SharePoint vs SharePoint Online : comparaison complète
SharePoint est une plateforme de partage de documents et de collaboration développée par Microsoft. La première version de SharePoint a été lancée en 2001 en tant que version sur site. Puis, en 2011, Microsoft a lancé SharePoint Online et Microsoft Office 365. Après son lancement, SharePoint Online n’était pas particulièrement populaire, mais après une campagne de promotion énergique de Microsoft, il a gagné en popularité auprès des utilisateurs et est aujourd’hui largement utilisé.
Quelle est donc la version actuelle de SharePoint et quelle est la différence entre SharePoint Online et SharePoint 2016 ? Quelle version est la mieux adaptée à votre organisation : SharePoint sur site ou SharePoint Online ? Cet article de blog explique les deux versions de SharePoint afin de répondre à vos questions et de vous aider à faire le bon choix.
Versions de SharePoint
SharePoint sur site est également appelé SharePoint interne. SharePoint Server est installé sur des serveurs physiques dans votre bureau ou votre centre de données.
Voici la liste des versions actuelles et anciennes de SharePoint Server :
- SharePoint 2001 (support terminé)
- SharePoint 2003 (support terminé)
- SharePoint 2007 (prise en charge terminée en octobre 2017)
- SharePoint 2010 (prise en charge terminée en octobre 2020)
- SharePoint 2013 (prise en charge terminée en 2023)
- SharePoint 2016 (la prise en charge prendra fin en juillet 2026)
- SharePoint 2019
Comme vous pouvez le constater, chaque version sur site de SharePoint est prise en charge pendant environ 10 ans. Pendant la période de support officiel, des mises à jour de sécurité et des correctifs sont fournis. Vous pouvez continuer à utiliser SharePoint Server après la fin de la période de prise en charge de la version 2016, mais vous ne recevrez plus de nouveaux correctifs.
À partir de SharePoint 2016, un modèle de déploiement hybride est pris en charge. Vous pouvez utiliser simultanément SharePoint sur site et SharePoint Online et les synchroniser. Il est également possible de déployer SharePoint dans Azure, la plateforme de cloud computing de Microsoft.
SharePoint Online est une version cloud de SharePoint Server qui prend en charge la multi-location. Le premier fait partie d’Office 365, qui a récemment été renommé Microsoft 365. Cependant, les versions et les numéros de build ne sont pas mentionnés dans le nom du produit, contrairement à SharePoint Server et Microsoft Office sur site. SharePoint Online fait partie de la suite d’applications et de services Office 365.
Exemples de versions d’Office 365 :
- 8 janvier 2020, version 1912 (build 12325.20288)
- 30 janvier 2020, Version 2001 (Build 12430.20184)
- 10 mars 2020, Version 2002 (Build 12527.20278)
- 9 septembre 2020, Version 2008 (Build 13127.20408)
- 8 octobre 2020, Version 2009 (Build 13231.20368)
Alors, comment fonctionne SharePoint ? Pour en savoir plus, lisez notre article d’introduction dans lequel nous comparons SharePoint Online et SharePoint Server 2019.
Infrastructure et hébergement
Vous avez besoin de serveurs physiques pour réaliser le déploiement de SharePoint Server 2019. Une topologie de ferme est utilisée pour exécuter SharePoint Server. Une architecture basée sur une ferme nécessite une ferme, qui est un ensemble de serveurs hébergeant SharePoint Server. La taille de la ferme dépend du nombre d’utilisateurs actifs, de la quantité de données stockées, de la charge moyenne et de la fréquence des requêtes. Le réseau d’entreprise de votre société est utilisé pour exécuter une version sur site de SharePoint, telle que SharePoint Server 2019. L’équipe d’assistance technique et les administrateurs système de votre entreprise seront chargés de la maintenance de ces serveurs physiques.
Si vous souhaitez utiliser SharePoint Online, vous n’avez rien à installer. Lorsque vous utilisez SharePoint Online, le logiciel s’exécute dans le cloud, dans les centres de données de Microsoft. La seule chose dont vous avez besoin pour utiliser SharePoint Online est un abonnement payant et une connexion Internet.
Installation
Comme mentionné ci-dessus, vous n’avez pas besoin d’installer SharePoint si votre entreprise utilise SharePoint Online dans Microsoft Office 365. Si vous souhaitez installer SharePoint 2019, vous devrez installer et configurer Microsoft SQL Server.
La liste des conditions à remplir pour le déploiement de SharePoint 2019 est assez longue. Jetons un bref coup d’œil aux conditions principales :
- Processeur 8 cœurs 64 bits, 16 Go de RAM, 80 Go pour le disque système et un stockage supplémentaire pour les données (pour MS SQL Server)
- Processeur 64 bits à 4 cœurs, 24 Go de RAM, 80 Go pour le disque système et 100 Go sur le deuxième disque (SharePoint Server)
- Windows Server 2016 ou Windows Server 2019 Standard ou Datacenter avec expérience de bureau
- Conditions à remplir pour MS SQL Server : MS SQL Server 2016 RTM, MS SQL Server 2017 RTM, MS SQL Server 2019 ou version plus récente prenant en charge le niveau de compatibilité de base de données 130
- Microsoft .NET Framework version 4.7.2
- Serveur Web IIS
- Serveur Active Directory dans votre réseau
Vous pouvez réaliser le déploiement de SharePoint sur un seul serveur (une ferme à serveur unique) et ajouter ultérieurement d’autres serveurs à la ferme.
Mises à jour et nouvelles fonctionnalités SharePoint
Lorsque vous utilisez SharePoint 2019, l’administrateur système doit effectuer la maintenance et installer les correctifs de sécurité et les mises à jour. L’administrateur système a un contrôle total sur SharePoint, les applications associées et l’infrastructure.
En revanche, avec SharePoint Online, toutes les mises à jour du logiciel et tous les correctifs de sécurité sont installés automatiquement peu après leur version par Microsoft. La vitesse d’application des mises à jour du logiciel à votre compte Microsoft Office 365 dépend des canaux de mise à jour choisis pour votre abonnement Office 365. L’avantage des mises à jour automatiques dans SharePoint Online est que les problèmes de sécurité sont corrigés dès que possible. L’inconvénient des mises à jour automatiques est que si une mise à jour comporte des bogues, elle peut entraîner des problèmes et un fonctionnement instable de SharePoint et des applications associées. Microsoft améliore périodiquement ses services et applications en ligne et publie de nouvelles fonctionnalités SharePoint Online.
Intégration
SharePoint Server 2019 offre une intégration avec Microsoft Project Server 2019, Power Apps, Power Automate et Power BI. Power Apps et Power Automate doivent être configurés via une passerelle de données pour connecter les données dans le cloud avec les données sur site. L’intégration avec IIS 7 (Internet Information Services) et les API IIS modernes est fournie. L’intégration avec Office 365 a été améliorée dans SharePoint 2019 par rapport aux versions précédentes de SharePoint Server.
SharePoint Online, quant à lui, est entièrement intégré aux applications Microsoft Office 365 telles que Outlook Online, Word Online, Excel Online, OneNote et autres. L’intégration avec les applications Office 365, les groupes Office 365, OneDrive et Microsoft Teams est excellente. L’intégration de Power BI est également prise en charge. De plus, vous pouvez utiliser les API Office 365 pour développer des applications personnalisées.
Limitations de SharePoint Online
Vous devez être conscient des limitations de SharePoint Online. Certaines d’entre elles sont énumérées ci-dessous :
- Le stockage pour certains abonnements est limité
- Limite de 5 000 éléments dans une bibliothèque SharePoint
- Limite de 400 caractères pour les URL
- Limite de 300 000 éléments lors de la synchronisation des données avec le client de synchronisation OneDrive
- Limite de conservation de 93 jours pour les données supprimées dans la corbeille de SharePoint Online
- La taille maximale des fichiers dans une bibliothèque de documents est de 100 Go et de 250 Mo pour les fichiers joints en tant que pièces jointes aux éléments de liste
- Limite de 2 millions d’utilisateurs par site
Si une entreprise décide d’annuler un abonnement SharePoint payant, elle dispose de 90 jours pour transférer ses données stockées dans SharePoint Online vers un autre emplacement.
Sécurité des versions de SharePoint
SharePoint Online offre un niveau de sécurité élevé ; Microsoft installe les mises à jour et les correctifs dès qu’ils sont disponibles. De plus, les utilisateurs de Microsoft 365 peuvent utiliser l’authentification multifactorielle pour protéger leurs comptes. Néanmoins, certaines organisations ne font pas confiance aux services cloud et préfèrent stocker leurs données sur leurs serveurs physiques sur site.
Lorsque vous utilisez SharePoint Server, toutes les mesures de sécurité sont appliquées par l’équipe informatique et les administrateurs système de l’entreprise. Ils doivent installer manuellement les correctifs de sécurité sur SharePoint Server, MS SQL Server et Windows Server ou superviser les mises à jour automatiques. En outre, ils doivent configurer des pare-feu sur les routeurs du réseau, installer des logiciels antivirus sur chaque ordinateur et mettre en œuvre d’autres paramètres de configuration conformément à la politique de sécurité de l’entreprise. Certaines entreprises préfèrent avoir un contrôle total sur les serveurs qui stockent leurs données et préfèrent réaliser le déploiement de SharePoint sur site.
Octroi de licences et coûts
Microsoft vous oblige à acheter des licences pour SharePoint. Examinons les différences entre les licences des différentes versions de SharePoint.
SharePoint Server. Une licence est requise pour chaque serveur SharePoint fonctionnant sur site. En outre, une licence d’accès client (modèle serveur/CAL) peut être requise. Chaque utilisateur ou appliance doit disposer d’une licence d’accès client pour accéder légalement aux services exécutés dans SharePoint Server. Les licences d’accès client sont spécifiques à chaque version : vous pouvez utiliser les licences d’accès client pour SharePoint 2016 pour accéder à SharePoint 2016 ou SharePoint 2013, mais pas à SharePoint 2019. En outre, les CAL sont divisées en CAL par appliance et CAL par utilisateur.
Voici la liste des licences que vous pouvez acheter pour accéder à SharePoint Server 2019 :
- Licence SharePoint Server (5 000 $ par serveur ou machine virtuelle)
- CAL SharePoint Standard (180 $ par licence) pour les fonctionnalités SharePoint de base
- CAL SharePoint Enterprise (90 $ par licence) pour un serveur SharePoint entièrement fonctionnel avec toutes les solutions et fonctionnalités professionnelles
Les CAL ne sont pas nécessaires pour les utilisateurs externes qui accèdent à du contenu public. Dans ce cas, les utilisateurs externes sont couverts par la licence SharePoint Server 2019. La mobilité des licences vous permet de réattribuer une licence SharePoint Server d’un ordinateur à un autre et d’exécuter SharePoint sur des Virtuelles Maschinen. Vous pouvez acheter des licences pour SharePoint Server une seule fois et utiliser SharePoint aussi longtemps que vous le souhaitez, même après la fin du support.
SharePoint Online est concédé sous licence par utilisateur. Vous devez acheter un abonnement Microsoft Office 365 prenant en charge SharePoint Online avec le nombre de licences utilisateur nécessaire. L’abonnement SharePoint Online suppose des paiements mensuels. Il est possible de prépayer un abonnement d’un an pour SharePoint Online et Microsoft Office 365.
Microsoft propose différents abonnements pour SharePoint Online :
- SharePoint Online Plan 1 (5 $ par utilisateur et par mois) ; comprend SharePoint, OneDrive (1 To), Lists
- SharePoint Online Plan 2 (10 $ par utilisateur/mois) ; comprend SharePoint, OneDrive (stockage illimité), Lists
- Microsoft Office 365 E3 (20 $ par utilisateur/mois) ; comprend SharePoint, OneDrive, Lists et l’ensemble complet des applications/fonctionnalités Office 365.
SharePoint Online Plan 1 est disponible dans Microsoft Office 365 Enterprise E1, Business Premium et Business Essentials. SharePoint Online Plan 2 est inclus dans Office 365 Enterprise E3 et E5. Après avoir acheté des licences pour le plan d’abonnement sélectionné, vous pouvez créer des utilisateurs, attribuer des licences à des utilisateurs et réattribuer une licence d’un utilisateur à un autre.
Le prix de SharePoint Online peut être moins élevé à court terme, en particulier pour les petites entreprises. La prise en charge de SharePoint Server 2019 nécessite l’achat de matériel, de licences SharePoint, de licences Windows Server et de licences MS SQL Server. Cependant, à long terme, en particulier pour les grandes entreprises, l’utilisation de SharePoint sur site peut être une solution plus rentable et offrir plus d’avantages.
Interface utilisateur
SharePoint Online et SharePoint Server 2019 offrent tous deux une interface web unifiée aux utilisateurs. Les versions de SharePoint antérieures à SharePoint 2019 disposent d’une interface web classique qui convient à la majorité des utilisateurs. En 2019, Microsoft a introduit une interface web moderne pour Office 365 et SharePoint Online, qui est également utilisée pour les appareils mobiles. SharePoint 2019 (la version sur site) dispose également de cette interface utilisateur moderne. Dans l’ensemble, il n’y a pas de différence significative entre l’interface Web de SharePoint Online et celle de SharePoint sur site. Heureusement, l’option Revenir à l’interface SharePoint classique est disponible dans SharePoint 2019. Pour l’instant, cette option est également disponible dans SharePoint Online, mais elle pourrait être enlevée dans les futures mises à jour.
Outils d’administration
L’administration centrale SharePoint pour SharePoint 2019 permet aux administrateurs système de gérer les sites, les utilisateurs, le contenu et toutes les autres options. Le site d’administration centrale SharePoint s’exécute dans SharePoint Server. L’administration centrale SharePoint 2019 est installée sur le premier serveur d’une ferme. Elle n’est pas provisionnée par défaut sur tous les serveurs SharePoint de la ferme.
Avec SharePoint Online, le centre d’administration SharePoint est utilisé pour le gérer et le configurer via une interface web. Le centre d’administration SharePoint est intégré au centre d’administration Office 365. Les administrateurs globaux dans Office 365 disposent des autorisations d’administration SharePoint et peuvent attribuer le rôle d’administrateur SharePoint aux utilisateurs Office 365. Vous pouvez en savoir plus sur le centre d’administration Office 365 et l’administration centrale SharePoint dans nos articles de blog.
PowerShell est utilisé pour gérer SharePoint 2019 via l’interface de ligne de commande. Il peut être utile pour exécuter des tâches répétitives ou des tâches pouvant être automatisées. Il existe également des applets de commande PowerShell pour gérer SharePoint Online. Cependant, SharePoint Server offre une meilleure prise en charge de PowerShell.
Migration
Vous pouvez migrer de SharePoint 2016 vers SharePoint 2019, ou migrer de SharePoint 2016 et SharePoint 2019 vers SharePoint Online. Les fichiers source ne sont pas supprimés lorsque vous migrez des données de SharePoint sur site vers SharePoint Online. La migration ne peut être effectuée que vers des versions plus récentes de SharePoint. Microsoft fournit des outils de migration SharePoint spéciaux à cet effet.
Vous trouverez les outils de migration permettant d’effectuer des migrations de SharePoint Server vers SharePoint Online dans le centre d’administration SharePoint, sur la page Migration. Migration Manager, SharePoint Migration Tool (versions GUI et PowerShell), Microsoft FastTrack, Azure DataBox et SharePoint Assessment Tool sont des outils Microsoft que vous pouvez utiliser pour différents scénarios de migration SharePoint.
Sauvegarde des données SharePoint
SharePoint Online et SharePoint Server offrent des fonctionnalités de gestion des versions qui permettent aux utilisateurs de réaliser la récupération des versions précédentes d’un document si des modifications indésirables ont été apportées. La corbeille est l’endroit où les documents et autres fichiers supprimés sont stockés après avoir été supprimés des bibliothèques de documents et des sites SharePoint. Il est possible de réaliser la récupération des éléments supprimés de la corbeille dans un délai de 93 jours. Vous pouvez également restaurer un site SharePoint supprimé par une fonctionnalité intégrée pendant la période de conservation.
Lorsque vous utilisez SharePoint sur site, vous devez :
- Utiliser RAID 1 ou RAID 10 pour la redondance des données afin de protéger les données en cas de panne de disque
- Effectuer des sauvegardes MS SQL Server
- Effectuer des sauvegardes d’applications Web
Lorsque vous effectuez une sauvegarde de ferme, vous devez sauvegarder tout le contenu et toutes les données de configuration. Il n’existe pas de planificateur intégré pour planifier les sauvegardes SharePoint 2019. Vous devez créer et configurer des scripts de sauvegarde, par exemple dans PowerShell, et utiliser le planificateur Windows. Vous pouvez sauvergarder une collection de sites dans SharePoint Server à l’aide de l’administration centrale SharePoint avec une interface utilisateur graphique (GUI). Il existe de nombreuses conditions à remplir pour une sauvegarde correcte de SharePoint Server.
Si vous utilisez SharePoint Online, Microsoft se charge de la redondance des données par l’intermédiaire de ses serveurs et centres de données. Le cloud Microsoft utilise un modèle distribué et ses serveurs sont reliés entre eux dans des centres de données situés dans différents pays. Cette approche permet à Microsoft d’offrir une haute disponibilité et une grande fiabilité pour ses services (99,9 %).
SharePoint dispose de satisfaisantes options de récupération natives, mais cette fonctionnalité peut parfois s’avérer insuffisante pour la récupération des données. C’est pourquoi vous devez utiliser un logiciel tiers pour sauvergarder les données SharePoint, tant pour SharePoint Online que pour SharePoint Server.
Vous pouvez utiliser NAKIVO Backup & Replication pour sauvegarder SharePoint Online et d’autres données Microsoft Office 365, telles que les données Exchange Online et OneDrive for Business, ainsi que SharePoint Server fonctionnant sur des machines virtuelles et des serveurs physiques, des machines exécutant MS SQL Server et des contrôleurs de domaine Active Directory. De cette façon, vous pouvez réaliser la récupération de ce dont vous avez besoin, quelle que soit la panne et même si les données ont été supprimées il y a plus de 93 jours.
Conclusion
Choisir le bon modèle de déploiement SharePoint peut être un défi pour de nombreuses organisations. SharePoint Online est prêt à l’emploi après l’achat de la licence par abonnement, sans qu’il soit nécessaire de réaliser le déploiement et l’administration de serveurs physiques. SharePoint Server, déployé sur site, vous permet quant à lui de contrôler entièrement vos serveurs et vos données, mais nécessite davantage de compétences pour l’installation et la configuration. Vous pouvez acheter des licences une seule fois et utiliser SharePoint Server aussi longtemps que vous le souhaitez. Les deux versions de SharePoint offrent une interface web moderne. Bien que Microsoft 365, y compris SharePoint Online, gagne en popularité d’année en année, de nombreuses entreprises continuent d’opter pour SharePoint Server. Le choix final dépend des besoins et des conditions à remplir pour votre entreprise.
