Exchange Online vs. Microsoft Office 365. Was eignet sich am besten für das Hosting von geschäftlichen E-Mails?
E-Mail ist ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für jedes Unternehmen. Irgendwann steht jedes Unternehmen vor der Entscheidung zwischen einem E-Mail-Dienst eines Drittanbieters und einer selbst gehosteten E-Mail-Lösung. Wenn Ihr Unternehmen noch einen E-Mail-Client vor Ort nutzt, haben Sie wahrscheinlich schon über Cloud-basiertes Hosting nachgedacht. Allerdings gibt es beim Hosting von geschäftlichen E-Mails viel zu beachten, bevor Sie von Servern vor Ort in die Cloud migrieren. Und wenn Sie sich für eine Migration entscheiden: Sollten Sie sich für eine eigenständige E-Mail-Lösung oder eine Suite entscheiden, die mehrere Anforderungen in Ihrer Umgebung abdeckt?
In diesem Artikel behandeln wir die Punkte, die Sie bei der Umstellung von einem Server vor Ort auf Exchange Online oder eine vollständige Microsoft 365-Suite berücksichtigen sollten. Darüber hinaus finden Sie hier eine übersichtliche Beschreibung und einen Vergleich der beiden Optionen. Nach der Lektüre dieses Blogbeitrags verfügen Sie schließlich über das nötige Wissen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Exchange Online vs. Microsoft Office 365
Ein Vergleich zwischen Exchange Online und Microsoft Office 365 kann verwirrend sein, da die Funktionalität dieser beiden Produkte grundlegend unterscheidet.
Microsoft Office 365 ist die cloudbasierte Software-as-a-Service-Anwendungssuite (SaaS) von Microsoft, zu der unter anderem Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel und Outlook gehören. Die Suite umfasst zudem serverbasierte Anwendungen wie SharePoint und Exchange. Aber was genau ist Exchange Online?
Exchange Online ist ein cloudbasierter E-Mail-Dienst von Microsoft, der Zugriff auf E-Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben bietet. Als Bestandteil von Microsoft Office 365 ist Exchange Online eher eine Sammlung von Tools als ein einzelnes Produkt. Exchange Online steht in der Regel nicht in Konkurrenz zu Microsoft 365, sondern ergänzt dieses vielmehr.
Benutzer können das eine Produkt ohne das andere erwerben. So können Sie beispielsweise Microsoft Exchange Online-Tarife erwerben, ohne die vollständige Microsoft Office 365-Suite zu erhalten. Gleichzeitig enthalten einige Tarife kein Exchange Online, wie beispielsweise die Microsoft 365 Apps. Es besteht immer die Option, auf Microsoft 365 umzusteigen, selbst wenn sich ein Benutzer zunächst nur für Exchange Online entscheidet.
Bevor man Exchange Online und Microsoft 365 vergleicht, ist es wichtig, Verwechslungen zwischen Exchange Online und Exchange Server sowie zwischen Microsoft 365 und Office 365 zu vermeiden. Wenn alle Konzepte klar sind, lässt sich leichter erkennen, welche Lösung den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Exchange Online vs. Exchange Server
Aufgrund der Ähnlichkeiten werden diese beiden Produkte häufig verwechselt, obwohl sich Exchange Online und Exchange Server erheblich unterscheiden. Die wichtigsten Unterschiede sind:
- Server. Während Microsoft Exchange Online vollständig cloudbasiert ist, wird Exchange Server auf dedizierten virtuellen oder physischen Servern gehostet.
- Lizenzierung. Für Microsoft Exchange Server sind Server- und Client-Lizenzen erforderlich, während Sie bei Microsoft Exchange Online eine monatliche Gebühr pro Benutzer zahlen.
- Skalierbarkeit. Microsoft Exchange Online lässt sich als Cloud-Lösung mühelos skalieren und zurückskalieren, während dies bei einem Exchange-Server komplizierter ist.
Microsoft 365 vs. Office 365
Im April 2020 änderte Microsoft sein Branding, und aus Office 365 wurde Microsoft 365. Microsoft begründete diese Entscheidung damit, dass damit die Vorteile und Funktionen der Abonnementpläne besser zum Ausdruck kommen sollen. Im Grunde hat sich nur das Branding geändert, während der Preis und die Funktionalität der Suite unverändert geblieben sind.
Microsoft Office 365 vs. Exchange Online. So treffen Sie die richtige Wahl
Die Entscheidung für eine eigenständige E-Mail-Lösung oder eine Multifunktionssuite hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Es gibt jedoch einige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.
Größe des Unternehmens
In der Regel weisen kleine Unternehmen eine einfache Struktur auf. Deshalb kommen viele von ihnen problemlos allein mit Exchange Online aus. Natürlich hängt dies vom jeweiligen Einzelfall ab, und die Anforderungen sind von Enterprise zu Enterprise unterschiedlich. Kleine Enterprises benötigen jedoch oft nicht die erweiterten Funktionen, die Microsoft 365 bietet. Wenn Ihr Unternehmen hingegen zahlreiche Mitarbeiter oder eine komplexe Struktur hat, könnte Microsoft 365 die perfekte Lösung sein, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Zusammenarbeit
Die Wahl hängt davon ab, wie stark die Zusammenarbeit in Ihrer Umgebung im Vordergrund steht. Selbst wenn Ihr Unternehmen klein ist, aber Teamarbeit im Mittelpunkt steht, sollten Sie in Erwägung ziehen, sich für einen der Microsoft 365-Tarife zu entscheiden. Auf diese Weise erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Tools für die Geschäftskommunikation (Microsoft Teams, Skype for Business usw.), um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.
Unternehmensart
Bei der Auswahl sollten Sie die Art Ihres Unternehmens berücksichtigen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Datenverwaltungssystem, eine Lösung für den Datenspeicher und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern benötigt, sollten Sie einen der Microsoft Office 365-Tarife in Betracht ziehen. SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams sind nur einige der Anwendungen, die für Ihr Unternehmen nützlich sein können. Beschränken sich die Anforderungen Ihres Unternehmens jedoch auf E-Mail-Kommunikation, können Sie problemlos nur Exchange Online wählen.
Kosten
Natürlich ist der Preis ein wesentlicher Faktor, den Sie bei der Auswahl einer Lösung für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten. In diesem Fall variieren die Kosten je nach dem von Ihnen gewählten Tarif. So kostet beispielsweise Exchange Online im Bereich zwischen 4 und 8 US-Dollar pro Benutzer und Monat, während Microsoft 365 bei 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat beginnt, bei Business-Paketen bis zu 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat und bei einem Enterprise-Tarif bis zu 57 US-Dollar pro Benutzer und Monat kostet. Die günstigsten Tarife unterscheiden sich nur um einen Dollar und bieten Ihnen zusätzlich zu Exchange Online auch Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Online.
E-Mail-Migration zu Microsoft 365 und Exchange Online
Wenn Sie sich für einen Wechsel von Exchange Online zu Microsoft 365 entscheiden, wird sich Ihre Arbeitsumgebung dadurch nicht wesentlich ändern. Microsoft 365 wird die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation erweitern und einige weitere Optionen integrieren, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Auch wenn diese Updates möglicherweise etwas Zeit und Ressourcen erfordern, stellt der Prozess keine grundlegende Veränderung dar.
Wenn Sie jedoch von Diensten vor Ort auf Cloud-Lösungen umsteigen, gibt es viel zu beachten. Ist die Lösung zuverlässig? Wie sollte die Arbeitsweise neu strukturiert werden? Und wie sieht es mit den branchenspezifischen Vorschriften aus, beispielsweise in Bezug auf Aufbewahrungs- und Verschlüsselungsrichtlinien? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten.
Wenn Sie sich für einen Wechsel zu Microsoft 365 oder Exchange Online entscheiden, denken Sie daran, dass ein Microsoft Office-Backup der beste Weg ist, Ihre Daten zu schützen und gleichzeitig Zeit und Ressourcen im Falle eines Datenverlusts zu sparen. Vor der Migration zu Exchange Online oder einem der Microsoft 365-Abonnements gibt es einige wichtige Aspekte im Zusammenhang mit dem Hosting von geschäftlichen E-Mails zu berücksichtigen. Ermitteln Sie zunächst Ihre aktuelle E-Mail-Lösung, um zu verstehen, welche Migrationsoptionen Ihnen zur Verfügung stehen. Um Schwierigkeiten und zusätzliche Kosten zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass alle Netzwerkbenutzer Office 2010 oder eine neuere Version verwenden. Weitere mögliche Probleme sind:
- Zugriff auf DNS-Einträge (Domain Name System). Die Änderung der DNS-Einträge dauert in der Regel weniger als eine Stunde, wenn alles reibungslos verläuft. Kein Zugriff auf die DNS-Einträge kann jedoch problematisch sein und zu erheblichen Verzögerungen führen. Beim Wechsel zu Microsoft 365 benötigen Sie Zugriff auf Ihre DNS-Einträge, um die Inhaberschaft der Domain nachzuweisen und E-Mails an die neuen Postfächer weiterzuleiten. Andernfalls werden alle E-Mails an den alten Server gesendet.
- Lösungen und Geräte zur E-Mail-Weiterleitung. Vor der Migration ist es entscheidend, Ihre Netzwerkgeräte wie Drucker und Scanner zu berücksichtigen. Es könnten Fehlermeldungen auftreten, und Ihre gescannten Dokumente werden möglicherweise nicht korrekt per E-Mail versendet. Um diese Probleme zu vermeiden, führen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme der mit dem E-Mail-Server verbundenen Geräte und Dienste durch. Stellen Sie während der Migration sicher, dass alles mit Ihrem neuen Cloud-Server verbunden ist.
- Passwort-Compliance. Denken Sie daran, strenge Passwortrichtlinien umzusetzen und die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren. Dies könnte für Nicht-Cloud-Nutzer ein Problem darstellen. Obwohl ein vor Ort befindlicher E-Mail-Server nicht immun gegen Cybersicherheitsrisiken ist, ist er sicherer als ein cloudbasierter E-Mail-Server. Positiv ist, dass Microsoft 365 komplexe Passwörter vorschreibt. Außerdem muss jeder Netzwerkbenutzer sein Passwort alle 90 Tage ändern, was unbefugten Zugriff verhindert.
- Verlust von Autovervollständigungsdateien und Signaturen. Nach der Migration auf das neue Postfach müssen Sie möglicherweise die PST-Dateien (Personal Storage) erneut verknüpfen. Außerdem können Ihre Signaturen und Autovervollständigungsdateien verloren gehen. Vor der Migration müssen Sie entscheiden, ob der Verlust Ihrer bisherigen Einstellungen ein Problem darstellt. Natürlich können Sie diese Daten ebenfalls migrieren, dies erfordert jedoch zusätzlichen Aufwand. Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie diesen Aspekt in Ihren Migrationsplan einbeziehen.
- Kalenderfreigabe. Wenn Ihr Unternehmen die Kalender-Funktion intensiv nutzt, sollte dies ebenfalls im Migrationsplan berücksichtigt werden. Die Berechtigungen für die Kalenderfreigabe werden möglicherweise nicht automatisch auf Microsoft 365 übertragen. Ordnen Sie daher die Berechtigungen für die Kalenderfreigabe zu und sichern Sie sie vor der Migration.
- Antivirus, Anti-Spam, Black- und Whitelists. Überlegen Sie, ob Sie Ihr bestehendes Antivirus- oder Anti-Spam-Gateway nach der Migration weiterhin nutzen möchten. Microsoft 365 verfügt über Lösungen für die Sicherheit, die E-Mails schützen, sodass Sie sich für den integrierten Schutz entscheiden können. Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt sind Whitelists und Blacklists. Wenn Sie planen, selbst erstellte Listen zu migrieren, überlegen Sie sich, wie Sie dies bewerkstelligen wollen, und nehmen Sie diesen Punkt in den Plan auf.
- Neue Funktionen für die Sicherheit. Die Migration zu Microsoft 365 ist ein idealer Zeitpunkt, um Ihren Sicherheitsplan zu überprüfen und zu aktualisieren. Zu den Funktionen für die Sicherheit bei E-Mails, die Sie in Betracht ziehen könnten, gehören unter anderem Schutz vor Datenverlust, verschlüsselte E-Mails und Archivierung. Alle Microsoft 365-Suiten enthalten Funktionen für die Sicherheit und Compliance. Da sich diese jedoch unterscheiden, sollten Sie Ihre Wahl anhand der Sicherheitsstandards Ihrer Branche treffen.
Fazit
Microsoft 365 erweitert das technologische Potenzial von Exchange Online um einen Bereich nützlicher Funktionen, die die Zusammenarbeit vereinfachen und die Zugänglichkeit verbessern. Sie sollten jedoch immer bedenken, dass bei der Nutzung von Exchange Online lediglich Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte in der Cloud gespeichert werden. Bei Microsoft 365 ist die gesamte technische Umgebung cloudbasiert. Die Entscheidung läuft also auf eine Frage hinaus: Welche geschäftlichen Anforderungen haben Sie in Bezug auf Zusammenarbeit, Produktivität, Kommunikation, Barrierefreiheit und vor allem Sicherheit und Datenschutz?
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