Come importare ed esportare dati da Excel agli elenchi di SharePoint e viceversa
Molti utenti che utilizzano SharePoint Online amano usare gli elenchi perché gli elenchi di SharePoint hanno lo stesso aspetto delle tabelle di Excel. Per una migliore integrazione, Microsoft consente di esportare tabelle Excel in elenchi SharePoint e viceversa. Gli utenti di solito chiedono: come posso importare dati da SharePoint a Excel? Come posso estrarre dati da SharePoint? Come posso creare un elenco SharePoint in Excel? Questo post del blog può aiutarti a rispondere a queste domande e spiega come esportare tabelle da Excel a elenchi SharePoint e viceversa.
Metodo 1 – Come esportare manualmente i dati da Excel agli elenchi di SharePoint
L’idea del primo metodo è quella di creare un elenco vuoto che contenga le stesse colonne della tabella Excel. Il formato dei dati delle colonne deve essere lo stesso per preservare la coerenza dei dati. Quindi è necessario copiare manualmente i dati da ciascuna colonna della tabella Excel e incollarli nella colonna appropriata dell’elenco SharePoint.
Aprire un file XLS, XLSX, CSV o un file di altro formato che contenga una tabella in Microsoft Excel installato sul computer. Nel mio esempio, ho creato una tabella semplice a scopo dimostrativo. È possibile vedere questa tabella aperta in Excel nella schermata sottostante.
Aprire un browser web e accedere al proprio account Office 365 (account Microsoft 365). Aprire il sito del team in SharePoint Online e creare un nuovo elenco. Chiamiamo il nostro elenco di test List02 e inseriamo una descrizione, ad esempio Importa Excel nell’elenco di SharePoint. È inoltre possibile leggere questo post del blog su SharePoint Online per scoprire di più su siti, elenchi e librerie.
Dopo aver creato un nuovo elenco SharePoint, creare le colonne appropriate facendo clic su +Aggiungi colonna. Le colonne devono avere gli stessi nomi e lo stesso formato dati delle colonne nella tabella Excel di origine.
Nella finestra che si apre, inserisci un nome, una descrizione e un tipo, quindi definisci gli altri parametri necessari per una colonna. Quindi premi Salva.
L’elenco ora contiene tutte le colonne necessarie, ma rimane vuoto. Per iniziare a copiare i dati in un elenco SharePoint, è necessario visualizzare l’elenco come tabella. A tal fine, fare clic su Modifica nella visualizzazione griglia. Ora sei pronto per copiare i dati da Excel all’elenco SharePoint.
Seleziona i dati in una colonna di una tabella Excel e premi Ctrl+C per copiare i dati selezionati negli appunti. Nello screenshot qui sotto puoi vedere i dati nella colonna Nome selezionata.
È possibile spostare le colonne (a sinistra e a destra) dopo averle create in un elenco SharePoint. Selezionare la cella vuota nella colonna desiderata (nel nostro caso la colonna Nomi nel nostro caso) e premere Ctrl+V per incollare i dati copiati negli appunti. La colonna Nome ora contiene tutti i dati necessari nel nostro esempio. Allo stesso modo, copia e incolla i dati per le altre colonne.
Una volta trasferiti i dati in tutte le colonne dell’elenco SharePoint, puoi uscire dalla visualizzazione griglia. Abbiamo terminato la copia dei dati da una tabella Excel a un elenco SharePoint. Nello screenshot qui sotto puoi vedere come appare il nostro elenco dopo aver copiato tutti i dati.
Il vantaggio di questo metodo è che è facile da usare quando non si hanno molte tabelle o colonne.
Lo svantaggio è che richiede molto tempo ed è scomodo quando si hanno troppe colonne e tabelle da copiare.
Metodo 2 – Come esportare i dati direttamente da Excel a un elenco SharePoint
L’idea di questo metodo è quella di esportare la tabella in un elenco SharePoint direttamente da Excel installato sul computer. Excel deve essere in grado di connettersi al sito SharePoint. È necessario fornire le proprie credenziali e il proprio account Office 365 deve disporre di autorizzazioni sufficienti per creare un elenco SharePoint su un sito SharePoint.
Aprire Microsoft Excel installato sul computer e aprire la tabella che si desidera esportare in SharePoint Online. Creiamo una tabella di prova per il nostro post sul blog con alcuni elementi di attrezzature e creiamo colonne con i vendor che hanno prodotto questi elementi, gli utenti che sono proprietari dell’elemento appropriato e il prezzo di ciascun elemento.
Converti un foglio di calcolo in una tabella prima di iniziare l’esportazione. Fare clic su Inserire > Tabella.
Nella finestra Crea tabella è possibile lasciare i valori predefiniti e fare clic su OK.
Ora la visualizzazione della tabella è leggermente diversa, poiché le intestazioni sono contrassegnate con un altro colore.
Selezionare un nome di colonna qualsiasi nella tabella, andare alla scheda Design (Strumenti tabella) e immettere un nome per la tabella, ad esempio TestTable01. Il nome non deve contenere spazi.
Selezionare la scheda Design, fare clic su Export, quindi fare clic su Export Table to SharePoint List…
Viene visualizzata una finestra popup. Sono necessari due passaggi per completare l’operazione.
Inserisci l’indirizzo del tuo sito del team in SharePoint, che è la destinazione della tabella Excel che desideri esportare. Nel mio caso d’uso, sto utilizzando il seguente indirizzo: https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Inserisci un nome per la tabella, ad esempio: Excel to SharePoint list. Questo nome verrà utilizzato come nome dell’elenco SharePoint dopo l’esportazione.
Inserisci una descrizione, ad esempio: Importa Excel nell’elenco SharePoint.
Premi Avanti per continuare.
Definisci i tipi di dati corretti per ciascuna colonna della tabella esportata, quindi premi Termina.
Ora Microsoft Excel si connette al sito SharePoint che hai selezionato come destinazione per esportare la tabella Excel in un elenco SharePoint. Excel deve superare l’autenticazione in Office 365 per esportare una tabella in un elenco SharePoint. È necessario inserire il nome utente e la password dell’account Office 365.
Se tutto è corretto, il processo di esportazione verrà completato con successo e verrà visualizzato il messaggio:
La tabella è stata pubblicata con successo e può essere visualizzata all’indirizzo: <>
Aprire il collegamento fornito nella finestra in un browser Web.
Ora puoi vedere la tabella Excel esportata come elenco in SharePoint Online.
Puoi aprire questo elenco manualmente in SharePoint Online aprendo il sito del tuo team e andando alla sezione Contenuto del sito nel riquadro di navigazione dell’interfaccia web.
Il vantaggio di questo metodo è che è comodo esportare i dati direttamente da Excel a un elenco di SharePoint. Tutto ciò che serve è Excel e l’accesso a SharePoint Online. Non sono obbligatorie app di terze parti.
Metodo 3 – Come esportare dati da Excel a un elenco SharePoint con un’app
L’idea del terzo metodo è quella di utilizzare un’app SharePoint speciale per importare fogli di calcolo da Excel a elenchi SharePoint. È necessaria l’app Importa foglio di calcolo e un browser web che supporti i controlli ActiveX, ad esempio Internet Explorer.
Aprire il sito del team in SharePoint Online, fare clic sull’icona Impostazioni e, nel menu che si apre, selezionare Aggiungi un’app.
Nella finestra che si apre, puoi vedere un elenco di diverse app SharePoint. Digita “import” nel campo di ricerca in questa pagina. Quando viene trovata l’app Importa foglio di calcolo , fare clic su di essa.
Nella pagina che si apre, inserire un nome e una descrizione del nuovo elenco SharePoint creato dopo l’importazione con l’app.
Nome: Da Excel a elenco SharePoint
Descrizione: Importa Excel nell’elenco SharePoint
Fai clic su Sfogliae seleziona il file XLSX (o un altro formato di file Excel supportato dall’app) che desideri importare in SharePoint come elenco.
Clicca su Importa.
I controlli ActiveX devono essere abilitati nel tuo browser web. Se i controlli ActiveX non sono abilitati, vedrai un’avvertenza nel tuo browser web. Consulta la documentazione del tuo browser web per sapere come abilitare i controlli ActiveX. I controlli ActiveX sono un software che consente di interagire con i contenuti che l’utente sfoglia sul web. Possono avere accesso al computer dell’utente e causare problemi di sicurezza. I controlli ActiveX sono noti anche come plug-in per Internet Explorer.
Il vantaggio di questo metodo è che non richiede un intervento manuale significativo.
Gli svantaggi di questo metodo sono che è necessario configurare i controlli ActiveX, operazione che può essere difficile o non supportata dal browser web, e che è necessario utilizzare un’applicazione web speciale per SharePoint.
Metodo 4 – Come esportare dati da Excel durante la creazione di un nuovo elenco SharePoint
Esiste un altro metodo che consente di importare una tabella Excel in un elenco SharePoint durante la creazione di un nuovo elenco in SharePoint Online. Per utilizzare questo metodo non sono necessari Excel o altre applicazioni. Basta aprire il browser web e accedere a SharePoint Online con le credenziali dell’account Office 365 (Microsoft 365).
Aprire il sito del team in SharePoint Online, fare clic sull’icona Impostazioni e selezionare Contenuti del sito.
Nella pagina Contenuti del sito che si apre, clicca su Nuovo > Elenco.
Si apre una nuova pagina che ti suggerisce di creare un elenco. Sul lato sinistro della pagina, seleziona Da Excel per creare un elenco da Excel. Inserisci un nome per il tuo nuovo elenco, ad esempio Importazione Excel in SharePoint. Fare clic su Carica filee selezionare un file Excel (XLS, XLSX o altri formati supportati) che si desidera importare come elenco SharePoint in SharePoint Online. In alternativa, è possibile selezionare un file che è già stato caricato in un sito SharePoint. Fare clic su Avanti per continuare.
Viene riconosciuta una tabella nel file che abbiamo caricato. Controlla i tipi di colonna e assicurati che il formato dei dati sia corretto per mantenere la coerenza. Premi Crea quando sei pronto per terminare.
Un elenco SharePoint è stato creato con successo e i dati sono stati esportati da una tabella Excel a un elenco SharePoint.
Il vantaggio di questo metodo è che non è necessario installare Excel sul computer per esportare una tabella in SharePoint come elenco e non è necessario utilizzare un’app SharePoint.
Come esportare un elenco SharePoint in Excel
È possibile esportare un elenco SharePoint in una tabella Excel con pochi clic utilizzando un’interfaccia web di SharePoint Online.
Aprire il sito del team in SharePoint Online, quindi aprire l’elenco SharePoint che si desidera esportare. Fare clic su Esporta in Excel.
Una finestra avvisa che query.iqy deve essere aperto in Excel. Seleziona Excel come applicazione per aprire il file scaricato query.iqy e premi OK. Quando apri un file scaricato da Internet in Microsoft Excel, viene visualizzato un avviso di sicurezza di Microsoft Excel . Lo scopo di questo messaggio di notifica è ridurre i rischi di attacchi ransomware e infezioni da altri virus. Fare clic su Abilitare per aprire l’elenco SharePoint che si sta esportando in una tabella Excel.
Ora si apre una tabella in Excel e l’esportazione dell’elenco SharePoint termina. Salva la tabella come file nel formato necessario, ad esempio XLS o XLSX.
Aggiornamento dei dati in Excel
Se le modifiche vengono scritte nell’elenco SharePoint archiviato in un sito del team in SharePoint Online, è possibile aggiornare i dati nella tabella importata in Excel e aggiornare la tabella senza dover eseguire una nuova operazione di esportazione/importazione. I dati in Excel non vengono aggiornati automaticamente subito dopo il salvataggio delle modifiche in un elenco SharePoint; per farlo è necessario eseguire un’operazione manuale. In questo caso è necessario sapere come collegare Excel agli elenchi SharePoint.
Aggiungiamo una nuova riga Switches nell’elenco SharePoint.
Come si può vedere, la tabella Excel importata in precedenza non viene aggiornata automaticamente con i dati aggiunti all’elenco SharePoint (la riga Switches ). È necessario aggiornarla andando alla scheda Dati e facendo clic su Connessioni in Excel.
Si apre la finestra Connessioni cartella di lavoro . Fare clic su Aggiorna per aggiornare i dati nella tabella Excel, quindi chiudi la finestra.
I dati sono stati aggiornati in Excel e la riga Interruttori è stata aggiunta nella parte inferiore della tabella Excel senza necessità di riesportare tutti i dati.
Tieni presente che i dati vengono aggiornati solo in una direzione. Se si modificano i dati nella tabella Excel e si fa clic su Aggiorna, l’elenco SharePoint non viene aggiornato.
Se non è necessario aggiornare i dati nella tabella Excel corrente, andare su Dati > Connessioni, selezionare una query e fare clic su Rimuovi.
Conclusione
Microsoft offre una buona integrazione tra SharePoint Online ed Excel, poiché entrambi sono prodotti Microsoft. Esistono almeno quattro metodi per esportare dati dalle tabelle di Excel agli elenchi di SharePoint. I metodi descritti in questo post del blog presentano vantaggi e svantaggi di cui dovresti essere consapevole quando scegli il metodo più adatto alle tue esigenze. Scegli il metodo giusto a seconda che tu voglia farlo manualmente, utilizzare Excel o un’altra app. L’esportazione dei dati da un elenco SharePoint a Excel è semplice e conveniente per tutti gli utenti di SharePoint Online.
Quando si utilizza SharePoint Online e Office 365 in generale, non dimenticare di eseguire il backup dei dati. NAKIVO Backup & Replication supporta il backup dei dati di Office 365 per Exchange Online, OneDrive for Business e SharePoint Online.
