Comment utiliser SharePoint Online pour la gestion des données : guide complet
SharePoint est bien plus qu’un simple espace de stockage de documents. Il s’agit d’une plateforme puissante dédiée à la gestion des données et à la collaboration. SharePoint peut être utilisé comme système de gestion des données pour résoudre les problèmes liés aux partages de fichiers traditionnels. La recherche de documents peut s’avérer fastidieuse lorsque vous souhaitez retrouver un document stocké sur un partage Windows classique, sur un serveur de fichiers contenant un grand nombre de fichiers.
Cet article de blog présente les outils de gestion de SharePoint et explique comment utiliser le système de gestion des documents de SharePoint pour stocker et classer vos données, ainsi que pour améliorer l’efficacité de votre travail avec les documents partagés et autres fichiers. Nous utiliserons SharePoint Online dans Microsoft 365 pour illustrer nos exemples.
Hiérarchie des sites
Vous pouvez utiliser SharePoint pour créer une architecture d’information et une hiérarchie de sites pour votre organisation. Définissez votre stratégie de stockage des données dans SharePoint avant de créer du contenu et d’y charger des données. Planifier le stockage de vos données dans SharePoint en fonction de l’utilisation que votre organisation en fera vous permettra de simplifier l’utilisation de SharePoint à l’avenir. Définissez le contenu que vous prévoyez de stocker dans SharePoint, si vous comptez partager des fichiers avec d’autres utilisateurs, ainsi que les types de sites que vous allez créer dans SharePoint. Esquissez votre hiérarchie de sites. Par exemple, vous pouvez utiliser différents sites pour les catégories principales et créer des sous-sites pour les sous-catégories. Vous pouvez ainsi créer un site d’équipe pour les développeurs et créer des sous-sites destinés à stocker la documentation relative à ASP .NET, C++, Java, Python et d’autres langages de programmation.
Lorsque vous commencez à utiliser SharePoint Online, vous disposez d’une seule collection de sites, qui constitue la structure de sites de niveau supérieur dans SharePoint. Une collection de sites peut contenir des sites et des sous-sites, et son nom se présente sous la forme suivante : https://your-organization-name.sharepoint.com . Dans mon cas, le nom de la collection de sites est https://nakivo.sharepoint.com .
Si vous souhaitez créer une structure de sites complexe sur votre intranet, vous devrez peut-être créer plusieurs collections de sites. Vous pouvez gérer les collections de sites dans SharePoint Online par le lien suivant :
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Dans notre cas, nous utilisons les liens suivants :
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Microsoft a annoncé que ce lien ne serait plus disponible à la fin de l’année 2020. Veillez à consulter les mises à jour sur le site Web de Microsoft.
Création de sous-sites
Pour créer un sous-site, ouvrez votre site SharePoint. Dans le volet de navigation, cliquez sur Site contents puis, sur la page Contenu du site , cliquez sur New > Subsite.
Saisissez les paramètres requis et configurez un nouveau sous-site. Dans cet exemple, nous créons un sous-site avec les paramètres suivants.
Titre : Sous-site Blog 01
Description : Un sous-site de test pour le blog NAKIVO
Adresse du site web : https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Sélection du modèle. Langue : anglais
Collaboration : Site d’équipe (expérience classique)
Autorisations des utilisateurs :
- Utiliser les mêmes autorisations que le site parent
- Afficher ce site dans le menu « Accès rapide » du site parent ? (Oui/Non)
- Afficher ce site dans la barre de liens supérieure du site parent ? (Oui/Non)
Utiliser la barre de liens supérieure du site parent ? (Oui/Non)
De la même manière, nous allons créer le deuxième sous-site ( Sous-site 02 ) sur notre site principal ( Site de l’équipe du blog ) par les outils de gestion SharePoint.
Vérification de la hiérarchie du site
Une fois que vous avez créé un site et des sous-sites, vous pouvez vérifier la hiérarchie de votre site.
Dans le volet de navigation, sélectionnez Site contents, puis cliquez sur Site settings.
Sur la page Paramètres de la page , cliquez sur Site hierarchy. Vous pouvez voir de nombreux autres paramètres sur cette page. Notez bien comment ouvrir la page Paramètres de la page , car vous en aurez à nouveau besoin plus tard pour configurer la gestion des documents SharePoint.
Une fois la page Hiérarchie du site ouverte, vous pouvez voir les sous-sites situés dans votre site. Dans mon exemple, il y a deux sous-sites : Sous-site Blog 01 et Sous-site 02 . 
Sécurité
SharePoint offre un niveau de sécurité élevé. Cependant, il incombe aux administrateurs de mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates et de configurer correctement les autorisations et les politiques. Vous pouvez contrôler l’accès aux documents au niveau des dossiers. Les groupes SharePoint sont généralement utilisés pour configurer l’accès des utilisateurs, car cette méthode est plus pratique et plus fiable que de configurer les autorisations d’accès individuellement pour chaque utilisateur. L’utilisation de groupes pour la gestion des documents SharePoint et la restriction d’accès réduit le risque d’erreurs. Prenons un exemple pour voir comment configurer les autorisations d’un site par les outils de gestion SharePoint.
Rendez-vous sur Site Settings, puis cliquez sur Site permissions.
Dans l’onglet Autorisations de la page qui s’ouvre, vous pouvez voir les utilisateurs, les groupes et leurs autorisations d’accès à un site SharePoint. Cliquez sur Create group pour créer un nouveau groupe. Vous pouvez ensuite ajouter des membres à un groupe, gérer les autorisations, etc.
Classification de l’information
En plus de la hiérarchie du site, utilisez la classification de l’information pour construire votre architecture d’information dans SharePoint. SharePoint vous permet d’utiliser des métadonnées pour organiser le contenu de manière moderne et classer les fichiers. Si vous définissez des métadonnées pour les fichiers stockés dans SharePoint, même si ces fichiers ne sont pas classés dans les dossiers appropriés, vous pouvez filtrer et trier les fichiers par métadonnées, de la même manière que vous pouvez trier les fichiers par nom, taille et date de modification dans l’Explorateur Windows. La date de modification et la taille du fichier sont des exemples de métadonnées.
SharePoint propose des fonctionnalités permettant de créer des types de métadonnées personnalisés. Par exemple, si vous utilisez l’approche classique, vous stockez les fichiers DOC des factures dans différents dossiers en utilisant le nom de l’organisation qui a envoyé la facture comme nom de dossier (par exemple, les noms des sociétés Microsoft, Oracle et VMware sont utilisés comme noms de dossiers). Si vous stockez tous ces documents dans un seul dossier, vous pouvez définir le type de métadonnées et créer une catégorie de métadonnées « Entreprise », puis définir un type correspondant au nom de l’entreprise. Après avoir saisi le nom de l’entreprise pour chaque document dans les métadonnées, vous pouvez rechercher les documents relatifs à l’entreprise souhaitée.
Remarque : SharePoint utilise des mécanismes d’exploration et d’indexation pour améliorer la recherche de fichiers. L’indexation automatique des données pour une recherche rapide est utilisée par le système de gestion des données de SharePoint en combinaison avec les métadonnées.
Sorting by vendor and by city in directories. Supposons que certaines entreprises produisent des biens dans plusieurs villes et que chaque ville compte plusieurs entreprises (fournisseurs). Vous pouvez créer des dossiers portant le nom des fournisseurs et contenant des sous-dossiers portant le nom des villes. Ou inversement : des dossiers portant le nom des villes et contenant des sous-dossiers portant le nom des entreprises. Une même entreprise peut avoir plusieurs adresses dans une même ville. Dans ce cas, enregistrer ces données (nom du fournisseur, ville, adresse) dans les métadonnées peut s’avérer utile pour organiser les données et améliorer les fonctions de recherche. La «
Metadata navigation » est une fonctionnalité permettant de filtrer de manière dynamique les fichiers stockés dans les bibliothèques et les listes SharePoint. Les métadonnées s’affichent dans les colonnes des bibliothèques SharePoint. La navigation par métadonnées peut être utilisée après avoir configuré une bibliothèque avec des colonnes de métadonnées personnalisées. Nous allons examiner ci-dessous les paramètres liés aux métadonnées pour la gestion des documents SharePoint dans SharePoint Online.
Métadonnées
Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur les fichiers (on les appelle également « données sur les données »). Utilisez les métadonnées pour classer les documents, effectuer des recherches rapides et naviguer rapidement sur votre site SharePoint si vous disposez d’un volume important de contenu. Chaque catégorie de fichiers peut posséder des propriétés de métadonnées uniques. Créez des colonnes et configurez l’affichage dans une bibliothèque SharePoint. Découvrons comment configurer les métadonnées pour les fichiers stockés dans les bibliothèques SharePoint.
Ouvrez votre bibliothèque, puis cliquez sur +Add column. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez la catégorie souhaitée pour les métadonnées, par exemple, Emplacement . Vous pouvez découvrir comment créer une nouvelle bibliothèque à l’adresse cet article de blog.
Créez une colonne. Saisissez un nom de colonne, par exemple, Fabricant . Saisissez une description (facultatif). Dans le menu déroulant, sélectionnez un type de données ( Emplacement dans notre cas). Cochez les cases nécessaires pour afficher les colonnes liées dans la vue actuelle. Nous souhaitons définir Pays ou région et Ville pour les fichiers stockés dans notre bibliothèque SharePoint. Cliquez sur More Options pour afficher les options supplémentaires. Vous pouvez désormais définir les données de colonne requises pour tous les fichiers téléchargés dans la bibliothèque et ajoutés à tous les types de contenu. Cliquez sur Save pour enregistrer les paramètres.
Nous avons téléchargé quelques fichiers dans la bibliothèque avant de créer de nouvelles colonnes pour ajouter des métadonnées. Cependant, nous pouvons ajouter des métadonnées aux fichiers existants. Cliquez avec le bouton droit sur les trois points situés à côté du fichier concerné et, dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur Details.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, nous pouvons désormais sélectionner le fabricant, par exemple NAKIVO. SharePoint trouve automatiquement toutes les valeurs appropriées et affiche l’adresse du fabricant sélectionné. Une fois tous les paramètres nécessaires sélectionnés, nous pouvons fermer cette fenêtre située à droite de l’interface Web. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Vous pouvez désormais constater que les métadonnées s’affichent dans trois colonnes personnalisées pour chaque fichier de la bibliothèque (Fabricant, Fabricant : Ville et Fabricant : Pays).
Vous pouvez également configurer les informations requises sur Library settings > Columns en cliquant sur le nom de la colonne. Si les métadonnées sont obligatoires, un utilisateur ne peut pas terminer le téléchargement d’un fichier avant d’avoir renseigné les métadonnées requises.
Activer la navigation par métadonnées
Par défaut, la navigation et le filtrage par métadonnées ne sont pas activés ; vous devez activer cette fonctionnalité manuellement.
Accédez aux paramètres du site, puis, dans la section Actions du site , cliquez sur Manage site features.
Recherchez Metadata Navigation and Filtering sur cette page, puis cliquez sur Activate. Un bref commentaire s’affiche sous cette option.
Accédez aux paramètres de la bibliothèque (comme expliqué précédemment).
Cliquez sur Metadata navigation settings.
Sélectionnez les champs hiérarchiques nécessaires dans la liste de gauche, puis cliquez sur Add.
Configurez l’indexation automatique des colonnes si nécessaire, puis cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.
Types de contenu
Comme mentionné ci-dessus, les métadonnées vous aident à organiser le contenu sur les sites SharePoint et dans les bibliothèques de contenu. Des colonnes personnalisées contenant des métadonnées sont créées à cette fin. Cependant, si vous devez stocker des fichiers représentant différentes catégories de produits, un ensemble de colonnes peut varier selon chaque type de produit. Imaginons que vous ayez des écrans et des tablettes de chocolat. Les écrans présentent des paramètres tels que le nom du fabricant, le nom du modèle, les données de fabrication, la durée de garantie, la résolution, les dimensions, les interfaces et le poids. Les tablettes de chocolat présentent des paramètres tels que le fabricant, le pourcentage de cacao, la date de péremption, le poids, la présence d’huile de palme (oui/non) et le type d’emballage (papier, papier d’aluminium, etc.). Imaginons que vous deviez stocker différents documents relatifs aux écrans et aux tablettes de chocolat, tels que des photos, des modes d’emploi, des fiches techniques, des garanties, des informations sur la composition, les conditions de stockage, etc., et organiser ces fichiers dans SharePoint. Vous ne pouvez pas associer des modes d’emploi à des tablettes de chocolat ni des informations sur la composition à des écrans. Si vous stockez ces documents dans une seule bibliothèque, vous vous retrouverez avec un grand nombre de colonnes et certains paramètres ne s’appliqueront pas lorsque vous téléchargerez les fichiers. Vous pouvez créer une bibliothèque distincte pour chaque type de contenu, mais dans certains cas, un nombre élevé de bibliothèques peut rendre les recherches fastidieuses et chronophages. Pour résoudre ces problèmes, SharePoint vous permet de créer des types de contenu personnalisés et de stocker des documents associés à différents types de contenu dans une seule bibliothèque de documents.
Les types de contenu sont des ensembles de colonnes (c’est-à-dire des propriétés de métadonnées) destinés à des types de contenu spécifiques. Créez deux types de contenu – « moniteurs » et « tablettes de chocolat » – avec les types de métadonnées appropriés qui représentent les caractéristiques requises des éléments. Les types de contenu sont indépendants du format de fichier.
Par conséquent, lorsque vous téléchargez un document dans une bibliothèque SharePoint, vous sélectionnez le type de contenu requis et vous ne choisissez que les options appropriées prédéfinies pour ce type de contenu. Par exemple, si vous téléchargez un fichier DOC contenant un manuel d’utilisation pour un écran, sélectionnez le type de contenu « Écran », puis saisissez le nom du fabricant, le nom du modèle, les données de fabrication, la durée de garantie, la résolution, les dimensions, les interfaces et le poids. Si vous téléchargez une photo au format JPG d’une tablette de chocolat, sélectionnez le type de contenu « Chocolat » et indiquez le fabricant, le pourcentage de cacao, la date de péremption, le poids, la présence d’huile de palme et le type d’emballage.
Comment créer un type de contenu dans SharePoint Online
Ouvrez les paramètres de votre site SharePoint comme expliqué ci-dessus.
Dans la section Galeries du concepteur Web , cliquez sur Site content types.
La page Types de contenu du site s’ouvre. Vous pouvez voir les types de contenu existants. Cliquez sur Create pour créer un nouveau type de contenu.
La fenêtre Nouveau type de contenu du site s’ouvre. Définissez les paramètres requis.
Nom : Matériel (par exemple)
Description (facultative) : Décrit les types de matériel
Type de contenu parent. Sélectionnez le type de contenu parent dans le menu déroulant.
Spécifiez un groupe de types de contenu.
Cliquez sur OK lorsque vous êtes prêt à terminer la création d’un type de contenu.
Vous devez maintenant activer la gestion des types de contenu. Ouvrez votre bibliothèque, accédez à Settings > Library settings.
Sur la page des paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Advanced settings.
La page Paramètres avancés s’ouvre. Autoriser la gestion des types de contenu ? Sélectionnez l’option Yes. Vous pouvez également configurer d’autres options.
Ajout de types de contenu personnalisés à la bibliothèque
Vous devez maintenant ajouter des types de contenu personnalisés à la bibliothèque.
Revenez à la page des paramètres de la bibliothèque.
Cliquez sur Add from existing site content types au bas de la page.
Sélectionnez les types de contenu que vous avez créés dans la liste située à gauche de l’interface Web, puis cliquez sur Add >. Cliquez ensuite sur OK pour enregistrer les modifications. 
Gestion des versions
La gestion des versions est une autre fonctionnalité utile du système de gestion de documents SharePoint qui permet aux utilisateurs de conserver les versions précédentes des documents et de les restaurer si nécessaire (par exemple, si des modifications indésirables ont été apportées à un document). Voyons comment configurer les paramètres de gestion des versions.
Ouvrez les paramètres de la bibliothèque, puis cliquez sur Versioning settings.
Sur cette page, vous pouvez configurer un ensemble d’options :
- Exiger la validation du contenu pour les éléments soumis
- Définir le nombre de versions majeures et mineures, et fixer le nombre maximal de versions majeures
- Définir les paramètres relatifs aux brouillons
- Conditions à remplir
Sauvegarde des données SharePoint
SharePoint est une plateforme fiable, et son système de gestion des données offre certaines options de récupération natives, mais il est recommandé de sauvegarder régulièrement vos données stockées dans SharePoint. Disposer d’une sauvegarde des données SharePoint vous offre davantage d’options pour la récupération des données. NAKIVO Backup & Replication est la solution de protection des données tout-en-un qui prend en charge la sauvegarde de SharePoint Online et SharePoint sur site et offre un ensemble de fonctionnalités utiles telles que la sauvegarde incrémentielle, la récupération granulaire, des politiques de conservation flexibles, et bien plus encore autres. NAKIVO Backup & Replication prend en charge la sauvegarde de OneDrive for Business et d’Exchange Online dans Microsoft 365.
Conclusion
SharePoint est une plateforme multifonctionnelle dédiée à la collaboration et au stockage centralisé des données. La gestion des documents SharePoint est un système utile qui offre un ensemble d’avantages tels que la sécurité, le contrôle de version des documents, la classification des documents, la navigation par métadonnées, la recherche avancée de fichiers, la personnalisation, une grande capacité de stockage et la collaboration en temps réel. Cet article de blog a présenté le système de gestion des données SharePoint et expliqué comment utiliser les fonctionnalités de gestion des données dans SharePoint Online, telles que les sous-sites, les métadonnées, les types de contenu, le contrôle de version et la gestion des groupes.
N’oubliez pas de définir la hiérarchie des sites lorsque vous commencez à utiliser SharePoint, et veillez à protéger vos données SharePoint en les sauvergardant régulièrement.
