Comment importer et exporter des données from Excel to SharePoint lists and vice versa
De nombreux utilisateurs de SharePoint Online apprécient les listes, car celles-ci ressemblent à des tableaux Excel. Pour une meilleure intégration, Microsoft vous permet d’exporter des tableaux Excel vers des listes SharePoint et vice versa. Les utilisateurs posent généralement les questions suivantes : Comment importer des données de SharePoint vers Excel ? Comment extraire des données de SharePoint ? Comment créer une liste SharePoint dans Excel ? Cet article de blog vous aidera à répondre à ces questions et vous expliquera comment exporter des tableaux d’Excel vers des listes SharePoint et vice versa.
Méthode 1 – Comment exporter manuellement des données d’Excel vers des listes SharePoint
La première méthode consiste à créer une liste vide qui contient les mêmes colonnes que le tableau Excel. Le format des données des colonnes doit être identique afin de préserver la cohérence des données. Vous devez ensuite copier manuellement les données de chaque colonne du tableau Excel et les coller dans la colonne appropriée de la liste SharePoint.
Ouvrez un fichier XLS, XLSX, CSV ou un fichier d’un autre format contenant un tableau dans Microsoft Excel installé sur votre ordinateur. Dans mon exemple, j’ai créé un tableau simple à des fins de démonstration. Vous pouvez voir ce tableau ouvert dans Excel dans la capture d’écran ci-dessous.
Ouvrez un navigateur Web et connectez-vous à votre compte Office 365 (compte Microsoft 365). Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online et créez une nouvelle liste. Appelons notre liste de test Liste02 et saisissons une description, par exemple Importer Excel dans la liste SharePoint. Vous pouvez également lire cet article de blog À propos de SharePoint Online pour en savoir plus sur les sites, les listes et les bibliothèques.
Une fois que vous avez créé une nouvelle liste SharePoint, créez les colonnes appropriées en cliquant sur +Ajouter une colonne. Les colonnes doivent avoir les mêmes noms et le même format de données que les colonnes du tableau Excel Source.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez un nom, une description et un type, puis définissez les autres paramètres nécessaires pour une colonne. Cliquez ensuite sur Enregistrez.
La liste contient désormais toutes les colonnes nécessaires, mais reste vide. Pour commencer à copier les données vers une liste SharePoint, vous devez afficher la liste sous forme de tableau. Pour ce faire, cliquez sur Modifiez dans la vue grille. Vous êtes prêt à copier les données d’Excel vers la liste SharePoint.
Sélectionnez les données dans une colonne d’un tableau Excel, puis appuyez sur Ctrl+C pour copier les données sélectionnées dans le presse-papiers. Sur la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir les données dans la colonne Nom sélectionnée.
Vous pouvez déplacer les colonnes (à gauche et à droite) après les avoir créées dans une liste SharePoint. Sélectionnez la cellule vide dans la colonne souhaitée (la colonne Noms dans notre cas), puis appuyez sur Ctrl+V pour coller les données que vous avez copiées dans le presse-papiers. La colonne Nom contient désormais toutes les données nécessaires dans notre exemple. Procédez de la même manière pour copier-coller les données des autres colonnes.
Une fois que vous avez transféré les données vers toutes les colonnes de votre liste SharePoint, vous pouvez quitter l’affichage en grille. Nous avons terminé la copie des données d’un tableau Excel vers une liste SharePoint. Sur la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemble notre liste après avoir copié toutes les données.
L’avantage de cette méthode est qu’elle est facile à utiliser lorsque vous n’avez pas beaucoup de tableaux ou de colonnes.
L’inconvénient est qu’elle prend beaucoup de temps et n’est pas pratique lorsque vous avez trop de colonnes et de tableaux à copier.
Méthode 2 – Comment exporter des données directement from Excel vers une liste SharePoint
L’idée de cette méthode est d’exporter votre tableau vers une liste SharePoint directement from Excel installé sur votre ordinateur. Excel doit pouvoir se connecter à votre site SharePoint. Vous devez fournir vos identifiants de connexion, et votre compte Office 365 doit disposer des autorisations suffisantes pour créer une liste SharePoint sur un site SharePoint.
Ouvrez Microsoft Excel installé sur votre ordinateur, puis ouvrez le tableau que vous souhaitez exporter vers SharePoint Online. Créons un tableau test pour notre article de blog avec quelques équipements et créons des colonnes avec les fournisseurs qui ont fabriqué ces éléments, les utilisateurs qui sont propriétaires de l’élément approprié et le prix de chaque élément.
Convertissez une feuille de calcul en tableau avant de commencer l’exportation. Cliquez sur Insérez > Table.
Dans la fenêtre Create Table , vous pouvez laisser les valeurs par défaut et cliquer sur OK.
L’affichage de la table est désormais légèrement différent, les en-têtes étant marqués d’une autre couleur.
Sélectionnez n’importe quel nom de colonne dans votre tableau, allez dans l’onglet Design (Table Tools) et entrez un nom de tableau, par exemple TestTable01. Le nom ne doit comporter aucun espace.
Sélectionnez l’onglet Design, cliquez sur Export, puis cliquez sur Export Table to SharePoint List…
Une fenêtre contextuelle s’affiche. Il y a deux étapes à suivre.
Entrez l’adresse de votre site d’équipe dans SharePoint, qui est la destination du tableau Excel que vous souhaitez exporter. Dans mon cas, j’utilise l’adresse suivante : https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Entrez un nom pour votre tableau, par exemple : Excel vers liste SharePoint. Ce nom sera utilisé comme nom de la liste SharePoint après l’exportation.
Entrez une description, par exemple : Importer Excel vers la liste SharePoint.
Cliquez sur Suivant pour continuer.
Définissez les types de données corrects pour chaque colonne du tableau exporté, puis cliquez sur Terminer.
Microsoft Excel se connecte désormais au site SharePoint que vous avez sélectionné comme destination pour exporter le tableau Excel vers une liste SharePoint. Excel doit passer l’authentification dans Office 365 pour exporter un tableau vers une liste SharePoint. Vous devez entrer le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte Office 365.
Si tout est correct, le processus d’exportation sera terminé avec succès et vous devriez voir le message suivant :
Le tableau a été publié avec succès et peut être affiché à l’adresse suivante :
Ouvrez le lien fourni dans la fenêtre dans un navigateur web.
Vous pouvez maintenant voir le tableau Excel exporté sous forme de liste dans SharePoint Online.
Vous pouvez ouvrir cette liste manuellement dans SharePoint Online en ouvrant votre site d’équipe et en accédant à la section Contenu du site dans le volet de navigation de l’interface Web.
L’avantage de cette méthode est qu’elle permet d’exporter facilement des données directement from Excel vers une liste SharePoint. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’Excel et d’un accès à SharePoint Online. Aucune application tierce n’est requise.
Méthode 3 – Comment exporter des données depuis Excel vers une liste SharePoint à l’aide d’une application
La troisième méthode consiste à utiliser une application SharePoint spéciale pour importer des feuilles de calcul depuis Excel vers des listes SharePoint. Vous avez besoin de l’application Import Spreadsheet et d’un navigateur Web prenant en charge les contrôles ActiveX, par exemple Internet Explorer.
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, cliquez sur l’icône Paramètres et, dans le menu qui s’ouvre, cliquez sur Ajouter une application.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez voir une liste des différentes applications SharePoint. Tapez «import» dans le champ de recherche de cette page. Lorsque l’application Import Spreadsheet apparaît, cliquez dessus.
Sur la page qui s’ouvre, vous devez entrer un nom et une description de la nouvelle liste SharePoint qui est créée après l’importation avec l’application.
Nom : Liste Excel vers SharePoint
Description : Importer Excel vers une liste SharePoint
Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le fichier XLSX (ou un autre format de fichier Excel pris en charge par l’application) que vous souhaitez importer vers SharePoint en tant que liste.
Cliquez sur Importer.
Les contrôles ActiveX doivent être activés dans votre navigateur Web. Si les contrôles ActiveX ne sont pas activés, un message d’avertissement s’affiche dans votre navigateur Web. Reportez-vous à la documentation de votre navigateur Web pour savoir comment activer les contrôles ActiveX. Les contrôles ActiveX sont des logiciels qui vous permettent d’interagir avec le contenu que vous parcourez sur le Web. Ils peuvent accéder à votre ordinateur et poser des problèmes de sécurité. Les contrôles ActiveX sont également appelés plug-ins pour Internet Explorer.
L’avantage de cette méthode est qu’elle ne nécessite pas beaucoup d’intervention manuelle.
Les inconvénients de cette méthode sont que vous devez configurer les contrôles ActiveX, ce qui peut être difficile ou ne bénéficie pas de la prise en charge de votre navigateur Web, et que vous devez utiliser une application Web spéciale pour SharePoint.
Méthode 4 – Comment exporter des données depuis Excel lors de la création d’une nouvelle liste SharePoint
Il existe une autre méthode qui vous permet d’importer un tableau Excel dans une liste SharePoint lors de la création d’une nouvelle liste dans SharePoint Online. Vous n’avez pas besoin d’Excel ou d’autres applications pour utiliser cette méthode. Il vous suffit d’ouvrir votre navigateur web et de vous connecter à SharePoint Online avec vos identifiants de connexion Office 365 (Microsoft 365).
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, cliquez sur l’icône Paramètres et sélectionnez Contenu du site.
Sur la page Contenu du site qui s’ouvre, cliquez sur Nouvelle > Liste.
Une nouvelle page s’ouvre et vous invite à créer une liste. Sur le côté gauche de la page, sélectionnez From Excel pour créer une liste from Excel. Entrez un nom pour votre nouvelle liste, par exemple SharePoint import Excel. Cliquez sur Télécharger le fichier, puis sélectionnez un fichier Excel (XLS, XLSX ou autre format pris en charge) que vous souhaitez importer en tant que liste SharePoint dans SharePoint Online. Vous pouvez également sélectionner un fichier déjà téléchargé sur un site SharePoint. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Un tableau dans le fichier que nous avons téléchargé est reconnu. Vérifiez les types de colonnes et assurez-vous que le format des données est correct afin de préserver la cohérence. Cliquez sur Créer lorsque vous êtes prêt à terminer.
Une liste SharePoint a été créée avec succès et les données ont été exportées d’un tableau Excel vers une liste SharePoint.
L’avantage de cette méthode est que vous n’avez pas besoin d’installer Excel sur votre ordinateur pour exporter un tableau vers SharePoint sous forme de liste, ni d’utiliser une application SharePoint.
Comment exporter une liste SharePoint vers Excel
Vous pouvez exporter une liste SharePoint vers un tableau Excel par quelques clics à l’aide de l’interface Web de SharePoint Online.
Ouvrez votre site d’équipe dans SharePoint Online, puis ouvrez la liste SharePoint que vous souhaitez exporter. Cliquez sur Exporter vers Excel.
Une fenêtre vous informe que query.iqy doit être ouvert dans Excel. Sélectionnez Excel comme application pour ouvrir le fichier téléchargé query.iqy et cliquez sur OK. Un avis de sécurité Microsoft Excel s’affiche lorsque vous ouvrez un fichier téléchargé depuis Internet dans Microsoft Excel. L’objectif de ce message de notification est de réduire les risques d’attaques par ransomware et d’infection par d’autres virus. Cliquez sur Activez pour ouvrir la liste SharePoint que vous exportez vers un tableau Excel.
Un tableau s’ouvre alors dans Excel et l’exportation de la liste SharePoint est terminée. Enregistrez le tableau sous forme de fichier au format souhaité, par exemple XLS ou XLSX.
Rafraîchissement des données dans Excel
Si des modifications sont apportées à votre liste SharePoint stockée sur un site d’équipe dans SharePoint Online, vous pouvez rafraîchir les données du tableau que vous avez importé dans Excel et mettre à jour votre tableau sans avoir à effectuer une nouvelle opération d’exportation/importation. Les données dans Excel ne sont pas rafraîchies automatiquement après que les modifications sont enregistrées dans une liste SharePoint ; vous devez effectuer une opération manuelle pour cela. Dans ce cas, vous devez savoir comment connecter Excel aux listes SharePoint.
Ajoutons une nouvelle ligne Switches dans la liste SharePoint.
Comme vous pouvez le constater, le tableau Excel que nous avons importé précédemment n’est pas mis à jour automatiquement avec les données que nous avons ajoutées à notre liste SharePoint (la ligne Switches ). Nous devons la mettre à jour en allant dans l’onglet Données et en cliquant sur Connexions dans Excel.
La fenêtre Connexions du classeur s’ouvre. Cliquez sur Rafraîchir pour rafraîchir les données de votre tableau Excel, puis vous pouvez fermer cette fenêtre.
Les données ont été mises à jour dans Excel, et la ligne Switches a été ajoutée au bas de notre tableau Excel sans qu’il soit nécessaire de réexporter toutes les données.
Notez que les données ne sont rafraîchies que dans un seul sens. Si vous modifiez les données dans votre tableau Excel et cliquez sur Rafraîchir, la liste SharePoint n’est pas mise à jour.
Si vous n’avez pas besoin de mettre à jour les données dans le tableau Excel actuel, accédez à Données > Connexions, sélectionnez une requête, puis cliquez sur Enlever.
Conclusion
Microsoft offre une intégration satisfaisante entre SharePoint Online et Excel, car ces deux produits sont des produits Microsoft. Il existe au moins quatre méthodes pour exporter des données from des tableaux Excel vers des listes SharePoint. Les méthodes présentées dans cet article de blog ont des avantages et des inconvénients dont vous devez tenir compte lorsque vous choisissez la méthode qui vous convient. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux selon que vous souhaitez effectuer l’opération manuellement, utiliser Excel ou utiliser une autre application. L’exportation de données d’une liste SharePoint vers Excel est simple et abordable pour tous les utilisateurs de SharePoint Online.
Lorsque vous utilisez SharePoint Online et Office 365 en général, n’oubliez pas de sauvegarder vos données. NAKIVO Backup & Replication prend en charge la sauvegarde des données Office 365 pour Exchange Online, OneDrive for Business et SharePoint Online.
