenti elementi di gestione di SharePoint che consentono di creare nuovi contenuti, gestire quelli esistenti, scaricare, caricare e modificare documenti, ripristinare elementi eliminati dal Cestino, aprire siti secondari, ecc. Il link Notebook situato nel riquadro sinistro apre l’applicazione OneNote utilizzata per modificare file di testo da parte di più utenti contemporaneamente. Il newsfeed viene utilizzato per discutere le attività di lavoro con altri utenti.
Fare clic su SharePoint nell’angolo in alto a sinistra per aprire una pagina in cui è possibile creare un nuovo sito SharePoint. Nella pagina aperta, fare clic su + Crea sito.
Scegliere il tipo di sito che si desidera creare: un sito del team o un sito di comunicazione.
Un sito del team è un luogo in cui tu e il tuo team potete archiviare file, condividere documenti e modificare insieme i documenti condivisi. Crea elenchi, collegamenti a file o pagine Web importanti, notizie e altri contenuti nella home page del tuo sito del team SharePoint. Un sito del team viene solitamente creato per essere utilizzato all’interno di un’organizzazione e per essere consultato da un gruppo limitato di persone.
Un sito di comunicazione è un luogo solitamente utilizzato per mostrare informazioni a utenti esterni e clienti. È possibile mostrare il risultato finale del lavoro del team su un sito di comunicazione senza rivelare il processo di lavoro e i file disponibili su un sito del team.
Creiamo un sito del team in questo esempio. È possibile creare più siti sul sito SharePoint principale.
Inserire i parametri necessari, ad esempio:
Nome del sito: Sito del team del blog
Indirizzo e-mail del gruppo: BlogTeamSite
Indirizzo del sito: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
Descrizione del sito: Che cos’è SharePoint?
Impostazioni sulla privacy: Privato: solo i membri possono accedere a questo sito
Seleziona la lingua: Inglese
Fai clic su Avanti per continuare.
SharePoint supporta la creazione di una raccolta di siti da parte degli amministratori. Una raccolta siti è un gruppo di siti web in SharePoint. Una raccolta siti consente di combinare i siti in una gerarchia, creando una struttura.
Aggiunta di proprietari e membri
Aggiungi i membri che possono accedere al tuo sito SharePoint a un gruppo inserendo il nome o l’indirizzo e-mail di ciascun utente. I membri del gruppo riceveranno un invito via e-mail. È possibile aggiungere ulteriori proprietari per questo sito. I proprietari hanno privilegi di controllo completo per un sito SharePoint e possono gestire l’accesso ai contenuti, modificare le autorizzazioni degli utenti, modificare i contenuti di un sito, ecc. Premere Termina per completare la creazione del sito.
Il sito del team è stato creato e, nel nostro caso, è possibile accedervi utilizzando questo link:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
La pagina principale di un sito del team appena creato assomiglia a un modello che deve essere personalizzato e riempito con contenuti.
Gli utenti del team possono ora utilizzare un sito del team per archiviare file e altri tipi di contenuti.
È possibile creare diversi tipi di contenuti su un sito SharePoint:
- Una raccolta di documenti
- Un elenco
- Una pagina
- Un piano
- Un’app
- Un post di notizie
- Un link di notizie
Diamo un’occhiata più dettagliata a ciascun tipo di contenuto SharePoint.
Creazione di una nuova libreria
Una libreria è un’ubicazione in un sito SharePoint in cui gli utenti possono archiviare documenti e altri file, condividerli e aprire documenti per visualizzarli e modificarli insieme ai membri del team. Le informazioni sulla data dell’ultima modifica e sull’utente che ha modificato un documento vengono visualizzate nelle librerie SharePoint. È possibile creare librerie per diversi scopi. Ad esempio, è possibile creare una libreria per archiviare documenti di marketing, una libreria per archiviare documenti finanziari, ecc. Le librerie sono personalizzabili: è possibile tenere traccia delle versioni dei file, configurare chi può accedere ai file e impostare il livello di accesso.
Aprire il sito SharePoint desiderato, fare clic su Nuovoe nel menu aperto selezionare il tipo di contenuto che si desidera creare. Se devi creare una nuova libreria, seleziona Raccolta di documenti nel menu corrispondente.
Inserisci il nome e la descrizione della libreria, seleziona la casella di controllo “Show in site navigation“, quindi fai clic su Create. Allo stesso modo è possibile creare altri tipi di contenuto sul sito SharePoint.
Caricare documenti da disco in una libreria o creare un nuovo documento Microsoft Office direttamente in una libreria SharePoint. Per creare un nuovo documento in una libreria SharePoint, apri una libreria su un sito SharePoint, fai clic sul pulsante Nuovo e, nel menu che si apre, seleziona il tipo di documento necessario, ad esempio un documento Word. Per caricare elementi in una libreria, premere il pulsante Carica e, nel menu che si apre, selezionare File, Cartella, oppure Modello.
Fare clic su un documento già archiviato in una libreria SharePoint: il documento verrà aperto nell’applicazione Office 365 appropriata online in un browser Web. Ad esempio, se fai clic su un file DOCX archiviato in una libreria, il documento verrà aperto in Microsoft Word Online in una nuova scheda del browser web.
Se fai clic su tre punti vicino al documento, si aprirà un menu contestuale con opzioni aggiuntive. Le opzioni disponibili sono: Apri, Anteprima, Condividi, Copia link, Gestisci accesso, Scarica, Elimina, Automatizza, Rinomina, Fissa in alto, Sposta in, Copia in, Cronologia versioni, Avviso, Dettagli, Altro (Proprietà, Flusso di lavoro, Dettagli conformità, Check-out).
Cronologia delle versioni è una funzione utile che consente di accedere alle versioni precedenti di un documento. È particolarmente utile se nelle ultime versioni del documento sono state salvate modifiche indesiderate.
Avviso consente di ricevere notifiche per e-mail se un utente apporta modifiche al documento.
Flusso di lavoro viene utilizzato per configurare azioni automatizzate che vengono eseguite quando gli utenti modificano o salvano un documento.
Controlla viene utilizzato per bloccare un file affinché non possa essere modificato da un altro utente. Agli altri utenti che tentano di modificare il file viene visualizzato un messaggio di notifica appropriato.
Creazione di un elenco SharePoint
Un elenco è una raccolta di dati condivisibili in Office 365 SharePoint utilizzata per organizzare in modo flessibile le informazioni per i colleghi. Un elenco SharePoint è semplicemente una tabella sul web. Gli elenchi consentono di tenere traccia delle informazioni e contengono colonne e righe personalizzabili. È possibile impostare diversi tipi di dati per le colonne, ad esempio data, testo o valuta. Un elenco viene creato allo stesso modo di una libreria nella pagina del sito del team. Nello screenshot qui sotto è possibile vedere un esempio di un nuovo elenco creato su un sito SharePoint.
Le funzioni degli elenchi SharePoint al posto dei normali file di testo o fogli di calcolo sono il controllo delle versioni e l’approvazione dei contenuti. Per abilitare e configurare queste e altre utili funzioni, apri una pagina con il tuo elenco SharePoint, fai clic sull’icona Impostazioni nell’angolo in alto a destra e, nel menu che si apre, seleziona Impostazioni elenco.
Si aprirà una pagina web con le impostazioni dell’elenco. Ci sono molte impostazioni per un elenco SharePoint. Clicca su Impostazioni controllo delle versioni.
Nel riquadro destro della pagina che si apre, è possibile configurare le impostazioni dell’elenco SharePoint, come mostrato nella schermata sottostante.
Creazione di una pagina SharePoint
SharePoint consente di creare pagine allo stesso modo in cui si creano pagine sui siti web tradizionali. Le pagine SharePoint vengono utilizzate per comunicare agli utenti informazioni importanti, ad esempio è possibile creare una pagina con informazioni sui reparti della propria azienda, sugli eventi in programma, pubblicare le regole aziendali, ecc. Per impostazione predefinita, in una pagina SharePoint vengono visualizzate più colonne. Cliccare su di esse e digitare le informazioni necessarie negli appositi blocchi. Una volta terminata la creazione di una pagina SharePoint, cliccare sul pulsante Pubblica .
Quando si salva una pagina, sono disponibili opzioni aggiuntive:
- Aggiungi una pagina alla navigazione
- Pubblica come notizia su questo sito
- Invia per e-mail
- Salva come modello di pagina
Viene visualizzato l’indirizzo della pagina, che può essere copiato negli appunti.
La creazione di un post di notizie è simile alla creazione di una pagina SharePoint.
Creazione di un post di notizie
Pubblica notizie sul tuo sito SharePoint per informare colleghi, compagni di squadra e partner su aggiornamenti importanti nel tuo processo di lavoro e sui risultati raggiunti. Sul sito del team SharePoint, fai clic su Nuovo > Post di notizie, seleziona il modello necessario e inserisci le informazioni richieste. Un post di notizie viene visualizzato nella News web part su una pagina o un sito SharePoint.
È possibile inserire un collegamento alle notizie quando si crea una parte dedicata alle notizie in una pagina web. Dopo aver inserito l’URL, un articolo di notizie viene importato nel sito SharePoint.
Aggiunta di una nuova app
Le app SharePoint sono piccole applicazioni autonome che estendono le funzionalità di un sito SharePoint per esigenze aziendali specifiche. Le app possono essere utilizzate per eseguire attività basate su documenti, visualizzare informazioni sul monitoraggio delle spese, visualizzare informazioni da altri siti web, connettersi ai social network, ecc. Le app aiutano a rendere più dinamico un sito SharePoint. I programmatori della vostra organizzazione possono sviluppare applicazioni SharePoint personalizzate per uso interno. È possibile acquistare app SharePoint create da altri sviluppatori nello SharePoint Store. Solo i proprietari dei siti possono aggiungere app per i siti dei team in SharePoint.
Vediamo un esempio di aggiunta di un calendario. Nella home page del tuo sito SharePoint, clicca su Nuova > App (allo stesso modo in cui crei una libreria e altri tipi di contenuti SharePoint). Si apre una pagina con le app. Seleziona Calendario nell’elenco delle app disponibili.
Inserisci un nome per il calendario, apri le opzioni avanzate se necessario e premi Create.
Una volta creato il calendario, clicca sul pulsante Nuovo evento e poi su Evento per aggiungere eventi come riunioni o scadenze al calendario.
Quando crei un nuovo elemento per il tuo calendario, inserisci le informazioni obbligatorie nella finestra pop-up. Quindi premi Salva.
Ora l’evento è stato aggiunto al calendario in SharePoint. SharePoint Online è integrato con il client di e-mail Outlook. È possibile aggiungere un calendario creato a Outlook selezionando una Calendar scheda e facendo clic su Connetti a Outlook nell’interfaccia web di SharePoint Online.
Creazione di un piano
È possibile creare un piano e utilizzare Microsoft Planner sul proprio sito per creare bacheche, aggiungere attività al proprio team e assegnare attività agli utenti. L’integrazione di SharePoint e Planner consente di gestire le attività del proprio progetto. Ordinare le attività inserendole in contenitori, modificare le priorità. Planner indica le fasi del processo di sviluppo e lo stato di avanzamento delle attività. Tutte queste funzioni sono disponibili sul tuo sito SharePoint per te e il tuo team. Planner è integrato con Office 365 Gruppi e quando crei un nuovo piano, tutti i contenuti correlati in SharePoint vengono creati automaticamente.
Condivisione di un documento
Gli utenti del tuo team che dispongono delle autorizzazioni appropriate possono condividere documenti in SharePoint con altri utenti. Se desideri condividere un documento, fai clic con il pulsante destro del mouse su un file o una cartella e, nel menu contestuale, seleziona Condividi.
Seleziona gli utenti che possono modificare un documento o una cartella condivisi. Gli utenti con cui condividi un file o una cartella riceveranno una notifica via e-mail con il link ai file condivisi. Puoi scrivere un messaggio di notifica personalizzato.
Se un utente dispone di un link ma non ha i permessi per accedere a una risorsa SharePoint, può richiedere i permessi. In questo caso, il proprietario della risorsa riceve un messaggio con una richiesta di accesso.
L’utente che ha condiviso il file riceve una notifica relativa alla richiesta di accesso e può approvarla o rifiutarla facendo clic sul pulsante appropriato nell’interfaccia Web.
Un documento condiviso può essere aperto e modificato contemporaneamente da più utenti. Nel nostro esempio, due utenti hanno aperto un documento Word in Word Online per modificarlo. Vicino al cursore degli altri utenti che stanno modificando il documento in quel momento vengono visualizzate delle icone speciali (nell’immagine è visualizzata l’icona MB).
Modifica delle autorizzazioni del sito
È anche possibile modificare le autorizzazioni del sito e aggiungere utenti che possono accedere al sito SharePoint dopo aver creato file o averli caricati in una libreria SharePoint. Fare clic sull’icona Impostazioni , quindi fare clic su Autorizzazioni del sito.
Aggiungere utenti ai proprietari o ai membri del sito. Clicca su Invita persone, Modifica le modalità di condivisione dei membri e Impostazioni avanzate dei permessi per configurare le opzioni.
Centro di amministrazione di SharePoint
Un amministratore di Office 365 può gestire tutti i contenuti di SharePoint, inclusi utenti, siti e autorizzazioni. Per aprire un centro di amministrazione di SharePoint, è necessario aprire il centro di amministrazione di Office 365 (chiamato anche Centro di amministrazione di Microsoft 365), quindi nel riquadro sinistro (riquadro di navigazione) nell’elenco dei centri di amministrazione, seleziona il Centro di amministrazione di SharePoint . In alternativa, utilizzare l’URL come https://yourcompany-admin.sharepoint.com per aprire il centro di amministrazione di SharePoint. Ad esempio, nel nostro caso utilizziamo il collegamento diretto:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
Nella pagina del centro di amministrazione di SharePoint vengono visualizzati diversi elementi. Nella home page del centro di amministrazione di SharePoint è possibile visualizzare i report e un centro messaggi. Nel riquadro sinistro, chiamato anche riquadro di navigazione, è possibile accedere alle opzioni e alle funzioni per configurarle.
Conclusione
L’utilizzo di SharePoint consente a te e al tuo team di collaborare in modo più efficace. Utilizza Microsoft SharePoint Online per archiviare, organizzare, condividere e modificare documenti con il tuo team, creare diversi tipi di contenuti, pianificare eventi nel calendario e molto altro ancora. Quando si utilizza Microsoft SharePoint Online, il software SharePoint viene eseguito nei data center Microsoft con un elevato livello di disponibilità e affidabilità. Di conseguenza, non è necessario effettuare l’implementazione e la configurazione di SharePoint manualmente.
Tuttavia, ciò non significa che non sia necessario effettuare il backup dei dati di SharePoint. Disporre di un backup dei dati offre altre opzioni di ripristino e consente di ripristinare i dati più rapidamente e con maggiore flessibilità.
