Comparaison entre SharePoint et OneDrive : aperçu complet
Office 365 est un service cloud très populaire parmi les services proposés par Microsoft. SharePoint est un composant de Microsoft Office et OneDrive est un service de stockage dans le cloud. Ces deux services permettent d’enregistrer des fichiers dans le cloud, mais ils présentent à la fois des différences et des similitudes. Microsoft promeut activement ses services cloud, notamment SharePoint Online et OneDrive. Si vous avez décidé d’utiliser les services susmentionnés proposés par Microsoft, il est important de savoir lequel répondra le mieux à vos besoins.
Cet article de blog compare Microsoft Office SharePoint et OneDrive, présente leurs cas d’utilisation et leurs fonctionnalités, et explique les différences entre OneDrive et SharePoint afin de vous aider à choisir le service qui vous convient le mieux.
Qu’est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une plateforme logicielle destinée à améliorer les processus de travail au sein des grandes organisations ; elle vise à faciliter la collaboration entre les utilisateurs, la gestion des flux de documents et l’automatisation des processus. Vous pouvez créer un portail SharePoint comprenant des sites wiki, des blogs et des tableaux de bord sur lesquels vous pouvez publier des documents et des commentaires. Les principales fonctionnalités de SharePoint sont les suivantes :
- Un portail SharePoint vous permet de créer un site web interne à l’entreprise.
- Les utilisateurs peuvent collaborer et modifier simultanément un fichier partagé sur le serveur, ainsi qu’échanger des documents, des actualités, des liens et d’autres ressources.
- Suivi de la résolution des tâches et contrôle des tâches en cours de traitement.
- Possibilité de créer une structure d’entreprise transparente au format électronique.
- Amélioration de la communication entre les services et les collaborateurs. Vous pouvez créer des tableaux de bord pour discuter des projets et des tâches.
- Automatisation des processus métier : vous n’avez plus besoin d’effectuer manuellement une longue liste d’opérations, ce qui permet à vos collaborateurs de gagner du temps.
L’interface d’un portail SharePoint vous permet de générer des rapports, d’informer les collaborateurs des événements importants, de publier des actualités, d’ajuster les processus métier à l’aide de formulaires et de créer des profils de l’utilisateur. SharePoint dispose d’un large éventail de fonctionnalités et peut être intégré à d’autres applications Microsoft Office et messageries instantanées.
Par ailleurs, il convient de garder à l’esprit d’autres aspects liés à l’utilisation de SharePoint avant de passer à la comparaison entre SharePoint et OneDrive :
- Le nombre élevé de fonctionnalités rend le produit lourd et complique son déploiement. Les utilisateurs doivent consacrer du temps à se familiariser avec le produit et ses fonctionnalités.
- L’intégration de SharePoint est satisfaisante avec les produits Microsoft, mais sa compatibilité avec les logiciels développés par d’autres fournisseurs est faible.
- Le déploiement de SharePoint entraîne des coûts supplémentaires liés aux licences, aux produits payants (composants) et à la complexité du processus de déploiement.
- Le temps nécessaire au déploiement de SharePoint dans une infrastructure locale peut être long en raison de la complexité du processus de déploiement.
Comment SharePoint est-il déployé ?
SharePoint est un logiciel qui constitue un composant optionnel de Microsoft Office. Sachez que Microsoft Office peut être déployé de trois manières différentes : Microsoft Office 2016 (ou d’autres versions autonomes/sur site telles que 2010, 2012, 2019, etc.), Microsoft Office 365 et Microsoft Office Online.
Office 365 est une solution fonctionnant dans le cloud public de Microsoft. Si vous utilisez SharePoint dans le cadre d’Office 365, vous pouvez éviter le processus de déploiement complexe requis pour une version autonome de SharePoint telle que SharePoint Server 2016. En revanche, si vous déployez SharePoint 2016 dans votre infrastructure locale, toutes les données sont stockées sur vos propres serveurs et ne sont pas accessibles depuis des serveurs tiers. Office 365 est proposé sous forme de service par abonnement et vous devez payer chaque mois. Office 365 est toujours disponible dans la dernière version de Microsoft Office et inclut toutes les dernières mises à jour, mais vous devez disposer d’un accès à Internet au moins une fois par mois pour activer la licence.
Office 2016 (et les autres versions autonomes/sur site) ne doit être acheté qu’une seule fois et peut être utilisé pendant une durée illimitée. Après l’installation des applications Microsoft Office, elles sont toujours disponibles sur l’appliance utilisée pour l’installation, pour vous et vos collègues, que vous disposiez ou non d’une connexion Internet.
Office Online est une version gratuite de Microsoft Office aux fonctionnalités limitées, utilisable dans un navigateur Web. Word, Excel, PowerPoint et OneNote font partie d’Office Online. SharePoint n’est pas inclus dans les applications Office Online. Cela peut prêter à confusion, mais SharePoint Online est considéré comme un composant d’Office 365. Seul SharePoint Online, qui fait partie d’Office 365, est examiné ci-dessous dans cet article de blog dans le cadre de la comparaison entre SharePoint et OneDrive.
Qu’est-ce que OneDrive ?
Microsoft OneDrive est un service de stockage dans le cloud qui permet aux utilisateurs de stocker des fichiers dans le cloud Microsoft. OneDrive était auparavant connu sous les noms de SkyDrive, FolderShare, Windows Live Office et LiveMesh. Vous pouvez accéder à OneDrive avec ou sans navigateur web en installant l’application OneDrive. Il existe deux types de OneDrive : OneDrive et OneDrive for Business.
OneDrive est un espace cloud personnel destiné au stockage de fichiers pour les particuliers. Tous les utilisateurs disposant d’un compte Microsoft peuvent stocker gratuitement 5 Go de fichiers sur OneDrive. Si un utilisateur souhaite disposer d’un espace de stockage supérieur à cette limite sur OneDrive, il doit souscrire un abonnement Office 365 Personnel ou un abonnement OneDrive de 100 Go. Si vous souscrivez à un abonnement Office 365 Personnel, vous bénéficiez de fonctionnalités OneDrive plus étendues par rapport à l’abonnement limité au stockage. Vous pouvez télécharger des fichiers sur OneDrive, accéder à OneDrive depuis différents appareils et synchroniser le dossier OneDrive de ces appareils avec le stockage dans le cloud OneDrive. Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers sur OneDrive avec les utilisateurs de votre choix.
OneDrive for Business (anciennement connu sous le nom de SkyDrive Pro) est similaire à OneDrive mais contient des fonctionnalités supplémentaires destinées à un usage professionnel. Un administrateur d’organisation gère OneDrive for Business pour permettre aux utilisateurs de votre équipe de collaborer sur des documents et d’autres fichiers. L’administrateur peut restreindre les options de partage pour les utilisateurs. Pour utiliser OneDrive for Business, un utilisateur doit se connecter à l’aide d’un compte professionnel, et non d’un compte personnel. Des politiques de conservation spécifiques, disponibles pour OneDrive for Business, permettent aux administrateurs de réaliser la récupération des fichiers supprimés par les utilisateurs. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document simultanément, et la gestion des versions des documents est également disponible.
OneDrive for Business peut être utilisé séparément (offre Office 365 Entreprise) ou avec SharePoint Online (offre Office 365 Entreprise Premium). Les bibliothèques SharePoint d’une entreprise peuvent être synchronisées sur l’ordinateur local d’un utilisateur par OneDrive. OneDrive for Business et SharePoint Online peuvent être intégrés l’un à l’autre. Pour mieux visualiser la manière dont l’intégration de ces deux plateformes est mise en œuvre, vous pouvez considérer OneDrive comme le stockage en arrière-plan et SharePoint comme l’interface utilisateur. Un lien vers des fichiers partagés dans OneDrive peut être utilisé comme lien vers SharePoint Online. Maintenant que nous avons présenté SharePoint et OneDrive, comparons SharePoint et OneDrive for Business sous différents angles.
SharePoint vs OneDrive for Business : cas d’utilisation
Le principal cas d’utilisation de SharePoint est la collaboration entre utilisateurs et l’édition simultanée de fichiers communs par ces derniers. SharePoint est recommandé pour une utilisation en équipe. Un portail Web interne est créé à cette fin et des analyses peuvent être configurées. Quant à OneDrive for Business, son principal cas d’utilisation est le stockage de fichiers et leur partage si nécessaire. Il n’est pas possible de créer un site web sur la plateforme OneDrive, mais vous pouvez utiliser OneDrive comme espace de stockage pour un site web créé à l’aide de SharePoint. OneDrive Entreprise est destiné à être utilisé par les employés et pour des projets individuels. Les données stockées dans SharePoint ne constituent pas des données privées d’un utilisateur. OneDrive peut éventuellement être utilisé pour stocker des sauvegardes dans le cloud.
SharePoint vs OneDrive : partage de fichiers
Les deux plateformes peuvent être utilisées pour partager des fichiers, ce qui constitue une fonctionnalité similaire. Il existe toutefois une différence entre OneDrive et SharePoint. SharePoint sert à créer un site interne destiné à une utilisation au sein d’une entreprise pour le partage de documents, la collaboration entre utilisateurs et la modification de documents. C’est l’administrateur système de l’entreprise qui définit quels fichiers peuvent être partagés et consultés par les utilisateurs. Avec OneDrive for Business, les fichiers sont privés et ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs tant que l’utilisateur (propriétaire) ne les a pas partagés. Les fichiers personnels de OneDrive peuvent être partagés et enregistrés sur le site d’équipe SharePoint.
| SharePoint | OneDrive |
| Fournit un système de collaboration et de partage | Fournit un stockage dans le cloud pour une équipe |
| Accessible à toute personne disposant d’un accès à Internet | Accessible à toute personne disposant d’un accès à Internet |
| Peut être géré via les propriétés et autorisations du système Azure Active Directory | Peut être géré via les autorisations du système Azure Active Directory et les politiques de partage de fichiers |
Les capacités de partage de SharePoint sont plus étendues que celles de OneDrive.
SharePoint vs OneDrive : chiffrement
SharePoint et OneDrive chiffrent tous deux les fichiers et les connexions Internet, mais SharePoint offre plus d’options de sécurité. Les protocoles de chiffrement TLS et SHA-2 sont pris en charge par ces services Microsoft, et les connexions SSL utilisent des clés de chiffrement de 2 048 bits. Selon Microsoft, les données sont stockées sous forme chiffrée sur les serveurs des centres de données utilisés par les plateformes de cloud. Les données de SharePoint Online et de OneDrive sont chiffrées à l’aide de BitLocker au niveau du disque.
Conclusion
Le choix de la solution dépend des besoins de votre entreprise. Si vous avez besoin de stocker des fichiers dans le cloud, ou de partager des fichiers et, occasionnellement, de les modifier simultanément avec d’autres utilisateurs, vous pouvez utiliser Microsoft OneDrive for Business. Si vous devez créer un portail web d’entreprise pour permettre la collaboration d’un grand nombre d’utilisateurs au sein de votre entreprise, envisagez d’utiliser SharePoint Online, qui est un composant optionnel de Microsoft Office 365. OneDrive for Business peut être intégré à SharePoint et servir de stockage pour le contenu mis en ligne sur un site web basé sur la plateforme SharePoint. OneDrive et SharePoint Online bénéficient tous deux de la stabilité inhérente aux produits Microsoft.
Outre les environnements virtuels, physiques et cloud, NAKIVO Backup & Replication vous aide à protéger vos environnements Saas.
