Cách sử dụng SharePoint Online để quản lý dữ liệu: Hướng dẫn toàn diện
SharePoint không chỉ đơn thuần là một nơi lưu trữ tài liệu. Đây là một nền tảng mạnh mẽ dành cho quản lý dữ liệu và hợp tác. SharePoint có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý dữ liệu để giải quyết các vấn đề trong các hệ thống chia sẻ tệp truyền thống. Việc tìm kiếm tài liệu có thể tốn nhiều thời gian khi bạn muốn tìm một tài liệu được lưu trữ trên một chia sẻ Windows cổ điển trên máy chủ tệp có số lượng tệp lớn.
Bài viết blog này giới thiệu các công cụ quản lý SharePoint và giải thích cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu SharePoint để lưu trữ và phân loại dữ liệu của bạn, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc với các tài liệu chia sẻ và các tệp khác. Chúng tôi sẽ sử dụng SharePoint Online trong Microsoft 365 để đưa ra các ví dụ.
Cấu trúc trang web
Bạn có thể sử dụng SharePoint để xây dựng kiến trúc thông tin và cấu trúc trang web cho tổ chức của mình. Hãy xác định rõ tầm nhìn về việc lưu trữ dữ liệu trên SharePoint trước khi tạo nội dung và tải dữ liệu lên nền tảng này. Việc lập kế hoạch cách dữ liệu sẽ được lưu trữ trên SharePoint dựa trên cách tổ chức của bạn sử dụng dữ liệu đó sẽ giúp đơn giản hóa việc sử dụng SharePoint trong tương lai. Xác định nội dung bạn dự định lưu trữ trong SharePoint, liệu bạn có chia sẻ tệp với người dùng khác hay không, và các loại trang web bạn sẽ tạo trong SharePoint. Phác thảo cấu trúc trang web của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các trang web khác nhau cho các danh mục chính và tạo các trang con cho các danh mục phụ. Ví dụ: bạn có thể tạo một trang web nhóm cho các nhà phát triển và tạo các trang con dùng để lưu trữ tài liệu về ASP .NET, C++, Java, Python và các ngôn ngữ lập trình khác.
Khi bắt đầu sử dụng SharePoint Online, bạn sẽ có một bộ sưu tập trang duy nhất, đây là cấu trúc trang cấp cao nhất trong SharePoint. Một bộ sưu tập trang có thể chứa các trang và trang con, và có tên dạng như https://your-organization-name.sharepoint.com . Trong trường hợp của tôi, tên của bộ sưu tập trang là https://nakivo.sharepoint.com .
Nếu bạn muốn tạo cấu trúc trang web phức tạp trong mạng nội bộ, bạn có thể cần tạo nhiều bộ sưu tập trang web. Bạn có thể quản lý các bộ sưu tập trang web trong SharePoint Online bằng cách sử dụng liên kết:
https:// your_organization_name-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng liên kết sau:
https://nakivo-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/SiteCollections.aspx
Microsoft đã thông báo rằng liên kết này sẽ không còn khả dụng vào cuối năm 2020. Hãy nhớ kiểm tra các bản cập nhật trên trang web của Microsoft.
Tạo trang con
Để tạo một trang con, hãy mở trang SharePoint của bạn. Trong ngăn điều hướng, nhấp vào Site contents và trên trang Nội dung trang , nhấp vào New > Subsite.
Nhập các tham số cần thiết và cấu hình một trang con mới. Trong ví dụ này, chúng tôi tạo một trang con với các tham số sau.
Tiêu đề: Trang con Blog 01
Mô tả: Một trang con thử nghiệm cho blog NAKIVO
Địa chỉ trang web: https://nakivo-admin.sharepoint.com/sites/BlogTeamSite/subsite01
Lựa chọn mẫu. Ngôn ngữ: Tiếng Anh
Hợp tác: Trang nhóm (trải nghiệm cổ điển)
Quyền người dùng:
- Sử dụng các quyền tương tự như trang mẹ
- Hiển thị trang này trên Thanh khởi động nhanh của trang mẹ? (Có/Không)
- Hiển thị trang này trên thanh liên kết trên cùng của trang mẹ? (Có/Không)
Sử dụng thanh liên kết trên cùng của trang web mẹ? (Có/Không)
Tương tự, chúng ta sẽ tạo trang con thứ hai ( Subsite 02 ) trên trang web chính ( Blog Team Site ) bằng cách sử dụng các công cụ quản lý SharePoint.
Kiểm tra cấu trúc trang web
Sau khi tạo trang web và các trang con, bạn có thể kiểm tra cấu trúc trang web của mình.
Trong ngăn điều hướng, chọn Site contents, sau đó nhấp vào Site settings.
Trên trang Cài đặt trang web , nhấp vào Site hierarchy. Bạn có thể xem nhiều cài đặt khác trên trang này. Hãy ghi nhớ cách mở trang Cài đặt trang web vì bạn sẽ cần đến nó sau này để cấu hình quản lý tài liệu SharePoint.
Khi trang Cấu trúc trang web được mở, bạn có thể thấy các trang con nằm trong trang web của mình. Trong ví dụ của tôi có hai trang con – Blog Subsite 01 và Subsite 02 . 
Bảo mật
SharePoint cung cấp mức độ bảo mật cao. Tuy nhiên, việc triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp cũng như cấu hình quyền truy cập và chính sách đúng đắn phụ thuộc vào người quản trị. Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu ở cấp độ thư mục. Các nhóm trong SharePoint thường được sử dụng để cấu hình quyền truy cập cho người dùng vì phương pháp này thuận tiện và đáng tin cậy hơn so với việc cấu hình quyền truy cập cho từng người dùng riêng lẻ. Khi sử dụng nhóm để quản lý tài liệu và hạn chế quyền truy cập trong SharePoint, khả năng xảy ra sai sót sẽ được giảm thiểu. Hãy xem xét một ví dụ về cách cấu hình quyền truy cập trang web bằng các công cụ quản lý SharePoint.
Truy cập Site Settingsvà nhấp vào Site permissions.
Trong tab Permissions của trang mở ra, bạn có thể xem người dùng, nhóm và quyền truy cập của họ vào trang web SharePoint. Nhấp vào Create group để tạo nhóm mới. Sau đó, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm, quản lý quyền truy cập, v.v.
Information Classification
Ngoài cấu trúc trang web, hãy sử dụng phân loại thông tin để xây dựng kiến trúc thông tin trong SharePoint. SharePoint cho phép bạn sử dụng siêu dữ liệu để tổ chức nội dung theo cách hiện đại và phân loại tệp. Nếu bạn định nghĩa siêu dữ liệu cho các tệp được lưu trữ trong SharePoint, ngay cả khi các tệp này không được sắp xếp vào các thư mục thích hợp, bạn vẫn có thể lọc và sắp xếp tệp theo siêu dữ liệu tương tự như cách bạn sắp xếp tệp theo tên, kích thước và ngày sửa đổi trong Windows Explorer. Ngày sửa đổi và kích thước tệp là những ví dụ về siêu dữ liệu.
SharePoint cung cấp các tính năng để tạo các loại siêu dữ liệu tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn sử dụng phương pháp truyền thống, bạn lưu trữ các tệp DOC của hóa đơn trong các thư mục khác nhau bằng cách sử dụng tên tổ chức đã gửi hóa đơn làm tên thư mục (ví dụ: tên các công ty Microsoft, Oracle và VMware được sử dụng làm tên thư mục). Nếu bạn lưu trữ tất cả các tài liệu này trong một thư mục, bạn có thể định nghĩa loại metadata và thiết lập danh mục metadata là “Công ty”, sau đó đặt loại là tên công ty. Sau khi nhập tên công ty cho từng tài liệu trong siêu dữ liệu, bạn có thể tìm kiếm các tài liệu cho công ty cần thiết.
Lưu ý: SharePoint sử dụng các cơ chế thu thập và lập chỉ mục để cải thiện việc tìm kiếm tệp. Lập chỉ mục dữ liệu tự động để tìm kiếm nhanh được hệ thống quản lý dữ liệu SharePoint sử dụng kết hợp với siêu dữ liệu.
Sorting by vendor and by city in directories. Giả sử một số công ty sản xuất hàng hóa ở nhiều thành phố và mỗi thành phố có một vài công ty (nhà cung cấp). Bạn có thể tạo các thư mục mang tên nhà cung cấp và chứa các thư mục con mang tên các thành phố. Hoặc ngược lại: các thư mục mang tên các thành phố và chứa các thư mục con mang tên các công ty. Một công ty có thể có nhiều địa chỉ trong một thành phố. Trong trường hợp này, việc lưu trữ dữ liệu này (tên nhà cung cấp, thành phố, địa chỉ) trong metadata có thể hữu ích cho việc tổ chức dữ liệu và cải thiện chức năng tìm kiếm.
Metadata navigation là tính năng lọc tệp được lưu trữ trong thư viện và danh sách SharePoint một cách động. Metadata được hiển thị trong các cột của thư viện SharePoint. Điều hướng metadata có thể được sử dụng sau khi cấu hình thư viện với các cột metadata tùy chỉnh. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét các thiết lập liên quan đến metadata cho quản lý tài liệu SharePoint trong SharePoint Online.
Metadata
Metadata là thông tin bổ sung về tệp (còn được gọi là dữ liệu về dữ liệu). Sử dụng metadata để phân loại tài liệu, tìm kiếm nhanh và điều hướng nhanh trên trang SharePoint của bạn nếu bạn có nhiều nội dung. Mỗi danh mục tệp có thể có các thuộc tính metadata riêng biệt. Tạo cột và cấu hình chế độ xem trong thư viện SharePoint. Hãy tìm hiểu cách cấu hình metadata cho các tệp được lưu trữ trong thư viện SharePoint.
Mở thư viện của bạn và nhấp vào +Add column. Trong menu mở ra, chọn danh mục metadata cần thiết, ví dụ: Vị trí . Bạn có thể tìm hiểu cách tạo thư viện mới tại bài viết trên blog này.
Tạo cột. Nhập tên cột, ví dụ: Nhà sản xuất . Nhập mô tả (tùy chọn). Trong menu thả xuống, chọn loại dữ liệu ( Location trong trường hợp của chúng ta). Chọn các ô kiểm cần thiết để hiển thị các cột liên kết trong chế độ xem hiện tại. Chúng ta muốn định nghĩa Country or Region và City cho các tệp được lưu trữ trong thư viện SharePoint của chúng ta. Nhấp vào More Options để mở rộng các tùy chọn bổ sung. Bây giờ bạn có thể thiết lập dữ liệu cột cần thiết cho tất cả các tệp được tải lên thư viện và thêm vào tất cả các loại nội dung. Nhấp vào Save để lưu cài đặt.
Chúng tôi đã tải lên một số tệp vào thư viện trước khi tạo các cột mới để thêm siêu dữ liệu. Tuy nhiên, chúng tôi có thể thêm siêu dữ liệu vào các tệp hiện có. Nhấp chuột phải vào ba chấm gần tệp thích hợp và trong menu mở ra, nhấp vào Details.
Trong cửa sổ mở ra, giờ đây chúng tôi có thể chọn nhà sản xuất, ví dụ: NAKIVO. SharePoint tự động tìm tất cả các giá trị phù hợp và hiển thị địa chỉ của nhà sản xuất đã chọn. Sau khi đã chọn tất cả các thông số cần thiết, chúng ta có thể đóng cửa sổ này nằm ở phía bên phải của giao diện web. Các thay đổi sẽ được lưu tự động.
Bây giờ bạn có thể thấy rằng siêu dữ liệu được hiển thị trong ba cột tùy chỉnh cho mỗi tệp trong thư viện (Nhà sản xuất, Nhà sản xuất: Thành phố và Nhà sản xuất: Quốc gia).
Bạn cũng có thể cấu hình thông tin cần thiết tại Library settings > Columns bằng cách nhấp vào tên cột. Nếu thông tin metadata là bắt buộc, người dùng không thể hoàn tất việc tải lên tệp trước khi điền đầy đủ metadata cần thiết.
Bật điều hướng metadata
Theo mặc định, điều hướng và lọc metadata không được bật, và bạn cần bật tính năng này thủ công.
Truy cập cài đặt trang web, và trong phần Site Actions , nhấp vào Manage site features.
Tìm Metadata Navigation and Filtering trên trang này, và nhấp vào Activate. Một bình luận ngắn sẽ hiển thị dưới tùy chọn này.
Truy cập cài đặt thư viện (như đã giải thích trước đó).
Nhấp vào Metadata navigation settings.
Chọn các trường phân cấp cần thiết trong danh sách bên trái, và nhấp vào Add.
Cấu hình chỉ mục cột tự động nếu cần, và nhấp vào OK để lưu cài đặt.
Loại nội dung
Như đã đề cập ở trên, siêu dữ liệu giúp bạn tổ chức nội dung trên các trang SharePoint và trong thư viện nội dung. Các cột tùy chỉnh có siêu dữ liệu được tạo ra cho mục đích này. Tuy nhiên, nếu bạn phải lưu trữ các tệp đại diện cho các danh mục hàng hóa khác nhau, một bộ cột có thể khác nhau cho từng loại hàng hóa. Giả sử bạn có màn hình và thanh sô cô la. Màn hình có các thông số như tên nhà sản xuất, tên mẫu, ngày sản xuất, thời hạn bảo hành, độ phân giải, kích thước, giao diện và trọng lượng. Thanh sô cô la có các thông số như nhà sản xuất, tỷ lệ ca cao, ngày hết hạn, trọng lượng, có chứa dầu cọ (có/không) và loại bao bì (giấy, giấy bạc, v.v.). Giả sử bạn cần lưu trữ các tài liệu khác nhau liên quan đến màn hình và thanh sô-cô-la như hình ảnh, hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật, bảo hành, thành phần, điều kiện bảo quản, v.v., và tổ chức các tệp này trong SharePoint. Bạn không thể áp dụng hướng dẫn sử dụng cho thanh sô-cô-la hoặc thành phần cho màn hình. Nếu bạn lưu trữ các tài liệu này trong một thư viện duy nhất, bạn sẽ có một số lượng lớn các cột và một số thông số sẽ không áp dụng khi bạn tải lên các tệp. Bạn có thể tạo một thư viện riêng cho từng loại nội dung, nhưng trong một số trường hợp, số lượng thư viện quá nhiều có thể khiến việc tìm kiếm trở nên rườm rà và tốn thời gian. Để giải quyết những vấn đề này, SharePoint cho phép bạn tạo các loại nội dung tùy chỉnh và lưu trữ các tài liệu liên quan đến các loại nội dung khác nhau trong cùng một thư viện tài liệu.
Các loại nội dung là tập hợp các cột (tức là các thuộc tính siêu dữ liệu) dành cho các loại nội dung cụ thể. Hãy tạo hai loại nội dung – màn hình và thanh sô-cô-la – với các loại siêu dữ liệu phù hợp để thể hiện các đặc điểm cần thiết của các mục. Các loại nội dung độc lập với định dạng tệp.
Do đó, khi bạn tải lên một tài liệu vào thư viện SharePoint, bạn chọn loại nội dung cần thiết và chỉ chọn các tùy chọn phù hợp đã được định nghĩa sẵn cho loại nội dung đó. Ví dụ, bạn tải lên một tệp DOC chứa hướng dẫn sử dụng cho một màn hình, chọn loại nội dung “Monitor” và nhập tên nhà sản xuất, tên model, ngày sản xuất, thời hạn bảo hành, độ phân giải, kích thước, cổng kết nối và trọng lượng. Nếu bạn tải lên một ảnh JPG của thanh sô cô la, hãy chọn loại nội dung “Chocolate” và nhập tên nhà sản xuất, tỷ lệ ca cao, ngày hết hạn, trọng lượng, sự hiện diện của dầu cọ và loại bao bì.
Cách tạo loại nội dung trong SharePoint Online
Mở cài đặt trang của trang SharePoint của bạn như đã giải thích ở trên.
Trong phần Web Designer Galleries , nhấp vào Site content types.
Trang Site Content Types sẽ mở ra. Bạn có thể xem các loại nội dung hiện có. Nhấp vào Create để tạo một loại nội dung mới.
Cửa sổ Loại nội dung trang web mới sẽ mở ra. Xác định các cài đặt cần thiết.
Tên: Phần cứng (ví dụ)
Mô tả (tùy chọn): Mô tả các loại phần cứng
Loại nội dung cha. Chọn loại nội dung cha từ menu thả xuống.
Chỉ định một nhóm loại nội dung.
Nhấp vào OK khi sẵn sàng hoàn tất việc tạo loại nội dung.
Bây giờ bạn nên kích hoạt quản lý loại nội dung. Mở thư viện của bạn, đi đến Settings > Library settings.
Trên trang cài đặt thư viện, nhấp vào Advanced settings.
Trang Cài đặt Nâng cao sẽ mở ra. Cho phép quản lý loại nội dung? Chọn Yes. Bạn cũng có thể cấu hình các tùy chọn khác.
Thêm loại nội dung tùy chỉnh vào thư viện
Bây giờ bạn nên thêm loại nội dung tùy chỉnh vào thư viện.
Quay lại trang cài đặt thư viện.
Nhấp vào Add from existing site content types ở cuối trang.
Chọn các loại nội dung bạn đã tạo từ danh sách ở bên trái giao diện web, và nhấp vào Add >. Sau đó nhấp OK để lưu các thay đổi. 
Quản lý phiên bản
Quản lý phiên bản là một tính năng hữu ích khác của hệ thống quản lý tài liệu SharePoint, cho phép người dùng lưu giữ các phiên bản trước của tài liệu và khôi phục chúng khi cần thiết (ví dụ: nếu tài liệu bị ghi đè bởi những thay đổi không mong muốn). Hãy cùng tìm hiểu cách cấu hình cài đặt quản lý phiên bản.
Mở cài đặt thư viện và nhấp vào Versioning settings.
Trên trang này, bạn có thể cấu hình một số tùy chọn:
- Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi
- Đặt số lượng phiên bản chính và phụ, và đặt số lượng phiên bản chính tối đa
- Định nghĩa cài đặt cho bản nháp
- Yêu cầu kiểm tra
Sao lưu dữ liệu SharePoint
SharePoint là một nền tảng đáng tin cậy, và hệ thống quản lý dữ liệu SharePoint cung cấp một số tùy chọn khôi phục tích hợp sẵn, nhưng bạn nên sao lưu dữ liệu được lưu trữ trong SharePoint thường xuyên. Việc có bản sao lưu dữ liệu SharePoint sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn để khôi phục dữ liệu. NAKIVO Backup & Replication là giải pháp bảo vệ dữ liệu toàn diện hỗ trợ sao lưu SharePoint Online và SharePoint tại chỗ và cung cấp một bộ tính năng hữu ích như sao lưu gia tăng, khôi phục chi tiết, chính sách lưu trữ linh hoạt, và trong số những người khác. NAKIVO Backup & Replication hỗ trợ sao lưu OneDrive for Business và Exchange Online trong Microsoft 365.
Kết luận
SharePoint là một nền tảng đa chức năng cho việc hợp tác và lưu trữ dữ liệu tập trung. Quản lý tài liệu SharePoint là một hệ thống hữu ích cung cấp một loạt các lợi ích như bảo mật, quản lý phiên bản tài liệu, phân loại tài liệu, điều hướng siêu dữ liệu, tìm kiếm tệp nâng cao, tùy chỉnh, dung lượng lưu trữ lớn và cộng tác thời gian thực. Bài đăng trên blog này đã đề cập đến hệ thống quản lý dữ liệu SharePoint và giải thích cách sử dụng các tính năng quản lý dữ liệu trong SharePoint Online như trang con, siêu dữ liệu, loại nội dung, quản lý phiên bản và quản lý nhóm.
Đừng quên thiết lập cấu trúc trang web khi bắt đầu sử dụng SharePoint và đảm bảo bảo vệ dữ liệu SharePoint của bạn bằng cách sao lưu thường xuyên.
