Gruppi di Office 365 e liste di distribuzione: un confronto completo
Le liste di distribuzione e i gruppi di Office 365 sono funzioni utili ampiamente utilizzate dagli utenti Microsoft 365. Se sei un nuovo utente Microsoft 365, questo post del blog che mette a confronto le liste di distribuzione e i gruppi di Office 365 fa al caso tuo.
Che cos’è una lista di distribuzione?
Una lista di distribuzione è un elenco di indirizzi e-mail che può essere utilizzato per inviare e-mail a più destinatari senza dover inserire manualmente ogni indirizzo e-mail di destinazione. Il nome di una lista di distribuzione è simile a un normale indirizzo e-mail. Ad esempio, è possibile creare una lista di distribuzione denominata developers@domain.com. Questa lista può contenere più indirizzi e-mail di sviluppatori (developer0@domain.com, developer1@domain.com, developer2@domain.com, ecc.).
Se è necessario informare tutti gli sviluppatori delle modifiche apportate a una nuova versione dell’applicazione, inserire gli indirizzi e-mail di ciascuno di essi richiederebbe molto tempo e sarebbe noioso. Invece, è possibile inserire il nome di una lista di distribuzione (developers@domain.com) come indirizzo di destinazione e l’e-mail verrà inviata a tutti gli sviluppatori presenti nella lista. Una lista di distribuzione è talvolta chiamata gruppo di contatti, gruppo di distribuzione o gruppo Outlook.
Che cos’è un gruppo Office 365?
I gruppi Office 365 sono uno speciale servizio interapplicativo utilizzato per collaborare con altri utenti in un team e modificare documenti in conformità con i criteri definiti a livello di team o di progetto. La configurazione di questa funzionalità è memorizzata in Azure Active Directory, ma non confondere i gruppi Active Directory con i gruppi Office 365. Quando crei un gruppo in Office 365 e aggiungi membri a quel gruppo, agli utenti aggiunti vengono automaticamente concesse le autorizzazioni per modificare i dati condivisi. I gruppi sono anche associati ai loro indirizzi e-mail.
Il gruppo Office 365 consente di evitare un limite al numero di utenti per messaggio quando si inviano e-mail a più utenti. I gruppi di Office 365 sono una funzione, ma non un prodotto separato come Office 365 Access o Office 365 Visio.
Gestione dei gruppi e delle liste di distribuzione di Office 365
Le persone di solito chiedono: “Come posso gestire una lista di distribuzione in Office 365?” Gli utenti possono gestire i gruppi in Office 365 se ne sono proprietari. È possibile consentire agli utenti esterni di inviare e-mail a una lista di distribuzione e ai suoi membri.
Le liste di distribuzione possono essere upgradeate ai gruppi di Office 365. Innanzitutto è necessario verificare se una lista di distribuzione può essere upgradeata con il cmdlet PowerShell:
Get-EligibleDistributionGroupForMigration
Se tutto è OK, upgrade la lista di distribuzione di Office 365 ai gruppi di Office 365 utilizzando il cmdlet:
Upgrade-DistributionGroup
Creazione
Come creare un gruppo in Office 365? I gruppi di Office 365 possono essere creati manualmente dagli amministratori e dagli utenti finali. Inoltre, possono essere creati automaticamente dalle applicazioni correlate di Microsoft, come SharePoint Online, Teams, Planner e Yammer. Chi può creare gruppi in Office 365? Gli amministratori possono creare gruppi in Exchange Admin Center, Office 365 Admin Center e in PowerShell, che offre funzioni avanzate. Gli utenti finali che utilizzano diverse versioni di Outlook possono creare gruppi andando su Home > Nuovo gruppo e aggiungendo i membri del gruppo. Se si aggiungono utenti esterni all’organizzazione alla lista di distribuzione (rubrica) dell’organizzazione, questi utenti esterni non possono essere membri del gruppo Office 365.
La lista di distribuzione di Outlook può essere creata in MS Office Outlook dagli utenti finali nelle impostazioni della Rubrica come nuovo gruppo di contatti. È possibile accedere a queste impostazioni nella scheda Persone di Outlook. È possibile aggiungere nuovi membri a una lista di distribuzione quando necessario. Una volta creata una lista di distribuzione di Outlook, questa sarà disponibile nella cartella Contatti di Outlook. È possibile aggiungere una lista di distribuzione di Office 365 nella scheda Persone del portale. Se non ci sono contatti nell’elenco indirizzi globale, è possibile aggiungerli al volo.
Eliminazione
I gruppi di Office 365 e le liste di distribuzione di Outlook possono essere eliminati con gli strumenti utilizzati per la loro creazione.
Le liste di distribuzione possono essere eliminate in PowerShell. Ad esempio, è possibile trovare una lista di distribuzione vuota con il comando:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count}
È possibile eliminare le liste di distribuzione trovate:
get-distributiongroup |? {!(get-distributiongroupmember $_.PrimarySMTPAddress).count} | Remove-DistributionGroup -WhatIf
Ripristino dopo l’eliminazione
Le liste di distribuzione non possono essere ripristinate dopo l’eliminazione.
I gruppi di Office 365 possono essere ripristinati entro 30 giorni dalla cancellazione nel Centro di amministrazione di Microsoft 365.
Cmdlet di PowerShell
I cmdlet per la gestione delle liste di distribuzione e dei gruppi Microsoft sono diversi, ma nella maggior parte dei casi utilizzano attributi simili.
Un cmdlet per le liste di distribuzione:
Set-DistributionGroup
Un cmdlet per i gruppi di Office 365:
Set-UnifiedGroup
Se si tenta di utilizzare un cmdlet per una lista di distribuzione con gli attributi utilizzati per i gruppi, nella maggior parte dei casi il comando funzionerà. Leggi anche come Connetti a Exchange Online in PowerShell.
Casella di posta e calendario condivisi
I gruppi di Office 365 supportano un calendario che può essere utilizzato per pianificare riunioni e altri eventi di gruppo. Un calendario condiviso consente ai membri del gruppo di evitare di chiedere al reparto IT di configurare una cassetta postale separata o un sito SharePoint per un calendario. Gli utenti possono utilizzare cartelle pubbliche accessibili da Outlook per questo scopo.
Quando si utilizza una casella di posta condivisa, tutte le e-mail non solo vengono distribuite alle caselle di posta dei membri del gruppo, ma vengono anche archiviate in una casella di posta condivisa dedicata del gruppo. Le e-mail vengono archiviate come thread e i nuovi membri del gruppo possono vedere i thread delle e-mail inviate in precedenza. I nuovi membri dei gruppi possono selezionare il livello di coinvolgimento in base ai tipi di e-mail che preferiscono. Lavorare con le caselle di posta condivise potrebbe non essere facile senza il tradizionale client di posta elettronica Outlook.
Gli elenchi distribuiti non supportano le caselle di posta e il calendario condivisi. I nuovi membri delle liste distribuite non possono vedere i messaggi e-mail precedenti che sono stati inviati o ricevuti prima che gli utenti si unissero a una lista.
Opzioni di condivisione aggiuntive
Le opzioni di condivisione aggiuntive elencate in questa sezione sono disponibili solo per i gruppi di Office 365, ma non per le liste di distribuzione. OneDrive Storage può essere utilizzato dai gruppi per archiviare file e dati del calendario. I membri del gruppo possono salvare i propri dati in uno storage sul cloud OneDrive condiviso. SharePoint Online è un altro strumento di condivisione per la collaborazione supportato dai gruppi in Office 365. Il blocco appunti OneNote è disponibile per creare/modificare note (testo) insieme.
Casi d’uso
Sia i gruppi Office 365 che le liste di distribuzione possono essere utilizzati per inviare e-mail. Utilizza una lista di distribuzione se devi solo inviare e-mail. Se hai bisogno di ulteriori funzioni di collaborazione, utilizza i gruppi.
Tieni presente che quando crei un team in Microsoft Teams, che è una piattaforma condivisa per la collaborazione, le riunioni, le chat e le note, Office 365 crea automaticamente un gruppo Office 365. I gruppi possono essere utilizzati in modo indipendente, ma allo stesso tempo sono parte integrante di Microsoft Teams.
Conclusione
Office 365 supporta migliaia di account per un’organizzazione e i gruppi rappresentano un modo pratico per gestire gli account utente che hanno alcune caratteristiche comuni. Questa funzionalità è una versione riprogettata delle liste di distribuzione che può essere utilizzata al posto delle liste di distribuzione e offre più funzioni per la collaborazione tra gli utenti rispetto alle liste di distribuzione. Tuttavia, le liste di distribuzione possono ancora essere utilizzate in Office 365 quando è necessario inviare e-mail a più utenti. È possibile effettuare l’upgrade delle liste di distribuzione migrando ai gruppi ogni volta che è necessario. Non dimenticare di eseguire il backup di Microsoft 365 nella tua organizzazione.
