Confronto tra SharePoint e OneDrive: panoramica completa
Office 365 è un servizio cloud molto popolare tra i servizi forniti da Microsoft. SharePoint è un componente di Microsoft Office e One Drive è un servizio di storage sul cloud. Entrambi i servizi possono essere utilizzati per salvare file nel cloud, ma presentano sia differenze che somiglianze. Microsoft promuove attivamente i propri servizi cloud, tra cui SharePoint Online con OneDrive, e se avete deciso di utilizzare i suddetti servizi forniti da Microsoft, è importante sapere quale di essi soddisfa meglio le vostre esigenze.
Questo post del blog tratta Microsoft Office SharePoint vs OneDrive, nonché i loro casi d’uso, le funzioni e la differenza tra OneDrive e SharePoint per aiutarvi a decidere quale servizio utilizzare.
Che cos’è SharePoint?
SharePoint è una piattaforma software destinata a migliorare il processo di lavoro nelle grandi organizzazioni e mira a una migliore collaborazione tra gli utenti, al flusso di lavoro dei documenti e all’automazione dei processi. È possibile creare un portale SharePoint che include siti wiki, blog e dashboard dove è possibile pubblicare documenti e commenti. Le funzioni principali di SharePoint sono:
- Un portale SharePoint consente di creare un sito web aziendale interno.
- Gli utenti possono collaborare e modificare contemporaneamente un file condiviso sul server, nonché scambiarsi documenti, notizie, link e altre risorse.
- Controllo della risoluzione dei compiti e controllo dei compiti su cui si sta lavorando.
- La possibilità di creare una struttura aziendale trasparente in formato elettronico.
- Miglioramento della comunicazione tra i reparti e i dipendenti. È possibile creare dashboard per discutere progetti e attività.
- Automazione dei processi aziendali: non è necessario eseguire manualmente una lunga serie di operazioni, consentendo ai lavoratori di risparmiare tempo.
L’interfaccia di un portale SharePoint consente di generare report, informare i lavoratori su eventi importanti, pubblicare notizie, ottimizzare i processi aziendali con moduli e creare profili utente. SharePoint ha un’ampia funzionalità e può essere integrato con altre applicazioni Microsoft Office e servizi di messaggistica.
Allo stesso tempo, è necessario tenere presenti altri aspetti dell’utilizzo di SharePoint prima di passare al confronto tra SharePoint e OneDrive:
- L’elevato numero di funzioni rende il prodotto pesante e difficile da implementare. Gli utenti dovrebbero dedicare del tempo a familiarizzare con il prodotto e le sue funzionalità.
- L’integrazione di SharePoint è buona con i prodotti Microsoft, ma ha una bassa compatibilità con il software sviluppato da altri vendor.
- L’implementazione di SharePoint richiede costi aggiuntivi per le licenze, i prodotti a pagamento (componenti) e un processo di implementazione complesso.
- Il tempo necessario per implementare SharePoint in un’infrastruttura locale può essere lungo a causa della complessità del processo di implementazione.
Come viene implementato SharePoint?
SharePoint è un prodotto software che costituisce un componente opzionale di Microsoft Office. È importante sapere che Microsoft Office può essere implementato in tre modi diversi: Microsoft Office 2016 (o altre versioni autonome/on-premise come 2010, 2012, 2019, ecc.), Microsoft Office 365 e Microsoft Office Online.
Office 365 è una soluzione che funziona su un cloud pubblico di Microsoft. Se si utilizza SharePoint come parte di Office 365, è possibile evitare il complesso processo di implementazione obbligatorio per una versione standalone di SharePoint come SharePoint Server 2016. Tuttavia, se si implementa SharePoint 2016 nella propria infrastruttura locale, tutti i dati vengono archiviati sui propri server e non sono disponibili per server di terze parti. Office 365 è fornito come servizio in abbonamento e deve essere pagato ogni mese. Office 365 è sempre disponibile come versione più recente di Microsoft Office e include tutti gli ultimi aggiornamenti, ma è necessario accedere a Internet almeno una volta al mese per attivare la licenza.
Office 2016 (e altre versioni standalone/on-premise) deve essere acquistato una sola volta e può essere utilizzato per un periodo di tempo illimitato. Dopo aver installato le applicazioni Microsoft Office, queste sono sempre disponibili sul dispositivo utilizzato per l’installazione delle applicazioni per voi e i vostri colleghi, indipendentemente dalla disponibilità della connessione Internet.
Office Online è una versione gratuita di Microsoft Office con funzionalità limitate che può essere utilizzata in un browser web. Word, Excel, PowerPoint e OneNote sono componenti di Office Online. SharePoint non è incluso nelle applicazioni Office Online. È un po’ confuso, ma SharePoint Online è classificato come un componente di Office 365.
Solo SharePoint Online, che è un componente di Office 365, viene esaminato di seguito in questo post del blog nel confronto tra SharePoint e OneDrive.
Che cos’è OneDrive?
Microsoft OneDrive è un servizio di storage sul cloud che consente agli utenti di archiviare file nel cloud Microsoft. OneDrive era precedentemente noto come SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office e LiveMesh. È possibile accedere a OneDrive con o senza un browser web installando l’applicazione OneDrive. Esistono due tipi di OneDrive: OneDrive e OneDrive for Business.
OneDrive è uno spazio cloud personale per l’archiviazione di file per utenti privati. Tutti gli utenti che dispongono di un account Microsoft possono archiviare gratuitamente 5 GB di file in OneDrive. Se un utente desidera utilizzare più spazio di archiviazione rispetto a quello disponibile in OneDrive, deve acquistare un abbonamento personale a Office 365 o un abbonamento a OneDrive da 100 GB. Acquistando un abbonamento personale a Office 365, si ottengono più funzioni di OneDrive rispetto all’abbonamento solo per l’archiviazione. È possibile caricare file su OneDrive, accedere a OneDrive da diversi dispositivi e sincronizzare la cartella OneDrive su tali dispositivi con lo storage sul cloud di OneDrive. È possibile condividere file e cartelle su OneDrive con gli utenti necessari.
OneDrive for Business (precedentemente noto come SkyDrive Pro) è uguale a OneDrive, ma contiene funzionalità aggiuntive destinate a scopi aziendali. Un amministratore dell’organizzazione gestisce OneDrive for Business per consentire agli utenti del proprio team di collaborare su documenti e altri file. L’amministratore può limitare le opzioni di condivisione per gli utenti. Per utilizzare OneDrive for Business, gli utenti devono accedere utilizzando un account di lavoro, non un account personale. I criteri di conservazione speciali disponibili per OneDrive for Business consentono agli amministratori di ripristinare i file eliminati dagli utenti. Più utenti possono modificare un documento contemporaneamente ed è disponibile anche il controllo delle versioni dei documenti.
OneDrive for Business può essere utilizzato separatamente (piano Office 365 Business) e con SharePoint Online (piano Office 365 Business Premium). Le librerie SharePoint di un’azienda possono essere sincronizzate con il computer locale di un utente utilizzando OneDrive. OneDrive for Business e SharePoint Online possono essere integrati tra loro. È possibile considerare OneDrive come storage back-end e SharePoint come interfaccia front-end per immaginare meglio come viene implementata l’integrazione di queste due piattaforme. Un collegamento ai file condivisi in OneDrive può essere utilizzato come collegamento per SharePoint Online.
Ora, dopo la spiegazione di SharePoint e OneDrive, confrontiamo SharePoint e OneDrive for Business da alcuni punti di vista.
SharePoint vs OneDrive: casi d’uso
Il caso d’uso principale di SharePoint è la collaborazione tra utenti e la modifica simultanea di file comuni da parte degli utenti. SharePoint è consigliato per l’uso da parte di team. A tal fine viene creato un portale web interno ed è possibile configurare le analisi. Per quanto riguarda OneDrive, il caso d’uso principale è l’archiviazione dei file e la condivisione dei file, se necessario. Non è possibile creare un sito web sulla piattaforma OneDrive, ma è possibile utilizzare OneDrive come storage per un sito web creato utilizzando SharePoint. OneDrive for Business è adottato per l’uso da parte dei dipendenti e per progetti individuali. I dati archiviati in SharePoint non sono dati privati di un utente. OneDrive può essere utilizzato facoltativamente per archiviare backup nel cloud.
SharePoint vs OneDrive: condivisione file
Entrambe le piattaforme possono essere utilizzate per condividere file, che è un’opzione simile. Tuttavia, c’è una differenza tra OneDrive e SharePoint. SharePoint viene utilizzato per creare un sito interno da utilizzare all’interno di un’azienda per la condivisione di documenti, la collaborazione tra utenti e la modifica dei documenti. Un amministratore di sistema dell’azienda definisce quali file possono essere condivisi e accessibili agli utenti. Quando si utilizza OneDrive for Business, i file sono privati e non possono essere accessibili ad altri utenti fino a quando l’utente (proprietario) non li condivide. I file personali di OneDrive possono essere condivisi e salvati nel sito del team SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Fornisce un sistema di collaborazione e condivisione | Fornisce storage sul cloud per un team |
| Accessibile a chiunque disponga di una connessione Internet | Accessibile a chiunque disponga di una connessione Internet |
| Può essere gestito dalle proprietà e dalle autorizzazioni di sistema di Azure Active Directory | Può essere gestito dalle autorizzazioni di sistema e dalle politiche di condivisione file di Azure Active Directory |
Le funzionalità di condivisione di SharePoint sono più ampie rispetto a quelle di OneDrive.
SharePoint vs OneDrive: Crittografia
Sia SharePoint che OneDrive crittografano i file e le connessioni Internet, ma SharePoint offre altre opzioni di sicurezza. Questi servizi Microsoft offrono supporto per i protocolli di crittografia TLS e SHA-2 e le connessioni SSL utilizzano chiavi di crittografia a 2048 bit. Secondo Microsoft, i dati vengono archiviati in forma crittografata su server nei data center utilizzati dalle piattaforme cloud. I dati di SharePoint Online e OneDrive sono crittografati con BitLocker a livello di disco.
Conclusione
La scelta della soluzione dipende dalle esigenze della vostra azienda. Se avete bisogno di archiviare file nel cloud, o di condividere file e occasionalmente modificarli insieme ad altri utenti contemporaneamente, potete utilizzare Microsoft OneDrive for Business. Se avete bisogno di creare un portale web aziendale per la collaborazione di un numero elevato di utenti nella vostra azienda, prendete in considerazione l’utilizzo di SharePoint Online, che è un componente opzionale di Microsoft Office 365. OneDrive for Business può essere integrato con SharePoint e può essere utilizzato come storage per i contenuti caricati su un sito web basato sulla piattaforma SharePoint. Sia OneDrive che SharePoint Online funzionano con la stabilità intrinseca dei prodotti Microsoft.
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