Guide pour retrouver d’anciens e-mails dans Microsoft 365
Les services d’adresse e-mail Microsoft Exchange et Outlook comptent parmi les applications d’adresse e-mail les plus populaires dans les environnements professionnels. Parfois, les nouveaux utilisateurs ne parviennent pas à retrouver d’anciennes adresses e-mails dans le client Outlook ou l’application Web Outlook après trois ou douze mois. L’une des raisons possibles peut être des paramètres incorrects de la synchronisation dans Outlook. Lisez cet article de blog pour découvrir comment retrouver d’anciennes adresses e-mails et récupérer vos adresses e-mails Outlook. 
Rechercher des adresses e-mails anciennes dans le client de messagerie Outlook
Si vous utilisez Outlook sur votre ordinateur Windows, essayez de rechercher des adresses e-mails anciennes dans la version installée de Microsoft Outlook qui est configurée pour envoyer et recevoir des adresses e-mails Microsoft 365. Les anciennes adresses e-mail sont regroupées dans le groupe Messages plus anciens de ce client de messagerie, et il peut être difficile de trouver le message recherché.
- Ouvrez l’onglet Menu Dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier de recherche.
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Dans la fenêtre Nouveau dossier de recherche, cliquez sur Anciennes adresses e-mail dans la section Organisation des adresses e-mails.
Cliquez sur « Choisir » et sélectionnez la période souhaitée, par exemple « Plus de 3 mois ». Vous pouvez sélectionner des jours, des semaines et des mois. Dans le menu déroulant situé en bas de la fenêtre, sélectionnez le compte Microsoft 365 souhaité dans Outlook. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres et fermer la fenêtre.
- Revenez à la fenêtre principale de Microsoft Outlook. Vous pouvez désormais voir le dossier dont le nom est « Older Than 3 months » (Plus ancien que 3 mois) dans la section « Search Folders » (Rechercher des dossiers) du volet de navigation. Cliquez sur ce dossier pour afficher toutes les adresses e-mail datant de plus de trois mois dans Outlook. Si vous supprimez ce dossier de recherche, les adresses e-mail ne seront pas supprimées.
Cette méthode vous aide à retrouver d’anciennes adresses e-mails dans Outlook si ces adresses e-mails ont été reçues par Outlook pour votre compte Microsoft 365 auparavant et si les anciennes adresses e-mails n’ont pas été supprimées.
Vérifiez le mode d’échange du cache
Le mode Cache Exchange est un paramètre d’Outlook qui détermine la durée pendant laquelle les messages électroniques sont conservés dans le stockage local utilisé par Outlook installé sur un ordinateur pour les comptes utilisant les services de messagerie Microsoft Exchange.
- Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte pour configurer les options d’un utilisateur. Si Outlook est configuré pour utiliser plusieurs comptes, sélectionnez l’adresse e-mail souhaitée dans le menu déroulant de cette page.
- Sur la page Paramètres du compte, cliquez sur le compte souhaité, puis sur Modifier.
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Vérifiez les paramètres du mode Exchange mis en cache, qui sont disponibles uniquement pour les comptes Exchange. Par défaut, le client Outlook sous Windows utilise le stockage local d’un ordinateur pour conserver les adresses e-mail pendant 1 an. Les adresses e-mail plus anciennes sont ensuite supprimées from le stockage local du client Outlook.
Déplacez le curseur vers la droite, from 1 an à Tout. Cliquez sur Suivant et terminez la configuration, puis redémarrez Outlook pour que les modifications prennent effet. Après cela, vos anciennes adresses e-mail ne devraient pas être supprimées après trois ou douze mois.
Ces paramètres peuvent également être réglés dans le registre Windows et dans l’éditeur de politique de groupe.
Récupérer d’anciennes adresses e-mails dans Outlook sur le Web
Lorsqu’ils utilisent la version Web d’Outlook pour travailler avec la messagerie Microsoft 365, les utilisateurs peuvent également découvrir qu’ils ne parviennent pas à retrouver d’anciens e-mails. Les anciennes adresses e-mail peuvent être automatiquement déplacées vers le dossier Archive. Commencez par vérifier le dossier Archive dans la version Web d’Outlook pour Microsoft 365.
Si vous ne trouvez pas les anciennes adresses e-mail dans le dossier Archive, vérifiez le dossier Éléments supprimés dans Outlook pour le Web, car Microsoft 365 peut supprimer les éléments de messagerie dont l’âge dépasse une durée définie. Si vous trouvez les messages recherchés dans le dossier Éléments supprimés, sélectionnez-les et cliquez sur Restaurer. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le message et, dans le menu contextuel, cliquer sur Déplacer > Boîte de réception ou sélectionner un autre dossier dans lequel vous souhaitez déplacer l’ancien message électronique supprimé. Vous pouvez effectuer la récupération des éléments supprimés de ce dossier from la corbeille de deuxième niveau par clic sur le bouton approprié. Vérifiez également les options de filtrage, car certains éléments ne s’affichent pas si une configuration de filtre personnalisée est appliquée.
Vérifier les politiques de conservation
Les administrateurs peuvent définir des politiques de conservation afin de déterminer les conditions de suppression des e-mails. Les politiques de conservation permettent de définir une période après laquelle les adresses e-mail sont archivées ou supprimées. Si les paramètres de conservation par défaut ne conviennent pas aux utilisateurs, ces paramètres peuvent être modifiés par les administrateurs dans le centre d’administration Exchange de Microsoft 365.
- Ouvrez le centre d’administration Exchange, sélectionnez gestion de la conformité, puis sélectionnez politiques de conservation. Cliquez sur le bouton en forme de crayon pour modifier la politique sélectionnée ou cliquez sur le bouton + pour créer une nouvelle politique de conservation. Il existe une politique par défaut appelée « Politique MRM par défaut ».
- Une politique est configurée par l’intermédiaire de balises de conservation qui définissent les règles et les conditions selon lesquelles les adresses e-mail doivent être supprimées ou archivées. Par exemple, vous pouvez configurer le système pour archiver les adresses e-mail après 2 an et les supprimer après 5 an.
- Passez à l’onglet Balises de conservation dans la section Gestion de la conformité et configurez les balises de conservation. Les balises de conservation sont également utilisées pour activer la récupération temporaire des adresses e-mail supprimées (par la corbeille).
- Dans la nouvelle interface Web du centre d’administration, les administrateurs peuvent configurer des étiquettes pour différents types de contenu dans les paramètres de gouvernance de l’information afin de définir des politiques de conservation.
- Lorsque les politiques de conservation sont configurées, les administrateurs Microsoft 365 peuvent attribuer ces politiques à tous les utilisateurs ou à des utilisateurs personnalisés dans le centre d’administration Exchange. Accédez à Destinataires > Boîtes de messagerie, sélectionnez le compte utilisateur requis, puis cliquez sur Gérer les politiques de boîte de messagerie. Vous pouvez également accéder à d’autres options pour gérer les archives de la boîte de messagerie et pour la récupération des éléments supprimés from cette fenêtre.
- Dans la fenêtre Politique de boîte de messagerie, cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier les paramètres. Vous pouvez ensuite sélectionner l’une des politiques de conservation disponibles dans le menu déroulant approprié. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la configuration d’un utilisateur.
- Si un utilisateur clique avec le bouton droit sur un dossier d’adresse e-mail dans la version Web d’Outlook pour Office 365, l’option Attribuer une politique est disponible dans le menu contextuel.
- Un administrateur Microsoft 365 peut effectuer la récupération des messages électroniques supprimés dans le centre d’administration Exchange. Pour procéder à la récupération des messages supprimés de la boîte de messagerie d’un utilisateur de Microsoft 365, sélectionnez l’utilisateur, puis cliquez sur Récupérer les éléments supprimés. Dans la fenêtre qui s’ouvre, définissez l’heure et la date de début de la recherche des adresses e-mails nécessaires. Sélectionnez « Plage de dates personnalisée » et définissez la date de début from laquelle les e-mails supprimés doivent être répertoriés. Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer le filtre.
- Une fois les adresses e-mail trouvées, sélectionnez les messages souhaités et cliquez sur Récupération des éléments supprimés.
Cette méthode peut être utile si les adresses e-mail n’ont pas été supprimées définitivement. Sinon, vous devrez procéder à la récupération des adresses e-mail à partir d’une sauvegarde.
Récupération d’anciennes adresses e-mail from une sauvegarde
La méthode la plus fiable pour la récupération d’anciennes adresses e-mail supprimées consiste à les récupérer from une sauvegarde. Disposer d’une sauvegarde vous permet de restaurer les adresses e-mail qui ont été supprimées automatiquement en raison des règles de conservation, d’erreurs humaines, d’attaques de logiciels malveillants ou d’une configuration incorrecte d’Exchange et d’autres paramètres Microsoft 365. Dans ce cas, la sauvegarde des adresses e-mail Microsoft 365 doit être effectuée régulièrement, car vous ne savez pas quand vous risquez de perdre des données. NAKIVO Backup & Replication est une solution de protection des données tout-en-un qui prend en charge la sauvegarde Microsoft 365, y compris Exchange Online, OneDrive for Business et SharePoint Online. Si vous disposez de sauvegardes des e-mails Microsoft 365 avec NAKIVO Backup & Replication, vous pouvez procéder à la récupération de l’intégralité de la boîte de messagerie ou des e-mails spécifiques vers un emplacement source ou un emplacement personnalisé. 
