Guida completa alla gestione del blocco per controversia legale in Office 365
In questo post spieghiamo cos’è il blocco per controversia legale di Office 365, come attivarlo e le procedure consigliate per utilizzarlo. Fino al 53% delle PMI deve affrontare azioni legali ogni anno e circa il 90% delle organizzazioni deve affrontare una causa legale nel corso della propria esistenza. Se a questo si aggiungono gli oltre due milioni di organizzazioni in tutto il mondo che utilizzano Microsoft 365, questi numeri giustificano la necessità della funzionalità di blocco per controversia legale. Vediamo come migliorare la gestione del blocco per controversia legale e la protezione complessiva dei dati nella vostra organizzazione per i dati di Office 365.
Che cos’è il blocco per controversia legale in Office 365?
Il blocco per controversia legale, noto anche come Microsoft 365 Legal Hold, è una funzionalità di Office 365 che consente alle organizzazioni di conservare gli elementi di dati nelle cassette postali per un periodo di tempo specificato. Questa funzionalità viene utilizzata dalle organizzazioni per il rilevamento dei dati nei casi legali.
Si noti che, una volta impostato, un blocco per controversia legale ha la priorità sulle impostazioni di eliminazione automatica e sui criteri di conservazione personalizzati. I dipendenti non possono eliminare elementi di dati quali file OneDrive, messaggi di comunicazione Teams o e-mail Outlook.
Durante il periodo di conservazione per controversia legale, gli amministratori possono trovare i dati protetti tramite Core eDiscovery. Gli utenti possono comunque utilizzare le funzionalità delle caselle di posta, ovvero inviare e ricevere nuove e-mail. Tuttavia, tutti i contenuti delle caselle di posta, inclusi gli elementi eliminati e le versioni originali successivamente modificate, nonché le caselle di posta di archivio (se abilitate), sono in sospeso e protetti. È possibile configurare il periodo di conservazione a fini legali in base alle esigenze dell’organizzazione e ai requisiti legali.
Si noti che il blocco per controversia legale di Office 365 non è una funzione di backup e non deve essere considerata come tale. Uno dei motivi è che le funzionalità di blocco per controversia legale si basano sull’infrastruttura di Microsoft 365, il che significa che non è possibile accedere ai dati in caso di interruzione del servizio. Un altro motivo è la mancanza di impostazioni di conservazione flessibili che consentano ripristini point-in-time, copie indipendenti dei dati e strumenti affidabili per prevenire lacune nella conservazione.
Office 365 Blocco per controversia legale vs Criterio di conservazione
I blocchi per controversia legale di Office 365 sono progettati per aiutare le organizzazioni a fornire tempestivamente i dati richiesti durante i procedimenti legali. D’altra parte, le politiche di conservazione di Microsoft 365 sono regole di governance dei dati che consentono agli amministratori di organizzare in modo proattivo la conservazione e l’eliminazione dei dati. Una politica di conservazione fa parte della strategia generale di governance dei dati di un’organizzazione e può essere applicata a vari tipi di dati, tra cui cassette postali, conversazioni Teams, OneDrive e elementi SharePoint.
Le organizzazioni configurano le politiche di conservazione in base alle esigenze interne. È possibile utilizzare criteri specifici per particolari repositories e elementi di dati che è necessario conservare, eliminare o conservare e poi eliminare.
Come abilitare il blocco per controversia legale in Office 365
Per mettere una cassetta postale in blocco per controversia legale nel centro di amministrazione di Microsoft 365, procedere come segue:
- Nel centro di amministrazione di Microsoft 365, passare a Utenti > Utenti attivi.
- Selezionare l’utente per cui è necessario impostare il blocco per controversia legale.
- Nella pagina properties , individuare la scheda Mail . Quindi, vai su Altre azioni > Gestisci blocco per controversia legale.
- Seleziona la casella di controllo Attiva blocco per controversia legale . Successivamente, fornire le seguenti informazioni (facoltative):
- Durata della conservazione (giorni): è possibile impostare il periodo in giorni durante il quale il blocco per controversia legale deve essere attivo. La data di inizio è impostata da quando un elemento della casella postale viene ricevuto o creato. Il sistema blocca l’elemento e lo mantiene invariato fino alla scadenza del periodo di contenzioso specificato. È possibile lasciare questo campo vuoto per impostare un periodo indefinito per la conservazione. In questo caso, gli elementi rimangono bloccati fino a quando non si rimuove manualmente il blocco per controversia legale.
- Nota visibile all’utente: questo campo consente di informare l’utente della cassetta postale in merito al blocco per controversia legale applicato. In Outlook 2010 e versioni successive, la nota viene visualizzata nella pagina Informazioni account della cassetta postale.
- Pagina Web con ulteriori informazioni per l’utente: in questo campo è possibile aggiungere il collegamento per indirizzare l’utente alla pagina con ulteriori informazioni sul blocco per controversia legale. In Outlook 2010 e versioni successive, l’URL viene visualizzato nella pagina Informazioni sull’account.
- Selezionare Salvare le modifiche nella pagina blocco per controversia legale.
Dopo aver creato un blocco per controversia legale in Office 365 per un utente, viene visualizzata una notifica che informa che potrebbero essere necessari fino a 240 minuti prima che le modifiche abbiano effetto.
Sfide comuni relative al blocco per controversia legale in Office 365
Le sfide relative al blocco per controversia legale in Office 365 si presentano per le organizzazioni che devono rispettare requisiti legali, protocolli e leggi rigorosi. Più i dati sono sensibili (personali, finanziari, medici, ecc.), più è difficile per le organizzazioni mantenerne la sicurezza, la disponibilità e l’integrità.
Uno dei problemi relativi all’utilizzo del blocco per controversia legale in Office 365 come strumento di gestione dei dati è l’insieme limitato di funzionalità anche per gli approcci di gestione dei dati fondamentali rispetto agli strumenti più avanzati disponibili da altri fornitori. Ciò diventa ancora più critico se si considera il modello di responsabilità condivisa e la necessità di backup di terze parti per proteggere i dati di Microsoft 365 .
Un’altra sfida è rappresentata dall’implementazione della funzione di blocco per controversia legale di Microsoft Office 365 da parte di dipendenti non tecnici. Una persona che non ha esperienza nell’interagire con questa specifica funzionalità potrebbe non essere in grado di gestire correttamente i dati. In questi casi è necessaria l’assistenza dei reparti IT per implementare, elaborare o revocare le restrizioni di blocco per controversia legale.
Inoltre, l’amministrazione delle cassette postali in attesa è possibile solo tramite l’Exchange Administration Center o un’interfaccia a riga di comando. Entrambi gli strumenti richiedono qualifiche IT speciali da parte dell’utente per garantire la massima efficienza.
Infine, la funzione di conservazione per il blocco per controversia legale inizia a salvare i dati solo dopo l’attivazione. Se l’utente elimina i dati senza che la funzione di conservazione per il blocco per controversia legale sia attivata, il record eliminato non può essere ripristinato. Questo è un altro motivo per evitare di affidarsi al backup e al ripristino di Microsoft 365 per il blocco per controversia legale.
Procedure consigliate per la conservazione a fini legali in Microsoft 365
I seguenti consigli possono aiutarti a utilizzare in modo più efficiente la funzionalità di conservazione a fini legali in Microsoft 365.
Sapere dove risiedono i dati
Per mettere in conservazione i dati subito dopo aver ricevuto una notifica di azione legale, è necessario conoscere l’ubicazione dei dati. Si consiglia di creare una mappa che mostri quale repository contiene quali dati. Tale visualizzazione consente di trovare rapidamente i record obbligatori e di applicare loro le impostazioni di conservazione per evitare cancellazioni indesiderate.
Creare ruoli chiari
Nella governance dei dati, un custode è la persona che possiede e si assume la responsabilità dei dati che un’organizzazione deve conservare. Informare in anticipo i dipendenti interessati che sono custodi di dati sensibili. Quindi, assicurarsi che sappiano quali dati proteggere e come attivare il blocco per controversia legale in Office 365 quando obbligatorio.
Inoltre, è possibile nominare una persona responsabile dei casi di blocco per controversia legale in generale e istruire gli altri dipendenti su chi contattare in caso di domande relative alla procedura e ai dati.
Consultare tempestivamente gli esperti IT
Valutare la possibilità di consultare gli esperti IT prima di pianificare e applicare determinati flussi di lavoro per il blocco per controversia legale in Microsoft Office 365. La gestione dei dati per il blocco per controversia legale richiede la conoscenza dell’interfaccia della riga di comando o dell’Exchange Administration Center, il che significa che il reparto IT è coinvolto in ogni caso. È possibile evitare ulteriori rischi di non conformità assicurandosi che gli esperti IT abbiano familiarità con le funzionalità Microsoft appropriate e le specifiche dei blocchi per controversie legali.
Implementare flussi di lavoro ripetibili
Sulla base delle istruzioni, delle linee guida sui dati e delle competenze IT, è possibile sviluppare flussi di lavoro per la conservazione in relazione a controversie legali che i dipendenti possono seguire. Descrivere cosa fare dopo aver ricevuto la richiesta di conservazione a fini legali, come conservare i documenti durante il processo e come rilasciare correttamente la conservazione. Ciò garantisce una reazione rapida alle questioni legali, la disponibilità dei dati critici per tutto il periodo obbligatorio e un rapido failback alle normali politiche di conservazione una volta terminato il periodo di conservazione. Inoltre, è possibile utilizzare i flussi di lavoro ripetibili per una formazione efficiente dei dipendenti.
Rilasciare i blocchi in tempo
Quando un processo termina, è possibile revocare il blocco per controversia legale e ripristinare la normale conservazione dei dati. Ad esempio, la cartella Elementi recuperabili conserva tutti gli elementi eliminati dall’utente durante il periodo di conservazione legale e tali elementi non possono essere eliminati. Questa cartella ha un limite predefinito di 110 GB per cassetta postale dopo aver abilitato la conservazione. Sebbene il limite possa essere aumentato, è consigliabile non conservare i dati eliminati più a lungo di quanto strettamente necessario per soddisfare i requisiti legali.
Creare backup dei dati
Come accennato in precedenza, la conservazione a fini legali di Microsoft Office 365 non è una funzione di backup, ma piuttosto una funzionalità che aiuta le organizzazioni a mantenere disponibili i dati SaaS e a garantire la conformità legale. Tuttavia, in questi casi, la disponibilità dei dati è legata all’accesso a Microsoft 365 e all’attivazione tempestiva della conservazione, tra gli altri fattori. È possibile perdere dati critici e incorrere in sanzioni, ad esempio, nel caso in cui si abiliti il blocco per controversia legale in ritardo rispetto ai requisiti obbligatori. Anche eventuali problemi a livello di servizio Microsoft possono creare ulteriori rischi.
Per prevenire la perdita di dati ed evitare conseguenze finanziarie e reputazionali indesiderate, è opportuno prendere in considerazione l’implementazione di una soluzione di backup dedicata per Microsoft 365. NAKIVO Backup & Replication per Microsoft 365 è una soluzione affidabile che consente di eseguire il backup dei dati in Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive for Business e SharePoint Online. La soluzione NAKIVO consente anche il ripristino granulare istantaneo degli elementi di dati Microsoft 365 direttamente dai backup. È possibile trovare e ripristinare facilmente i dati richiesti nella ubicazione originale o personalizzata per soddisfare le richieste di rilevamento e garantire la conformità.
