SharePoint Online : aperçu complet
SharePoint est une puissante plateforme collaborative développée par Microsoft. Elle permet à plusieurs utilisateurs de partager et de modifier des documents simultanément, et de stocker les documents nécessaires dans un emplacement partagé. Qu’est-ce que SharePoint Online ? Comment utiliser SharePoint ? Cet article de blog répond à ces questions et fournit une présentation de Microsoft SharePoint Online avec un petit tutoriel SharePoint.
À quoi sert SharePoint ?
SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu sur laquelle plusieurs utilisateurs peuvent simultanément stocker, partager et modifier des documents. Une interface Web est fournie à tous les utilisateurs de Microsoft SharePoint et Microsoft SharePoint Online. Si vous préférez utiliser une interface de ligne de commande pour gérer le logiciel SharePoint, des applets de commande SharePoint Online PowerShell sont fournies à cet effet. Les organisations utilisent SharePoint lorsque les fonctionnalités des serveurs de fichiers traditionnels et des ressources partagées (disponibles via les protocoles SMB ou NFS, par exemple) ne suffisent pas. SharePoint Online est une version cloud (exécutée dans les centres de données Microsoft) de SharePoint Server (exécuté dans les centres de données locaux). Toutes les tâches de maintenance sont effectuées par Microsoft et les mises à jour sont installées automatiquement dès qu’elles sont disponibles. Les fonctionnalités de SharePoint Server et SharePoint Online sont presque identiques.
Comment créer un site SharePoint
Commençons notre tutoriel SharePoint en ouvrant l’interface web de SharePoint Online. Pour ouvrir SharePoint, ouvrez votre navigateur web et entrez l’adresse suivante : https://yourcompany.sharepoint.com en utilisant le nom de domaine de votre entreprise utilisé pour Office 365 (j’utilise https://nakivo.sharepoint.com pour accéder à notre portail SharePoint).
Entrez vos identifiants de connexion (Nom d’utilisateur et mot de passe) et un code de confirmation (si l’authentification multifacteur est utilisée) pour vous connecter.
Si vous vous êtes connecté à SharePoint en tant qu’administrateur, vous verrez un écran similaire à celui illustré ci-dessous.
Passons en revue les principaux éléments de l’interface. Il existe des éléments de gestion SharePoint qui vous permettent de créer du nouveau contenu, de gérer le contenu existant, de télécharger, de charger et de modifier des documents, de réaliser la récupération d’éléments supprimés de la corbeille, d’ouvrir des sous-sites, etc. Le lien Notebook situé dans le volet gauche ouvre l’application OneNote utilisée pour modifier des fichiers texte par plusieurs utilisateurs simultanément. Le fil d’actualité sert à discuter des tâches professionnelles avec d’autres utilisateurs.
Cliquez sur SharePoint dans le coin supérieur gauche pour ouvrir une page sur laquelle vous pouvez créer un nouveau site SharePoint. Sur la page ouverte, cliquez sur + Créer un site.
Choisissez le type de site que vous souhaitez créer : un site d’équipe ou un site de communication.
Un site d’équipe est un endroit où vous et votre équipe pouvez stocker des fichiers, partager des documents et modifier ensemble des documents partagés. Créez des listes, des liens vers des fichiers ou des pages web importants, des actualités et d’autres contenus sur la page d’accueil de votre site d’équipe SharePoint. Un site d’équipe est généralement créé pour être utilisé au sein d’une organisation et accessible à un groupe limité de personnes.
Un site de communication est un espace généralement utilisé pour présenter des informations à des utilisateurs externes et à des clients. Vous pouvez présenter le résultat final du travail de votre équipe sur un site de communication sans révéler le processus de travail et les fichiers disponibles sur un site d’équipe.
Créons un site d’équipe dans cet exemple. Vous pouvez créer plusieurs sites sur votre site SharePoint principal.
Entrez les paramètres nécessaires, par exemple :
Nom du site : Site de l’équipe du blog
Adresse e-mail du groupe : BlogTeamSite
Adresse du site : BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
Description du site : Qu’est-ce que SharePoint ?
Paramètres de confidentialité : Privé – Seuls les membres peuvent accéder à ce site
Sélectionner la langue : Anglais
Cliquez sur Suivant pour continuer.
SharePoint prend en charge la création d’une collection de sites par les administrateurs. Une collection de sites est un groupe de sites web dans SharePoint. Une collection de sites vous permet de combiner des sites dans une hiérarchie, en créant une structure.
Ajouter des propriétaires et des membres
Ajoutez les membres qui peuvent accéder à votre site SharePoint à un groupe en saisissant le nom ou l’adresse e-mail de chaque utilisateur. Les membres du groupe recevront une invitation par e-mail. Vous pouvez ajouter d’autres propriétaires pour ce site. Les propriétaires disposent de tous les privilèges de contrôle pour un site SharePoint et peuvent gérer l’accès au contenu, modifier les autorisations des utilisateurs, modifier le contenu d’un site, etc. Cliquez sur Terminer pour terminer la création du site.
Un site d’équipe est désormais créé et, dans notre cas, il est accessible via ce lien :
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
La page principale d’un site d’équipe récemment créé ressemble à un modèle qui doit être personnalisé et rempli de contenu.
Les utilisateurs de votre équipe peuvent désormais utiliser un site d’équipe pour stocker des fichiers et d’autres types de contenu.
Vous pouvez créer différents types de contenu sur un site SharePoint :
- Une bibliothèque de documents
- Une liste
- Une page
- Un plan
- Une application
- Une publication d’actualités
- Un lien vers une actualité
Examinons plus en détail chaque type de contenu SharePoint.
Création d’une nouvelle bibliothèque
Une bibliothèque est un emplacement sur un site SharePoint où les utilisateurs peuvent stocker des documents et d’autres fichiers, les partager et ouvrir des documents pour les consulter et les modifier avec les membres de l’équipe. Les informations relatives à la date de la dernière modification et à l’utilisateur qui a modifié un document sont affichées dans les bibliothèques SharePoint. Vous pouvez créer des bibliothèques à des fins différentes. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque de documents pour stocker des documents marketing, une bibliothèque de documents pour stocker des documents financiers, etc. Les bibliothèques sont personnalisables : vous pouvez suivre les versions des fichiers, configurer les personnes autorisées à accéder aux fichiers et définir le niveau d’accès.
Ouvrez le site SharePoint souhaité, cliquez sur New, puis sélectionnez dans le menu qui s’ouvre le type de contenu que vous souhaitez créer. Si vous devez créer une nouvelle bibliothèque, sélectionnez Bibliothèque de documents dans le menu.
Entrez un nom et une description pour la bibliothèque, cochez la case «Afficher dans la navigation du site», puis cliquez sur Créer. De la même manière, vous pouvez créer d’autres types de contenu sur votre site SharePoint.
Téléchargez des documents depuis votre disque vers une bibliothèque de documents ou créez un nouveau document Microsoft Office directement dans une bibliothèque SharePoint. Pour créer un nouveau document dans une bibliothèque de documents SharePoint, ouvrez une bibliothèque de documents sur un site SharePoint, cliquez sur le bouton Nouveau et, dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez le type de document souhaité, par exemple un document Word. Pour télécharger des éléments vers une bibliothèque, cliquez sur le bouton Upload et, dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez Files, Dossier, ou Modèle.
Cliquez sur un document déjà stocké dans une bibliothèque de documents SharePoint. Ce document s’ouvrira dans l’application Office 365 appropriée en ligne dans un navigateur Web. Par exemple, si vous cliquez sur un fichier DOCX stocké dans une bibliothèque de documents, ce document s’ouvrira dans Microsoft Word Online dans un nouvel onglet de votre navigateur Web.
Si vous cliquez sur trois points près du document, un menu contextuel avec des options supplémentaires s’ouvre. Les options disponibles sont : Ouvrir, Aperçu, Partage, Copier le lien, Gérer l’accès, Télécharger, Supprimer, Automatiser, Renommer, Épingler en haut, Déplacer vers, Copier vers, Historique des versions, M’alerter, Détails, Plus (Propriétés, Flux de travail, Détails de conformité, Extraire).
L’historique des versions est une fonctionnalité utile qui vous permet d’accéder aux versions précédentes d’un document. Elle est particulièrement utile si des modifications indésirables ont été enregistrées dans les dernières versions du document.
Alert me vous permet de recevoir des notifications par e-mail si des modifications sont apportées au document par un utilisateur.
est utilisé pour configurer des actions automatisées qui sont effectuées lorsque les utilisateurs modifient ou enregistrent un document.
Check out est utilisé pour verrouiller un fichier afin qu’il ne puisse pas être modifié par un autre utilisateur. Un message de notification approprié s’affiche pour les autres utilisateurs qui tentent de modifier le fichier.
Création d’une liste SharePoint
Une liste est un ensemble de données partageables dans Office 365 SharePoint, utilisé pour organiser de manière flexible les informations destinées aux collègues. Une liste SharePoint est simplement un tableau sur le web. Les listes vous permettent de suivre des informations et contiennent des colonnes et des lignes personnalisables. Différents types de données peuvent être définis pour les colonnes, par exemple la date, le texte ou la devise. Une liste est créée de la même manière qu’une bibliothèque sur la page du site de l’équipe. Dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de nouvelle liste créée sur un site SharePoint.
Les avantages de l’utilisation des listes SharePoint plutôt que des fichiers texte ou des feuilles de calcul habituels sont des fonctionnalités telles que la gestion des versions et l’approbation du contenu. Pour activer et configurer ces fonctionnalités et d’autres fonctionnalités utiles, ouvrez une page avec votre liste SharePoint, cliquez sur l’icône Paramètres dans le coin supérieur droit, puis dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur Paramètres de la liste.
Une page Web avec les paramètres de liste s’ouvre. Il existe de nombreux paramètres pour une liste SharePoint. Cliquez sur Paramètres de version.
Dans le volet droit de la page qui s’ouvre, vous pouvez configurer les paramètres de la liste SharePoint, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.
Création d’une page SharePoint
SharePoint vous permet de créer des pages de la même manière que vous créez des pages sur des sites Web traditionnels. Les pages SharePoint sont utilisées pour informer les utilisateurs de choses importantes. Par exemple, vous pouvez créer une page contenant des informations sur les services de votre entreprise, les événements prévus, publier les règles de l’entreprise, etc. Plusieurs colonnes s’affichent par défaut sur une page SharePoint. Cliquez dessus et saisissez les informations nécessaires dans les blocs appropriés. Une fois que vous avez terminé de créer une page SharePoint, cliquez sur le bouton Publish button.
Lorsque vous enregistrez une page, des options supplémentaires sont disponibles :
- Ajouter une page à la navigation
- Publier comme actualité sur ce site
- Envoyer par adresse e-mail
- Enregistrer comme modèle de page
Une adresse de page s’affiche et peut être copiée dans le presse-papiers.
La création d’un article d’actualité est similaire à la création d’une page SharePoint.
Création d’un article d’actualité
Publiez des actualités sur votre site SharePoint pour informer vos collègues, vos coéquipiers et vos partenaires des mises à jour importantes dans votre processus de travail et des résultats obtenus. Sur le site de l’équipe SharePoint, cliquez sur Nouvelle > publication d’actualités, sélectionnez le modèle souhaité et remplissez les informations requises. Une actualité s’affiche dans le News web part sur une page ou un site SharePoint.
Un lien vers une actualité peut être inséré lors de la création d’une partie actualités d’une page web. Après avoir saisi l’URL, un article d’actualité est importé sur votre site SharePoint.
Ajouter une nouvelle application
Les applications SharePoint sont de petites applications autonomes qui étendent les fonctionnalités d’un site SharePoint pour répondre à des besoins professionnels spécifiques. Les applications peuvent être utilisées pour effectuer des tâches basées sur des documents, afficher des informations sur le suivi des dépenses, afficher des informations provenant d’autres sites web, se connecter à des réseaux sociaux, etc. Les applications vous aident à rendre un site SharePoint plus dynamique. Les programmeurs de votre organisation peuvent développer des applications SharePoint personnalisées pour un usage interne. Il est possible d’acheter des applications SharePoint créées par d’autres développeurs dans le SharePoint Store. Seuls les propriétaires de sites peuvent ajouter des applications pour les sites d’équipe dans SharePoint.
Voyons un exemple d’ajout d’un Calendrier. Sur la page d’accueil de votre site SharePoint, cliquez sur Nouvelle > application (de la même manière que pour créer une bibliothèque et d’autres types de contenu SharePoint). Une page avec des applications s’ouvre. Sélectionnez Calendrier dans la liste des applications disponibles.
Entrez un nom pour le Calendrier, ouvrez les Options avancées si nécessaire, puis cliquez sur Create.
Une fois le calendrier créé, cliquez sur le bouton New Event et appuyez sur Event pour ajouter des événements tels qu’une réunion ou une échéance au calendrier.
Lorsque vous créez un nouvel élément pour votre calendrier, saisissez les informations requises dans la fenêtre contextuelle. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
L’événement est désormais ajouté au calendrier dans SharePoint. SharePoint Online est intégré au client de messagerie Outlook. Vous pouvez ajouter un calendrier créé à Outlook par sélection de l’onglet Calendrier et en cliquant sur Se connecter à Outlook dans l’interface Web de SharePoint Online.
Créer un plan
Vous pouvez créer un plan et utiliser Microsoft Planner sur votre site pour créer des tableaux, ajouter des tâches à votre équipe et attribuer des tâches aux utilisateurs. L’intégration de SharePoint et Planner vous permet de gérer les tâches de votre projet. Triez les tâches en les plaçant dans des compartiments, modifiez les priorités. Planner indique les étapes du processus de développement et la progression des tâches. Toutes ces fonctionnalités sont disponibles sur votre site SharePoint pour vous et votre équipe. Planner est intégré à Office 365 Groups et lorsque vous créez un nouveau plan, tout le contenu associé dans SharePoint est créé automatiquement.
Partager un document
Les utilisateurs de votre équipe qui disposent des autorisations appropriées peuvent partager des documents dans SharePoint avec d’autres utilisateurs. Si vous souhaitez partager un document, cliquez avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Partager.
Sélectionnez les utilisateurs qui peuvent modifier un document ou un dossier partagé. Les utilisateurs avec lesquels vous partagez un fichier ou un dossier recevront une notification par adresse e-mail contenant le lien vers les fichiers partagés. Vous pouvez rédiger un message de notification personnalisé.
Si un utilisateur dispose d’un lien mais n’a pas les autorisations nécessaires pour accéder à une ressource SharePoint, il peut demander ces autorisations. Dans ce cas, le propriétaire de la ressource reçoit un message contenant une demande d’accès.
L’utilisateur qui a partagé le fichier est informé de la demande d’accès et peut l’approuver ou la refuser en cliquant sur le bouton approprié dans l’interface Web.
Un document partagé peut être ouvert et modifié simultanément par plusieurs utilisateurs. Dans notre exemple, deux utilisateurs ont ouvert un document Word dans Word Online pour le modifier. Des icônes spéciales s’affichent à côté du curseur des autres utilisateurs qui modifient le document à ce moment-là (l’icône MB s’affiche sur la capture d’écran).
Modification des autorisations du site
Vous pouvez également modifier les autorisations du site et ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder à votre site SharePoint après avoir créé des fichiers ou téléchargé des fichiers dans une bibliothèque SharePoint. Cliquez sur l’icône Paramètres , puis cliquez sur Autorisations du site.
Ajoutez des utilisateurs aux propriétaires ou aux membres du site. Cliquez sur Inviter des personnes, Modifier la manière dont les membres peuvent partager et Paramètres d’autorisation avancés pour configurer les Options.
Centre d’administration SharePoint
Un administrateur Office 365 peut gérer tout le contenu SharePoint, y compris les utilisateurs, les sites et les autorisations. Pour ouvrir un centre d’administration SharePoint, vous devez ouvrir le centre d’administration Office 365 (également appelé centre d’administration Microsoft 365), puis dans le volet gauche (volet de navigation) dans la liste des centres d’administration, cliquez sur le SharePoint centre d’administration. Vous pouvez également utiliser l’URL suivante : https://yourcompany-ADMIN.sharepoint.com pour ouvrir le centre d’administration SharePoint. Dans notre cas, nous utilisons par exemple le lien direct :
https://nakivo-admin.sharepoint.com
Sur la page du centre d’administration SharePoint, différents éléments sont affichés. Sur la page d’accueil du centre d’administration SharePoint, vous pouvez voir des rapports et un centre de messages. Dans le volet gauche, également appelé volet de navigation, vous pouvez accéder aux options et fonctionnalités pour les configurer.
Conclusion
L’utilisation de SharePoint vous permet, à vous et à votre équipe, de collaborer plus efficacement. Utilisez Microsoft SharePoint Online pour stocker, organiser, partager et modifier des documents avec votre équipe, créer différents types de contenu, planifier des événements dans le Calendrier, et bien plus encore. Lorsque vous utilisez Microsoft SharePoint Online, le logiciel SharePoint fonctionne dans les centres de données Microsoft avec un niveau élevé de disponibilité et de fiabilité. Par conséquent, vous n’avez pas besoin de déployer et de configurer SharePoint manuellement.
Cependant, cela ne signifie pas que vous n’avez pas besoin de sauvegarder vos données SharePoint. La sauvegarde des données vous offre davantage d’options de récupération et vous permet de réaliser la récupération des données plus rapidement et avec plus de flexibilité.
