Costi di backup di Microsoft 365: guida completa
Secondo il modello di responsabilità condivisa di Microsoft 365, gli utenti sono responsabili della sicurezza dei propri dati; Microsoft è responsabile solo della disponibilità della propria infrastruttura e delle proprie applicazioni. In qualità di utente Microsoft 365, è necessario implementare misure efficaci di protezione dei dati, inclusi backup e ripristino. Quanto costa eseguire il backup di Office 365? Il prezzo del backup di Microsoft 365 può variare a seconda della soluzione scelta e delle dimensioni dell’infrastruttura, tra gli altri fattori. Questo post del blog descrive i principali fattori che influenzano il prezzo del backup di Office 365 e fornisce i migliori consigli per ridurre al minimo i costi complessivi quando si proteggono i dati di Microsoft 365. 
Ripartizione dei costi di backup di Microsoft 365
La ripartizione completa dei prezzi di backup di O365 riportata di seguito può aiutarti a capire come calcolare il costo totale della soluzione e degli strumenti obbligatori. Gli elementi chiave che determinano il costo totale includono:
- Licenze e costi di abbonamento
- Costi di configurazione e implementazione
- Prezzi di storage
- Costi di ripristino dei dati
Di seguito esaminiamo in dettaglio ciascun elemento.
Licenze e abbonamenti
Le licenze e gli abbonamenti possono rappresentare una parte considerevole del costo complessivo del backup di Microsoft 365. Il prezzo della licenza può dipendere dai seguenti fattori:
- Il modello di determinazione dei prezzi del vendor
- Il numero di account Microsoft 365 da proteggere
- La struttura dell’abbonamento
- Il volume dei dati da sottoporre a backup (e ripristina)
Assicurati di comprendere gli elementi che contribuiscono al costo finale del backup per Microsoft 365 per la tua organizzazione. Potrai quindi bilanciare le tue esigenze di protezione dei dati con le funzioni e i requisiti di pagamento del vendor. Ad esempio, il costo è stabile e fisso se calcolato in base al numero di tenant Microsoft 365. Il numero di utenti all’interno dei tenant di Office 365 e il volume dei dati da sottoporre a backup non modificano l’importo della fattura della licenza. Ciò può essere vantaggioso sia per le PMI che per le grandi aziende. In alternativa, il modello di prezzo pay-as-you-go basato sulla capacità di storage consumata aumenta il costo totale quando i volumi di dati da proteggere aumentano. In questo modo, è possibile gestire in modo flessibile i prezzi del backup per Microsoft 365 pagando un extra quando è necessario spazio aggiuntivo. Queste sono le principali opzioni di licenza che è possibile prendere in considerazione. È necessario determinare il budget della propria organizzazione, esaminare i casi d’uso e scegliere l’opzione più adatta. Altri fattori da considerare sono il Numero di utenti, il volume complessivo dei dati da sottoporre a backup e la durata del contratto tra la propria organizzazione e il vendor. Le fatture potrebbero aumentare con l’aumentare dei membri del team e delle risorse di dati. Si consiglia di monitorare le date di scadenza delle licenze e di discutere approfonditamente i criteri di rinnovo con il vendor per evitare aumenti imprevisti dei costi di backup per Microsoft 365.
Costi di configurazione e implementazione
Anche il processo di configurazione iniziale di una soluzione di backup per Microsoft 365 di terze parti può consumare risorse e aumentare il costo totale. Sebbene si tratti solitamente di pagamenti una tantum, la complessità e le specificità dell’infrastruttura IT possono fare una differenza significativa. L’integrazione di un ambiente con 20-30 account utente e diversi terabyte di dati cloud è relativamente economica. Al contrario, un’organizzazione con due o più siti o reparti IT con un cloud ibrido per la collaborazione potrebbe dover investire di più per l’installazione e la configurazione di una soluzione di backup. Se un’organizzazione dispone di elementi di infrastruttura legacy o grandi volumi di dati da sottoporre a backup, i processi di backup iniziali o la migrazione dei dati possono comportare costi aggiuntivi. La frammentazione dei dati tra macchine, piattaforme e reparti complica inoltre i flussi di lavoro di backup, aumentando il carico sull’hardware e sulle reti di produzione. In casi complessi, l’integrazione con una soluzione di backup può comportare una temporanea riduzione della qualità del servizio o tempi di inattività dell’azienda. Inoltre, un’infrastruttura ramificata e complessa può richiedere ulteriori consulenze o servizi IT. Potrebbe essere necessario rivolgersi a un professionista per pianificare ed eseguire l’installazione, la configurazione e l’integrazione della soluzione di backup di Microsoft 365. Questo processo approfondito è necessario per le organizzazioni aziendali al fine di garantire una protezione dei dati affidabile e la recuperabilità del backup in tutti i siti, nonostante l’aggiunta di pagamenti anticipati. Alcuni fornitori possono aiutare a ridurre il costo totale del backup di Microsoft 365 offrendo l’installazione gratuita e la configurazione iniziale della protezione dei dati. Tali soluzioni di solito includono costi di servizio nell’abbonamento o nelle licenze perpetue. Le soluzioni di backup con processi di configurazione semplici e diretti aiutano le organizzazioni a ridurre i costi e a minimizzare il carico operativo.
Prezzi dei livelli di storage
Un altro fattore che influisce sul costo del backup di Microsoft 365 è la suddivisione in livelli di storage. I vendor offrono solitamente tre livelli principali:
- Archiviazione attiva. In questo livello, è necessario conservare i dati critici necessari regolarmente per consentire le operazioni aziendali. L’storage hot è il più costoso, ma anche il più veloce per accedere e ripristinare i dati.
- Storage cold. Questo livello è destinato ai dati di cui si ha bisogno occasionalmente. I prezzi per l’storage cold sono generalmente equilibrati, così come i tempi di accesso e ripristino.
- Archiviazione. I dati che è necessario conservare ma a cui non è necessario accedere vengono trasferiti al livello di archiviazione. Questo tipo di archiviazione ha i costi più bassi ma anche i tempi di ripristino più lenti.
La chiave è conoscere i propri requisiti di accesso ai dati e inviarli all’archivio appropriato. Ad esempio, gli archivi di archiviazione economici sono adatti principalmente per i dati che non si utilizzano ma che è necessario conservare per motivi di conformità normativa. Potrebbe essere necessario collocare alcuni backup nell’archiviazione hot per l’accesso quotidiano, anche se il livello di archiviazione superiore è disponibile a un prezzo più elevato. Oltre a collocare i dati nel livello di archiviazione appropriato, il prezzo totale del backup cloud di Microsoft Office 365 dipende dalla gestione dei dati e dalla pianificazione della capacità. Affittare uno spazio di archiviazione troppo piccolo può comportare ricalcoli imprevisti e oneri di bilancio aggiuntivi. Avere troppo spazio comporta pagamenti eccessivi non necessari. Valutazioni regolari dello spazio di archiviazione possono aiutare a evitare tali inconvenienti finanziari. Infine, alcuni fornitori potrebbero non effettuare la suddivisione in livelli dello spazio di archiviazione e fornire tempi di ripristino rapidi per qualsiasi oggetto di dati Microsoft 365. Questo di solito migliora la disponibilità complessiva dei dati, mentre il prezzo dello spazio di archiviazione rimane accessibile. Le organizzazioni possono quindi bilanciare le spese con le esigenze operative per una maggiore efficienza.
Costi di ripristino dei dati
Di norma, i vendor di backup non applicano costi elevati per i caricamenti di backup. Tuttavia, la situazione può cambiare quando è necessario ripristinare grandi dataset, in particolare dall’archiviazione. Potrebbe essere necessario valutare attentamente i costi di ripristino, poiché il loro importo totale dipende dalla complessità delle richieste di ripristino. I vendor possono addebitare costi in base a:
- Volumi di dati: Un numero maggiore di dati da ripristinare può comportare costi di ripristino più elevati. Ciò può essere fondamentale quando si ripristinano contemporaneamente molti oggetti di dati o cassette postali Microsoft 365 complete.
- Velocità di ripristino: I vendor possono offrire opzioni di ripristino regolari con velocità di ripristino dei dati moderate. Se il ripristino è urgente, il vendor può richiedere pagamenti aggiuntivi per l’elaborazione prioritaria del flusso di lavoro.
Fattori aggiuntivi che influenzano i costi di backup di Microsoft 365
Le organizzazioni possono avere requisiti e aspettative interni che modificano il costo totale dei backup dei dati.
Esigenze di conservazione dei dati
Il prezzo del backup di Microsoft 365 dipende dai criteri di conservazione dei dati dell’organizzazione, in particolare per quanto riguarda lo storage a lungo termine. El mantenimiento de la conformidad normativa puede comportar la necesidad de archivar los datos por años. Por ejemplo, las empresas de algunos países podrían tener que conservar los registros relacionados con el empleo por 7 años para cumplir con leyes específicas. El almacenamiento de los datos por períodos prolongados conlleva consideraciones de costo específicas debido a la planificación del almacenamiento. Aunque el almacenamiento es la solución más conveniente, los costos pueden aumentar debido a la conservación a largo plazo.
Sicurezza e conformità
Le funzionalità di conformità e sicurezza sono essenziali quando si valutano le soluzioni di protezione dei dati, ma possono aumentare i costi di backup per Microsoft 365. Ad esempio, l’implementazione della crittografia dei backup come obbligatorio per le normative di conformità dei dati in tutto il mondo di solito aumenta il consumo di risorse, aumentando indirettamente i costi di sistema. Funzionalità come l’autenticazione a più fattori (MFA) portano a un aumento dei costi e delle spese operative. Se la vostra organizzazione deve soddisfare gli standard HIPAA o GDPR, potrebbe essere necessario investire in soluzioni di sicurezza specializzate.
Manutenzione e assistenza
I costi di manutenzione e assistenza per le soluzioni di backup per Microsoft 365 variano a seconda del livello di servizio e dei tempi di risposta richiesti dalla vostra organizzazione. I fornitori offrono principalmente due modelli di assistenza:
- Assistenza di base – disponibile durante l’orario di lavoro, più conveniente e meno reattiva.
- Assistenza premium – disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, più costosa ma in grado di fornire assistenza quasi immediata.
Le tariffe per le patch di sicurezza e gli aggiornamenti software sono un altro aspetto da considerare. I vendor possono includerle nel costo finale delle licenze perpetue o in abbonamento oppure richiedere pagamenti separati per le consulenze di esperti e gli aggiornamenti manuali. In alcuni casi, i materiali didattici o di formazione per aiutare i vostri specialisti interni a padroneggiare la soluzione possono avere un costo aggiuntivo.
Suggerimenti per ridurre al minimo i costi di backup per Microsoft 365
I prezzi del backup per Microsoft Office 365 possono variare in modo significativo, a seconda dei requisiti del vendor, delle funzioni obbligatorie, dei livelli di disponibilità e recuperabilità dei dati desiderati, tra gli altri fattori. La buona notizia è che è possibile ottimizzare il costo dei backup per Microsoft 365. Prendete in considerazione l’implementazione delle seguenti raccomandazioni nella vostra strategia di backup per ridurre il TCO del sistema e rendere la protezione dei dati più efficiente in termini di costi.
Personalizzate la conservazione dei dati
Quando si archiviano dati senza gestirli, solitamente si paga più del dovuto. Ad esempio, è possibile utilizzare un costoso storage di livello hot per archiviare dati a cui non è necessario accedere frequentemente. D’altra parte, le organizzazioni tendono a conservare i dati di archivio senza uno scopo specifico, aumentando i costi di archiviazione. Considera l’implementazione di criteri di conservazione dei backup personalizzati e regolabili per ridurre i costi. Imposta la cancellazione automatica dei dati per migliorare la gestione dello spazio di archiviazione ed evitare di pagare più del dovuto per volumi non necessari. Infine, è necessario comprendere i requisiti normativi e quindi configurare le strategie di conservazione dei dati di conseguenza, invece di limitarsi a inviare tutto agli archivi.
Prevedere e pianificare la scalabilità
Per ridurre ulteriormente i costi di backup per Microsoft 365, è necessario essere consapevoli dei requisiti di storage attuali e futuri. Tenete traccia delle tendenze di crescita della vostra organizzazione per evitare un aumento imprevisto delle spese di backup. Ciò include anche l’espansione del team, i cambiamenti tecnologici e le partnership esterne. La struttura dei prezzi della vostra soluzione di backup e i requisiti di larghezza di banda della rete sono altri due aspetti da considerare. Le politiche di licenza e gli abbonamenti del fornitore dovrebbero avere una scalabilità flessibile per allineare le capacità di storage alla crescita dei volumi di dati su richiesta. Un calcolo accurato della larghezza di banda della rete e una corretta gestione del traffico aiutano a prevenire colli di bottiglia e costi aggiuntivi.
Consultare i fornitori di backup
Sia che si scelga una soluzione o si cerchino opportunità per ridurre i costi attuali di backup per Microsoft 365, è importante informarsi il più possibile sui modelli di prezzo del fornitore. È possibile inviare loro richieste di preventivo diretto o utilizzare i calcolatori di prezzo, ove possibile. L’obiettivo è quello di raccogliere informazioni, analizzare la struttura dei prezzi e individuare potenziali risparmi e punti di negoziazione. Inoltre, è possibile chiedere sconti specifici, ad esempio per contratti di servizio a lungo termine o grandi volumi di dati. Inoltre, la scelta di soluzioni all-in-one per il backup dei servizi Microsoft 365 consente di semplificare la gestione della catena di fornitura e garantire una perfetta integrazione del software.
Utilizzare le funzionalità native di Microsoft 365
Microsoft 365 dispone di caratteristiche e funzioni native che possono essere utili in alcuni casi. Ad esempio, Microsoft consente di configurare criteri di conservazione per organizzare l’storage a breve termine senza strumenti aggiuntivi. È possibile utilizzare la funzionalità del Cestino multilivello e il supporto per il controllo delle versioni per ripristinare rapidamente gli elementi eliminati e le versioni dei file in un determinato momento. Le funzionalità di controllo delle versioni e del Cestino possono essere efficaci nella gestione continua dei dati e nella collaborazione, ma non possono sostituire un backup. Queste funzioni native, oltre a Litigation Hold , possono funzionare per la gestione e la conservazione di base dei dati, ma non per la protezione e il ripristino in caso di perdita dei dati.
Ridurre i costi di backup di Microsoft 365 con NAKIVO
NAKIVO Backup & Replication è una soluzione di backup completa per i dati di Microsoft 365. È possibile proteggere i dati in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business e SharePoint Online da un’unica interfaccia. Ciò consente di ottimizzare la gestione e semplificare la catena di fornitura, riducendo così il costo totale del backup di Microsoft 365.Con NAKIVO Backup & Replication, è possibile eseguire il backup dei dati Microsoft 365 su un archivio locale o direttamente sul cloud di propria scelta (Amazon S3, Backblaze B2, Microsoft Azure BLOB o un archivio generico compatibile con S3). Sono supportati anche Amazon EC2, condivisioni file SMB/NFS e appliance di deduplicazione. Ciò consente di implementare la regola di backup 3-2-1 e diversificare i fornitori di archiviazione in base alle proprie politiche e requisiti. La soluzione include funzionalità che migliorano la protezione contro il ransomware e garantiscono la conformità normativa. È possibile abilitare l’immutabilità dei backup in locale e nel cloud e applicare la crittografia end-to-end dei backup. NAKIVO Backup & Replication consente il ripristino flessibile di interi account o particolari oggetti di dati. Ai fini della conformità, è possibile utilizzare la funzionalità di ricerca avanzata per trovare messaggi e-mail, eventi del calendario o elementi di contatto, tra gli altri oggetti, e quindi ripristinarli nella posizione originale o personalizzata. È possibile utilizzare NAKIVO Backup & Replication con una licenza di abbonamento calcolata per utente. Più lungo è l’abbonamento, più conveniente sarà il prezzo finale del backup di Microsoft 365. La licenza viene fatturata annualmente e pagata in anticipo, semplificando la pianificazione del budget ed evitando spese di rinnovo impreviste. È incluso il supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Conclusione
Il prezzo del backup di Microsoft 365 dipende da numerosi fattori, tra cui il prezzo della licenza del vendor e le spese relative alla configurazione, all’storage e al ripristino. Per ridurre il costo totale del backup di Microsoft 365, è possibile personalizzare i criteri di conservazione, pianificare accuratamente il ridimensionamento dell’infrastruttura e utilizzare le funzionalità native disponibili di M365. NAKIVO Backup & Replication è in grado di fornire un backup e un ripristino dei dati di Microsoft 365 convenienti per le PMI e le grandi aziende. È possibile installare la prova gratuita e testare la soluzione nel proprio ambiente per 15 giorni senza limitazioni. 
