Exchange Online ou Microsoft 365 : quelle est la meilleure solution pour l’hébergement des adresses e-mail professionnelles ?
Le courrier électronique est un outil de communication essentiel pour toute entreprise. À un moment donné, chaque entreprise doit choisir entre un service de messagerie tiers et un service hébergé sur site. Si votre entreprise utilise encore un client de messagerie sur site, vous avez probablement déjà envisagé l’hébergement dans le cloud. Cependant, il y a beaucoup de choses à prendre en compte concernant l’hébergement de messagerie professionnelle avant de migrer des serveurs sur site vers le cloud. Et si vous décidez de migrer, devez-vous choisir une solution de messagerie autonome ou une suite qui couvre plusieurs besoins dans votre environnement ?
Dans cet article, nous aborderons les points à prendre en compte lors du passage d’un serveur sur site à Exchange Online ou à un ensemble complet de Microsoft 365. De plus, vous trouverez une description claire et une comparaison des deux options. Enfin, après avoir lu cet article, vous disposerez des connaissances nécessaires pour trouver la solution la mieux adaptée à votre entreprise.
Exchange Online vs Microsoft Office 365
Comparer Exchange Online et Microsoft Office 365 peut prêter à confusion, car les fonctionnalités de ces deux produits sont complètement différentes.
Microsoft Office 365 est la suite d’applications Saas (Software-as-a-Service) basée sur le cloud de Microsoft, qui comprend notamment Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel et Outlook. La suite comprend également des applications basées sur serveur telles que SharePoint et Exchange. Mais qu’est-ce qu’Exchange Online exactement ?
Exchange Online est un service de messagerie électronique basé sur le cloud de Microsoft qui donne accès aux e-mails, aux contacts, aux Calendriers et aux tâches. Inclus dans Microsoft Office 365, Exchange Online est davantage une collection d’outils qu’un produit unique. Exchange Online n’est généralement pas en concurrence avec Microsoft 365, mais plutôt complémentaire.
Les utilisateurs peuvent obtenir un produit sans l’autre. Par exemple, vous pouvez acheter des abonnements Microsoft Exchange Online sans obtenir la suite complète Microsoft Office 365. Parallèlement, certains abonnements n’incluent pas Exchange Online, comme Microsoft 365 Apps. Il est toujours possible de passer à Microsoft 365, même si un utilisateur choisit uniquement Exchange Online au départ.
Avant de comparer Exchange Online et Microsoft 365, il est essentiel d’éviter toute confusion entre Exchange Online et Exchange Server, d’une part, et Microsoft 365 et Office 365, d’autre part. Une fois tous les concepts clarifiés, il est plus facile de comprendre ce qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Exchange Online vs. Exchange Server
En raison de leurs similitudes, ces deux produits sont souvent confondus, même si Exchange Online et Exchange Server présentent des différences significatives. Les principales différences sont les suivantes :
- Serveur. Alors que Microsoft Exchange Online est entièrement basé sur le cloud, Exchange Server est hébergé sur des serveurs virtuels ou physiques dédiés.
- Octroi de licences. Microsoft Exchange Server nécessite des licences serveur et client, tandis qu’avec Microsoft Exchange Online, vous payez un abonnement mensuel par utilisateur.
- Évolutivité. Microsoft Exchange Online peut facilement présenter une évolutivité élevée et être réduit en tant que solution basée sur le cloud, alors que cela est plus compliqué pour un serveur Exchange.
Microsoft 365 vs Office 365
En avril 2020, la gestion des marques a changé et Office 365 est devenu Microsoft 365. Microsoft a expliqué cette décision comme une opportunité de mieux refléter les avantages et les fonctionnalités offerts dans les formules d’abonnement. En substance, seule la gestion des marques a changé, tandis que le prix et les fonctionnalités de la suite sont restés les mêmes.
Microsoft Office 365 vs Exchange Online. Comment choisir
Le choix d’une solution d’adresse e-mail autonome ou d’une suite multifonctionnelle dépend des besoins de votre entreprise. Cependant, plusieurs aspects doivent être pris en compte avant de faire votre choix final.
Taille de l’entreprise
En général, les petites entreprises ont une structure simple. C’est pourquoi beaucoup d’entre elles peuvent fonctionner parfaitement avec Exchange Online uniquement. Bien sûr, cela dépend de chaque cas particulier, et les besoins varient d’une entreprise à l’autre. Cependant, les petites entreprises n’ont souvent pas besoin des fonctionnalités avancées offertes par Microsoft 365. En revanche, si votre entreprise compte de nombreux employés ou présente une structure complexe, Microsoft 365 pourrait être la solution idéale pour améliorer le flux opérationnel.
Collaboration
Le choix dépend du degré de collaboration de votre environnement. Même si votre entreprise est petite, mais que le travail d’équipe est essentiel, vous devriez envisager d’opter pour l’un des plans Microsoft 365. Vous aurez ainsi accès à divers outils de communication professionnelle (Microsoft Teams, Skype Entreprise, etc.) qui simplifieront votre flux de travail et rendront la collaboration plus efficace.
Type d’entreprise
Lors de votre choix, vous devez tenir compte de la nature de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise a besoin d’un système de gestion des données, d’une solution de stockage des données et d’un outil de communication entre les employés, vous devriez envisager de souscrire à l’un des abonnements Microsoft Office 365. SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams ne sont que quelques-unes des applications qui peuvent être utiles à votre entreprise. Cependant, si les besoins de votre entreprise se limitent aux interactions par adresse e-mail, vous pouvez facilement choisir Exchange Online uniquement.
Coût
Bien sûr, le prix est un facteur essentiel à prendre en compte lors du choix d’une solution pour votre entreprise. Dans ce cas, le coût varie en fonction de l’offre que vous choisissez. Par exemple, Exchange Online a une gamme de prix allant de 4 à 8 dollars par utilisateur et par mois, tandis que Microsoft 365 a un prix débutant à 5 dollars par utilisateur et par mois, allant jusqu’à 20 dollars par utilisateur et par mois pour les packs professionnels, et allant jusqu’à 57 dollars par utilisateur et par mois pour un forfait entreprise. Les forfaits les moins chers ne diffèrent que d’un dollar, vous offrant Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint Online en plus d’Exchange Online.
Migration des adresses e-mail vers Microsoft 365 et Exchange Online
Si vous décidez de passer d’Exchange Online à Microsoft 365, cela ne changera pas radicalement votre environnement de travail. Microsoft 365 élargira les possibilités de collaboration et de communication et intégrera d’autres options pour faciliter le flux opérationnel. Même si ces mises à jour peuvent nécessiter un certain temps et des ressources, le processus ne change pas la donne.
Cependant, si vous passez de services sur site à des services basés sur le cloud, il y a beaucoup de choses à prendre en compte. La solution est-elle fiable ? Comment le travail doit-il être restructuré ? Et qu’en est-il des réglementations de votre secteur, telles que les politiques de conservation et de chiffrement ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions à prendre en compte lorsque vous faites votre choix.
Si vous décidez de passer à Microsoft 365 ou Exchange Online, n’oubliez pas que la sauvegarde Microsoft Office est le meilleur moyen de protéger vos données tout en économisant votre temps et vos ressources en cas de perte de données. Avant de migrer vers Exchange Online ou l’un des plans Microsoft 365, certains aspects essentiels doivent être pris en compte concernant l’hébergement des adresses e-mail professionnelles. Tout d’abord, déterminez votre solution de messagerie actuelle afin de comprendre les options de migration qui s’offrent à vous. Pour éviter toute difficulté et toute dépense supplémentaire, vérifiez que tous les utilisateurs du réseau utilisent Office 2010 ou une version plus récente. D’autres problèmes peuvent également se poser :
- Accès aux enregistrements du système de noms de domaine (DNS). La modification des enregistrements DNS prend généralement moins d’une heure si tout se passe bien. Cependant, ne pas avoir accès aux enregistrements DNS peut poser problème et entraîner des retards importants. Lorsque vous passez à Microsoft 365, vous devez avoir accès à votre DNS pour prouver que vous êtes propriétaire du domaine et pour rediriger les adresses e-mail vers les nouvelles boîtes de messagerie. Sinon, tous les e-mails seront envoyés à l’ancien serveur.
- Solutions et appliances de relais d’e-mails. Avant la migration, il est essentiel de penser à vos appliances réseau, telles que les imprimantes et les scanners. Vous pourriez recevoir des notifications d’échec et vos documents numérisés ne seraient pas envoyés correctement par e-mail. Pour éviter ces problèmes, effectuez un inventaire complet des appliances et services liés au serveur de messagerie. Et pendant la migration, veillez à tout connecter à votre nouveau serveur cloud.
- Conformité des mots de passe. N’oubliez pas de mettre en œuvre une politique stricte en matière de mots de passe et d’activer l’authentification multifactorielle. Cela peut poser un problème pour les utilisateurs qui n’utilisent pas le cloud. Bien qu’un serveur de messagerie sur site ne soit pas invulnérable aux risques de cybersécurité, il est plus sûr qu’un serveur de messagerie basé sur le cloud. L’avantage est que Microsoft 365 exige des mots de passe complexes. De plus, tous les utilisateurs du réseau doivent modifier leur mot de passe chaque 90 jours, ce qui empêche tout accès non autorisé.
- Perte des fichiers et signatures de saisie automatique. Après la migration vers la nouvelle boîte de messagerie, vous devrez peut-être rattacher les fichiers de stockage personnel (PST). De plus, vos signatures et fichiers de saisie automatique peuvent disparaître. Avant la migration, vous devez décider si la perte de votre configuration précédente constitue un problème. Vous pouvez bien sûr migrer ces données également, mais cela nécessite un travail supplémentaire. Pour éviter toute surprise, vous devez inclure cet aspect dans votre plan de migration.
- Partage du calendrier. Si votre entreprise utilise beaucoup la fonctionnalité de calendrier, celle-ci doit également être incluse dans le plan de migration. Les autorisations de partage de calendrier peuvent ne pas être transférées automatiquement vers Microsoft 365. Par conséquent, mappez les autorisations de partage de calendrier et sauvergardez-les avant la migration.
- Antivirus, anti-spam, listes noires et blanches. Demandez-vous si vous souhaitez continuer à utiliser votre antivirus ou votre passerelle anti-spam existant après la migration. Microsoft 365 propose des solutions de sécurité qui protègent vos adresses e-mail. Vous pouvez donc opter pour la protection incluse. Les listes blanches et noires constituent un autre problème à prendre en considération. Si vous prévoyez de migrer des listes personnalisées, réfléchissez à la manière dont vous allez procéder et incluez ce point dans votre plan.
- Nouvelles fonctionnalités de sécurité. La migration vers Microsoft 365 est le moment idéal pour auditer et mettre à jour votre plan de sécurité. Parmi les fonctionnalités de sécurité des e-mails que vous pourriez envisager d’adopter, citons la prévention des pertes de données, le chiffrement des e-mails, l’archivage, etc. Toutes les suites Microsoft 365 intègrent des fonctionnalités de sécurité et de conformité. Cependant, elles sont différentes, alors faites votre choix en fonction des normes de sécurité de votre secteur d’activité.
Conclusion
Microsoft 365 améliore le potentiel technologique d’Exchange Online grâce à une gamme de fonctionnalités utiles qui simplifient la collaboration et améliorent l’accessibilité. Cependant, vous devez toujours garder à l’esprit que lorsque vous utilisez Exchange Online, seuls vos e-mails, calendriers et contacts sont stockés dans le cloud. Avec Microsoft 365, l’ensemble de l’environnement technologique est basé sur le cloud. Le choix se résume donc à une seule question : quelles sont les conditions à remplir pour votre entreprise en matière de collaboration, de productivité, de communication, d’accessibilité et, surtout, de sécurité et de protection ?
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