Sao lưu và khôi phục OneDrive – Cách bảo vệ các tệp OneDrive của bạn
Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây được nhiều người dùng các sản phẩm phần mềm của Microsoft ưa chuộng. Mặc dù Microsoft khẳng định dịch vụ đám mây của họ có độ tin cậy cao, nhưng các tệp tin vẫn có thể bị mất trên OneDrive. Microsoft không cung cấp các công cụ sao lưu chuyên dụng cho OneDrive và không chịu trách nhiệm về việc mất dữ liệu trên OneDrive theo quy định tại Điều khoản sử dụng. Do đó, việc bảo vệ các tệp tin OneDrive và thực hiện sao lưu OneDrive là trách nhiệm của bạn.
Tại sao nên sao lưu OneDrive
Thông thường, người dùng thực hiện sao lưu lên OneDrive và nhiều người đã biết cách sao lưu lên OneDrive trong Windows 10. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét phương pháp sao lưu ngược lại: Cách sao lưu OneDrive vào ổ cứng cục bộ (HDD).
Các lý do để sao lưu tệp tin OneDrive là:
- Tệp tin có thể bị xóa hoặc hỏng do ransomware hoặc phần mềm độc hại nếu OneDrive được gắn (mount) vào hệ thống tệp tin của máy tính Windows.
- Việc xóa nhầm tệp tin bởi người dùng. Nếu người dùng xóa một tệp tin trong thư mục OneDrive trên máy tính Windows, các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa và tệp tin cũng sẽ bị xóa ở phía đám mây và không còn khả dụng trong giao diện web của OneDrive.
- Nếu không có kết nối internet, bạn không thể truy cập các tệp tin OneDrive trên đám mây nếu chỉ sử dụng giao diện web để truy cập OneDrive.
- Sự cố ngừng hoạt động hoặc tắt máy của đám mây Microsoft gây ra tình trạng dữ liệu lưu trữ trên OneDrive tạm thời không khả dụng. Xác suất xảy ra sự cố này cực kỳ thấp, nhưng bạn không bao giờ biết trước được.
- Việc sao lưu thường giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để khôi phục dữ liệu bị mất.
Cách sao lưu OneDrive
Có hai phương pháp tích hợp sẵn để sao lưu tệp và thư mục OneDrive:
- Tải xuống tệp thủ công qua giao diện web và lưu trữ các tệp này ở nơi an toàn
- Sử dụng ứng dụng khách đồng bộ OneDrive và sao chép các tệp
Hai phương pháp này được giải thích chi tiết bên dưới.
Sử dụng giao diện web
Với phương pháp này, bạn không cần cấu hình phần mềm hay sử dụng công cụ nào khác ngoài trình duyệt web.
Mở trình duyệt web, truy cập https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage hoặc https://onedrive.live.com/ và nhấp vào Sign in.
Nhập thông tin đăng nhập cho tài khoản Microsoft cá nhân, công việc hoặc giáo dục của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi đăng nhập vào OneDrive với địa chỉ michaelbose@nakivo.onmicrosoft.com. Nhấp vào Next để tiếp tục.
Nhập mật khẩu và nhấp vào Sign in.
Nếu bạn đang sử dụng xác thực hai yếu tố, bạn cần nhập mã xác nhận bổ sung để xác thực và sử dụng OneDrive.
Sau khi đăng nhập vào OneDrive qua giao diện web, bạn có thể xem các tệp của mình trong trình duyệt. Để sao lưu các tệp OneDrive theo cách thủ công bằng giao diện web, hãy chọn các tệp cần thiết, nhấp chuột phải vào các tệp đã chọn và nhấp vào Download trong menu ngữ cảnh hoặc ở bảng trên cùng có các nút hành động.
Chọn một đĩa và thư mục để lưu tệp nén zip chứa các tệp OneDrive mà bạn đã chọn để sao lưu. Trong ví dụ này, tệp lưu trữ sao lưu OneDrive được lưu vào thư mục C:backup (đây chỉ là một ví dụ và bạn nên sử dụng một ổ đĩa khác ngoài C:). Nếu bạn muốn lưu trữ tệp lưu trữ sao lưu OneDrive trên một ổ đĩa USB ngoài, hãy chọn thư mục thích hợp trên ổ đĩa USB đó.
Lưu ý : Trình duyệt web của bạn phải được cấu hình để hỏi bạn nơi lưu tệp trước khi tải xuống. Một số trình duyệt được cấu hình để sử dụng thư mục Downloads theo mặc định; trong trường hợp đó, bạn sẽ cần sao chép tệp vào vị trí yêu cầu thủ công sau khi tải xuống. Kích thước tối đa của tệp nén zip đã tải xuống là 20 GB và kích thước tối đa của từng tệp riêng lẻ trong đó là 10 GB. Một tệp nén ZIP đã tải xuống có thể chứa tối đa 10.000 tệp OneDrive.
Sử dụng OneDrive Sync
OneDrive Sync Client là ứng dụng tích hợp sẵn trong Windows, có sẵn trên các phiên bản Windows mới nhất, với phiên bản dành cho macOS. Ứng dụng này cho phép bạn gắn OneDrive vào một thư mục trong hệ thống tệp Windows của bạn. Nó cũng cho phép bạn tải xuống tệp từ OneDrive, tải lên tệp lên OneDrive và đồng bộ hóa tệp giữa môi trường đám mây OneDrive và thư mục cục bộ trên máy tính Windows của bạn. Bạn cần có đủ dung lượng trống trên ổ cứng để lưu trữ các tệp đồng bộ hóa với bất kỳ dung lượng nào.
Nhấp vào nút Start và trong menu chính, chọn OneDrive.
Nếu bạn đang chạy OneDrive Sync Client lần đầu tiên, bạn phải nhập thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft (tên người dùng và mật khẩu).
Đặt thư mục OneDrive trên máy tính Windows của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng “C:OneDrive - Nakivo” để gắn OneDrive. Nhấp vào Next để tiếp tục.
Đồng bộ hóa các tệp OneDrive với máy tính này. Chọn hộp kiểm: Sync all files and folders in OneDrive. Bạn có thể chỉ chọn các thư mục tùy chỉnh quan trọng và cần được đồng bộ hóa và sao lưu.
Sau khi thiết lập ban đầu ứng dụng đồng bộ hóa OneDrive, bạn có thể chỉnh sửa cài đặt bằng cách nhấp vào biểu tượng đám mây trên thanh tác vụ gần đồng hồ. Trong menu OneDrive mở ra, nhấp vào More và trong menu ngữ cảnh, nhấp vào Settings.
Chỉnh sửa cài đặt nếu cần và đảm bảo rằng các cài đặt là chính xác.
Kiểm tra xem đồng bộ hóa OneDrive có hoạt động bình thường không. Bạn có thể tạo một tệp văn bản mới trong Windows Explorer và tệp này sẽ sớm hiển thị trong giao diện web của OneDrive cho tài khoản của bạn. Nếu mọi thứ hoạt động bình thường, các thay đổi trong tệp đã tạo cũng sẽ được cập nhật.
Tạo tập lệnh sao lưu OneDrive
Sau khi cấu hình ứng dụng đồng bộ hóa OneDrive để đồng bộ hóa bộ nhớ đám mây OneDrive với thư mục Windows cục bộ của bạn, bạn có thể tiến hành sao lưu các tệp OneDrive. Lưu ý rằng việc chỉ sử dụng một thư mục OneDrive đã đồng bộ hóa trên máy tính cục bộ của bạn không giống với việc thực hiện sao lưu OneDrive.
Trước tiên, hãy kiểm tra định dạng ngày tháng. Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ như MM/dd/yyyy, bạn sẽ không thể tạo thư mục bằng lệnh mkdir c:backup%date% vì không thể sử dụng / (dấu gạch chéo) do đây là ký tự đặc biệt trong tên tệp. Bạn có thể thay đổi định dạng ngày tháng ngắn trong Date and Time cài đặt . Nhấp vào đồng hồ trên thanh tác vụ Windows để mở Date and Time cài đặt . Trong phần Date & time , nhấp vào Change date and time formats. Thay đổi định dạng ngày tháng ngắn thành dd-MMM-yy hoặc định dạng khác không chứa ký tự đặc biệt như /.
Tạo một tệp CMD. Trong ví dụ này, chúng ta đang tạo OneDriveBackup.cmd trong thư mục C:files . Tệp CMD này chứa hai thao tác – tạo một thư mục trên đĩa đích và sao chép tệp từ OneDrive (một thư mục Windows mà OneDrive được gắn và đồng bộ hóa) vào thư mục đã chọn. Hai dòng trong tệp CMD là:
mkdir c:backup%date%
xcopy "C:OneDrive - Nakivo*.*" C:backup%date% /E
Trong đó:
/E phải được thiết lập để sao chép tất cả các thư mục con trong thư mục đã chọn (kể cả khi chúng trống);
%date% là biến môi trường chứa giá trị của ngày hiện tại;
xcopy là lệnh dòng lệnh tích hợp sẵn của Windows được sử dụng để sao chép tệp tương tự như copy, nhưng có thêm chức năng;
“C:OneDrive - Nakivo*.*” – tất cả tệp trong thư mục này được chọn làm tệp nguồn;
C:backup%date% – thư mục đích mà các tệp nguồn đã chọn phải được sao chép vào.
Tập lệnh này được sử dụng cho định dạng ngày ngắn dd-MMM-yy . Khi sử dụng định dạng này, các biểu thức trong tập lệnh rất đơn giản. Nhược điểm là các thư mục con được tạo để lưu trữ bản sao lưu OneDrive không được sắp xếp theo tên và ngày trong trường hợp này.
Có một phương pháp thay thế cho phép bạn giữ định dạng thời gian MM/dd/yyyy nhưng yêu cầu sửa đổi các lệnh trong kịch bản.
Hãy xem các giá trị ngày được hiển thị như thế nào trên dòng lệnh với ví dụ sau.
Hãy sử dụng ngày 31 tháng 3 năm 2020 làm ví dụ. Ngày có thể được kiểm tra trong bảng điều khiển (CMD) bằng lệnh: echo %date%
31/03/2020
Chúng ta có thể sử dụng dòng lệnh để chỉ hiển thị tháng, ngày hoặc năm hiện tại bằng cách sửa đổi biểu thức của biến ` %date% `:
echo %date:~0,2%
03
echo %date:~3,2%
31
echo %date:~6,4%
2020
Chúng ta có thể sử dụng kết hợp các biểu thức cần thiết, được phân tách bằng ký tự “-”, để lấy ngày tháng theo định dạng mong muốn:
echo %date:~6,4%-%date:~0,2%-%date:~3,2%
2020-03-31
Bây giờ bạn đã biết cách đặt tên cho các tệp và thư mục bằng ngày hiện tại theo định dạng yêu cầu.
Tập lệnh sao lưu OneDrive đã sửa đổi (C:filesOneDriveBackup.cmd) bao gồm hai dòng:
mkdir C:backup%date:~6,4%-%date:~0,2%-%date:~3,2%
xcopy "C:OneDrive - Nakivo*.*" C:backup%date:~6,4%-%date:~0,2%-%date:~3,2% /E
Lưu ý : Nhập ký tự ổ đĩa của ổ cứng USB để sao lưu các tệp OneDrive vào ổ cứng USB, ví dụ: H: và tên thư mục sẽ là H:backup%date:~6,4%-%date:~0,2%-%date:~3,2% /E trong trường hợp này. Bạn cũng có thể chọn chỉ sao lưu các thư mục con tùy chỉnh của OneDrive, chẳng hạn như các thư mục con chứa các tệp thường xuyên được chỉnh sửa (ví dụ: "C:OneDrive - NakivoDoc*.*").
Chúng ta sẽ sử dụng phiên bản đã sửa đổi (phiên bản thứ hai) của skript (với định dạng ngày ngắn MM/dd/yyyy trong hệ điều hành) để có thể sắp xếp các thư mục sao lưu theo tên và ngày.
Chạy skript:
C:filesOneDriveBackup.cmd
Thư mục đích hiện đã được tạo và các tệp được sao chép từ OneDrive vào thư mục sao lưu và thư mục con sao lưu cho ngày đã chỉ định. Bản sao lưu OneDrive cho ngày 31 tháng 3 được lưu trữ tại C:backup2020-03-31 trong ví dụ này. Lưu ý rằng chúng tôi đang sử dụng ổ đĩa C: chỉ cho mục đích minh họa và khuyến nghị bạn nên sử dụng các phân vùng hoặc ổ đĩa khác để lưu trữ bản sao lưu OneDrive.
Luôn nhớ đến Quy tắc sao lưu 3-2-1. Nếu bạn đã thực hiện sao lưu OneDrive vào một đĩa cục bộ trên máy tính của mình, hãy tạo một bản sao lưu vào một ổ cứng ngoài hoặc phương tiện lưu trữ khác. Bạn nên ngắt kết nối ổ đĩa ngoài khỏi máy tính sau khi sao chép bản sao lưu OneDrive vào ổ đĩa đó để tránh làm hỏng bản sao lưu nếu máy tính bị nhiễm phần mềm tống tiền.
Tự động hóa sao lưu OneDrive
Chạy tập lệnh CMD theo cách thủ công cho phép bạn tạo các bản sao lưu OneDrive theo yêu cầu. Tuy nhiên, bạn có thể làm nhiều hơn thế để tự động hóa quá trình sao lưu OneDrive. Bạn có thể sử dụng Trình lập lịch Windows và lên lịch chạy tập lệnh CMD sao lưu.
Truy cập Start và mở Task scheduler trên Windows của bạn, hoặc nhấn Win+R và chạy taskschd.msc để mở cửa sổ Trình lập lịch. Trong cửa sổ Task Scheduler , nhấp vào Action > Create task.
Cửa sổ Create Task chứa năm tab. Trong tab General , nhập tên tác vụ, ví dụ: OneDrive Backup, và nhập mô tả (tùy chọn). Trong tùy chọn bảo mật, chọn người dùng để chạy tác vụ và thiết lập các tùy chọn khác. 
Triggers. Trong tab này, nhấp vào New. Trong cửa sổ New Trigger , hãy lên lịch thời gian bắt đầu cho tác vụ và chọn các thiết lập lịch trình – chạy tác vụ hàng ngày bắt đầu từ hôm nay lúc 3:15 sáng và lặp lại mỗi 1 ngày. Chọn hộp kiểm Enabled . Nhấp vào OK để lưu thiết lập.
Actions. Nhấp vào nút New trong tab này. Trong cửa sổ New Action , chọn các tùy chọn:
Hành động: Khởi chạy chương trình
Chương trình/kịch bản: C:filesOneDriveBackup.cmd (nhấp vào Browse và chọn kịch bản CMD của bạn)
Conditions. Trong tab này, bạn có thể thiết lập các tùy chọn điều kiện cần thiết, ví dụ:
- Chỉ khởi chạy tác vụ khi máy tính đang sử dụng nguồn điện AC.
- Chỉ khởi chạy khi kết nối mạng sau đây có sẵn.
Settings. Tab này cho phép bạn cấu hình cài đặt cho tác vụ được lên lịch. Bạn có thể thiết lập các tùy chọn:
- Cho phép tác vụ được chạy theo yêu cầu.
- Chạy tác vụ ngay sau khi bỏ lỡ thời gian bắt đầu đã lên lịch.
- Nếu tác vụ thất bại, khởi động lại sau mỗi: 5 phút.
- Thử khởi động lại tối đa: 3 lần.
- Dừng tác vụ nếu nó chạy lâu hơn: 3 ngày.
Nhấp vào OK để lưu cài đặt và tạo tác vụ sao lưu OneDrive tại Windows Task Scheduler.
Bây giờ tác vụ sao lưu OneDrive của bạn đã được lên lịch để chạy tự động một lần mỗi ngày vào lúc 3:15 sáng. Tác vụ này được hiển thị trong Task Scheduler Library. Bây giờ bạn có thể đóng cửa sổ Task Scheduler .
Khôi phục OneDrive
Hãy xóa thủ công một số tệp trên OneDrive để khám phá quy trình khôi phục tệp bị mất.
Có hai cách để khôi phục tệp OneDrive bị mất:
- Khôi phục từ ổ cứng mà bạn đã sao lưu tệp OneDrive bằng các phương pháp được giải thích ở trên.
- Khôi phục tệp bằng giao diện web của OneDrive.
Trong trường hợp đầu tiên, bạn phải có một ổ cứng vật lý mà bạn đã sao lưu tệp từ OneDrive. Truy cập thư mục sao lưu OneDrive và sao chép thủ công các tệp cần thiết vào OneDrive thông qua giao diện web hoặc bằng cách sử dụng thư mục OneDrive được gắn vào máy tính Windows của bạn. OneDrive trên đám mây sẽ được đồng bộ hóa nhanh chóng với thư mục OneDrive trong Windows. Nếu bạn đang làm việc với OneDrive từ xa và không có máy tính cùng ổ đĩa ở cùng vị trí với bản sao lưu, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp thứ hai và thử khôi phục các tệp OneDrive bằng cách sử dụng các tùy chọn được cung cấp bởi giao diện web của Microsoft OneDrive. Có hai vị trí chính trong giao diện web có thể được sử dụng để khôi phục OneDrive:
- Thùng rác
- Khôi phục OneDrive của bạn
Các tùy chọn này được đánh dấu lần lượt là “1” và “2” trên ảnh chụp màn hình bên dưới.
Khôi phục OneDrive bằng cách sử dụng Thùng rác
Mở giao diện web của OneDrive cho tài khoản của bạn.
Nhấp vào menu ba dòng ≡ ở góc trên bên trái của trang web OneDrive và chọn Recycle bin (được đánh dấu là “1” trên ảnh chụp màn hình ở trên). Chọn các tệp bạn cần trong Thùng rác và nhấp vào Restore để bắt đầu khôi phục OneDrive.
Lưu ý rằng các tệp đã xóa được lưu trữ trong Thùng rác trong vòng 30 ngày kể từ ngày xóa. Sau khi hết thời hạn 30 ngày, bạn vẫn có thể thử khôi phục các tệp đã xóa từ Thùng rác giai đoạn hai bằng cách sử dụng liên kết ở cuối trang web Thùng rác OneDrive. Tuy nhiên, các tệp cũng có thể bị xóa khỏi Thùng rác giai đoạn hai: thủ công (bởi người dùng Office 365) hoặc tự động (trong trường hợp không đủ dung lượng đĩa).
Nếu các tệp bị xóa trong vòng 30 ngày sau khi được chuyển vào Thùng rác giai đoạn hai, người dùng Office 365 có thể thử khôi phục các tệp OneDrive bằng Restore your OneDrive options (2). Người dùng Office 365 có thể khôi phục các tệp đã xóa trong vòng ba tháng (90+3 ngày) kể từ thời điểm các tệp đó bị xóa lần đầu tiên. Các người dùng khác có tối đa 60 ngày để khôi phục các tệp OneDrive đã xóa (bằng cách sử dụng Thùng rác và Thùng rác giai đoạn hai). Nếu dung lượng các tệp trong Thùng rác vượt quá 10% tổng dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn, các tệp được chuyển vào Thùng rác trước tiên sẽ bị xóa sớm hơn (trước khi hết hạn 30 ngày nhưng không sớm hơn 3 ngày kể từ khi các tệp bị xóa được chuyển vào Thùng rác).
Khi ở trong Thùng rác giai đoạn hai, hãy chọn các tệp cần thiết và nhấp vào Recover như đã mô tả cho việc khôi phục tệp từ Thùng rác.
Sử dụng các tùy chọn Khôi phục OneDrive
Restore your OneDrive là một tùy chọn khôi phục thay thế cho các tệp đã xóa khỏi OneDrive.
Nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên phải của trang chủ OneDrive và trong menu mở ra, nhấp vào Restore your OneDrive (được đánh dấu là “2” trên ảnh chụp màn hình ở trên).
Trên trang Restore your OneDrive , chọn ngày đại diện cho trạng thái cần thiết của các tệp bạn định khôi phục. Nếu tệp chưa bị xóa nhưng đã có những thay đổi không mong muốn được áp dụng lên tệp và một số dữ liệu quan trọng bị xóa một phần khỏi tệp, bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn tại Restore your OneDrive . Trên hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy các biểu đồ hiển thị hoạt động sử dụng dung lượng đĩa trên OneDrive. Sử dụng các biểu đồ này để xác định ngày có hoạt động bất thường, khi các tệp của bạn có thể đã bị xóa hoặc hỏng.
Cuộn xuống trang và chọn các tệp cần khôi phục. Các thay đổi tệp trên OneDrive được liệt kê theo thứ tự thời gian. Hãy chọn Yesterday làm ngày cần thiết trong menu thả xuống, sau đó chọn các tệp cần thiết và nhấp vào Restore.
Bây giờ các tệp đã chọn được khôi phục về vị trí ban đầu ở trạng thái tại ngày và giờ đã chọn.
Kết luận
Bài đăng trên blog này hướng dẫn cách sao lưu OneDrive bằng cách sử dụng chức năng gốc miễn phí của OneDrive. Bạn có thể sử dụng trình đồng bộ hóa OneDrive để sao chép các tệp OneDrive vào một thư mục trên máy tính Windows của bạn và đồng bộ hóa lưu trữ đám mây OneDrive với thư mục trên ổ cứng cục bộ. Tuy nhiên, việc có các tệp OneDrive trong thư mục đồng bộ hóa không phải là bản sao lưu OneDrive. Các tệp trong thư mục đồng bộ hóa có thể bị hỏng nếu máy tính Windows của bạn bị nhiễm ransomware hoặc phần mềm độc hại. Đó là lý do tại sao bạn nên sao chép các tệp cần thiết từ thư mục OneDrive đã được gắn và đồng bộ hóa sang một vị trí an toàn.
Tạo một tập lệnh CMD có thể giúp bạn tự động hóa quy trình này. Một phương pháp hay là sao lưu các tệp OneDrive vào một ổ cứng ngoài và ngắt kết nối ổ cứng đó sau khi quá trình sao lưu hoàn tất. Nếu bạn không có bản sao lưu OneDrive, bạn có thể sử dụng các tùy chọn khôi phục tích hợp sẵn trong giao diện web của OneDrive cho tài khoản của mình, chẳng hạn như khôi phục từ Thùng rác và tùy chọn Khôi phục OneDrive của bạn.
