Come configurare una notifica di assenza dall’ufficio in Office 365
Microsoft Office Outlook è un potente client di e-mail in grado di funzionare con diversi server di e-mail e che offre numerose opzioni di automazione. Dopo il rilascio di Office 365, una suite di applicazioni e servizi Microsoft Office basati su cloud, è diventato possibile utilizzare Outlook come applicazione web (Outlook Online) solo con i server di e-mail Microsoft. Outlook può ordinare i messaggi e-mail in arrivo in diverse cartelle di posta elettronica in base alle regole configurate.
Ad esempio, può essere configurato per salvare i messaggi di spam nella cartella Posta indesiderata . Oltre alla posta in arrivo, è possibile configurare altre regole personalizzate. Entrambe le edizioni di Outlook, Outlook Web App e l’applicazione Outlook autonoma, consentono di configurare notifiche di assenza dall’ufficio e di inviare automaticamente un messaggio al mittente se non è possibile rispondere. Una notifica di assenza dall’ufficio può essere utilizzata quando si esegue la migrazione da un indirizzo e-mail a un altro. In tal caso, è possibile utilizzare tale notifica per informare i mittenti del proprio vecchio indirizzo e-mail del nuovo indirizzo e-mail. Questo post del blog spiega come impostare l’assenza dall’ufficio in Outlook 365 e Outlook 2016.
Configurazione dell’assenza dall’ufficio in Office 365 in Outlook Online
Accedi a Outlook Web App (chiamato anche Outlook Online o Outlook 365) utilizzando il tuo account utente:
Nell’angolo in alto a destra dell’interfaccia web di Outlook Online, fai clic sull’icona Impostazioni e, nella sezione Impostazioni che si apre, fai clic su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Nella finestra con le impostazioni che si apre, vai su Posta > Risposte automatiche. Fai clic sull’interruttore per attivare le risposte automatiche.
- Invia risposte solo durante un determinato periodo di tempo. Selezionare questa casella di controllo se si desidera abilitare l’invio di un messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365 solo durante un periodo di tempo definito. Questa opzione consente di controllare quando utilizzare la funzione.
Se necessario, è anche possibile selezionare le seguenti caselle di controllo:
- Blocca il mio calendario per questo periodo
- Rifiuta automaticamente i nuovi inviti per gli eventi che si verificano durante questo periodo
- Rifiuta e annulla le mie riunioni durante questo periodo
Invia risposte automatiche all’interno della tua organizzazione
Scrivi il testo che verrà inviato ai mittenti quando è abilitata la regola di Outlook 365 relativa all’assenza dall’ufficio. Ad esempio:
Ciao!
Questo è il messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365. Al momento non sono in ufficio. Ti ricontatterò il prima possibile.
- Invia risposte al di fuori della tua organizzazione. Selezionare questa casella di controllo per inviare notifiche di assenza dall’ufficio ai mittenti che hanno indirizzi e-mail esterni all’organizzazione.
- Invia risposte solo ai contatti. Selezionare questa casella di controllo se si desidera abilitare l’invio di un messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365 solo a contatti specificati.
Premi Salva per salvare le impostazioni e terminare la configurazione di Office 365 fuori sede.
Nota: Se non utilizzi più il tuo vecchio indirizzo e-mail, puoi comunicare agli utenti che devono utilizzare il tuo nuovo indirizzo e-mail per le comunicazioni utilizzando la notifica di assenza dall’ufficio di Outlook 365, ad esempio:
Ciao!
Non utilizzerò più questo indirizzo e-mail (old-address@company1.microsoft.com). Si prega di inviare le e-mail al mio nuovo indirizzo e-mail: new-address@domain2.com
La configurazione del messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365 è ora completata. Si noti che la notifica di assenza dall’ufficio viene inviata una sola volta allo stesso mittente dal proprio account di posta elettronica Office 365. Se lo stesso mittente ti invia un secondo messaggio e-mail, la risposta automatica di assenza dall’ufficio di Office 365 non viene inviata.
Configurazione della notifica di assenza dall’ufficio in Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook è un’applicazione client di posta elettronica autonoma. Può funzionare sia con i server di posta elettronica Microsoft che con gli account Office 365. In un post precedente, abbiamo visto come configurare Microsoft Office Outlook per funzionare con Office 365 e quali impostazioni SMTP e POP3 utilizzare. Vediamo ora come configurare una notifica di assenza dall’ufficio in Microsoft Office Outlook 2016.
Nella scheda Home scheda di Microsoft Office Outlook 2016 fare clic su Nuova e-mail.
Si apre una nuova finestra. Creare un nuovo messaggio e-mail che verrà utilizzato come messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365.
A: Lascia questo campo vuoto.
Oggetto: Inserisci il nome dell’oggetto per il tuo messaggio, ad esempio Fuori sede Outlook 365.
Componi il testo della tua notifica di assenza dall’ufficio, ad esempio:
Ciao!
Questo è il messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365. Al momento non sono in ufficio. Ti ricontatterò il prima possibile.
Clicca su File > Salva con nome per salvare questo messaggio e-mail come modello.
Selezionare il percorso (in questo esempio salviamo il file in C:data ), il tipo di file modello di Outlook e il nome del file.
Salva come tipo: Modello di Outlook (*.oft)
Nome file: Fuori sede Outlook 365.oft
Fare clic su Salvare.
Il modello di messaggio e-mail è stato salvato. Ora passare alla scheda Home nella finestra principale di Microsoft Office Outlook 2016. Fare clic su Regole > Gestisci regole & Avvisi.
Si apre la finestra Regole e avvisi .
Nella scheda Regole e-mail fare clic su Nuova regola.
A Si apre la finestra della procedura guidata delle regole .
Passaggio 1: selezionare un modello. Fare clic su Applica regole ai messaggi ricevuti. Fare clic su Avanti in ogni fase della procedura guidata per continuare.
Passaggio 1: Selezionare le condizioni.
Selezionare la casella di controllo in cui il mio nome è presente nella casella A.
Passaggio 1: Selezionare le azioni
Selezionare la casella di controllo rispondere utilizzando un modello specifico.
Passaggio 2: Modifica la descrizione della regola (fare clic su un valore sottolineato). Clicca su un modello specifico in questo caso.
Seleziona il modello che hai creato in precedenza (clicca su Sfoglia e seleziona il file). Nel nostro caso, selezioniamo il file C:dataOut of office Outlook 365.oft . Premi Apri.
Ora il file modello è selezionato. È possibile passare alla fase avanti.
Ci sono delle eccezioni? Se non è necessario configurare alcuna eccezione, non modificare le impostazioni e saltare questa fase.
Terminare la configurazione delle regole.
Passaggio 1: specificare un nome per questa regola: Fuori sede Outlook 365
Passaggio 2: configurare le opzioni della regola
Attivare questa regola – selezionare questa casella di controllo.
Premi Termina per salvare le impostazioni e abilitare la regola per l’invio delle notifiche di assenza dall’ufficio.
Come puoi vedere nella schermata qui sotto, la casella di controllo nella regola Assenza dall’ufficio di Outlook 365 è selezionata. Se desideri disabilitare la regola, deseleziona la casella di controllo. È possibile chiudere la finestra ” <" >“Regole e avvisi” .
Ora la notifica di assenza dall’ufficio è configurata in Microsoft Office Outlook 2016. È possibile combinare questa regola con altre regole per ottimizzare il client di posta elettronica.
Abilitazione di una notifica di assenza dall’ufficio nel Centro di amministrazione
Se un utente della propria organizzazione è già in ferie ma ha dimenticato di abilitare l’invio del messaggio di assenza dall’ufficio di Office 365, un amministratore di sistema può configurarlo. L’amministratore non ha bisogno di conoscere la password dell’utente né di reimpostarla. L’amministratore può eseguire la configurazione di Office 365 fuori sede da Centro di amministrazione di Office 365 (chiamato anche Centro di amministrazione di Microsoft 365).
Accedere al Centro di amministrazione Microsoft come amministratore.
Vai a Utenti attivi, seleziona un account utente per il quale desideri abilitare una notifica di assenza dall’ufficio. Nel nostro esempio, selezioniamo l’account di Michael Bose. Una volta selezionato l’account utente, nella finestra che si apre, vai alla scheda Posta e nella parte inferiore della pagina clicca su Gestisci risposte automatiche.
Nella finestra pop-up seleziona la casella di controllo Attiva le risposte automatiche.
Fai clic su Salva le modifiche.
La configurazione di Office 365 fuori sede nel centro di amministrazione Microsoft termina.
Conclusione
Questo post del blog ha illustrato come configurare l’invio di un messaggio di assenza dall’ufficio in Office 365 per informare i mittenti che non sarà possibile rispondere immediatamente ai loro messaggi. È possibile informare le persone che non devono aspettarsi una risposta nello stesso giorno o che è stato cambiato l’indirizzo e-mail con un nuovo indirizzo da utilizzare per le comunicazioni future. La configurazione della funzione “Fuori sede” di Office 365 non è difficile e può essere eseguita da un utente normale o da un amministratore di Office 365 nell’interfaccia web di Office 365. Anche un client di posta elettronica autonomo Microsoft Office Outlook 2016 può essere configurato per inviare una notifica di assenza dall’ufficio. Se utilizzi Microsoft Office 365, non dimenticare di eseguire il backup di Office 365 per garantire il massimo livello di protezione dei tuoi dati.
