SharePoint Online: Vollständige Übersicht
SharePoint ist eine leistungsstarke Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Sie ermöglicht es mehreren Benutzern, Dokumente gleichzeitig zu teilen und zu bearbeiten und die benötigten Dokumente an einem gemeinsamen Standort abzulegen. Was ist SharePoint Online? Wie verwendet man SharePoint? Dieser Blogbeitrag beantwortet diese Fragen und bietet einen Überblick über Microsoft SharePoint Online mit einem kurzen SharePoint-Tutorial.
Wofür wird SharePoint verwendet?
SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Content-Management, auf der mehrere Benutzer gleichzeitig Dokumente speichern, teilen und bearbeiten können. Allen Benutzern von Microsoft SharePoint und Microsoft SharePoint Online steht eine Webschnittstelle zur Verfügung. Wenn Sie SharePoint lieber über eine Befehlszeilenschnittstelle verwalten möchten, stehen Ihnen zu diesem Zweck SharePoint Online PowerShell-Cmdlets zur Verfügung. Unternehmen verwenden SharePoint, wenn die Funktionalität herkömmlicher Dateiserver und gemeinsam genutzter Ressourcen (die beispielsweise über SMB- oder NFS-Protokolle verfügbar sind) nicht ausreicht. SharePoint Online ist eine cloudbasierte Version (wird in Microsoft-Rechenzentren ausgeführt) von SharePoint Server (wird in lokalen Rechenzentren ausgeführt). Alle Aufgaben der Wartung werden von Microsoft durchgeführt, und Updates werden automatisch installiert, sobald sie verfügbar sind. Die Funktionen von SharePoint Server und SharePoint Online sind nahezu identisch.
So erstellen Sie eine SharePoint-Website
Beginnen wir unser SharePoint-Tutorial, indem wir die Weboberfläche von SharePoint Online öffnen. Um SharePoint zu öffnen, öffnen Sie Ihren Webbrowser und geben Sie die Adresse wie folgt ein: https://yourcompany.sharepoint.com mit dem Namen Ihrer für Office 365 verwendeten Unternehmensdomain (ich verwende https://nakivo.sharepoint.com für den Zugriff auf unser SharePoint-Portal).
Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen (Benutzername und Passwort) und einen Bestätigungscode (bei Verwendung der mehrstufigen Authentifizierung) ein, um sich anzumelden.
Wenn Sie sich als Administrator bei SharePoint angemeldet haben, sehen Sie einen Bildschirm wie den in der Abbildung unten gezeigten.
Sehen wir uns die wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche an. Es gibt SharePoint-Management-Elemente, mit denen Sie neue Inhalte erstellen, vorhandene Inhalte verwalten, Dokumente herunterladen, hochladen und bearbeiten, gelöschte Elemente aus dem Papierkorb wiederherstellen, Unterwebsites öffnen usw. können. Der Link „ <” >„Notebook” im linken Bereich öffnet die OneNote-Anwendung, mit der mehrere Benutzer gemeinsam Textdateien bearbeiten können. Der Newsfeed dient dazu, Arbeitsaufgaben mit anderen Benutzern zu besprechen.
Klicken Sie auf „ <” >SharePoint in der oberen linken Ecke, um eine Seite zu öffnen, auf der Sie eine neue SharePoint-Website erstellen können. Klicken Sie auf der geöffneten Seite auf + Website erstellen.
Wählen Sie den Typ der Website, die Sie erstellen möchten – eine Teamwebsite oder eine Kommunikationswebsite.
Eine Teamwebsite ist ein Ort, an dem Sie und Ihr Team Dateien speichern, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten können. Erstellen Sie Listen, Links zu wichtigen Dateien oder Webseiten, Nachrichten und andere Inhalte auf der Startseite Ihrer SharePoint-Teamwebsite. Eine Teamwebsite wird in der Regel für die Verwendung innerhalb einer Organisation erstellt und ist nur für eine begrenzte Gruppe von Personen zugänglich.
Eine Kommunikationswebsite ist ein Ort, der in der Regel dazu dient, Informationen für externe Benutzer und Kunden anzuzeigen. Auf einer Kommunikationswebsite können Sie das Endergebnis Ihrer Teamarbeit präsentieren, ohne den Arbeitsprozess und die auf einer Teamwebsite verfügbaren Dateien offenzulegen.
Erstellen wir in diesem Beispiel eine Teamwebsite. Sie können mehrere Websites auf Ihrer SharePoint-Hauptwebsite erstellen.
Geben Sie die erforderlichen Parameter ein, zum Beispiel:
Name der Website: Blog-Team-Website
E-Mail-Adresse der Gruppe: BlogTeamSite
Adresse der Website: BlogTeamSite (https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite)
Beschreibung der Website: Was ist SharePoint?
Einstellungen: Privat – Nur Mitglieder können auf diese Website zugreifen
Sprache auswählen: Englisch
Klicken Sie auf Weiter , um fortzufahren.
SharePoint unterstützt die Erstellung einer Website-Sammlung durch Administratoren. Eine Website-Sammlung ist eine Gruppe von Websites in SharePoint. Mit einer Website-Sammlung können Sie Websites durch die Erstellung einer Struktur zu einer Hierarchie zusammenfassen.
Hinzufügen von Eigentümern und Mitgliedern
Fügen Sie Mitglieder, die auf Ihre SharePoint-Website zugreifen können, zu einer Gruppe hinzu, indem Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse jedes Benutzers eingeben. Gruppenmitglieder erhalten eine Einladung per E-Mail. Sie können weitere Eigentümer für diese Website hinzufügen. Eigentümer haben volle Kontrollrechte für eine SharePoint-Website und können den Zugriff auf Inhalte verwalten, Benutzerberechtigungen ändern, Inhalte einer Website bearbeiten usw. Klicken Sie auf Fertigstellen , um die Erstellung der Website abzuschließen.
Eine Teamwebsite wurde nun erstellt. In unserem Fall kann über diesen Link auf die Website zugegriffen werden:
https://nakivo.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite
Die Hauptseite einer neu erstellten Teamwebsite sieht aus wie eine Vorlage, die angepasst und mit Inhalt gefüllt werden sollte.
Die Benutzer Ihres Teams können nun eine Teamwebsite zum Speichern von Dateien und anderen Arten von Inhalt verwenden.
Auf einer SharePoint-Website können Sie verschiedene Arten von Inhalten erstellen:
- Eine Dokumentenbibliothek
- Eine Liste
- Eine Seite
- Ein Plan
- Eine App
- Ein Nachrichtenbeitrag
- Ein Nachrichtenlink
Sehen wir uns die einzelnen Arten von SharePoint-Inhalten einmal mit Details an.
Erstellen einer neuen Bibliothek
Eine Bibliothek ist ein Standort auf einer SharePoint-Website, an dem Benutzer Dokumente und andere Dateien speichern, teilen und Dokumente öffnen können, um sie gemeinsam mit Teammitgliedern anzusehen und zu bearbeiten. Informationen zum Datum der letzten Änderung und zum Benutzer, der ein Dokument bearbeitet hat, werden in SharePoint-Bibliotheken angezeigt. Sie können Bibliotheken für verschiedene Zwecke erstellen. Sie können beispielsweise eine Bibliothek zum Speichern von Marketingdokumenten, eine Bibliothek zum Speichern von Finanzdokumenten usw. erstellen. Bibliotheken sind anpassbar – Sie können Versionen verfolgen, konfigurieren, wer auf Dateien zugreifen darf, und die Zugriffsebene festlegen.
Öffnen Sie die gewünschte SharePoint-Website, klicken Sie auf Newund wählen Sie im geöffneten Menü den gewünschten Inhaltstyp aus, den Sie erstellen möchten. Wenn Sie eine neue Bibliothek erstellen möchten, wählen Sie im Menü entsprechend „ <“ ( ) >„Dokumentenbibliothek“ (Dokumentenbibliothek) aus.
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Bibliothek ein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „In der Website-Navigation anzeigen“ und klicken Sie dann auf Erstellen. Auf ähnliche Weise können Sie andere Arten von Inhalten auf Ihrer SharePoint-Website erstellen.
Laden Sie Dokumente von Ihrer Festplatte in eine Bibliothek hoch oder erstellen Sie ein neues Microsoft Office-Dokument direkt in einer SharePoint-Bibliothek. Um ein neues Dokument in einer SharePoint-Bibliothek zu erstellen, öffnen Sie eine Bibliothek auf einer SharePoint-Website, klicken Sie auf die Schaltfläche New und wählen Sie im sich öffnenden Menü den gewünschten Dokumenttyp aus, z. B. ein Word-Dokument. Um Elemente in eine Bibliothek hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen und wählen Sie im sich öffnenden Menü Dateien, Ordneroder Vorlage.
Klicken Sie auf ein Dokument, das bereits in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert ist, und dieses Dokument wird in der entsprechenden Office 365-Anwendung online in einem Webbrowser geöffnet. Wenn Sie beispielsweise auf eine in einer Dokumentenbibliothek gespeicherte DOCX-Datei klicken, wird dieses Dokument in Microsoft Word Online in einem neuen Tab in Ihrem Webbrowser geöffnet.
Wenn Sie auf drei Punkte in der Nähe des Dokuments klicken, öffnet sich ein Kontextmenü mit zusätzlichen Optionen. Die verfügbaren Optionen sind: Öffnen, Vorschau, Teilen, Link kopieren, Zugriff Verwalten, Herunterladen, Löschen, Automatisieren, Umbenennen, Oben anheften, Verschieben nach, Kopieren nach, Versionsverlauf, Benachrichtigen, Details, Mehr (Eigenschaften, Workflow, Compliance-Details, Auschecken).
Versionsverlauf ist eine nützliche Funktion, mit der Sie auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen können. Dies ist besonders nützlich, wenn in den neuesten Versionen des Dokuments unerwünschte Änderungen gespeichert wurden.
Benachrichtigen Sie mich ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Änderungen an dem Dokument von einem Benutzer vorgenommen werden.
Workflow wird verwendet, um automatisierte Aktionen zu konfigurieren, die ausgeführt werden, wenn Benutzer ein Dokument bearbeiten oder speichern.
Check out wird verwendet, um eine Datei für das Bearbeiten von einem anderen Benutzer zu sperren. Anderen Benutzern, die versuchen, die Datei zu bearbeiten, wird eine entsprechende Anzeige angezeigt.
Erstellen einer SharePoint-Liste
Eine Liste ist eine gemeinsam nutzbare Datensammlung in Office 365 SharePoint, mit der Informationen für Mitarbeiter flexibel organisiert werden können. Eine SharePoint-Liste ist einfach eine Tabelle im Web. Mit Listen können Sie Informationen verfolgen. Sie enthalten Spalten und Zeilen, die anpassbar sind. Für Spalten können verschiedene Datentypen festgelegt werden, z. B. Datum, Text oder Währung. Eine Liste wird auf die gleiche Weise wie eine Bibliothek auf der Teamwebsite erstellt. In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel für eine neue Liste, die auf einer SharePoint-Website erstellt wurde.
Die Vorteile der Verwendung von SharePoint-Listen anstelle von üblichen Textdateien oder Tabellenkalkulationen sind Funktionen wie Versionierung und Inhaltsfreigabe. Um diese und andere nützliche Funktionen zu aktivieren und zu konfigurieren, öffnen Sie eine Seite mit Ihrer SharePoint-Liste, klicken Sie auf das Symbol „ <“ >Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie im sich öffnenden Menü auf List settings.
Es öffnet sich eine Webseite mit den Listeneinstellungen. Es gibt viele Einstellungen für eine SharePoint-Liste. Klicken Sie auf Einstellungen für die Versionierung.
Im rechten Bereich der sich öffnenden Seite können Sie die SharePoint-Listeneinstellungen konfigurieren, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.
Erstellen einer SharePoint-Seite
Mit SharePoint können Sie Seiten auf die gleiche Weise erstellen wie auf herkömmlichen Websites. SharePoint-Seiten dienen dazu, Benutzer über wichtige Dinge zu informieren. Sie können beispielsweise eine Seite mit Informationen zu Abteilungen in Ihrem Unternehmen, geplanten Ereignissen, Unternehmensregeln usw. erstellen. Auf einer SharePoint-Seite werden standardmäßig mehrere Spalten angezeigt. Klicken Sie darauf und geben Sie die erforderlichen Informationen in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie mit der Erstellung einer SharePoint-Seite fertiggestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „ <“ (Veröffentlichen) >„Publish“ (Veröffentlichen) .
Wenn Sie eine Seite speichern, stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung:
- Seite zur Navigation hinzufügen
- Als Neuigkeit auf dieser Website veröffentlichen
- Als Seitenvorlage speichern
Eine Seitenadresse wird angezeigt und kann in die Zwischenablage kopiert werden.
Das Erstellen eines Nachrichtenbeitrags ähnelt dem Erstellen einer SharePoint-Seite.
Erstellen eines News-Beitrags
Veröffentlichen Sie Nachrichten auf Ihrer SharePoint-Website, um Kollegen, Teamkollegen und Partner über wichtige Aktualisierungen in Ihrem Arbeitsprozess und erzielte Ergebnisse zu informieren. Klicken Sie auf der SharePoint-Teamwebsite auf Neu > News-Beitrag, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Die Anzeige eines Nachrichtenbeitrags erfolgt im News Webpart auf einer SharePoint-Seite oder -Website.
Ein Nachrichtenlink kann eingefügt werden, wenn ein Nachrichtenbereich einer Webseite erstellt wird. Nach Eingabe der URL wird ein Nachrichtenartikel in Ihre SharePoint-Website importiert.
Hinzufügen einer neuen App
SharePoint-Apps sind kleine eigenständige Anwendungen, die die Funktionalität einer SharePoint-Website für bestimmte Geschäftsanforderungen erweitern. Apps können verwendet werden, um dokumentbasierte Aufgaben auszuführen, Informationen zur Kostenverfolgung anzuzeigen, Informationen von anderen Websites anzuzeigen, eine Verbindung zu sozialen Netzwerken herzustellen usw. Apps helfen Ihnen dabei, eine SharePoint-Website dynamischer zu gestalten. Programmierer in Ihrem Unternehmen können benutzerdefinierte SharePoint-Anwendungen für den internen Gebrauch entwickeln. Es ist möglich, SharePoint-Apps, die von anderen Entwicklern erstellt wurden, im SharePoint Store zu kaufen. Nur Websitebesitzer können Apps für Teamwebsites in SharePoint hinzufügen.
Sehen wir uns ein Beispiel für das Hinzufügen eines Kalenders an. Klicken Sie auf der Startseite Ihrer SharePoint-Website auf Neue > App (ähnlich wie beim Erstellen einer Bibliothek und anderer Arten von SharePoint-Inhalten). Eine Seite mit Apps wird geöffnet. Wählen Sie Kalender aus der Liste der verfügbaren Apps aus.
Geben Sie einen Namen für den Kalender ein, öffnen Sie bei Bedarf die erweiterten Optionen und klicken Sie auf
Sobald der Kalender erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Ereignis und klicken Sie auf „Event “, um Ereignisse wie Besprechungen oder Termine zum Kalender hinzuzufügen.
Wenn Sie ein neues Element für Ihren Kalender erstellen, geben Sie die erforderlichen Informationen in das Popup-Fenster ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
Nun wird das Ereignis zum Kalender in SharePoint hinzugefügt. SharePoint Online ist in den E-Mail-Client Outlook integriert. Sie können einen erstellten Kalender zu Outlook hinzufügen, indem Sie die Registerkarte „ <“ „>“ Kalender „<“ „> “ auswählen und auf „ <“ „>“ Mit Outlook verbinden in der Weboberfläche von SharePoint Online.
Einen Plan erstellen
Sie können einen Plan erstellen und Microsoft Planner auf Ihrer Website verwenden, um Boards zu erstellen, Ihrem Team Aufgaben hinzuzufügen und Benutzern Aufgaben zuzuweisen. Durch die Integration von SharePoint und Planner können Sie Aufgaben für Ihr Projekt verwalten. Sortieren Sie Aufgaben, indem Sie sie in Buckets ablegen, und ändern Sie Prioritäten. Planner zeigt die Phasen des Entwicklungsprozesses und den Fortschritt der Aufgaben an. All diese Funktionen stehen Ihnen und Ihrem Team auf Ihrer SharePoint-Website zur Verfügung. Planner ist in Office 365-Gruppen integriert. Wenn Sie einen neuen Plan erstellen, werden alle zugehörigen Inhalte in SharePoint automatisch erstellt.
Freigeben eines Dokuments
Benutzer Ihres Teams, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Dokumente in SharePoint mit anderen Benutzern teilen. Wenn Sie ein Dokument teilen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und wählen Sie im Kontextmenü „ <“ (Teilen mit anderen Benutzern) aus. >Teilen.
Wählen Sie Benutzer aus, die ein geteiltes Dokument oder einen geteilten Ordner bearbeiten dürfen. Benutzer, mit denen Sie eine Datei oder einen Ordner teilen, werden per E-Mail mit dem Link zu den freigegebenen Dateien benachrichtigt. Sie können eine benutzerdefinierte Benachrichtigungsnachricht verfassen.
Wenn ein Benutzer über einen Link verfügt, aber keine Berechtigungen für den Zugriff auf eine SharePoint-Ressource hat, kann dieser Benutzer Berechtigungen anfordern. In diesem Fall erhält der Eigentümer der Ressource eine Nachricht mit einer Zugriffsanforderung.
Ein Benutzer, der die Datei geteilt hat, wird über die Zugriffsanforderung benachrichtigt und kann die Anforderung genehmigen oder ablehnen, indem er auf die entsprechende Schaltfläche in der Weboberfläche klickt.
Ein geteiltes Dokument kann von mehreren Benutzern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden. In unserem Beispiel haben zwei Benutzer ein Word-Dokument in Word Online zur Bearbeitung geöffnet. In der Nähe des Cursors anderer Benutzer, die das Dokument gerade bearbeiten, werden spezielle Symbole angezeigt (auf dem Screenshot wird das MB-Symbol angezeigt).
Bearbeiten von Websiteberechtigungen
Sie können auch Websiteberechtigungen bearbeiten und Benutzer hinzufügen, die auf Ihre SharePoint-Website zugreifen können, nach dem Erstellen von Dateien oder dem Hochladen von Dateien in eine SharePoint-Bibliothek. Klicken Sie auf das Symbol „ <“ ( ) >Einstellungen Symbol, klicken Sie dann auf Website-Berechtigungen.
Fügen Sie Benutzer zu den Websitebesitzern oder Website-Mitgliedern hinzu. Klicken Sie auf Personen einladen, Ändern Sie, wie Mitglieder Inhalte teilen können und Erweiterte Einstellungen zum Konfigurieren von Optionen.
SharePoint-Verwaltungscenter
Ein Office 365-Administrator kann alle SharePoint-Inhalte verwalten, einschließlich Benutzer, Websites und Berechtigungen. Um ein SharePoint-Verwaltungscenter zu öffnen, sollten Sie das Office 365-Verwaltungscenter (auch als Microsoft 365-Verwaltungscenter bezeichnet) öffnen und dann im linken Bereich (Navigationsbereich) in der Liste der Verwaltungscenter auf das SharePoint ADMIN Center. Alternativ können Sie die URL https://yourcompany-admin.sharepoint.com verwenden, um das SharePoint ADMIN Center zu öffnen. In unserem Verwendungsfall verwenden wir beispielsweise den direkten Link:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
Auf der Seite des SharePoint-Verwaltungscenters werden verschiedene Elemente angezeigt. Auf der Startseite des SharePoint-Verwaltungscenters sehen Sie Berichte und ein Nachrichtencenter. Im linken Bereich, auch Navigationsbereich genannt, können Sie auf Optionen und Funktionen zugreifen, um diese zu konfigurieren.
Fazit
Durch die Verwendung von SharePoint können Sie und Ihr Team effektiver zusammenarbeiten. Verwenden Sie Microsoft SharePoint Online, um Dokumente mit Ihrem Team zu speichern, zu organisieren, zu teilen und zu bearbeiten, verschiedene Arten von Inhalten zu erstellen, Ereignisse im Kalender zu planen und vieles mehr. Bei der Verwendung von Microsoft SharePoint Online wird die SharePoint-Software in Microsoft-Rechenzentren mit hoher Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit ausgeführt. Dadurch müssen Sie SharePoint nicht manuell bereitstellen und konfigurieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre SharePoint-Daten nicht sichern müssen. Eine Datensicherung bietet Ihnen mehr Wiederherstellungsoptionen und ermöglicht Ihnen eine schnellere und flexiblere Wiederherstellung Ihrer Daten.
