Comment configurer une notification d’absence du bureau dans Office 365
Microsoft Office Outlook est un puissant client de messagerie électronique qui peut fonctionner avec différents serveurs de messagerie et offre de nombreuses options d’automatisation. Après la version d’Office 365, une suite d’applications et de services Microsoft Office basés sur le cloud, il est devenu possible d’utiliser Outlook comme application web (Outlook Online) uniquement avec les serveurs de messagerie Microsoft. Outlook peut trier les e-mails entrants dans différents dossiers de messagerie selon des règles configurées.
Par exemple, il peut être configuré pour enregistrer les messages indésirables dans le dossier Courrier indésirable . Outre les e-mails entrants, vous pouvez configurer d’autres règles personnalisées. Les deux éditions d’Outlook (Outlook Web App et l’application Outlook autonome) vous permettent de configurer des notifications d’absence du bureau et d’envoyer automatiquement un message à un expéditeur si vous ne pouvez pas répondre. Une notification d’absence du bureau peut être utilisée lorsque vous migrez d’une adresse e-mail vers une autre. Dans ce cas, vous utilisez une telle notification pour informer les expéditeurs de votre ancienne adresse e-mail de votre nouvelle adresse e-mail. Cet article de blog explique comment configurer l’absence du bureau dans Outlook 365 et Outlook 2016.
Configuration de l’absence du bureau dans Office 365 dans Outlook Online
Connectez-vous à Outlook Web App (également appelé Outlook Online ou Outlook 365) par votre compte utilisateur :
Dans le coin supérieur droit de l’interface Web Outlook Online, cliquez sur l’icône Paramètres et, dans la section Paramètres qui s’ouvre, cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook.
Dans la fenêtre des paramètres qui s’ouvre, accédez à Mail > Réponses automatiques. Cliquez sur le bouton pour activer les réponses automatiques.
- Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée. Cochez cette case si vous souhaitez activer l’envoi d’un message d’absence du bureau Office 365 uniquement pendant une période donnée. Cette option vous permet de contrôler quand utiliser cette fonctionnalité.
Vous pouvez également cocher les cases suivantes si nécessaire :
- Bloquer mon calendrier pour cette période
- Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour les événements qui ont lieu pendant cette période
- Refuser et annuler mes réunions pendant cette période
Envoyer des réponses automatiques au sein de votre organisation
Rédigez le texte qui sera envoyé aux expéditeurs lorsque la règle Outlook 365 d’absence du bureau est activée. Par exemple :
Bonjour !
Ceci est le message d’absence du bureau Office 365. Je ne suis pas au bureau pour le moment. Je vous répondrai dès que possible.
- Envoyer des réponses en dehors de votre organisation. Cochez cette case pour envoyer des notifications d’absence au bureau aux expéditeurs dont l’adresse e-mail n’appartient pas à votre organisation.
- Envoyer des réponses uniquement aux contacts. Cochez cette case si vous souhaitez activer l’envoi d’un message d’absence au bureau Office 365 uniquement aux contacts spécifiés.
Cliquez sur Enregistrez pour enregistrer les paramètres et terminer la configuration de la réponse d’absence du bureau Office 365.
Remarque: Si vous n’utilisez plus votre ancienne adresse e-mail, vous pouvez informer les utilisateurs qu’ils doivent utiliser votre nouvelle adresse e-mail pour communiquer avec vous en utilisant la notification d’absence du bureau Outlook 365, par exemple :
Bonjour !
Je n’utiliserai plus cette adresse e-mail (old-address@company1.microsoft.com). Veuillez envoyer vos e-mails à ma nouvelle adresse e-mail : new-address@domain2.com
Vous avez maintenant terminé la configuration du message d’absence du bureau Office 365. Notez que la notification d’absence du bureau est envoyée une seule fois au même expéditeur depuis votre compte de messagerie Office 365. Si le même expéditeur vous envoie un deuxième message électronique, la réponse automatique d’absence du bureau Office 365 n’est pas envoyée.
Configuration de la notification d’absence du bureau dans Microsoft Office Outlook
Microsoft Office Outlook est une application client de messagerie autonome. Il peut fonctionner à la fois avec les serveurs de messagerie Microsoft et les comptes Office 365. Dans un article précédent, nous avons vu comment configurer Microsoft Office Outlook pour fonctionner avec Office 365 et quels paramètres SMTP et POP3 utiliser. Voyons maintenant comment configurer une notification d’absence du bureau dans Microsoft Office Outlook 2016.
Dans l’onglet Accueil de Microsoft Office Outlook 2016, cliquez sur Nouveau message.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Créez une nouvelle adresse e-mail qui sera utilisée comme message d’absence du bureau Office 365.
À : Laissez ce champ vide.
Objet : Entrez un nom pour votre message, par exemple : Absence du bureau Outlook 365.
Rédigez le texte de votre notification d’absence du bureau, par exemple :
Bonjour !
Ceci est le message d’absence du bureau Office 365. Je ne suis pas au bureau pour le moment. Je vous répondrai dès que possible.
Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous pour enregistrer cette adresse e-mail comme modèle.
Sélectionnez le chemin d’accès (nous enregistrons le fichier dans C:data dans cet exemple), le type de fichier modèle Outlook et le nom du fichier.
Enregistrer sous le type : Modèle Outlook (*.oft)
Nom du fichier : Absent du bureau Outlook 365.oft
Cliquez sur Enregistrer.
Le modèle d’adresse e-mail est enregistré. Accédez maintenant à l’onglet Accueil dans la fenêtre principale de Microsoft Office Outlook 2016. Cliquez sur Règles > Gérer les règles & Alertes.
La fenêtre Règles et alertes s’ouvre.
Dans l’onglet Règles e-mail , cliquez sur Nouvelle règle.
A Assistant de règles fenêtre s’ouvre.
Étape 1 : sélectionnez un modèle. Cliquez sur Appliquer des règles aux messages que je reçois. Cliquez sur Suivant à chaque étape de l’assistant pour continuer.
Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs conditions.
Cochez la case où mon nom figure dans le champ « À ».
Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs actions
Cochez la case répondre à l’aide d’un modèle spécifique.
Étape 2 : Modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée). Cliquez sur un modèle spécifique dans ce cas.
Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment (cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier). Dans notre cas, nous sélectionnons le fichier C:dataOut of office Outlook 365.oft . Cliquez sur Ouvrez.
Le fichier modèle est maintenant sélectionné. Vous pouvez passer à l’étape suivante.
Y a-t-il des exceptions ? Si vous n’avez pas besoin de configurer d’exceptions, ne modifiez pas les paramètres et passez simplement cette étape.
Terminez la configuration de la règle.
Étape 1 : spécifiez un nom pour cette règle : Absence du bureau Outlook 365
Étape 2 : configurez les options de la règle
Activez cette règle – cochez cette case.
Cliquez sur Terminer pour enregistrer les paramètres et activer la règle d’envoi des notifications d’absence du bureau.
Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-dessous, la case à cocher de la règle Outlook 365 « Absent du bureau » est sélectionnée. Si vous souhaitez désactiver la règle, décochez la case. Vous pouvez fermer la fenêtre Règles et alertes .
La notification d’absence du bureau est désormais configurée dans Microsoft Office Outlook 2016. Vous pouvez combiner cette règle avec d’autres règles pour affiner le client de messagerie.
Activation d’une notification d’absence du bureau dans le centre d’administration
Si un utilisateur de votre organisation est déjà en vacances mais qu’il a oublié d’activer l’envoi du message d’absence du bureau Office 365, un administrateur système peut le configurer. L’administrateur n’a pas besoin de connaître le mot de passe de l’utilisateur ni de le réinitialiser. L’administrateur peut configurer l’absence du bureau dans Office 365 à partir du centre d’administration Office 365 (également appelé centre d’administration Microsoft 365).
Connectez-vous au centre d’administration Microsoft en tant qu’administrateur.
Accédez à Utilisateurs actifs, sélectionnez un compte utilisateur pour lequel vous souhaitez activer une notification d’absence du bureau. Dans notre exemple, nous sélectionnons le compte de Michael Bose. Une fois le compte utilisateur sélectionné, dans la fenêtre qui s’ouvre, accédez à l’onglet Mail et, en bas de la page, cliquez sur Gérer les réponses automatiques.
Dans la fenêtre contextuelle, cochez la case Activez les réponses automatiques.
Cliquez sur Enregistrez les modifications.
La configuration de l’absence du bureau dans Microsoft 365 dans le centre d’administration Microsoft est terminée.
Conclusion
Cet article de blog explique comment configurer l’envoi d’un message d’absence du bureau Office 365 pour informer les expéditeurs que vous ne pourrez pas répondre immédiatement à leurs messages. Vous pouvez informer les personnes concernées qu’elles ne doivent pas s’attendre à une réponse le jour même ou que vous avez changé d’adresse e-mail et qu’elles doivent désormais utiliser votre nouvelle adresse pour toute communication future. La configuration de la fonction « Absent du bureau » dans Office 365 n’est pas difficile et peut être effectuée par un utilisateur lambda ou par un administrateur Office 365 dans l’interface Web d’Office 365. Un client de messagerie Microsoft Office Outlook 2016 autonome peut également être configuré pour envoyer une notification d’absence du bureau. Si vous utilisez Microsoft Office 365, n’oubliez pas de sauvergarder Office 365 afin de garantir le plus haut niveau de protection pour vos données.
