Principales directives relatives aux sauvegardes Office 365 en Europe : conformité et pratiques
Microsoft 365, anciennement connu sous le nom d’Office 365, est un ensemble de services cloud largement utilisés par les organisations et les utilisateurs individuels, le nombre de clients Microsoft 365 en Europe ne cessant de croître. Microsoft offre plusieurs avantages avec ses services cloud, notamment la fiabilité, la disponibilité, une collaboration efficace, etc. Cependant, malgré la grande fiabilité des services cloud de Microsoft, les données Microsoft 365 dans le cloud doivent être sauvergardées afin d’éviter toute perte de données. Il existe des aspects spécifiques en matière de protection des données Office 365 pour les pays européens, qui sont abordés dans cet article de blog. 
Pourquoi les sauvegardes Office 365 sont-elles essentielles pour les organisations européennes ?
Pour éviter de perdre des données Office 365, il est fortement recommandé aux organisations de sauvegarder leurs données. Les données stockées dans le cloud peuvent être perdues en raison d’une suppression accidentelle par les utilisateurs, d’une suppression intentionnelle initiée par des pirates, d’attaques par ransomware, etc. En outre, il existe des raisons spécifiques à l’Europe pour sauvergarder les données Office 365.
L’importance de la gestion des données en Europe
La gestion des données pour les organisations européennes nécessite le respect de réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données. Il est essentiel de garantir une gestion adéquate des données dans plusieurs juridictions. Les services Microsoft 365 sont régis par le modèle Responsabilité partagée, ce qui signifie que Microsoft est responsable du fonctionnement de ses centres de données. Dans le même temps, les clients sont responsables de la protection des données et de la sauvegarde des données.
RGPD et protection des données
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation stricte en matière de confidentialité des informations qui comprend des conditions à remplir pour que les organisations stockent, traitent et assurent la sécurité des données personnelles des utilisateurs. Microsoft 365 dispose de fonctionnalités de sécurité intégrées efficaces, mais les organisations sont responsables de la protection à long terme des données, y compris de leur sauvegarde et de leur conservation.
Menaces de cybersécurité et violations de données
Malheureusement, les menaces de cybersécurité sont courantes dans le monde entier, y compris en Europe. Ces menaces comprennent les attaques par ransomware ou le phishing et les menaces internes. Les violations de données et les pertes de données entraînent de graves préjudices financiers et nuisent à la réputation. Les amendes pour violation des réglementations en matière de protection des données, qu’il s’agisse d’exigences légales ou réglementaires, sont élevées. Les organisations qui stockent des données dans le cloud lorsque les utilisateurs travaillent dans Office 365 et échangent de grandes quantités de données peuvent constituer une cible attrayante pour les attaquants. Si des cybercriminels corrompent ou suppriment les données des utilisateurs, par exemple en lançant une attaque par ransomware, le seul moyen de restaurer les données est d’utiliser une sauvegarde valide.
Réglementations sur les transferts transfrontaliers de données
Lorsque les données personnelles des utilisateurs européens quittent l’Espace économique européen (EEE), elles sont également soumises à une réglementation stricte. Cette mesure garantit la protection des données personnelles des citoyens européens lors des transferts transfrontaliers. Microsoft 365 utilise une infrastructure cloud mondiale qui suppose l’utilisation de serveurs dans des centres de données situés dans différentes régions géographiques à travers le monde. Selon le RGPD, le transfert de données personnelles vers des pays hors de l’EEE est limité si ce processus ne prévoit pas de mesures de protection des données suffisantes. Étant donné que les données Office 365 peuvent être stockées dans divers centres de données, les organisations utilisant Microsoft 365 doivent s’assurer que les transferts de données sont conformes au RGPD.
Confidentialité et conformité des données
La forte pression exercée sur les organisations européennes pour qu’elles se conforment aux lois strictes en matière de confidentialité des données, notamment le RGPD, les oblige à mettre en œuvre des stratégies fiables de protection des données. Le non-respect de la réglementation entraîne de lourdes amendes et sanctions. Il est donc préférable de veiller à la confidentialité et à la conformité des données en configurant des sauvegardes des données Microsoft 365. La réduction au minimum des données stockées et des paramètres de conservation est un autre principe du RGPD. Les organisations doivent collecter uniquement les données nécessaires, sans plus. Office 365 intègre des politiques de conservation, mais l’utilisation de solutions spéciales de protection des données peut rendre les mesures de protection des données plus efficaces et plus granulaires. Les organisations peuvent ainsi configurer des politiques de sauvegarde afin de supprimer les données inutiles et obsolètes et de ne conserver que les données critiques. Selon le RGPD, les personnes ont le droit de demander à une organisation de supprimer leurs données. Les organisations qui utilisent Office 365 doivent être en mesure de suivre, de gérer et de supprimer les données si l’utilisateur final en fait la demande, de manière conforme. Lorsque les organisations disposent de sauvegardes, elles n’ont pas à s’inquiéter de la suppression de données critiques pour l’entreprise lors de la gestion des données des utilisateurs.
Automatisation de la gestion des données
Les organisations doivent configurer des sauvegardes automatisées Microsoft 365 pour garantir la protection permanente des données. La configuration de calendriers de sauvegarde et de paramètres de conservation pour exécuter automatiquement les tâches de sauvegarde et supprimer les anciennes données de sauvegarde qui ne sont plus nécessaires est essentielle pour répondre aux conditions à remplir. Les outils d’automatisation et les outils basés sur l’intelligence artificielle peuvent constituer une orientation prospective pour Microsoft 365 à l’avenir. Les outils basés sur l’IA peuvent surveiller automatiquement les activités non conformes. La détection de modèles d’accès aux données inhabituels qui ne sont pas caractéristiques des opérations normales peut indiquer une violation des données ou une violation de la conformité. Cette détection permet aux administrateurs de prendre des mesures, de protéger les données et de résoudre le problème à temps.
Comment garantir la conformité des sauvegardes Office 365 avec le RGPD
Pour garantir la conformité des sauvegardes Office 365 avec le RGPD, les organisations doivent mettre en œuvre un ensemble de mesures, notamment le chiffrement des données, les politiques de conservation et l’accessibilité des sauvegardes.
Chiffrement des données
Le chiffrement des données est l’une des principales mesures visant à assurer la sécurité des données personnelles pendant leur transit et leur stockage (sur le lieu de stockage de destination). Le RGPD stipule que les organisations doivent mettre en œuvre des mesures pour protéger les données contre les violations et les accès non autorisés. Le chiffrement des sauvegardes aide les organisations à garantir que si un tiers accède ou intercepte illégalement les données, celles-ci seront illisibles sans la clé de déchiffrement. Le chiffrement AES-256 fort réduit les risques d’accès non autorisé et de fuites de données, ce qui aide les organisations à respecter les normes de protection des données du RGPD. Vous pouvez vous référer à l’article 32 du RGPD pour vérifier cette affirmation. Le chiffrement des sauvegardes Office 365 est ce dont les organisations ont besoin pour répondre aux conditions à remplir pour le RGPD.
Politiques de conservation et minimisation des données
Le principe de minimisation des données utilisateur stockées par les organisations est l’un des principes les plus importants du RGPD. Les organisations peuvent collecter et stocker (conserver) uniquement les données nécessaires pendant une période limitée. Cela signifie que les organisations qui effectuent des sauvegardes Office 365 doivent s’assurer que celles-ci ne contiennent pas de données inutiles ou obsolètes. Cela pose problème si les données sont conservées plus longtemps que la période de conservation légalement requise. Les organisations doivent configurer des politiques de conservation afin d’éviter les risques liés à la conservation des données personnelles des utilisateurs plus longtemps que nécessaire. Cette mesure réduit le risque de non-conformité au RGPD. Les solutions de sauvegarde professionnelles permettent aux administrateurs de configurer des paramètres de planification et de conservation avec une grande granularité et de nombreuses options de personnalisation. En appliquant ces paramètres de conservation, les organisations peuvent s’assurer que les données personnelles sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. C’est ce que prévoit l’article 5 (5.1.e) du RGPD.
Droits des personnes concernées et accessibilité des sauvegardes
Les utilisateurs individuels ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les rectifier et de les supprimer. Ces droits sont appelés « droits des personnes concernées ». En matière de sauvegarde des données, les organisations doivent s’assurer qu’elles peuvent traiter les demandes d’accès, de vérification et de suppression des données des utilisateurs, même si ces données sont stockées dans des sauvegardes. Dans le contexte des sauvegardes Office 365, cela signifie ce qui suit :
- Il doit être possible de récupérer les données si nécessaire pour répondre aux demandes d’accès aux données formulées par les utilisateurs. Une solution de sauvegarde Office 365 doit être capable de restaurer rapidement les données et de permettre d’accéder aux données restaurées dans un format utilisable.
- Une solution de sauvegarde doit offrir la fonctionnalité de supprimer de manière flexible des données spécifiques de l’ensemble des sauvegardes sans restaurer l’ensemble des données. Si une solution permet de supprimer de manière sélective des données spécifiques des sauvegardes, le risque de sanctions pour non-conformité est considérablement réduit.
Belles pratiques en matière de sauvegarde et de récupération d’Office 365 en Europe
Les bonnes pratiques en matière de sauvegarde d’Office 365 en Europe consistent notamment à mettre l’accent sur les mesures de protection des données et la conformité aux conditions à remplir, y compris le RGPD. Cette approche comprend la mise en œuvre d’une stratégie avancée de reprise après sinistre.
Choisir la bonne solution de sauvegarde
Choisissez une solution de protection des données qui prend en charge la sauvegarde et la récupération de Microsoft 365, en tenant compte des conditions à remplir pour la réglementation européenne en matière de protection des données. Tenez compte des facteurs clés suivants :
- Conformité au RGPD. Une solution de sauvegarde doit être compatible avec les réglementations européennes en matière de protection des données. En d’autres termes, il doit être possible de configurer une solution de sauvegarde pour la protection des données Microsoft 365 de manière à respecter les conditions à remplir. Assurez-vous que vous pouvez configurer le stockage des sauvegardes sur des serveurs situés à l’emplacement géographique en Europe.
- Protection des services Microsoft 365. Assurez-vous que la solution de protection des données prend en charge tous les services Microsoft 365 nécessaires, y compris Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams, etc. Toutes les données critiques doivent être protégées et pouvoir être récupérées.
- Sécurité et chiffrement . La solution de sauvegarde doit prendre en charge le chiffrement des données en transit (lors du transfert sur le réseau) et au repos (lors du stockage des données sur le support de sauvegarde). Elle doit également prendre en charge des algorithmes de chiffrement puissants, tels que AES-256. Envisagez une solution de sauvegarde qui prend en charge le Contrôle d’accès basé sur les rôles afin d’éviter tout accès non autorisé aux sauvegardes Microsoft 365.
- Récupération granulaire. Choisissez une solution qui prend en charge la récupération granulaire des données Microsoft 365. La récupération granulaire est une fonctionnalité qui vous permet de récupérer des objets spécifiques, tels que des e-mails sélectionnés, les données OneDrive d’utilisateurs particuliers (fichiers et dossiers), des sites SharePoint, des listes, des fichiers, etc. Lorsque vous utilisez la récupération granulaire, vous pouvez récupérer uniquement les données nécessaires sans avoir à récupérer l’ensemble des données (récupérer les fichiers nécessaires au lieu de récupérer l’ensemble du compte OneDrive, par exemple).
- Outils d’automatisation. Envisagez d’utiliser une solution de sauvegarde Microsoft 365 qui prend en charge la sauvegarde automatisée, la vérification des sauvegardes et les tests de reprise après sinistre. L’automatisation des tâches de protection des données vous permet de vous assurer que les données sont sauvegardées régulièrement et qu’il n’y a pas de lacunes dans la protection des données. L’automatisation des sauvegardes simplifie la gestion des sauvegardes et réduit le risque d’erreur humaine.
Fréquence et conservation des sauvegardes
Configurez la fréquence des sauvegardes et les paramètres de conservation afin de respecter les conditions à remplir pour le RGPD et d’autres réglementations. Dans le même temps, vous devez tenir compte des besoins de production de l’organisation.
- Sauvegardes régulières. Effectuez régulièrement des tâches de sauvegarde Microsoft 365 afin de vous assurer que les données sont toujours sauvegardées lorsque cela est nécessaire. Configurez des tâches de sauvegarde automatique à cette fin en fonction des valeurs RPO (objectifs de point de récupération) acceptées. En fonction des besoins de production, les sauvegardes peuvent être effectuées quotidiennement, voire toutes les heures (pour les données fréquemment modifiées ou mises à jour).
- Planification. Ce paramètre définit la fréquence d’exécution d’une tâche de sauvegarde. Configurez la planification automatique de Microsoft 365, qui peut inclure des sauvegardes complètes et incrémentielles pour un niveau de fiabilité plus élevé en termes de protection des données.
- Conservation. Les options de planification de la conservation des sauvegardes définissent la durée de conservation des sauvegardes. Configurez la conservation des sauvegardes afin de vous assurer que la politique de conservation respecte les conditions à remplir pour le RGPD. N’oubliez pas le principe de minimisation des données, qui signifie que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Lorsque vous configurez les paramètres de conservation, n’oubliez pas que vous devez disposer de suffisamment de données de sauvegarde pour assurer la continuité opérationnelle de l’organisation. La période de conservation pour les organisations juridiques ou financières peut être plus longue que pour les organisations travaillant dans d’autres secteurs.
- Versions à récupérer. Les paramètres de planification et de conservation des sauvegardes doivent être configurés de manière à permettre la récupération de différentes versions d’objets protégés enregistrées à différents moments. Par exemple, un ransomware peut détruire les dernières versions des fichiers, et ces données corrompues peuvent être incluses dans les dernières sauvegardes (points de récupération). L’utilisation de points de récupération plus anciens permet de réaliser la récupération des données.
Reprise après sinistre et continuité des activités
Élaborez un plan détaillé de reprise après sinistre et de continuité des activités afin de minimiser les temps d’arrêt en cas de sinistre (panne du système, cyberattaque, etc.). Un plan de reprise après sinistre doit être bien structuré afin de garantir que l’organisation puisse poursuivre ses activités sans perte de données ou avec une perte de données et des interruptions de service minimales.
- Plan de reprise après sinistre. Un plan de reprise après sinistre comprend des informations détaillées expliquant chaque étape de la récupération des données à partir des sauvegardes. Il décrit les rôles de chaque employé dans le processus de récupération des données, le temps de restauration estimé et d’autres aspects. Grâce à un plan de reprise après sinistre de haute qualité, les organisations peuvent respecter les RTO les plus stricts et réaliser rapidement la récupération des données, ce qui minimise les interruptions de service.
- Plan de continuité des activités. Un plan de continuité des activités est généralement utilisé en conjonction avec un plan de reprise après sinistre afin de garantir la continuité des fonctions commerciales d’une organisation pendant et après un sinistre. Des sauvegardes fiables peuvent aider les utilisateurs à accéder aux informations nécessaires pour effectuer les tâches requises.
- Tests de sauvegarde et de récupération. Les tests de sauvegarde réduisent le risque que les données sauvegardées soient incohérentes ou corrompues et permettent de s’assurer que les sauvegardes sont fonctionnelles. Tests de récupération des données augmentent la probabilité de restaurer les données et les Workloads sans problème en cas de catastrophe. Les tests permettent aux organisations de s’assurer que le plan de reprise après sinistre et le plan de continuité des activités fonctionnent comme prévu.
- Emplacements redondants pour les sauvegardes. Selon la règle de sauvegarde 3-2-1, il est recommandé de stocker les sauvegardes et les copies de sauvegarde dans des emplacements différents. Cette approche améliore considérablement la stratégie de reprise après sinistre. Cependant, les organisations qui traitent les données d’utilisateurs résidant dans l’Union européenne doivent remplir les conditions du RGPD et stocker les données sur des serveurs situés géographiquement dans l’Union européenne. Pour cette raison, soyez attentif lorsque vous choisissez un stockage de sauvegarde dans le cloud, tel que AWS ou Azure, et sélectionnez des centres de données situés dans des régions européennes pour le stockage dans le cloud public.
NAKIVO Backup & Replication pour la sauvegarde Microsoft 365
NAKIVO Backup & Replication & Replications prend en charge Microsoft 365 backup. La solution NAKIVO prend en charge la sauvegarde de Microsoft Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online et Teams. Les fonctionnalités suivantes peuvent vous aider à respecter les conditions à remplir en Europe :
- Chiffrement des sauvegardes à la source, en transit et au repos
- Automatisation des tâches de sauvegarde
- Vérification des sauvegardes
- Paramètres flexibles de planification et de conservation
- Récupération granulaire des fichiers et des objets
- Copie de sauvegarde et sauvegarde dans le cloud avec la possibilité de choisir une région pour stocker les sauvegardes Microsoft 365 en Europe
- Sauvegardes immuables
L’avenir des sauvegardes Office 365 en Europe
Les technologies continuent d’évoluer, ce qui signifie que de nouveaux défis pourraient se présenter à l’avenir pour les utilisateurs européens en matière de sauvegarde Office 365.
Nouvelles réglementations en matière de confidentialité des données
Les préoccupations relatives à la confidentialité des données continuent de croître et il est fort probable que de nouvelles normes réglementaires renforcées, en plus du RGPD, soient mises en œuvre en Europe. Ces réglementations auraient à leur tour un impact sur la sauvegarde pour Microsoft 365 pour les organisations travaillant avec des utilisateurs européens. Les conditions à remplir en matière de protection des données pourraient devenir plus strictes et les entreprises devront adapter leurs stratégies de sauvegardes. Certains pays européens pourraient mettre en œuvre des conditions supplémentaires en matière de protection des données, en plus des conditions généralement appliquées dans toute l’Union européenne.
Nouvelles technologies de sauvegarde
Les technologies de protection des données deviennent également plus sophistiquées et offrent des capacités améliorées. L’intelligence artificielle peut être utilisée pour détecter les menaces plus tôt, améliorer les contrôles d’intégrité des données et détecter les modèles inhabituels utilisés par les ransomwares avant qu’ils ne corrompent les données. Les mécanismes de détection et de prévention du ransomware pourraient être améliorés.
Conclusion
Pour mettre en œuvre une stratégie efficace de sauvegarde d’Office 365 en Europe, les organisations doivent comprendre les réglementations européennes et les normes de protection des données, telles que le RGPD. Tenez compte des conditions à remplir lorsque vous choisissez un emplacement de sauvegarde, une fréquence de sauvegarde et les paramètres de conservation. Choisissez une solution de protection des données qui prend en charge la sauvegarde de Microsoft 365 et qui peut être configurée pour répondre aux conditions à remplir en matière de protection des données en Europe.
