Exchange Online ou Microsoft 365 : quelle est la meilleure solution pour l’hébergement des adresses e-mail professionnelles ?
La messagerie électronique est un outil de communication essentiel pour toute entreprise. Tôt ou tard, chaque entreprise doit choisir entre une solution de messagerie tierce et une solution auto-hébergée. Si votre entreprise utilise encore un client de messagerie sur site, vous avez sans doute déjà envisagé l’hébergement dans le cloud. Cependant, il y a de nombreux aspects à prendre en compte concernant l’hébergement de la messagerie d’entreprise avant de migrer des serveurs sur site vers le cloud. Et si vous décidez de migrer, faut-il opter pour une solution de messagerie autonome ou pour une suite couvrant plusieurs besoins au sein de votre environnement ?
Dans cet article, nous aborderons les points à prendre en compte lors du passage d’un serveur sur site à Exchange Online ou à une suite complète de Microsoft 365. Vous y trouverez également une description claire et une comparaison des deux options. Enfin, après avoir lu cet article, vous disposerez des connaissances nécessaires pour choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.
Exchange Online vs Microsoft Office 365
Comparer Exchange Online et Microsoft Office 365 peut prêter à confusion, car les fonctionnalités de ces deux produits sont totalement différentes.
Microsoft Office 365 est la suite d’applications Microsoft de type « Saas » hébergée dans le cloud, qui comprend notamment Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel et Outlook. La suite comprend également des applications serveur telles que SharePoint et Exchange. Mais qu’est-ce qu’Exchange Online exactement ?
Exchange Online est un service de messagerie Microsoft basé sur le cloud qui donne accès aux adresses e-mail, aux contacts, aux Calendriers et aux tâches. Inclus dans Microsoft Office 365, Exchange Online s’apparente davantage à un ensemble d’outils qu’à un produit unique. Exchange Online n’est généralement pas en concurrence avec Microsoft 365, mais vient plutôt le compléter.
Les utilisateurs peuvent acquérir un produit sans l’autre. Par exemple, vous pouvez souscrire à des abonnements Microsoft Exchange Online sans acheter la suite complète Microsoft Office 365. Parallèlement, certains abonnements n’incluent pas Exchange Online, comme les applications Microsoft 365. Il est toujours possible de passer à Microsoft 365, même si un utilisateur choisit dans un premier temps uniquement Exchange Online.
Avant de comparer Exchange Online et Microsoft 365, il est essentiel d’éviter toute confusion entre Exchange Online et Exchange Server, d’une part, et entre Microsoft 365 et Office 365, d’autre part. Avoir une vision claire de tous ces concepts permet de mieux comprendre quelle solution répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Exchange Online vs Exchange Server
En raison de leurs similitudes, ces deux produits sont souvent confondus, même si Exchange Online et Exchange Server présentent des différences significatives. Les principales différences sont les suivantes :
- Serveur. Alors que Microsoft Exchange Online est entièrement basé sur le cloud, Exchange Server est hébergé sur des serveurs virtuels ou physiques dédiés.
- Octroi de licences. Microsoft Exchange Server nécessite des licences serveur et client, tandis qu’avec Microsoft Exchange Online, vous payez un abonnement mensuel par utilisateur.
- Évolutivité. Microsoft Exchange Online peut facilement offrir une évolutivité élevée en tant que solution cloud, alors que cela s’avère plus compliqué pour Exchange Server.
Microsoft 365 vs Office 365
En avril 2020, Microsoft a changé la gestion des marques, et Office 365 est devenu Microsoft 365. Microsoft a justifié cette décision en expliquant qu’elle permettait de mieux refléter les avantages et les fonctionnalités offerts dans les formules d’abonnement. En substance, seul le nom de la gestion des marques a changé, tandis que le prix et les fonctionnalités de la suite sont restés inchangés.
Microsoft 365 vs Exchange Online. Comment choisir
Le choix entre une solution d’adresse e-mail autonome et une suite polyvalente dépend des besoins de votre entreprise. Cependant, plusieurs aspects doivent être pris en compte avant de faire votre choix définitif.
Taille de l’entreprise
En général, les petites entreprises ont tendance à avoir une structure simple. C’est pourquoi beaucoup d’entre elles peuvent fonctionner parfaitement avec Exchange Online seul. Bien sûr, cela dépend de chaque cas particulier, et les besoins varient d’une entreprise à l’autre. Cependant, les petites entreprises n’ont souvent pas besoin des fonctionnalités avancées proposées par Microsoft 365. En revanche, si votre entreprise compte de nombreux collaborateurs ou présente une structure complexe, Microsoft 365 pourrait être la solution idéale pour optimiser les processus opérationnels.
Collaboration
Le choix dépend du degré de collaboration au sein de votre environnement. Même si votre entreprise est petite, mais que le travail d’équipe y est primordial, vous devriez envisager d’opter pour l’un des abonnements Microsoft 365. Vous aurez ainsi accès à divers outils de communication d’entreprise (Microsoft Teams, Skype Entreprise, etc.) pour simplifier le flux de travail et rendre la collaboration plus efficace.
Type d’entreprise
Lors de votre choix, vous devez tenir compte de la nature de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise a besoin d’un système de gestion des données, d’une solution de stockage de données et de moyens de communication entre les collaborateurs, vous devriez envisager l’un des abonnements Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams ne sont que quelques-unes des applications qui peuvent s’avérer utiles pour votre entreprise. En revanche, si les besoins de votre entreprise se limitent aux échanges par adresse e-mail, vous pouvez tout à fait opter uniquement pour Exchange Online.
Coût
Bien sûr, le prix est un facteur essentiel à prendre en compte lors du choix d’une solution pour votre entreprise. Dans ce cas, le coût varie en fonction de l’offre que vous choisissez. Par exemple, Exchange Online est disponible dans une gamme de prix allant de 4 à 8 dollars par utilisateur et par mois, tandis que Microsoft 365 commence à 5 dollars par utilisateur et par mois, va jusqu’à 20 dollars par utilisateur et par mois pour les packs « Business » et jusqu’à 57 dollars par utilisateur et par mois pour une offre « Enterprise ». Les forfaits les moins chers ne diffèrent que d’un dollar, et vous offrent Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint Online en plus d’Exchange Online.
Migration des adresses e-mail vers Microsoft 365 et Exchange Online
Si vous décidez de passer d’Exchange Online à Microsoft 365, cela ne changera pas radicalement votre environnement de travail. Microsoft 365 élargira les possibilités de collaboration et de communication et intégrera d’autres fonctionnalités visant à faciliter les processus opérationnels. Même si ces mises à jour peuvent nécessiter un certain temps et des ressources, ce changement ne change pas la donne.
En revanche, si vous passez d’une infrastructure sur site à une solution cloud, de nombreux éléments sont à prendre en compte. La solution est-elle fiable ? Comment le travail doit-il être réorganisé ? Et qu’en est-il des réglementations propres à votre secteur, telles que les politiques de conservation et de chiffrement ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions à prendre en compte lors de votre choix.
Si vous décidez de passer à Microsoft 365 ou à Exchange Online, n’oubliez pas que la sauvegarde de Microsoft Office est le meilleur moyen de protéger vos données tout en économisant du temps et des ressources en cas de perte de données. Avant de migrer vers Exchange Online ou l’un des abonnements Microsoft 365, certains aspects critiques doivent être pris en compte concernant l’hébergement de la messagerie professionnelle. Tout d’abord, identifiez votre solution d’adresse e-mail actuelle afin de comprendre quelles options de migration s’offrent à vous. Pour éviter toute difficulté et tout coût supplémentaire, vérifiez que tous les utilisateurs du réseau utilisent Office 2010 ou une version plus récente. D’autres problèmes potentiels sont :
- L’accès aux enregistrements du système de noms de domaine (DNS). La modification des enregistrements DNS prend généralement moins d’une heure si tout se passe bien. Cependant, ne pas avoir accès aux enregistrements DNS peut poser problème et entraîner des retards importants. Lors du passage à Microsoft 365, vous devez avoir accès à votre DNS pour prouver la propriété du domaine et rediriger les adresses e-mail vers les nouvelles boîtes de messagerie. Sinon, tous les e-mails seront envoyés vers l’ancien serveur.
- Solutions et périphériques de relais de messagerie. Avant la migration, il est essentiel de prendre en compte vos périphériques réseau, tels que les imprimantes et les scanners. Vous pourriez recevoir des notifications d’échec et vos documents numérisés ne s’enverront pas correctement par e-mail. Pour éviter ces problèmes, effectuez un inventaire complet des périphériques et des services liés au serveur de messagerie. Et pendant la migration, veillez à tout connecter à votre nouveau serveur cloud.
- Conformité des mots de passe. N’oubliez pas de mettre en place une politique stricte en matière de mots de passe et d’activer l’authentification multifactorielle. Cela peut poser problème aux utilisateurs qui ne recourent pas au cloud. Bien qu’un serveur de messagerie sur site ne soit pas à l’abri des risques de cybersécurité, il est plus sécurisé qu’un serveur de messagerie basé sur le cloud. L’avantage est que Microsoft 365 exige des mots de passe complexes. De plus, chaque utilisateur du réseau doit changer de mot de passe tous les 90 jours, ce qui empêche tout accès non autorisé.
- Perte des fichiers de saisie automatique et des signatures. Après la migration vers la nouvelle boîte de messagerie, vous devrez peut-être reconnecter les fichiers de stockage personnel (PST). De plus, vos signatures et vos fichiers de saisie automatique peuvent disparaître. Avant la migration, vous devez déterminer si la perte de votre configuration précédente constitue un problème. Bien sûr, vous pouvez également migrer ces données, mais cela nécessite un travail supplémentaire. Pour éviter toute mauvaise surprise, vous devez inclure cet aspect dans votre plan de migration.
- Partage de calendrier. Si votre entreprise utilise intensivement la fonctionnalité de calendrier, celle-ci doit également être incluse dans le plan de migration. Les autorisations de partage de calendrier risquent de ne pas être transférées automatiquement vers Microsoft 365. Par conséquent, cartographiez les autorisations de partage de calendrier et sauvergardez-les avant la migration.
- Antivirus, anti-spam, listes noires et blanches. Demandez-vous si vous souhaitez continuer à utiliser votre antivirus ou votre passerelle anti-spam existante après la migration. Microsoft 365 dispose de solutions de sécurité qui protègent vos adresses e-mail ; vous pouvez donc opter pour la protection intégrée. Les listes blanches et noires constituent un autre problème à prendre en compte. Si vous prévoyez de migrer des listes personnalisées, réfléchissez à la manière de procéder et intégrez cet aspect dans votre plan.
- Nouvelles fonctionnalités de sécurité. La migration vers Microsoft 365 est le moment idéal pour auditer et mettre à jour votre plan de sécurité. Parmi les fonctionnalités de sécurité des e-mails que vous pourriez envisager d’adopter, citons la prévention des pertes de données, le chiffrement des e-mails, l’archivage, etc. Toutes les suites Microsoft 365 intègrent des fonctionnalités de sécurité et de conformité. Celles-ci présentant toutefois des différences, faites votre choix en fonction des normes de sécurité propres à votre secteur d’activité.
Conclusion
Microsoft 365 renforce le potentiel technologique d’Exchange Online grâce à une gamme de fonctionnalités utiles qui simplifient la collaboration et améliorent l’accessibilité. Cependant, vous devez toujours garder à l’esprit que lorsque vous utilisez Exchange Online, seuls vos e-mails, vos calendriers et vos contacts sont stockés dans le cloud. Avec Microsoft 365, l’ensemble de l’environnement technologique est basé sur le cloud. Le choix se résume donc à une seule question : Quelles sont les conditions à remplir pour votre activité en matière de collaboration, de productivité, de communication, d’accessibilité et, surtout, de sécurité et de protection ?
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